По мере того как удалённая работа становится привычным форматом, вопрос её продуктивности встаёт всё острее. К счастью, сегодня у нас есть огромное количество инструментов, которые делают этот процесс простым и понятным.

Если вы читаете эту статью, значит, скорее всего, уже знакомы с понятием удалённой работы. А если нет — вы попали по адресу: здесь вы найдёте всё об основных инструментах для перехода на удалёнку и о том, как выжать из неё максимум.

Содержание

• Удалённая работа и её сложности
• Плюсы и минусы
• Что такое учёт рабочего времени?
• Инструменты для учёта времени
• Инструменты для коммуникации
• Инструменты для управления проектами

Удалённая работа и её сложности

Ни для кого не секрет, что пандемия полностью изменила привычный рабочий уклад: удалённый формат стал новой нормой. Он приобрёл совершенно иное значение и наглядно показал, что работать из дома — это вполне реально и при этом продуктивно.

С тех пор было проведено немало исследований, посвящённых эффективности такого формата работы.

В целом все они сходятся в одном: однозначно говорить об эффективности удалённой работы нельзя, поскольку многое зависит от ряда факторов.

Одно из таких исследований, опубликованное на NCBI, разбирает вопрос подробнее. В общих чертах: эффективность оценивается через призму баланса между работой и личной жизнью, самостоятельности и контроля, самодисциплины сотрудника, склонности к прокрастинации, социальной поддержки и ощущения изоляции. При этом каждый из этих факторов может как помогать, так и мешать работе.

В том же ключе исследование FlexJobs фиксирует достаточно высокие показатели эффективности при удалённой работе — подтверждённый рост производительности составляет 7%.

Удалённый формат активно поддерживают и сами сотрудники. По данным того же источника, из 2100 опрошенных 51% отметили рост личной продуктивности, а 95% считают, что показывают результаты не хуже, чем в офисе.

Удалённая работа выгодна и для бизнес-инфраструктуры: меньше расходов — меньше счетов к оплате.

Плюсы и минусы удалённой работы

Упомянутые выше факторы позволяют чётко обозначить преимущества и недостатки удалённой работы.

В частности, следующие факторы являются очевидными плюсами, которые доказанно повышают уровень продуктивности:

• свобода сотрудников
• самодисциплина
• возможность работать в комфортных домашних условиях
• самостоятельность в принятии решений
• снижение затрат для компании

Вместе с тем многие компании столкнулись не только с ростом продуктивности, но и с минусами удалённого формата:

• отсутствие контроля и мониторинга сотрудников
• полная непрозрачность бизнес-расходов
• вмешательство домашних дел в рабочий процесс
• риск прокрастинации
• чувство одиночества и нехватка живого общения

Именно поэтому работодателям понадобились инструменты, которые упрощают рабочие процессы распределённых команд, улучшают коммуникацию и взаимодействие, позволяют отслеживать работу сотрудников и контролировать затраченное ими время.

В этой статье мы рассмотрим 3 типа инструментов и 6 соответствующих решений для мониторинга удалённых команд.

Поехали!

Зачем нужен учёт рабочего времени и какие инструменты для этого использовать

Прежде всего, учёт рабочего времени — пожалуй, самый важный аспект контроля при удалённой работе. Как показывают упомянутые выше исследования, продуктивность удалённых команд во многом определяется тем, сколько времени реально уходит на выполнение задач. Сегодня многие компании нанимают виртуальных ассистентов для решения большего круга задач, и виртуальные ассистенты помогают в том числе с отслеживанием рабочего времени сотрудников.

Кстати, это выгодно и работодателю, и сотруднику. Первый получает прозрачную картину того, сколько времени фактически тратится на работу, а второй берётся за задачи с большей ответственностью, понимая, что его активность всё равно видна.

Инструменты для учёта времени получили широкое распространение вместе с ростом удалённой занятости, особенно в период пандемии и после неё. Если вы думаете о том, чтобы внедрить такой инструмент в своей команде, — вот несколько вариантов.

WebWork Time Tracker

WebWork — удобный и функциональный инструмент для учёта времени удалённых команд и контроля рабочего процесса. Он предлагает широкий набор необходимых функций, чтобы сделать вашу работу простой и приятной!

