Es una experiencia laboral que muchos empleados conocen demasiado bien: fichan al llegar al trabajo, fichan al salir cuando termina su turno… pero en algún momento de la semana o del mes, todavía tienen que sentarse a registrar sus horas de trabajo, manualmente, para efectos de nómina.

Algunos ingresan la hora exacta al minuto — «7:53 am – 5:18 pm», «7:21 am – 5:01 pm», mientras que otros simplemente escriben «8:00 am – 5:00 pm» en todas las fechas, aunque no sea cierto. En otras empresas, el sistema registra automáticamente las entradas y salidas, pero hace falta estar físicamente en la oficina.

Mientras tanto, hay centros de trabajo que piden más: los empleados deben recordar cuántas horas dedicaron a cada cliente y proyecto para efectos de facturación, algo habitual en agencias y despachos profesionales.

El proceso de reconstruir cada hora trabajada durante la semana es largo y agotador. Conozco a una abogada asociada que una vez se desahogó conmigo, así de la nada: «¡Ojalá existiera un sistema automatizado para no tener que pasar tanto tiempo registrando horas facturables!»

Pues sí, lo hay.

La brecha de los datos manuales

Muchas empresas ya cuentan con un sistema de fichaje de entrada y salida, ya sea pasando una tarjeta de identificación en la entrada de la oficina o iniciando sesión en un portal digital.

Sin embargo, ahí suele terminar todo.

Estos sistemas proporcionan un registro básico de cuándo llegaron y se fueron los empleados, pero poco más. Los equipos de RR. HH. todavía necesitan verificar los registros, y los responsables pueden tener que revisar y aprobar las hojas de horas antes de que la información llegue a nóminas.

Cuando se trata de horas facturables, el escrutinio es aún mayor. Las agencias necesitan justificar ante sus clientes cómo se empleó cada hora y por qué los honorarios profesionales que cobran son precisos y defendibles. Cualquier discrepancia podría generar dudas sobre sobrefacturación, documentación débil o reportes inexactos.

Aun así, muchas empresas siguen dependiendo del registro manual de horas, que es vulnerable a los siguientes riesgos:

• Retrasos en el procesamiento de nóminas. Hay circunstancias en las que la persona que debe firmar una hoja de horas está ausente, de vacaciones o muy ocupada. Conseguir su aprobación puede retrasar considerablemente todo el proceso.
• Errores manuales. Un solo dato mal tecleado, una fórmula incorrecta o una hoja de horas que se pasa por alto puede provocar pagos de menos, pagos de más o la necesidad de correcciones que consumen mucho tiempo.
• Reportes inexactos. Un empleado podría inflar sus horas de trabajo, declarando que trabajó 3 horas en un proyecto de un cliente, cuando en realidad fueron solo 2 horas y 12 minutos, ya sea intencionalmente o por mala memoria.
• Falta de auditabilidad. Puede surgir la necesidad de cuestionar o investigar las horas de trabajo de alguien, pero sin un sistema automatizado, resulta difícil verificar qué ocurrió realmente durante ese tiempo, más allá de lo declarado en papel.

• Costos laborales ocultos. RR. HH., los responsables y los empleados dedican horas en cada ciclo a revisar, corregir y perseguir aprobaciones. Esto consume tiempo y afecta la productividad.
• Responsabilidad fragmentada. Cuando los datos pasan por múltiples manos y sistemas, queda poco claro quién es responsable de los errores. ¿El responsable o RR. HH.?
• Riesgo de cumplimiento. Los registros inexactos o incompletos pueden convertirse en un problema durante las auditorías, especialmente en sectores con normativas laborales o de facturación estrictas.

Del fichaje a la nómina

Dicho esto, existe una plataforma laboral donde las hojas de horas de los empleados se integran automáticamente con el procesamiento de nóminas: WebWork.

WebWork es un software de control de tiempo y monitoreo de empleados potenciado por IA que ayuda a los equipos a registrar el trabajo, analizar la productividad, generar hojas de horas y gestionar nóminas y pagos en una sola plataforma.

El primer punto de contacto es el momento en que un empleado comienza su jornada laboral.

Para ilustrar este artículo, imaginemos a una empleada llamada Vanessa. Es Account Manager de una agencia boutique de relaciones públicas, gestiona tres clientes a la vez y trabaja en remoto.

Se instala en una cafetería con su café frío a las 7:55 am, se estira y se pone manos a la obra. Antes de nada, activa WebWork.

A las 8:10, está dando los últimos toques a un borrador de informe para el Cliente A cuando llega una solicitud «urgente» del Cliente B. Tiene que dejar el informe por el momento. A las 9:00, está en una llamada con el Cliente C.

Solo una hora después, y su trabajo ya está fragmentado entre sus tres clientes. ¿Cómo va a registrar todo esto en una hoja de horas?

Pero WebWork ya hizo el trabajo por ella. A medida que pasa de una tarea a otra, el rastreador registra el tiempo y la actividad laboral automáticamente. Y seguirá haciéndolo durante todo el día.

