Время — один из самых ценных ресурсов, которыми мы располагаем. И тем не менее многие профессионалы не умеют распоряжаться им эффективно. Существуют десятки распространённых проблем с управлением временем, с которыми вы можете сталкиваться каждый день. Они влияют не только на вашу личную продуктивность, но и на результаты всей команды и бизнеса в целом.

К счастью, ни одна из этих проблем не является неразрешимой. В этом материале мы разберём, как справиться с главными вызовами тайм-менеджмента — и для себя лично, и на уровне команды. А ещё поговорим о том, как качественный инструмент для повышения продуктивности — программа для учёта рабочего времени — помогает в этом процессе.

Самые распространённые проблемы с управлением временем

Для начала давайте рассмотрим основные проблемы тайм-менеджмента, с которыми вы можете столкнуться в профессиональной деятельности. Сегодня речь пойдёт о следующих:

• Прокрастинация
• Неправильная расстановка приоритетов
• Неэффективное делегирование
• Перфекционизм
• Отвлекающие факторы
• Отсутствие организованности
• Многозадачность
• Переработки и выгорание

Начнём с одной из самых распространённых — если не самой главной — проблемы тайм-менеджмента: прокрастинации.

Одна из главных проблем тайм-менеджмента: прокрастинация

С прокрастинацией знаком каждый. Избавиться от этой привычки бывает непросто, поскольку причин у неё множество. Вы можете никак не решиться приступить к задаче, потому что она кажется слишком сложной. Работа над текущим проектом может замереть из-за высокого уровня стресса. Или задача просто настолько скучная, что руки до неё не доходят. Какой бы ни была причина, прокрастинация ведёт к снижению результативности и срывам сроков по всему бизнесу.

Неправильная расстановка приоритетов

Умение правильно расставлять приоритеты — ключ к своевременному выполнению важных задач. Если тратить всё рабочее время на второстепенные дела, действительно значимые задачи начнут накапливаться. В итоге придётся наверстать упущенное за счёт переработок. Это не только создаёт лишний стресс для вас и команды, но и разрушает баланс между работой и личной жизнью. А ведь здоровый work-life balance — обязательное условие стабильно высоких результатов в долгосрочной перспективе. Подробнее об этом читайте в нашем руководстве по балансу между работой и личной жизнью сотрудников.

Неэффективное делегирование

Грамотное делегирование — важный навык для любого руководителя и менеджера. Эта распространённая проблема тайм-менеджмента тесно связана с предыдущим пунктом. Если не делегировать менее важную задачу, придётся заниматься ею самостоятельно — в ущерб чему-то более приоритетному. Ещё одна ловушка — делегирование не тем людям. Если поручить задачу сотруднику, у которого нет нужных компетенций, результат окажется посредственным.

Перфекционизм

Кстати, о посредственных результатах: иногда «достаточно хорошо» — это именно то, что нужно для движения вперёд. Погоня за идеальным результатом способна существенно тормозить команду. На отдельные задачи уходит куда больше времени, чем требуется, — а это время, которое могло бы пойти на другие, возможно более важные дела. Как и предыдущий пункт, перфекционизм — ещё одна проблема тайм-менеджмента, уходящая корнями в неправильную расстановку приоритетов.

Отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы — одна из самых распространённых проблем тайм-менеджмента для специалистов любого уровня. В современной рабочей среде соблазнов хватает: письма, уведомления из социальных сетей и многое другое. В условиях удалённой или дистанционной работы эти проблемы ещё острее. Постоянные отвлечения мешают команде работать в полную силу. Да, на бизнес они влияют меньше, чем другие факторы из нашего списка, — но это не повод их игнорировать.

Отсутствие организованности

Организованность — один из фундаментов высокой эффективности. Особенно важно это в отношении задач, проектов и долгосрочных целей компании. Когда информация структурирована и всегда под рукой, сотрудники принимают более взвешенные решения: они знают, что делать дальше, а значит, самостоятельность сотрудников растёт. Достичь этого поможет качественное решение для управления продуктивностью — например, управление проектами и задачами в WebWork.

Многозадачность

Компьютеры отлично справляются с несколькими процессами одновременно, а вот человеческая многозадачность — весьма неэффективная штука. Когда пытаешься жонглировать несколькими задачами сразу, сосредоточиться ни на одной из них по-настоящему не получается. В итоге работа движется медленнее, а ошибок становится больше. Многозадачность может казаться признаком продуктивности, но на самом деле её стоит избегать — и самому, и в команде.