Недавний анализ показал, что пользователи фиксировали рост производительности на 25% и увеличение выручки примерно на $799 в месяц на сотрудника — и всё это благодаря грамотному учёту рабочего времени.

WebWork Time Tracker работает на 4 платформах: десктоп, веб, мобильное приложение и расширение для Chrome — так что воспользоваться им можно откуда угодно.

Десктопная версия включает следующие функции:

• Учёт времени с 4 режимами скриншотов (фоновый, размытый, со скриншотом и без)
• Мониторинг использования приложений и сайтов
• Уровень активности (на основе нажатий клавиш и кликов мышью)
• Контроль посещаемости
• Отчёты в реальном времени
• Управление задачами
• Оплачиваемые часы и выставление счетов
• Кросс-платформенность

Если вам нужен только учёт рабочего времени, веб-версия, мобильное приложение и расширение — отличные варианты, чтобы попробовать WebWork в деле.

Стоимость: WebWork предлагает тариф $2,99 за пользователя в месяц с возможностью бесплатного пробного периода. Кстати, карта для активации триала не нужна ;).

Time Doctor

Ещё один трекер времени, заслуживающий внимания, — Time Doctor. Это ещё один инструмент для повышения продуктивности, который предлагает следующие функции:

• Отчёты и аналитика
• Скриншоты
• Мониторинг использования сайтов и приложений
• Уведомления об использовании времени
• Кросс-платформенность
• Учёт перерывов

Time Doctor обещает сэкономить $37 000 в год на потерянном времени — может, пришло время сэкономить и вам.

Стоимость: Time Doctor предлагает тариф $10 за пользователя в месяц, также с бесплатным пробным периодом.

Apploye

Apploye — это программа для учёта рабочего времени, которая помогает компаниям выстраивать эффективную удалённую работу за счёт повышения общей продуктивности распределённых команд. Сотни полезных функций позволяют выжать максимум из вашей удалённой команды. Среди ключевых возможностей:

• Учёт рабочего времени
• Скриншоты, мониторинг приложений и отслеживание URL
• Проекты и бюджетирование
• Работа с клиентами и выставление счетов

Это лишь часть функций, которые помогают компаниям эффективнее управлять удалёнными командами. У Apploye есть и множество других возможностей — и всё это по очень конкурентоспособной и доступной цене.

Стоимость: Apploye стоит $4/пользователь/месяц для тарифа Solo, $5/пользователь/месяц для Standard, $6/пользователь/месяц для Premium и $7/пользователь/месяц для Elite. Годовая подписка позволяет сэкономить до 50%.

TimeCamp

TimeCamp — это программа для учёта рабочего времени, которая предоставляет удалённой команде сразу несколько способов фиксации времени: онлайн-таймер, десктопное и мобильное приложение, а также браузерный плагин. Инструмент интегрируется с большим количеством сервисов для разработчиков, управления проектами, продаж, маркетинга, бухгалтерских приложений и многого другого.

Кроме того, вам доступен широкий набор функций TimeCamp:

• Управление проектами с бюджетированием и тарифами выставления счетов,
• Выставление счетов на основе отработанных часов по каждому проекту и задаче,
• Управление посещаемостью с согласованием табелей учёта рабочего времени,
• Встроенные и настраиваемые отчёты с возможностью экспорта,
• Интеграция с личным календарём,
• Гибкая система ролей,
• Отслеживание активности.

Стоимость:

TimeCamp предлагает бесплатный тариф, включающий, например, неограниченное количество проектов, задач и одну интеграцию. Платные тарифы начинаются от $6,3 за пользователя в месяц, также доступен гибко настраиваемый Enterprise-план для команд с расширенными потребностями и бесплатный пробный период на 14 дней.

Инструменты для коммуникации

Инструменты для коммуникации — это связующее звено, которое держит удалённые команды вместе. Они помогают выстроить общение между разными командами и в рамках отдельных проектов.

К счастью, в сети их предостаточно — нужно лишь выбрать подходящий.

