Знакомая картина для большинства сотрудников: приходишь на работу — отмечаешься, уходишь — отмечаешься… Но в определённый день недели или месяца всё равно приходится садиться и мучительно вручную вносить рабочие часы для расчёта зарплаты.

Кто-то записывает время с точностью до минуты — «7:53 – 17:18», «7:21 – 17:01», а кто-то просто ставит «8:00 – 17:00» на каждый день, даже если это не соответствует действительности. В других компаниях система автоматически фиксирует приход и уход, но для этого нужно физически находиться в офисе.

А есть компании, где требуют ещё больше: сотрудники должны помнить, сколько часов они потратили на конкретного клиента или проект для целей биллинга. Чаще всего это касается агентств и консалтинговых фирм.

Восстанавливать по памяти каждый рабочий час за неделю — долго и утомительно. Знаю одного юриста, который как-то в разговоре выпалил: «Если бы существовала автоматическая система, чтобы не тратить столько времени на заполнение биллинговых часов!»

О да, я знаю такую.

Пробел ручного учёта

Во многих компаниях действительно есть система отметки прихода и ухода — будь то прикладывание пропуска на входе или авторизация в цифровом портале.

Но на этом, как правило, всё и заканчивается.

Такие системы фиксируют базовую информацию о том, когда сотрудник пришёл и ушёл, и не более того. HR-отделу всё равно приходится проверять записи, а руководителям — просматривать и согласовывать табели, прежде чем данные попадут в расчёт зарплаты.

Когда речь идёт о биллинговых часах, контроль ещё жёстче. Агентства должны обосновать перед клиентами, на что был потрачен каждый час и почему выставленный гонорар точен и обоснован. Любое расхождение может вызвать вопросы о завышении счетов, слабой документации или некорректной отчётности.

Тем не менее многие компании по-прежнему полагаются на ручной учёт рабочего времени, который подвержен следующим рискам:

• Задержки в расчёте зарплаты. Бывает, что ответственный за подписание табеля отсутствует, в отпуске или занят. Получение его согласования может существенно затянуть весь процесс.
• Ошибки при ручном вводе. Одна неверно введённая цифра, ошибка в формуле или пропущенный табель — и вот уже недоплата, переплата или необходимость трудоёмкого пересчёта.
• Неточная отчётность. Сотрудник может завысить рабочее время, указав 3 часа работы над клиентским проектом, тогда как на деле потратил лишь 2 часа 12 минут — намеренно или просто потому, что не помнит точно.
• Отсутствие аудируемости. Может возникнуть необходимость проверить или уточнить чьи-то рабочие часы — но без автоматизированной системы сложно подтвердить, что на самом деле происходило в это время, кроме того, что было записано на бумаге.

• Скрытые трудозатраты. HR, руководители и сотрудники каждый цикл тратят часы на проверку, исправление и сбор согласований. Это съедает время и снижает продуктивность.
• Размытая ответственность. Когда данные проходят через множество рук и систем, становится неясно, кто отвечает за ошибки. Руководитель или HR?
• Риски комплаенса. Неточные или неполные записи могут стать проблемой при аудите, особенно в отраслях со строгими требованиями к трудовому учёту или биллингу.

От отметки прихода → до зарплаты

При этом существует платформа, где табели сотрудников автоматически связаны с расчётом зарплаты: WebWork.

WebWork — это платформа для учёта рабочего времени и мониторинга сотрудников на базе ИИ, которая помогает командам отслеживать работу, анализировать продуктивность, формировать табели, а также управлять расчётом зарплат и выплатами — всё в одном месте.

Первая точка контакта — момент, когда сотрудник начинает рабочий день.

Для наглядности представим сотрудницу по имени Ванесса. Она — аккаунт-менеджер в небольшом PR-агентстве, ведёт трёх клиентов одновременно и работает удалённо.

В 7:55 утра она устраивается в кофейне с холодным кофе, потягивается и приступает к делу. Первым делом — запускает WebWork.

В 8:10 она доделывает черновик отчёта для Клиента A, когда внезапно прилетает «срочный» запрос от Клиента B. Отчёт приходится отложить. К 9:00 она уже на звонке с Клиентом C.

Прошёл всего час, а работа уже раздроблена между тремя клиентами. Как всё это потом вносить в табель?

Но WebWork уже сделал это за неё. Пока Ванесса переключается между задачами, трекер автоматически фиксирует время и рабочую активность. И будет делать это весь день.