Gracias al seguimiento automático de tiempo, la monitorización de capturas de pantalla y actividad, y más funcionalidades, la actividad laboral de Vanessa se recopila en tiempo real, facilitando las cosas para su responsable. (¡Tú!)

Los datos no solo registran las horas de trabajo, también evalúan los niveles de productividad y actividad basándose en el uso del teclado y el ratón. Dependiendo de la configuración, también puede mostrar el uso de aplicaciones y sitios web durante el tiempo registrado. Esto significa que el día de Vanessa no se pierde en recuerdos vagos. Hay un rastro.

Mientras ella está demasiado ocupada sobreviviendo al martes como para pensar en la nómina, WebWork ya está construyendo el registro por ella. Aquí es donde la brecha de los datos manuales empieza a cerrarse.

Sin WebWork, la carga recaería sobre Vanessa para completar manualmente su hoja de horas al final de la semana. Tendría que reconstruir sus horas de memoria, revisar los correos enviados, releer chats de Slack y recorrer su historial del navegador: una detective de su propia agenda.

Vanessa, que todavía tiene una larga lista de pendientes, habría redondeado sus horas: 3 horas en lugar de 2 horas y 43 minutos. Luego tú, como su responsable, tendrías que revisar su registro. RR. HH. tendría que validarlo antes de enviarlo a nóminas.

Con WebWork, la hoja de horas ya está ahí: horas registradas, importes generados y detalles de proyecto o tarea. Si las aprobaciones están habilitadas, el responsable simplemente revisa la hoja de horas, donde los datos ya han sido rellenados automáticamente a partir del trabajo registrado. Eso hace el proceso más rápido y fiable, no porque desaparezca la aprobación, sino porque las horas ya están listas para revisarse.

Los datos también te permiten obtener nuevas perspectivas. Tal vez Vanessa no es ineficiente por dedicar más horas al Cliente B, sino que ese cliente demanda más tiempo del acordado en el contrato. Lo viste en las capturas de pantalla, así como en su actividad de teclado y ratón. A partir de ahí puedes evaluar si es momento de facturar diferente o de reajustar expectativas con el cliente.

Tienes datos objetivos como base, que no dependen únicamente de la memoria de Vanessa.

Luego llega lo que solía ser la parte difícil: la nómina.

Integrando las hojas de horas con la nómina

Imaginemos a Miguel, del departamento de RR. HH. Una semana antes del día de pago, ya envió un correo recordando a los empleados que entreguen sus hojas de horas firmadas y aprobadas a tiempo. Pero tres días después, solo la mitad cumplió.

Miguel recibe una lista de excusas: Mi responsable no ha firmado mi hoja de horas porque tiene reuniones seguidas. Mi responsable está de vacaciones. Estuve tan ocupado que olvidé completar mi hoja de horas. Puse por error 25 minutos en vez de 2.5 horas. Espera, ¿la hora de la comida no se incluye?

Envía otro recordatorio. Se acerca personalmente al responsable del departamento de IT porque su equipo aún no ha entregado las hojas de horas. Pero no sabe cómo hacer seguimiento al departamento de Marketing porque trabajan en remoto, y la responsable apenas responde. Tiene que hacer tres llamadas perdidas antes de que conteste el teléfono.

Frustrado, redacta un comunicado interno sobre los cuellos de botella en el proceso de nóminas. Solo entonces recibe las hojas de horas, pero todavía le falta una. Decide seguir adelante con el proceso.

La semana siguiente, la empleada que no envió su documento a tiempo llama a su puerta. Pregunta por qué no ha recibido su salario y dice que no le queda dinero para los días restantes. Él suspira y se pregunta por qué eso es culpa suya.

Este es exactamente el tipo de fricción que WebWork está diseñado para eliminar.

Dentro de WebWork, las hojas de horas aprobadas alimentan la nómina. Una vez que las horas se aprueban, WebWork puede convertir esas horas aprobadas —o los salarios fijos ya configurados en el sistema— en facturas y registros de pago.

Desde ahí, los empleadores pueden pagar mediante los métodos de pago compatibles o canalizar los datos hacia su flujo de nóminas, según cómo esté configurado el espacio de trabajo. En otras palabras, la misma plataforma que registró el trabajo de Vanessa es la que lo prepara para el pago.

El flujo de trabajo se vuelve mucho más conectado, con menos exportaciones, idas y vueltas, y margen para errores de hoja de cálculo.

El día de pago, Vanessa abre su teléfono y ve que ya ha recibido su salario. El proceso de nómina fue fluido, porque no hubo más idas y vueltas contigo o con RR. HH., ni perseguir a un firmante con otro turno de trabajo, ni corregir un error típico de las hojas de horas manuales.

Vanessa puede ahora dedicarse al trabajo que realmente importa y, para el viernes, planificar la semana siguiente. Adiós, tiempo perdido con hojas de horas.

¿Aquella abogada asociada que se desahogó conmigo sobre las horas facturables? WebWork es exactamente el sistema que ella deseaba.