Gerenciar um projeto corretamente pode ser uma tarefa desafiadora. No entanto, é fundamental para o sucesso do seu negócio. É aqui que entra ciclo de vida do projeto

Utilizar o ciclo de vida do projeto na sua empresa pode exigir algum trabalho. Uma excelente maneira de dominá-lo envolve o uso de um software de controle de tempo , que pode potencializar os efeitos da estratégia.

Neste artigo, exploraremos como você pode usar essa ferramenta na sua empresa. Abordaremos o papel de um rastreador de tempo nas etapas do ciclo de vida do projeto e analisaremos o que você deve priorizar em um rastreador para a estratégia.

O que é o ciclo de vida de um projeto: uma visão geral

O ciclo de vida de um projeto é uma série de etapas que um projeto pode seguir do início ao fim. Ele divide os projetos em fases menores, cada uma com seus próprios objetivos. Como resultado, o progresso em um projeto pode se tornar mais fácil com essa estratégia.

O ciclo de vida típico de um projeto possui cinco etapas: Iniciação , Planejamento , Execução , Monitoramento e Controle e Encerramento . Cada etapa é única e contribui para otimizar seus esforços de gestão de maneiras diferentes. Assim como nessas etapas, o software de controle de tempo também desempenhará papéis específicos em cada uma delas, ajudando a aumentar a eficácia da estratégia.

A importância do controle de tempo nas etapas do ciclo de vida de um projeto

Vamos agora explorar o papel que um rastreador de tempo desempenha no ciclo de vida do projeto, começando pela primeira etapa: a iniciação .

Iniciação

Na fase inicial, você deve definir os objetivos e o escopo do seu projeto. Isso inclui detalhes importantes como orçamento e estimativas de tempo , e é aí que o controle de tempo se torna útil. Especificamente, uma ferramenta de controle de tempo como o WebWork pode ser bastante útil com seu de Orçamento de Projetos . Isso ajuda a garantir que seus projetos permaneçam dentro do cronograma e alcancem as metas ao longo de sua duração.

Planejamento

O planejamento envolve avaliar como sua equipe alcançará as metas definidas na fase inicial. Um rastreador de tempo permite dividir os principais objetivos do projeto em várias tarefas menores. Em seguida, você deve estimar a duração de cada uma e organizá-las com uma estratégia como timeboxing ou blocos de tempo . Além disso, você pode aprimorar essa organização utilizando subtarefas em seus projetos. Para isso, você precisará encontrar um rastreador de tempo que ofereça esse recurso, como o WebWork.

Execução

O ciclo de vida do projeto ganha impulso na fase de execução. Aqui, você finaliza o planejamento e começa a trabalhar no projeto em si. O papel dos rastreadores de tempo nessa fase é crucial. Eles ajudam a gerenciar o tempo da sua equipe de forma eficaz para concluir as tarefas dentro do prazo. Um rastreador de tempo também pode auxiliar no progresso das tarefas, aumentando a produtividade. Aplicativos de alta qualidade, como o WebWork, fazem isso de diversas maneiras, incluindo o rastreamento de várias métricas importantes de produtividade . Esses dados permitem detectar distrações e ajudar a equipe a evitar o uso de aplicativos improdutivos no trabalho.

Monitoramento e Controle

A fase de monitoramento e controle ocorre simultaneamente à execução. Envolve a verificação contínua do progresso do projeto e a implementação rápida das mudanças necessárias. Um software de controle de tempo, especialmente um com ampla funcionalidade de geração de relatórios, é perfeito para isso. Ele pode ajudar a monitorar tanto o tempo gasto pela equipe no projeto quanto o progresso alcançado. Como mencionado anteriormente, um software de controle de tempo pode ajudar a detectar e eliminar distrações. Ele também é excelente para identificar diversos outros gargalos de produtividade, como na área de colaboração remota .

Encerramento

A fase de encerramento marca o fim . É aqui que você deve finalizar todas as tarefas e entregar os resultados. Um rastreador de tempo é excelente para avaliar o sucesso do seu projeto. Ele pode ser útil para verificar se você atingiu suas metas e quanto tempo e recursos foram necessários. Além disso, você deve usar os dados coletados para aprimorar seus processos . Isso ajudará seu próximo projeto a alcançar melhores resultados, impulsionando o crescimento do seu negócio.

Como escolher a melhor ferramenta de controle de tempo para dominar o ciclo de vida do projeto

Como você provavelmente já percebeu, um simples rastreador de tempo não funcionará bem para o ciclo de vida de um projeto. Vamos explorar o que você deve procurar em um software de controle de tempo para dominá-lo com facilidade.

Funcionalidades de gerenciamento de tarefas e projetos

Nosso primeiro ponto é bastante óbvio. Afinal, você não consegue dominar o ciclo de vida do projeto se não consegue gerenciá -lo em um rastreador de tempo. Mas algo além do simples gerenciamento de projetos pode ser benéfico. Como mencionado anteriormente, usar um software de rastreamento com subtarefas pode ajudá-lo a se manter mais organizado . Outras funcionalidades importantes que você deve procurar são prazos , suporte para múltiplos colaboradores em tarefas e status de tarefas personalizáveis .

Integrações com software de terceiros

Se você está pensando em aumentar a produtividade da sua equipe, provavelmente já utiliza diversos aplicativos para esse fim. Integrar esses aplicativos facilitará a organização, pois você não precisará acompanhar seus projetos e tarefas em vários softwares diferentes. Organização é fundamental no ciclo de vida de um projeto, e qualquer coisa que facilite esse processo pode ser um investimento valioso.

Sistemas de relatórios detalhados

Uma das principais funções dos rastreadores de tempo no ciclo de vida do projeto está ligada aos dados . Os dados de produtividade são vitais para o progresso eficiente dos seus projetos. Por isso, um rastreador de tempo com diversos relatórios proporcionará os melhores resultados. Você também deve prestar atenção à precisão dos dados coletados e escolher um rastreador que permita verificar várias informações. Um exemplo comum disso é a verificação de nível de atividade com capturas de tela e do uso de aplicativos e sites .

Dominando o ciclo de vida do projeto com revisões periódicas

Dominar qualquer nova estratégia exige revisões periódicas para avaliar eficácia . Com o ciclo de vida do projeto não é diferente: pequenos ajustes só trazem benefícios. Felizmente, um software de controle de tempo pode ajudar nesse sentido. Você pode usá-lo para garantir que não haja queda de produtividade após a implementação da estratégia de gerenciamento de projetos.

Considerações finais

Dominar o ciclo de vida do projeto exige esforço e as ferramentas certas. Mas, se executado corretamente, pode aprimorar a gestão de projetos e permitir que sua equipe alcance o máximo desempenho. Um software de controle de tempo pode ser fundamental nessa estratégia, especialmente um rico em recursos que permita coletar uma grande quantidade de dados. Com uma solução de alta qualidade como o WebWork, você pode levar seu conhecimento sobre o ciclo de vida do projeto para o próximo nível.