É uma experiência que muitos colaboradores conhecem bem demais: batem o ponto à chegada, batem o ponto à saída… mas, a certa altura da semana ou do mês, ainda têm de se sentar e registar dolorosamente as suas horas de trabalho, de forma manual, para efeitos de processamento salarial.

Alguns inserem a hora exata ao minuto — “7:53 – 17:18”, “7:21 – 17:01”, enquanto outros simplesmente escrevem “8:00 – 17:00” em todos os dias, mesmo que não corresponda à realidade. Noutras empresas, o sistema regista automaticamente as entradas e saídas, mas é preciso estar fisicamente no escritório.

Entretanto, há locais de trabalho que pedem mais: os colaboradores têm de se lembrar de quantas horas alocaram a um determinado cliente e projeto para efeitos de faturação, sobretudo em agências e escritórios de serviços profissionais.

O processo de reconstruir cada hora de trabalho ao longo da semana é longo e desgastante. Conheço uma advogada associada que certa vez desabafou comigo, do nada: “Se ao menos existisse um sistema automático para eu não ter de gastar tanto tempo a registar horas de faturação!”

Ah, pois… eu conheço.

A lacuna dos dados manuais

Muitas empresas já têm um sistema de registo de ponto, seja passando o cartão de identificação à entrada do escritório ou fazendo login num portal digital.

No entanto, geralmente fica por aí.

Estes sistemas fornecem um registo básico de quando os colaboradores entraram e saíram, mas pouco mais do que isso. As equipas de RH ainda precisam de verificar os registos, e os gestores podem ainda ter de rever e aprovar as folhas de ponto antes de a informação seguir para o processamento salarial.

Quando se trata de horas de faturação, o escrutínio é ainda mais intenso. As agências precisam de justificar aos seus clientes como cada hora foi utilizada e por que razão os honorários cobrados são rigorosos e defensáveis. Qualquer discrepância nesta parte pode levantar questões sobre sobrefaturação, documentação frágil ou relatórios imprecisos.

Ainda assim, muitas empresas continuam a depender do registo manual de horas, que é vulnerável aos seguintes riscos:

• Atrasos no processamento salarial. Há situações em que o responsável por assinar uma folha de ponto está ausente, de férias ou ocupado. Conseguir a sua aprovação pode atrasar significativamente todo o processo.
• Erros manuais. Uma única entrada digitada incorretamente, uma fórmula errada ou uma folha de ponto esquecida pode resultar em pagamento a menos, pagamento a mais ou na necessidade de correções demoradas.
• Relatórios imprecisos. Um colaborador pode inflacionar o tempo de trabalho, declarando que trabalhou 3 horas num projeto de um cliente, quando na realidade foram apenas 2 horas e 12 minutos — seja intencionalmente ou por falha de memória.
• Falta de auditabilidade. Pode surgir a necessidade de questionar ou aprofundar as horas de trabalho de alguém — mas sem um sistema automatizado, torna-se difícil verificar o que realmente aconteceu durante esse tempo, para lá do que foi declarado em papel.

• Custos laborais ocultos. RH, gestores e colaboradores gastam horas em cada ciclo a rever, corrigir e perseguir aprovações. Isto consome tempo e impacta a produtividade.
• Responsabilização fragmentada. Quando os dados passam por múltiplas mãos e sistemas, torna-se difícil perceber quem é responsável pelos erros. É o gestor ou os RH?
• Exposição a questões de conformidade. Registos imprecisos ou incompletos podem tornar-se uma responsabilidade durante auditorias, especialmente em setores com regulamentações laborais ou de faturação rigorosas.

Do registo de ponto → ao processamento salarial

Dito isto, existe uma plataforma onde as folhas de ponto dos colaboradores são automaticamente integradas com o processamento salarial: o WebWork.

O WebWork é um software de registo de horas e monitorização de colaboradores com inteligência artificial que ajuda as equipas a acompanhar o trabalho, compreender a produtividade, gerar folhas de ponto e gerir salários e pagamentos — tudo numa única plataforma.

O primeiro ponto de contacto é o momento em que o colaborador começa o dia de trabalho.

Para efeitos deste artigo, vamos imaginar uma colaboradora chamada Vanessa. Ela é Account Manager de uma agência de relações públicas boutique, gere três clientes em simultâneo e trabalha remotamente.

Instala-se num café com o seu cold brew às 7:55, espreguiça-se e prepara-se para começar. Antes de mais nada, liga o WebWork.

Às 8:10, está a dar os últimos retoques num relatório para o Cliente A quando um pedido “urgente” do Cliente B aparece de repente. Tem de deixar o relatório para depois. Às 9:00, já está numa chamada com o Cliente C.

Passada apenas uma hora, e o seu trabalho já está fragmentado entre os três clientes. Como é que ela vai registar tudo isto numa folha de ponto?

Mas o WebWork já fez esse trabalho por ela. À medida que muda de uma tarefa para outra, o rastreador regista o tempo e a atividade automaticamente. E vai continuar a fazê-lo ao longo de todo o dia.

