Точный расчет заработной платы важен для всех компаний. Однако его важность и сложность возрастают, когда речь идет о работниках, получающих почасовую оплату. Если вы управляете командой таких специалистов, вам необходимо рассчитывать заработную плату за отработанные часы.
Существует несколько способов сделать это: вручную и с помощью автоматизированного решения. Большинство менеджеров выбирают первый вариант, чтобы сэкономить на расходах на программное обеспечение для расчета заработной платы. Но, как мы вскоре увидим, качественная система учета рабочего времени с функцией расчета заработной платы может помочь вам сэкономить много времени.
Кому необходимо рассчитывать отработанные часы?
Прежде чем сравнивать ручные и автоматизированные способы расчета рабочего времени, давайте разберемся, кому это необходимо. Большинство предприятий нанимают специалистов с фиксированной периодической заработной платой. Это наиболее распространенный тип занятости во всем мире. Но вам необходимо рассчитывать рабочее время, если у вас есть сотрудники, получающие почасовую оплату .
Как правило, это относится к внештатным специалистам и независимым подрядчикам. Вы можете нанять специалистов на таких условиях для разового проекта. Компании, предлагающие гибкий график работы постоянным сотрудникам, также могут использовать почасовую оплату. Таким образом, они могут оплачивать работу членов своей команды пропорционально объему выполненной работы.
Если ваш бизнес соответствует одному из этих описаний, то вам необходимо рассчитать рабочее время сотрудников. Давайте рассмотрим этот процесс, начиная с требований.
Что необходимо для расчета рабочего времени?
Для расчета рабочего времени вам необходимы две ключевые вещи: данные о рабочем времени и почасовые ставки.
Данные о рабочем времени
На первый взгляд, сбор данных о рабочем времени кажется простым делом. Однако обеспечение их точности представляет собой довольно сложную задачу. Это особенно актуально для удаленных сотрудников. Ваши сотрудники должны отслеживать, сколько времени они тратят на работу, и сообщать эту информацию вашим руководителям. Ручной учет времени вызывает опасения в двух ключевых областях: доверие и точность. Первое особенно важно для новых сотрудников, которых вы можете недостаточно хорошо знать. Но второе может повлиять даже на опытных членов команды. Ручной учет времени подвержен человеческим ошибкам. Это утомительная задача, которая быстро становится монотонной. Именно здесь качественный трекер времени, такой как WebWork, может помочь вам рассчитать рабочее время для целей оплаты труда.
Почасовые ставки
Определение почасовой ставки для ваших сотрудников — задача несложная. Однако она может стать несколько затруднительной, если вы хотите платить разные ставки за разные проекты. Возможно, вам это понадобится, чтобы помочь вашим почасовым работникам легче расставлять приоритеты в своих задачах. Для этого потребуется не только точный учет рабочего времени, но и эффективное управление задачами.
Как рассчитать рабочее время вручную: пошаговая инструкция
Теперь давайте рассмотрим этапы ручного расчета рабочего времени, начиная с самого расчета.
1. Вычесть неоплачиваемое время
Для расчета рабочего времени необходимо вычесть неоплачиваемые перерывы из общего рабочего времени вашей команды. Или же вы можете поручить это сотрудникам и показать вам результаты их расчетов. Таким образом, вам останется только проверить данные сотрудников, что немного снизит вашу рабочую нагрузку.
2. Время раунда
Для упрощения расчета рабочего времени можно округлять время. Обязательно ознакомьтесь с местными правилами, так как они могут различаться по всему миру. Например, во многих штатах США можно округлять время до ближайших 15 минут. Но во многих других местах округление запрещено.
3. Перевод часов и минут в часы с десятичными знаками
На этом этапе процесса у вас уже есть отслеженное время в часах и минутах. Вам необходимо преобразовать это в одно число, представляющее отслеженное время, чтобы рассчитать часы, отработанные для расчета заработной платы. Просто разделите количество минут на 60 и прибавьте это число к отслеженному времени.
Например: 30 / 60 = 0,5 часа.
4. Определите почасовую ставку
Определение почасовой ставки ваших сотрудников должно быть простым. Исключением является случай, когда вы платите членам вашей команды разные ставки за определенные проекты. В этом случае вам необходимо разделить отслеживаемое время по проектам и рассчитать заработную плату за каждый проект с учетом присвоенных ставок.
5. Рассчитайте количество отработанных часов
Наконец, вы можете завершить расчет. Просто умножьте количество рабочих часов на почасовую ставку вашей команды.
Например, если сотрудник отработал 31,5 часа по ставке 20 долларов в час и 9 часов по ставке 25 долларов в час :
- 31.5 × 20 = 630
- 9 × 25 = 225
- 630 + 225 = 855
Как рассчитать рабочее время с помощью системы учета рабочего времени: пошаговая инструкция
Теперь давайте рассмотрим, как система учета рабочего времени может помочь вам в расчете отработанных часов для целей заработной платы.
1. Определите почасовые ставки
Во-первых, вам необходимо определить почасовые ставки вашей команды в системе учета рабочего времени. Большинство приложений позволяют назначать ставку каждому сотруднику. Однако продвинутая система учета рабочего времени позволит устанавливать разные ставки для участников рабочего пространства и проектов. Например, WebWork делает это с помощью функции учета оплачиваемых часов . Как упоминалось ранее, разные ставки могут помочь сотрудникам расставлять приоритеты в задачах.
2. Пусть ваша команда отслеживает рабочее время
После установки почасовых ставок ваша команда может начать отслеживать свое рабочее время. Это может быть так же просто, как нажать кнопку в начале дня. Если вы используете разные почасовые ставки для проектов, убедитесь, что ваши сотрудники отслеживают, над чем они работают.
3. Проверьте отчеты по заработной плате
После учета рабочего времени система учета рабочего времени будет периодически формировать отчеты по заработной плате. Например, WebWork предоставит вам информацию о том, сколько заработал каждый член вашей команды. Она также покажет, сколько они отработали и какие задачи выполнили.
Как производить оплату сотрудникам после расчета отработанных часов?
Последний этап управления заработной платой — это всегда выплата сотрудникам. Если вы делаете это вручную, просто переведите заработанные суммы членам вашей команды. Но если вы используете систему учета рабочего времени, многие из них предлагают встроенные функции платежей. Вы можете создавать счета-фактуры на основе часов работы с помощью WebWork и производить прямые платежи из системы учета рабочего времени, используя поддерживаемый способ оплаты. Это поможет еще больше упростить расчет заработной платы в вашей компании.
Заключительные замечания
Расчет рабочего времени — важная задача для компаний с почасовой оплатой труда. Это можно делать вручную или использовать автоматизированные инструменты для ускорения процесса. Если вы используете учет рабочего времени для повышения производительности вашей команды, вам следует использовать его и для оптимизации расчета заработной платы сотрудников.
