O tempo é um dos recursos mais importantes que temos. No entanto, muitos profissionais têm dificuldade em utilizá-lo de forma eficaz. Existem inúmeros desafios comuns de gestão do tempo que você pode enfrentar diariamente. Eles podem afetar não apenas a sua produtividade, mas também a da sua empresa e a dos seus funcionários.

Felizmente, esses desafios não são impossíveis de resolver. Neste guia, exploraremos como você pode superar os maiores desafios de gerenciamento de tempo — tanto para você quanto para sua equipe. Também abordaremos como uma ferramenta de produtividade de alta qualidade — um software de controle de tempo — pode ajudá-lo nesse processo.

Os desafios mais comuns na gestão do tempo

Vamos começar explorando alguns dos desafios mais comuns de gestão do tempo que você pode enfrentar em sua carreira profissional. Os que vamos explorar hoje são:

• Procrastinação
• Priorização de tarefas inadequada
• Delegação ineficaz
• Perfeccionismo
• Distrações
• Falta de organização
• Multitarefa
• Excesso de trabalho e esgotamento profissional

Começaremos a explorar esses temas em profundidade com um dos desafios mais comuns, senão o mais comum, na gestão do tempo: a procrastinação.

Um dos desafios mais comuns na gestão do tempo: a procrastinação

Todos nós estamos muito familiarizados com o conceito de procrastinação. Pode ser um hábito difícil de quebrar para muitos profissionais, pois tem uma grande variedade de causas. Você pode ter dificuldade em começar uma tarefa porque ela parece muito assustadora. Seu progresso em uma tarefa em andamento pode estagnar devido a altos níveis de estresse. Ou talvez você esteja tendo dificuldades com uma tarefa porque ela é muito entediante. Seja qual for a causa que afeta você e sua equipe, a procrastinação pode resultar em baixo desempenho e atrasos em toda a sua empresa.

Priorização de tarefas inadequada

Priorizar tarefas corretamente é fundamental para concluir as importantes dentro do prazo. Se você dedica todo o seu tempo a tarefas secundárias, as que realmente importam podem ficar para trás rapidamente. Você então terá que recorrer a trabalho excessivo para concluir essas tarefas no prazo. Isso não só causa muito estresse para você e sua equipe, como também resulta em um desequilíbrio entre vida profissional e pessoal. Caso não saiba, um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal é vital para um bom desempenho a longo prazo. Confira nosso guia sobre equilíbrio entre vida profissional e pessoal para saber mais sobre o assunto.

Delegação ineficaz

Delegar tarefas é importante para os líderes, mas também é vital que a equipe de gestão o faça corretamente. Esse desafio comum de gestão do tempo está intimamente ligado ao ponto que discutimos anteriormente. Se você não delegar uma tarefa menos importante, terá que gastar tempo com ela em vez de se dedicar a algo mais relevante. Outra forma pela qual a delegação ineficaz pode prejudicar o desempenho da sua equipe é delegar tarefas para as pessoas erradas. Se você atribuir uma tarefa a alguém que não sabe como executá-la bem, os resultados serão insatisfatórios.

Perfeccionismo

Falando em resultados abaixo do esperado, às vezes eles podem ser bons o suficiente para seguir em frente. Buscar apenas resultados perfeitos pode prejudicar bastante o desempenho da sua equipe. Você acabará gastando mais tempo do que o necessário em certas tarefas, o que poderia ser usado em outras, potencialmente mais importantes. Assim como no nosso último ponto de discussão, o perfeccionismo é outro desafio comum na gestão do tempo, relacionado à priorização de tarefas.

Distrações

As distrações estão entre os desafios mais comuns de gestão do tempo para todos os profissionais. No ambiente de trabalho moderno, as distrações estão por toda parte: e-mails, notificações de redes sociais e muito mais. Esses problemas podem se tornar ainda maiores em de teletrabalho ou trabalho remoto . As distrações impedirão que sua equipe tenha o melhor desempenho em todos os momentos. Felizmente, esse desafio de gestão do tempo geralmente terá um impacto menor nos negócios. No entanto, isso não significa que você deva ignorá-lo.

Falta de organização

Manter-se organizado é fundamental para um bom desempenho. Isso se aplica principalmente às tarefas, projetos e metas de longo prazo da sua empresa. Organizar tudo isso de forma que sua equipe esteja sempre atualizada ajudará a tomar decisões mais assertivas. Eles saberão em quais tarefas devem trabalhar em seguida, aumentando a autonomia dos funcionários . Você pode alcançar esse objetivo com uma solução de produtividade de alta qualidade, como o sistema de gerenciamento de projetos e tarefas .

Multitarefa

Embora os computadores sejam excelentes em gerenciar várias tarefas simultaneamente, a multitarefa humana pode ser bastante ineficiente. Tentar conciliar várias tarefas ao mesmo tempo impede que você concentre sua atenção totalmente em qualquer uma delas. Como resultado, você não só concluirá o que estiver fazendo mais lentamente, como também cometerá mais erros. Embora a multitarefa possa parecer mais produtiva, você deve garantir que sua equipe a evite a todo custo.

