Gerenciar projetos em uma empresa pode ser bastante desafiador. Há muitos aspectos a acompanhar para garantir o sucesso de um projeto — incluindo o tema central deste artigo: as entregas. As entregas em gestão de projetos existem em diferentes tipos e formatos, e é exatamente isso que vamos explorar aqui. Mas antes, vamos entender o conceito pelo começo.
O que são entregas em gestão de projetos?
Entregas são os resultados que você precisa produzir em diferentes etapas do ciclo de vida do projeto. São outputs que podem assumir as mais variadas formas, dependendo em grande parte do tipo de produto em que você está trabalhando. Todo projeto iniciado na sua empresa precisa ter pelo menos uma entrega. Mas projetos mais longos costumam ter muito mais resultados esperados ao longo do caminho.
Para ilustrar: imagine que você está desenvolvendo um site. Nesse caso, as entregas do projeto podem incluir um mockup de design, páginas específicas e o elemento de cabeçalho.
As entregas em gestão de projetos ajudam você a manter tudo mais organizado durante todo o processo e, consequentemente, a atingir seus objetivos com mais eficiência. Aliás, objetivos e entregas são dois conceitos bastante parecidos — e por isso muitos profissionais acabam confundindo um com o outro. Vamos entender as diferenças entre eles.
Entregas vs objetivos em gestão de projetos
A principal diferença entre objetivos e entregas de um projeto está no momento em que cada um é alcançado. Os objetivos geralmente são concluídos perto do final do projeto e representam conquistas mais significativas. As entregas, por sua vez, podem ocorrer em qualquer etapa do ciclo de vida — do início ao fim. Isso nos leva naturalmente ao próximo ponto: os diferentes tipos de entregas em gestão de projetos.
Os Tipos de Entregas em Gestão de Projetos
As entregas em gestão de projetos podem ser classificadas de várias formas. Vamos explorar três maneiras de categorizá-las:
- Internas vs Externas
- Tangíveis vs Intangíveis
- De Processo vs De Produto
Entregas internas vs externas
Entregas internas e externas dizem respeito a quem se destina o resultado esperado. Como os próprios nomes indicam, as internas são voltadas para uso dentro da própria empresa, enquanto as externas são destinadas ao cliente. Um exemplo de entrega interna são as diretrizes de suporte de um produto. Já as entregas externas podem ser qualquer coisa, desde software até produtos físicos. E por falar em físico, esse é justamente o nosso próximo ponto.
Entregas tangíveis vs intangíveis
Há diferentes formas de definir entregas tangíveis e intangíveis em gestão de projetos. A definição mais comum segue o sentido literal da palavra tangível: algo que pode ser tocado. Seguindo essa lógica, um protótipo físico seria uma entrega tangível, enquanto um software seria intangível.
Outras definições classificam os resultados não mensuráveis como tangíveis — seriam os produtos finais das diversas etapas do projeto. Já as entregas intangíveis seriam aquelas que permitem medir o progresso em direção a um objetivo específico, como o aumento de receita.
Entregas de processo vs de produto
Assim como as entregas internas e externas, as entregas de processo e de produto são autoexplicativas. Uma entrega de processo é algo que precisa ser concluído ao longo do ciclo de vida do projeto. Já uma entrega de produto costuma acontecer no final — quando o produto final está pronto para ser entregue.
Por Que Você Deve Definir as Entregas em Gestão de Projetos
Definir resultados esperados com clareza ajuda a manter a equipe organizada. Isso, por sua vez, facilita as seguintes etapas importantes enquanto você trabalha no projeto:
- Acompanhar o progresso enquanto a equipe avança no projeto
- Aumentar a transparência com clientes e parceiros
- Garantir os padrões de qualidade finais e corrigir eventuais falhas
Acompanhamento do progresso
Monitorar o andamento dos seus projetos é essencial para garantir o sucesso deles. Seja de forma manual ou por meio de uma ferramenta de gestão de projetos, definir entregas claras torna o trabalho muito mais simples. Você pode estabelecer prazos para cada resultado esperado e acompanhar as datas de entrega. Fazendo isso ao longo de todo o projeto, é possível identificar gargalos de desempenho a tempo de agir. Com isso, as chances de concluir os projetos bem antes do prazo aumentam consideravelmente.
