Вы когда-нибудь задумывались, куда уходит ваше рабочее время? Сколько часов съедает почта? Как использовать рабочий день эффективнее?

На все эти вопросы помогает ответить трекер времени. Учёт рабочего времени — это ключ к пониманию того, как вы проводите свои часы: и в личной жизни, и в бизнесе. Это основа продуктивности, осознанности и здорового рабочего процесса.

Инструмент одинаково полезен для удалённых сотрудников, фрилансеров и тех, кто работает в офисе.

В сегодняшней статье мы разберём основные преимущества отслеживания времени, кому оно действительно нужно и какие инструменты сейчас считаются лучшими на рынке.

Что такое трекер времени

Трекер времени — это программное или веб-приложение, которое фиксирует и отображает, сколько времени вы тратите на разные проекты. Он помогает понять, куда уходят ваши часы, и использовать их рациональнее в дальнейшем.

Программа для учёта времени работает так: с определённой периодичностью делает скриншоты рабочего стола и анализирует их, чтобы определить, какие приложения открыты и что в них происходит. Помимо этого, система может отслеживать активность клавиатуры, движения мыши и даже использование социальных сетей — Facebook, Twitter, электронной почты.

Большинство инструментов для тайм-трекинга фиксируют всю активность на компьютере, включая сайты, открытые в режиме приватного просмотра.

Кому полезен трекер времени?

Сегодня учёт рабочего времени активно используют тимлиды и менеджеры, удалённые сотрудники и фрилансеры. Разберём каждый случай подробнее.

Менеджеры и тимлиды

Программа для учёта времени — отличный способ держать руку на пульсе продуктивности команды. Она также помогает выявлять узкие места и неэффективные процессы в рабочем потоке.

Благодаря тайм-трекингу менеджер видит, сколько времени каждый участник команды тратит на тот или иной проект. Это позволяет грамотнее расставлять приоритеты и эффективнее распределять ресурсы.

Если вы работаете с распределённой командой, учёт времени становится просто незаменимым: он даёт точное понимание того, сколько времени люди фактически тратят на задачи, укладываются ли они в дедлайны и не нужна ли им дополнительная помощь.

Удалённые сотрудники

Удалённые сотрудники могут использовать тайм-трекинг, чтобы работать сосредоточенно и продуктивно — без отвлечений на коллег или второстепенные задачи, которые не требуют немедленного внимания.

Кроме того, он помогает следить за тем, чтобы между рабочими сессиями было достаточно отдыха и не наступало выгорание от переработок.

Фрилансеры

Фрилансеры сами управляют своим временем и рабочим пространством, поэтому точный учёт часов — это напрямую про оплату их труда.

Зная, сколько времени занимает каждая задача, фрилансер может составлять более точные сметы для новых клиентов — или просто лучше планировать собственную загрузку.

Помимо этого, можно формировать отчёты о рабочем дне для заказчиков и выставлять счета прямо из приложения — особенно удобно при почасовой оплате.

Почему программа для учёта времени действительно работает?

Среди всех преимуществ тайм-трекинга выделим главные причины, по которым стоит начать его использовать:

Помогает соблюдать баланс между работой и личной жизнью

Мало кто реально понимает, на что уходит рабочий день. А это опасно: размытое ощущение времени ведёт к хаотичному планированию и потере баланса между работой и личной жизнью.

С трекером времени вы можете повысить эффективность своей работы, отследить, какие задачи отнимают больше всего времени, и скорректировать распорядок дня.

Так вы сможете поддерживать здоровый баланс и не допускать выгорания — которое стало настоящей эпидемией среди миллениалов: по данным исследования, 84% из них сталкивались с выгоранием на текущем месте работы.

Помогает сотрудникам управлять нагрузкой

Трекер времени даёт чёткое представление о том, как вы распределяете своё время.

Нередко оказывается, что мы тратим слишком много времени на мелкие задачи, тогда как важные дела откладываются на потом.

Это легко исправить: достаточно начать фиксировать и анализировать время, потраченное на каждую задачу.

После этого вы сможете грамотно расставлять приоритеты, не чувствуя себя перегруженным. Когда вы знаете, сколько займёт та или иная задача, день становится предсказуемым, а рабочее время — контролируемым.

Борется с многозадачностью

Многозадачность — главный враг продуктивности. Кажется, что делаешь сразу много, но исследования показывают: она снижает производительность до 40%.