Переработки и выгорание

Как уже было сказано, переработки ведут к хроническому стрессу. А следствием этого становится выгорание — состояние, при котором накопившееся рабочее напряжение выходит из-под контроля. Выгорание имеет целый ряд негативных последствий, в том числе снижение вовлечённости сотрудников. Выгоревшие специалисты работают хуже, допускают больше ошибок и выдают результат более низкого качества. К тому же они активнее ищут новые возможности на рынке труда. А это означает расходы на подбор персонала — процесс, который точно нельзя назвать бесплатным.

Как преодолеть распространённые проблемы тайм-менеджмента с помощью трекера времени

Теперь, разобравшись с основными проблемами, поговорим о том, как с ними справляться. Мы будем опираться на возможности программ для учёта рабочего времени — они значительно упрощают решение этих задач. Вот советы, которые мы разберём:

• Отслеживать продуктивность и выявлять проблемы с управлением временем
• Использовать периоды пиковой продуктивности
• Организовывать задачи и управлять ими

Отслеживать продуктивность и выявлять проблемы с управлением временем

Первый шаг в борьбе с любой проблемой — её выявление. Приложения для учёта времени справляются с этим легко: достаточно воспользоваться функциями мониторинга продуктивности. Разумеется, нужно выбрать инструмент с такими возможностями — например, WebWork. С его помощью вы сможете видеть, насколько эффективно работает каждый член команды. Анализируйте динамику показателей за любой период и сравнивайте их с текущими результатами. Если продуктивность сотрудника снизилась — вероятно, он столкнулся с одной из проблем тайм-менеджмента, которые мы разобрали выше.

Использовать периоды пиковой продуктивности

В идеальном мире специалисты работали бы в полную силу весь рабочий день. В реальности всё иначе. У каждого человека есть свои часы максимальной концентрации и эффективности. Именно в эти периоды пиковой продуктивности команда способна полностью сосредоточиться и выдавать работу наивысшего качества. Выявить их с помощью трекера времени несложно: достаточно отслеживать продуктивность в течение дня и смотреть, когда показатели наиболее высоки. Возможно, придётся поэкспериментировать с разными режимами работы — например, попробовать гибкий график — чтобы получить максимальный эффект от этой стратегии.

Организовывать задачи и управлять ими

Многие из лучших трекеров времени включают функции управления задачами. Они помогают команде оставаться организованной и выполнять задания более эффективно. Системы управления задачами необходимы для правильной расстановки приоритетов и грамотного делегирования. Без них сотрудникам сложно понять, чем заняться после завершения текущей задачи. Это создаёт ненужные паузы в рабочих процессах — а их лучше избегать.

Что искать в трекере времени, чтобы преодолеть распространённые проблемы тайм-менеджмента в команде

Прежде чем завершить этот материал, давайте кратко рассмотрим, на что стоит обратить внимание при выборе трекера времени для решения задач, которые мы обсудили.

Функции управления

Как уже упоминалось, инструменты вроде управления задачами необходимы для поддержания организованности. Но есть и другие управленческие функции, которые помогают команде оставаться в тонусе. Например, учёт отпусков и праздничных дней позволяет сотрудникам заранее планировать работу с учётом отсутствия коллег и приближающихся выходных, которые могут совпасть с дедлайнами.

Функции отслеживания

Отслеживание показателей необходимо для того, чтобы понять, дают ли ваши усилия по решению проблем тайм-менеджмента нужный результат. Без этих данных невозможно оценить, как изменения повлияли на работу бизнеса. Функции мониторинга полезны и во многих других аспектах управления компанией — так что чем их больше в выбранном инструменте, тем лучше.

Заключение

Типичные проблемы с управлением временем рано или поздно касаются каждого из нас. Прокрастинация и отвлекающие факторы мешают вам и вашей команде работать в полную силу. Однако правильная стратегия и подходящий инструмент помогут справиться с этими трудностями. Использование time tracker для поддержания порядка и отслеживания уровня продуктивности даст ощутимые результаты. Со временем вы заметите значительные улучшения в работе команды — а это напрямую ускорит рост вашего бизнеса.