Благодаря автоматическому учёту времени, скриншотам и мониторингу активности рабочая деятельность Ванессы собирается в режиме реального времени, что упрощает жизнь её руководителю. (То есть вам!)

Данные не просто фиксируют рабочие часы — они также оценивают уровень продуктивности и активности по использованию клавиатуры и мыши. В зависимости от настроек система может показывать и использование приложений и сайтов в рабочее время. Это значит, что день Ванессы не растворяется в размытых воспоминаниях. Есть цифровой след.

Пока Ванесса слишком занята, чтобы даже думать о зарплате посреди рабочего вторника, WebWork уже формирует за неё всю отчётность. Именно здесь пробел ручного учёта начинает закрываться.

Без WebWork вся нагрузка легла бы на Ванессу — вручную заполнять табель в конце недели. Ей пришлось бы восстанавливать часы по памяти, пролистывать отправленные письма, перечитывать переписки в мессенджерах и прокручивать историю браузера — вести расследование собственного расписания.

Ванесса, у которой и так длинный список дел, округлила бы часы — 3 часа вместо 2 часов 43 минут. Затем вам, как руководителю, пришлось бы проверять её запись. HR пришлось бы валидировать данные, прежде чем передать их в расчёт зарплаты.

В WebWork табель уже готов: отслеженные часы, заработанные суммы, детали по проектам и задачам. Если включено согласование, руководитель просто просматривает табель, в котором данные уже заполнены на основе реально отслеженной работы. Процесс становится быстрее и надёжнее — не потому что согласование исчезает, а потому что часы уже зафиксированы и готовы к проверке.

Эти данные также позволяют получить новые инсайты. Возможно, Ванесса не «неэффективна», выделяя больше часов Клиенту B, — просто этот клиент требует больше времени, чем предусмотрено контрактом. Вы увидели это на скриншотах и по активности клавиатуры и мыши. Исходя из этого, можно решить, не пора ли пересмотреть условия оплаты или скорректировать ожидания клиента.

У вас есть объективные данные как основа, а не только то, что Ванесса помнит.

А дальше наступает то, что раньше было самой сложной частью: расчёт зарплаты.

Связка табелей с расчётом зарплаты

Представим Михаила из HR-отдела. За неделю до зарплаты он уже разослал напоминание сотрудникам — сдать подписанные и согласованные табели вовремя. Но через три дня подали только половина.

Михаил получает ворох отговорок: Мой руководитель ещё не подписал — у него встречи одна за другой. Мой руководитель в отпуске. Закрутился и забыл заполнить табель. Случайно записал 2,5 часа как 25 минут. Погодите, обед не включается?

Он шлёт повторное напоминание. Лично идёт к руководителю IT-отдела, потому что их команда до сих пор не сдала табели. А вот как связаться с маркетингом — непонятно: они работают удалённо, и руководитель практически не отвечает на сообщения. Приходится трижды набрать номер, прежде чем она снимет трубку.

Раздосадованный, он пишет общекорпоративную служебную записку о проблемах в процессе расчёта зарплаты. Только после этого табели начинают поступать, но одного всё ещё не хватает. Он решает двигаться дальше без него.

На следующей неделе сотрудница, не сдавшая документ вовремя, стучится к нему в кабинет. Она спрашивает, почему не получила зарплату, говорит, что ей не хватает средств до конца месяца. Он вздыхает и думает: при чём тут он?

Именно такие ситуации WebWork и призван устранить.

В WebWork согласованные табели напрямую запускают расчёт зарплаты. Как только часы утверждены, WebWork может преобразовать их — или фиксированные оклады, заданные в системе — в счета и платёжные документы.

Далее работодатели могут провести оплату через поддерживаемые платёжные методы или направить данные в свой процесс расчёта зарплат, в зависимости от настроек рабочего пространства. Другими словами, та же платформа, которая отслеживала работу Ванессы, готовит данные для выплаты.

Рабочий процесс становится гораздо более связным — меньше экспортов, переписок туда-обратно и шансов на ошибку в таблицах.

В день зарплаты Ванесса открывает телефон и видит, что деньги уже поступили. Процесс прошёл гладко, потому что больше не было беготни с согласованиями, поиска подписантов с другим графиком работы и исправления ошибок, которые неизбежно возникают при ручных табелях.

Теперь Ванесса может заняться тем, что действительно важно, а к пятнице — спланировать следующую неделю. Прощай, время на табели.

Тот юрист, который жаловался мне на заполнение биллинговых часов? WebWork — именно та система, о которой он мечтал.