Повышения и хорошие отзывы от руководства — всё это чаще всего достаётся тем, кто действительно выкладывается на работе. Вполне возможно, что вы сейчас чувствуете себя не в числе таких людей. Какой бы ни была причина, важнее всего — ваше желание меняться к лучшему.

Этот материал для вас, если вы никак не можете понять, что именно делают по-другому самые результативные сотрудники и как вам самому выйти на их уровень. По данным блога Gallup, около 85% сотрудников по всему миру фактически не вовлечены в рабочий процесс, что приводит к потере производительности на сумму $7 триллионов.

Но с этими 10 советами по повышению эффективности работы всё станет проще. Давайте начнём.

1. Приходите раньше

Говорят, что человек, который приходит вовремя или даже раньше, производит хорошее впечатление на окружающих. Но в контексте эффективности на работе ранний приход — это ещё и реальный инструмент продуктивности.

Когда вы приходите на работу хотя бы на 15–20 минут раньше, у вас есть время спокойно собраться и настроиться на день. Вдобавок вы, скорее всего, минуете пробки — ведь вы выезжаете до часа пик. За утренней чашкой кофе можно просмотреть почту, ответить на письма и распланировать задачи на день.

В итоге вы сможете работать значительно эффективнее, вместо того чтобы в спешке вспоминать, какие задачи — плановые и срочные — нужно закрыть сегодня.

2. Ставьте достижимые цели

Когда вы чётко понимаете, чего от вас ожидают, это полностью меняет отношение к работе. Каждая задача приобретает смысл — она ведёт вас к цели, которую вы сами для себя определили.

Тем не менее важно оставаться реалистом и не замахиваться на то, что объективно недостижимо. При постановке целей трезво оценивайте свои возможности. Никогда не давайте завышенных обещаний — ни руководителю, ни самому себе.

Иначе в итоге вы разочаруете и себя, и команду. Лучше озвучить цифру, которую вы реально готовы достичь или даже превзойти.

Например, представьте такую ситуацию: SMM-менеджеру ставят задачу увеличить число подписчиков в 10 раз за месяц — при том что за последние три месяца аудитория выросла всего в 2 раза. Это нереалистично.

Если у вас есть план, как этого достичь, мы всё равно советуем зафиксировать цель на уровне роста в 3–4 раза. Если план сработает, результат окажется лучше ожидаемого — и это вызовет куда больше восхищения и доверия к вам.

В процессе работы над целью фиксируйте каждый небольшой промежуточный результат и отмечайте в календаре дедлайны для каждого этапа — так вы будете двигаться вперёд последовательно.

3. Концентрируйтесь на одной задаче

В предыдущем пункте мы уже немного затронули важность работы в чётких временных рамках. Давайте развернём эту мысль подробнее.

Нас всегда учили, что многозадачность — это важный навык, но никто не говорил о том, как она сказывается на качестве и скорости выполнения работы. Поэтому, даже если многозадачность и является частью ваших обязанностей, придерживайтесь принципа «одна задача за раз» — если, конечно, ситуация позволяет.

Выстраивайте задачи в очередь и, приступая к каждой, полностью погружайтесь в неё. Не прерывайте рабочий поток.

Попробуйте хотя бы раз — и вы удивитесь, сколько времени вы начнёте экономить.

4. Станьте более организованными

Как уже было сказано, иногда приходится бросить задачу на середине или вовсе перенести её. В такие моменты легко запутаться и потерять нить. Именно здесь на первый план выходят организованность и умение расставлять приоритеты.

Когда вам дают срочное задание, найдите минуту, чтобы оценить срок сдачи и реальное время на выполнение. Исходя из этого, решите — взяться за него сейчас или поставить в очередь.

Используйте инструменты для управления задачами. Если в вашей компании уже есть корпоративный сервис — отлично. Если нет, бесплатные инструменты от Google вполне справятся с ежедневным планированием. Кроме того, готовые шаблоны для планирования работы помогут структурировать задачи чётко и логично — вместо того чтобы браться за всё хаотично.

Старайтесь синхронизировать свои задачи с командными и в первую очередь закрывать то, что горит. И не берите на себя больше, чем реально можете потянуть.

Когда вы хватаетесь за всё подряд — точно так же, как при завышенных обещаниях — это неизбежно заканчивается провалом. Честно сказать «у меня сейчас нет ресурса на это» гораздо лучше, чем взять задачу и сделать её кое-как.

5. Управляйте своим рабочим временем

Сегодня сотрудники всё чаще выбирают компании с гибким графиком. Это выгодно обеим сторонам: люди работают в то время, когда им продуктивнее всего. С удобным планировщиком рабочего расписания управлять сменами становится куда проще. Вы можете расписать задачи по времени и каждый день начинать с чёткого планом.

Хороший планировщик также позволяет отслеживать, сколько времени уходит на каждую задачу — а это напрямую влияет на вашу продуктивность.