Они настолько упрощают общение, что некоторые команды умудряются проводить через них даже корпоративы.

Zoom

Уверен, все помнят или хотя бы слышали о стремительном взлёте Zoom в разгар пандемии Covid-19. Когда компании внезапно столкнулись с необходимостью перейти на удалённый формат работы, Zoom оказался незаменим для встреч, конференций и поддержания связи в целом.

Zoom — это приложение для видеосвязи с набором удобных инструментов, таких как:

• Демонстрация экрана
• Breakout rooms
• Чат в прямом эфире
• Автоматические субтитры

Помимо этих возможностей, у Zoom есть бесплатный тариф, достаточно функциональный для большинства задач. Он позволяет:

• Принимать до 100 участников
• Проводить неограниченное количество групповых встреч длительностью до 40 минут
• Проводить неограниченное количество личных встреч длительностью до 30 минут
• Использовать личный и групповой чат

Стоимость: Платные тарифы варьируются от $149,90/год до $240/год для небольших команд и крупных предприятий соответственно.

Slack

Slack — ещё один эффективный инструмент для поддержания связи с командой и совместной работы.

Он особенно удобен для организации коммуникации в удалённых командах и позволяет создавать отдельные каналы под разные задачи.

В нём есть масса полезных функций, которые делают общение значительно комфортнее и приятнее:

• Расширенные настройки поиска (before:, after:, from:, to:me и др.)
• Форматирование текста прямо в приложении
• Реакции на сообщения с помощью эмодзи
• Возможность цитировать сообщения других участников
• Демонстрация экрана
• Горячие клавиши
• Команды (введите / для просмотра доступных команд)

Стоимость: У Slack также есть бесплатный тариф, а платные планы варьируются от $6,67/месяц до $12,50/месяц, если вы хотите получить полный функционал.

Инструменты для управления проектами

Удалённая работа требует и соответствующих инструментов для управления проектами.

Ещё бы. Как иначе руководителям назначать задачи, отслеживать прогресс и контролировать результат?

Zoho Projects

Zoho Projects — это комплексный инструмент для управления проектами, широко используемый удалёнными командами. Среди его недавно обновлённых функций:

• Знаменитые диаграммы Ганта
• Временная шкала статусов, показывающая, сколько времени займёт задача
• Улучшенные фильтры поиска
• 2 типа дашбордов: персональный и портфельный
• Модуль Discuss для упрощения удалённой коммуникации

Стоимость: Zoho предлагает бесплатный тариф, однако он ограничен 3 пользователями, 2 проектами и файлами объёмом до 10 МБ. Более широкие возможности предоставляют платные пакеты: Premium ($5/пользователь/месяц) с поддержкой до 50 пользователей и неограниченным числом проектов, а также Enterprise ($10/пользователь/месяц) с неограниченным числом пользователей и проектов.

Asana

Asana — ещё один инструмент для управления проектами, подходящий для любых удалённых команд: любой участник может создавать проекты и управлять ими. Asana предлагает следующие возможности:

• Настраиваемые шаблоны
• Удобные упоминания коллег
• Возможность назначать одну задачу сразу в несколько проектов
• 2 формата отображения: список и доска

Стоимость: У Asana 3 тарифных плана, один из которых бесплатный. Он вполне удобен для фрилансеров и небольших команд, так как открывает доступ к широкому набору функций. Платные тарифы: Premium (US$13,49/пользователь/месяц, дешевле при оплате за год) и Business (US$30,49/пользователь/месяц, дешевле при оплате за год). Они предоставляют расширенный набор функций и станут отличным выбором, если вы всерьёз рассматриваете Asana.

Пандемия стала неотъемлемой частью нашей жизни, и многие команды постепенно возвращаются в офис. Однако не меньше тех, кто, однажды попробовав удалённую работу, предпочитает остаться в таком формате. А значит, потребность в инструментах для удалённой работы по-прежнему высока — и продолжает расти.

При таком разнообразии доступных решений вы точно найдёте то, что закроет все ваши потребности.

Надеемся, что-то из этой статьи вам уже приглянулось. Если нет — попробуйте WebWork. Обещаю: не пожалеете.