Причина в том, что каждый раз при переключении между задачами мозгу нужно время, чтобы заново сфокусироваться.

Трекер времени помогает понять, сколько реально занимает каждая задача, и выделить под неё нужный отрезок времени — без постоянных переключений и взаимного вмешательства задач друг в друга.

Делает рабочие процессы прозрачными

Когда учёт времени становится частью повседневной рутины, бизнес-процессы становятся прозрачнее. Вы всегда в курсе того, что происходит, и понимаете, сколько времени занимает каждая задача.

В итоге инструменты для тайм-трекинга дают менеджерам общую картину загруженности сотрудников — и возможность оптимизировать производительность там, где это необходимо, не теряя из виду всю команду.

Функции программы для учёта времени, которые делают её эффективной

Выбирая программу для тайм-трекинга, легко растеряться: предложений на рынке действительно много. При таком разнообразии сложно сразу понять, какой инструмент подойдёт именно вам.

Давайте разберём ключевые функции, которые делают программу учёта времени по-настоящему эффективной.

Скриншоты

Отслеживайте, чем занимаются сотрудники в рабочее время, с помощью случайных скриншотов экрана.

Трекер времени со скриншотами позволяет выбрать один из 4 режимов съёмки экрана, чтобы получить подробную аналитику по отработанным часам, уровню активности и многому другому.

Мониторинг посещаемости

С функцией мониторинга посещаемости вы всегда будете знать, когда сотрудники приступают к работе и насколько пунктуально они соблюдают график.

WebWork предлагает гибкую систему фильтров для мгновенного формирования нужных отчётов. Можно отслеживать посещаемость за конкретный день или задать произвольный период через календарь.

Управление задачами

Функция управления задачами подойдёт командам, которые совместно работают над проектами. Сотрудники могут общаться прямо на платформе, делиться статусами выполненных или текущих задач.

Так команда всегда в курсе, кто чем занят и когда планирует завершить свою часть работы. А менеджеры могут расставлять приоритеты и в любой момент видеть, кто над чем работает.

Работа на нескольких устройствах

Сегодня всё больше людей работают из дома или кафе, поэтому доступ к трекеру времени с любого устройства — это не опция, а необходимость.

Хороший инструмент для учёта времени должен работать на любом устройстве, чтобы вы не были привязаны к конкретному компьютеру.

Например, WebWork работает на Windows, Mac и Linux. Мобильное приложение доступно в Google Play и App Store.

Мониторинг использования приложений и сайтов

Программа для учёта времени может отслеживать, какие приложения и сайты сотрудники используют в рабочее время. Это помогает компаниям контролировать соблюдение корпоративных политик в отношении использования ресурсов компании.

Если доступ к определённым сайтам или приложениям в рабочее время ограничен, эта функция позволяет отслеживать подобные нарушения.

Интеграция с другими приложениями

Slack, Google Calendar, Asana — популярные инструменты в малом бизнесе, которые упрощают коммуникацию между сотрудниками и клиентами.

Но если они не интегрированы с вашим трекером времени, сотрудникам придётся переключаться между несколькими платформами вручную — а это лишняя работа и упущенные возможности для автоматизации.

Повысьте продуктивность с WebWork Time Tracker

WebWork — это программное обеспечение для учёта рабочего времени и мониторинга сотрудников, разработанное для бизнеса и распределённых команд, с набором функций, которые действительно нужны в работе.

С помощью WebWork вы можете:

• Отслеживать в режиме реального времени всё рабочее время сотрудников, включая скриншоты и историю веб-активности.
• Контролировать посещаемость, следить за выполнением задач и ходом проектов, назначать смены и получать уведомления о приходе и уходе сотрудников.
• Формировать отчёты на основе активности и показателей эффективности сотрудников, анализировать тенденции и повышать продуктивность команды.
• И многое другое.

Более 10 доступных функций помогут вам повысить личную продуктивность и вывести работу всей команды на новый уровень.

Заключение

Учёт рабочего времени играет ключевую роль в любом бизнесе, и переоценить его значение практически невозможно.

Хороший инструмент для тайм-трекинга должен оптимизировать все рабочие процессы и позволить вам сосредоточиться на том, что действительно важно.

Программа для учёта времени WebWork предлагает широкий набор возможностей: расширения для браузера, настраиваемый командный dashboard, развёрнутая отчётность и многое другое.

Начните работу с WebWork уже сегодня!