6. Сводите отвлекающие факторы к минимуму

Общение — это неотъемлемая часть человеческой природы. Однако в рабочее время нельзя позволять отвлекающим факторам съедать больше времени, чем сама работа. И речь здесь не только о разговорах с коллегами, но и о социальных сетях.

Мы понимаем, что совсем избежать этого невозможно. Было бы наивно советовать отключать телефон на весь рабочий день — а вдруг придёт что-то срочное?

Поэтому более разумный подход — планировать отвлечения. В те небольшие перерывы, которые вы берёте, чтобы переключиться и отдохнуть, можно и в телефоне покопаться, и с коллегой поговорить, и прогуляться, и песню послушать — что угодно.

Ещё один хороший способ — отключить уведомления в тех приложениях, в которых вы чаще всего теряете время. Выделите два-три фиксированных слота для проверки почты: утром, после обеда и перед уходом. Такие небольшие, но системные изменения заметно улучшат концентрацию и позволят делать больше за меньшее время.

7. Развивайте коммуникативные навыки

Мы говорили, что не стоит общаться с коллегами в ущерб работе — но при совместной работе над задачами коммуникация абсолютно необходима. Просто сделайте её чёткой и по делу.

Когда команда слаженно работает над задачами и даёт друг другу конструктивную обратную связь, качество конечного результата вырастает кардинально. Помимо этого, хорошая коммуникация помогает держать всех в курсе происходящего и вовремя сигнализировать, если кто-то из команды начинает выбиваться из графика. Всё это позволяет команде работать и планировать эффективнее.

Для компаний, перешедших на гибридный или удалённый формат работы, отличным решением станет HR-платформа со встроенным чатом, Google Chat или инструменты для видеоконференций — всё это помогает наладить качественное взаимодействие внутри команды.

Чёткие формулировки, оперативная передача информации и грамотные объяснения — ключевые факторы, которые укрепляют взаимодействие между руководителями и сотрудниками.

8. Работайте с обратной связью

Конструктивная и конкретная обратная связь — это ориентир: она чётко показывает, что именно нужно улучшить. Не будьте тем сотрудником, который воспринимает фидбэк в штыки и считает, что его работа и так безупречна.

Учитесь выходить за рамки привычного и мыслить нестандартно, чтобы давать именно тот результат, которого ждёт руководство. Не бойтесь доработок — воспринимайте их как возможность прокачать свои навыки.

Мы рекомендуем запрашивать обратную связь после каждой задачи. Это демонстрирует не только стремление учиться и расти, но и понимание того, что делает сотрудника по-настоящему ценным — то есть лучшим в своей команде.

9. Учитесь у лучших сотрудников

У ваших коллег может не быть ни времени, ни особого желания делиться своими секретами и знаниями.

Что же делать? Наблюдать и внедрять. Помните: на лучших сотрудников не нужно злиться — их стоит воспринимать как источник вдохновения.

Окружайте себя людьми, чья рабочая этика вас по-настоящему восхищает, — и вы сами не заметите, как начнёте расти. Люди с установкой на рост, лидеры — дайте им знать, что они вас вдохновляют. Вы также можете попросить их помочь вам в освоении конкретного навыка.

Если это невозможно — ищите лидеров своей отрасли онлайн и учитесь у них через их видео, публикации и интервью. Вы и сами не заметите, в какой момент ваша эффективность начнёт расти.

10. Планируйте отпуск

Если вы слишком сосредоточены на интенсивной работе и изматываете себя стремлением быть лучшим, вы рискуете столкнуться с выгоранием. Это реально. Возможно, вы не думаете об отпуске как о способе повысить эффективность — но он действительно работает.

Иногда нужно сменить обстановку и привычный ритм, чтобы разорвать монотонность и взглянуть на всё свежим взглядом. Планируйте дни отпуска и возвращайтесь к работе с ясной головой и лучшей концентрацией. Вы это заслужили.

Подводим итоги

Повышение эффективности работы — это не только про то, чтобы работать усерднее и успевать больше. Это ещё и про умение не брать на себя лишнего и не выходить за рамки своих реальных возможностей. Если коротко: старайтесь приходить на работу чуть раньше, практикуйте monotasking, выстраивайте эффективную коммуникацию, будьте наблюдательны и последовательно работайте над собой.

Пришло время ставить небольшие цели и уверенно их достигать. Обязательно поделитесь, как эти советы сработали для вас, и расскажите, что вы сами порекомендовали бы другим читателям. Удачи!

Об авторе

Saurabh Wani — digital-маркетолог в ZoomShift, инструменте для планирования рабочих смен. До перехода в маркетинг он более 3 лет работал HR-рекрутером, где выстроил процесс найма, помогавший сотрудникам находить подходящую работу. Любит путешествовать, а в свободное время его можно застать за марафонным просмотром F.R.I.E.N.D.S.