Transparência com os clientes
Se você está desenvolvendo um projeto para um cliente específico, ter entregas bem definidas é fundamental. Isso permite que o cliente acompanhe o processo com mais confiança e solicite ajustes antes que seja tarde demais — o que também é muito positivo para a sua equipe. Um cronograma de entregas claro resulta em uma experiência geral melhor para os clientes e fortalece a fidelidade deles ao seu negócio.
Garantia dos padrões de qualidade finais
Definir entregas em diferentes etapas do projeto facilita a avaliação da qualidade dos resultados finais. Ao analisar a qualidade de cada entrega individualmente, você divide o trabalho do time de QA em partes menores e mais gerenciáveis. Além de simplificar a rotina da equipe, verificar a qualidade em mais de uma etapa ajuda a identificar e corrigir problemas antes que se tornem grandes dores de cabeça.
Desafios Comuns nas Entregas em Gestão de Projetos
Agora que já vimos por que é importante definir as entregas, vamos explorar alguns desafios que você pode encontrar ao fazer isso. Entre eles:
- Expectativas mal definidas: clientes muitas vezes não comunicam com clareza o que esperam de um projeto. Isso pode gerar retrabalho para a equipe e atrasar todo o andamento.
- Falta de comunicação do cliente: continuando no tema da comunicação, alguns clientes não se comunicam bem — nem no início nem ao longo do ciclo de vida do projeto. Assim como o ponto anterior, isso pode travar o trabalho da equipe.
- Scope creep: você provavelmente já conhece esse fenômeno. O que começa como um projeto relativamente pequeno pode crescer rapidamente e se transformar em algo muito maior do que o planejado.
A boa notícia é que minimizar o impacto desses desafios é bastante viável com as ferramentas certas de produtividade: o software de controle de horas.
Definindo Entregas em Gestão de Projetos com Controle de Horas
Ferramentas de controle de horas com recursos de gestão de projetos podem tornar a definição de entregas muito mais simples. Veja algumas etapas do seu processo de gestão em que o controle de horas pode fazer a diferença:
- Identificar e definir as entregas
- Estabelecer prazos e expectativas
- Atribuir responsáveis por cada entrega
Identificar e definir as entregas
O primeiro passo para concluir as entregas de um projeto é identificá-las. Isso envolve dividir o projeto em partes menores e definir metas para cada uma delas. Você também deve especificar os detalhes-chave de cada resultado esperado, que variam bastante conforme o tipo de entrega. Por exemplo, para um relatório ou plano de ação, você pode querer definir extensão e formato. Já para uma funcionalidade de software, talvez só um prazo seja suficiente. E falando em prazos, esse é exatamente o nosso próximo ponto.
Estabelecer prazos e expectativas
Após identificar o que você quer alcançar e como, é hora de definir os prazos. Eles permitem construir o cronograma das entregas do projeto, que você usará para acompanhar o progresso da equipe. É fundamental que todos os membros da equipe conheçam os prazos — assim, cada pessoa sabe o que precisa fazer no dia a dia para garantir que o projeto seja concluído com sucesso.
Atribuir responsáveis por cada entrega
Em muitas das empresas mais bem-sucedidas do mundo, as entregas em gestão de projetos têm um responsável designado. Esses profissionais assumem o papel de dono da entrega, o que significa que coordenam o trabalho relacionado a ela. Vale ressaltar que o responsável não precisa necessariamente executar as tarefas diretamente.
Considerações Finais
Entregas bem definidas em gestão de projetos ajudam a manter a equipe organizada, permitem acompanhar o andamento do projeto e garantem que os objetivos sejam alcançados dentro do prazo. Você pode simplificar ainda mais esse processo usando uma ferramenta de controle de horas com recursos robustos de gestão de projetos e tarefas, como o WebWork. Assim, fica muito mais fácil entregar projetos no prazo e acelerar o crescimento da sua organização.