Através do Rastreamento Automático de Tempo, Capturas de Ecrã e Monitorização de Atividade, entre outras funcionalidades, a atividade de trabalho da Vanessa é recolhida em tempo real, facilitando a vida ao seu gestor. (Ou seja, a si!)

Os dados não se limitam a registar horas de trabalho — também avaliam níveis de produtividade e de atividade com base na utilização do teclado e do rato. Dependendo da configuração, também podem mostrar a utilização de aplicações e websites durante o tempo rastreado. Isto significa que o dia da Vanessa não desaparece numa memória vaga. Há um rasto.

Enquanto ela está demasiado ocupada a sobreviver à terça-feira para sequer pensar no processamento salarial, o WebWork já está a construir o registo por ela. É aqui que a lacuna dos dados manuais começa a fechar-se.

Sem o WebWork, o peso cairia sobre a Vanessa para preencher manualmente a sua folha de ponto no final da semana. Teria de reconstruir as suas horas a partir da memória, percorrer os e-mails enviados, reler conversas no Slack e fazer scroll pelo histórico do browser — uma verdadeira detetive do seu próprio horário.

A Vanessa, que ainda tem uma longa lista de tarefas pendentes, teria arredondado as horas — 3 horas em vez de 2 horas e 43 minutos. Depois, o gestor teria de rever o registo. Os RH teriam de o validar antes de seguir para o processamento salarial.

No WebWork, a folha de ponto já está lá: horas rastreadas, valores a receber e detalhes de projetos ou tarefas. Se as aprovações estiverem ativas, o gestor simplesmente revê a folha de ponto, onde os dados já foram pré-preenchidos a partir do trabalho rastreado. Isto torna o processo mais rápido e fiável — não porque a aprovação desaparece, mas porque as horas já estão lá para ser revistas.

Os dados também permitem desbloquear novos insights. Talvez a Vanessa não seja ineficiente por alocar mais horas de trabalho ao Cliente B, mas sim porque esse cliente exige mais tempo do que o acordado no contrato. Isso fica visível nas capturas de ecrã, assim como na atividade de teclado e rato. A partir daí, pode avaliar se está na hora de faturar de forma diferente ou de redefinir expectativas com o cliente.

Tem dados objetivos como base, que não dependem apenas da memória da Vanessa.

E depois chega aquilo que costumava ser a parte difícil: o processamento salarial.

Integrar folhas de ponto com o processamento salarial

Vamos imaginar o Miguel dos RH. Uma semana antes do dia de pagamento, já enviou um e-mail a lembrar os colaboradores para submeterem as suas folhas de ponto assinadas e aprovadas dentro do prazo. Mas três dias depois, apenas metade cumpriu.

O Miguel recebe uma lista de desculpas: O meu gestor ainda não assinou a minha folha de ponto por causa de reuniões seguidas. O meu gestor está de férias. Estava tão ocupado que me esqueci de preencher a folha de ponto. Registei acidentalmente 2,5 horas como 25 minutos. Espera, a hora de almoço não está incluída?

Envia mais um lembrete. Vai pessoalmente ter com o gestor do Departamento de IT porque a equipa ainda não submeteu as folhas de ponto. Mas não sabe como contactar o Departamento de Marketing porque trabalham remotamente, e a gestora raramente responde. Tem de fazer três chamadas não atendidas antes de ela atender o telefone.

Frustrado, escreve um memorando para toda a empresa sobre os estrangulamentos no sistema de processamento salarial. Só então recebe as folhas de ponto, mas ainda falta uma. Avança com o processo mesmo assim.

Na semana seguinte, a colaboradora que não enviou o documento a tempo bate-lhe à porta. Pergunta por que razão ainda não recebeu o ordenado, dizendo que já não tem fundos para os dias que restam. Ele suspira e pergunta-se por que é que a culpa é dele.

É exatamente este tipo de atrito que o WebWork foi desenhado para reduzir.

Dentro do WebWork, as folhas de ponto aprovadas alimentam o processamento salarial. Uma vez aprovadas as horas, o WebWork consegue transformar essas horas aprovadas — ou salários fixos já definidos no sistema — em faturas e registos de pagamento.

A partir daí, os empregadores podem pagar através dos métodos de pagamento suportados ou encaminhar os dados para o seu fluxo de processamento salarial, dependendo da configuração do workspace. Por outras palavras, a mesma plataforma que rastreou o trabalho da Vanessa é também a que o prepara para pagamento.

O fluxo de trabalho torna-se muito mais integrado, com menos exportações, trocas de e-mails e margem para erros em folhas de cálculo.

No dia de pagamento, a Vanessa abre o telemóvel e vê que já recebeu o ordenado. O processamento salarial correu sem problemas, porque já não houve troca de e-mails com o gestor ou os RH, nem a corrida atrás de um signatário com um horário diferente, nem a correção de erros que costumam acontecer com folhas de ponto manuais.

A Vanessa pode agora dedicar-se ao trabalho que realmente importa e, na sexta-feira, planear a semana seguinte. Adeus, tempo perdido com folhas de ponto.

Aquela advogada associada que desabafou comigo sobre as horas de faturação? O WebWork é exatamente o sistema que ela desejava.