Excesso de trabalho e esgotamento profissional

Como mencionado anteriormente, o excesso de trabalho resulta em muito estresse. A causa disso é a síndrome de burnout, que consiste em muito estresse não gerenciado decorrente das responsabilidades profissionais. Caso você não saiba, a síndrome de burnout tem muitos efeitos negativos, como o baixo engajamento profissional . Funcionários em burnout terão um desempenho muito pior e produzirão trabalhos de menor qualidade e com mais erros. Eles também serão mais propensos a buscar novas oportunidades de trabalho para aumentar sua satisfação profissional. Isso resultará em custos desnecessários para sua empresa, já que o recrutamento não é um processo gratuito.

Superando os desafios comuns de gerenciamento de tempo com um rastreador de tempo

Após explorarmos alguns desafios comuns na gestão do tempo, vamos agora abordar como você pode superá-los. Utilizaremos um software de controle de tempo, pois ele pode simplificar bastante a superação desses desafios. As dicas que exploraremos são as seguintes:

• Monitore a produtividade e identifique os desafios comuns na gestão do tempo
• Aproveite os horários de pico de produtividade
• Organizar e gerenciar tarefas

Monitore a produtividade e identifique os desafios comuns na gestão do tempo

O primeiro passo para superar qualquer desafio é identificá-lo. Aplicativos de controle de tempo facilitam isso com recursos de monitoramento de produtividade. Claro, você precisará usar um aplicativo que ofereça essa funcionalidade, como o WebWork . Mas, se você tiver um, ele ajudará a ver o desempenho dos membros da sua equipe. Você poderá então analisar o desempenho deles ao longo de um período e comparar esses dados com o desempenho atual. Se notar alguma queda na produtividade, eles podem estar enfrentando um dos desafios comuns de gerenciamento de tempo que exploramos acima.

Aproveite os horários de pico de produtividade

Num mundo ideal, os profissionais teriam o melhor desempenho durante todo o dia. No mundo real, porém, não é assim. Em vez disso, cada pessoa tem um conjunto de horários em que rende mais. Esses períodos de pico de produtividade são quando sua equipe consegue se concentrar ao máximo e produzir o trabalho da mais alta qualidade. Aproveitar esses momentos com um rastreador de tempo eficiente é fácil. Basta monitorar a produtividade da sua equipe ao longo do dia e observar quando eles têm o melhor desempenho. Pode ser necessário experimentar diferentes horários, como horários de trabalho flexíveis , para obter os melhores resultados com essa estratégia.

Organizar e gerenciar tarefas

Muitos dos melhores softwares de controle de tempo oferecem recursos de gerenciamento de tarefas. Isso ajudará sua equipe a se manter organizada para concluir suas tarefas com mais eficiência. Sistemas de gerenciamento de tarefas são vitais para estratégias corretas de priorização e delegação. Sem eles, sua equipe também terá dificuldades para alternar entre novas tarefas após a conclusão de uma. Isso adicionará atrasos desnecessários aos processos de trabalho da sua empresa — algo que você deve evitar a todo custo.

O que procurar em um rastreador de tempo para superar os desafios comuns de gerenciamento de tempo em sua equipe

Antes de encerrar este guia, vamos explorar brevemente o que você deve procurar em um rastreador de tempo para superar os desafios que discutimos acima.

Funcionalidades de gerenciamento

Como mencionado anteriormente, recursos como o gerenciamento de tarefas são vitais para manter a organização. No entanto, outras funcionalidades de gerenciamento podem ajudar sua equipe a se manter organizada de diversas outras maneiras. Por exemplo, o gerenciamento de férias e feriados ajudará sua equipe a priorizar suas tarefas corretamente. Eles poderão se planejar para as ausências de seus colegas, bem como para os próximos dias de folga que podem coincidir com os prazos das tarefas.

Recursos de rastreamento

O acompanhamento é fundamental para garantir que seus esforços para superar os desafios comuns da gestão do tempo estejam funcionando conforme o esperado. Sem ele, você não conseguirá avaliar o impacto das mudanças nos seus negócios. A funcionalidade de acompanhamento também pode auxiliar sua equipe em diversas outras áreas da administração da empresa. Portanto, escolher uma ferramenta de acompanhamento com mais recursos como esse pode gerar melhores resultados.

Considerações finais

Diversos desafios comuns de gerenciamento de tempo afetam a todos nós em algum momento. Problemas como procrastinação e distrações podem impedir que você e sua equipe alcancem seu melhor desempenho. No entanto, a estratégia e a ferramenta certas podem ajudá-lo a superar esses desafios com facilidade. Usar um rastreador de tempo para se manter organizado e monitorar os níveis de produtividade será de grande ajuda. Com o tempo, você poderá observar melhorias significativas no trabalho da sua equipe, permitindo que sua empresa acelere seu crescimento.