Fonctionner sans interruption peut apporter de nombreux avantages aux entreprises du monde entier. Pour y parvenir, beaucoup d’entre elles s’appuient sur des plannings de travail en continu 24h/24, ce qui peut s’avérer complexe à mettre en place pour la première fois. Une excellente façon de gérer ces plannings est d’utiliser un outil devenu incontournable en matière de productivité : le logiciel de suivi du temps.

C’est précisément ce que nous allons explorer dans cet article. Nous verrons pourquoi vous pourriez vouloir faire tourner votre entreprise 24h/24 et comment le suivi du temps peut vous y aider. Nous aborderons également les défis liés aux plannings en continu et le rôle du suivi du temps pour les surmonter.

Les bases des plannings de travail 24h/24

Comme vous le savez sans doute déjà, faire tourner une entreprise 24h/24 consiste simplement à la faire fonctionner sans interruption. Pour y parvenir, les entreprises font généralement appel à plusieurs collaborateurs, car un seul professionnel ne peut pas travailler 24 heures d’affilée. Un planning de travail 24h/24 répond exactement à ce besoin grâce aux rotations : plusieurs employés se relaient à différents moments de la journée sur une période de 24 heures.

En général, ce type de planning implique trois personnes travaillant chacune 8 heures. Il est toutefois possible d’assurer une continuité 24h/24 avec seulement 2 personnes, à condition qu’elles acceptent des shifts de 12 heures. À l’inverse, on pourrait aussi recruter 6 personnes en temps partiel pour le même résultat, même si cette pratique reste peu courante.

Exemples de plannings sur 24 heures

Il existe de nombreuses façons d’organiser un planning sur 24 heures dans une entreprise. En réalité, les possibilités sont si nombreuses que nous ne pourrons pas en couvrir même une fraction dans cet article. Les modèles les plus répandus restent néanmoins le 4 jours travaillés / 3 jours off, le 24 heures on / 48 heures off, et le planning continental.

Le planning 4 jours travaillés / 3 jours off

Le shift 4 jours on / 3 jours off est relativement simple : les employés travaillent 4 jours sur un même shift, puis bénéficient de 3 jours de repos. À leur retour, ils prennent en charge un shift différent. Ce type de planning repose généralement sur des journées de 8 heures, avec des rotations matin, nuit et soir.

Le planning 24 heures on / 48 heures off

Le shift 24h on / 48h off ressemble au modèle précédent, mais son nom indique le nombre d’heures travaillées et de repos, plutôt que les jours. Comme vous l’avez certainement deviné, ce planning implique des shifts de 24 heures. Pour cette raison, il est réservé aux métiers où l’activité n’est pas constante, comme les services d’urgence. Lorsqu’il n’y a pas d’interventions en cours, ces professionnels peuvent se reposer.

Le modèle continental

Le modèle continental consiste à travailler 7 jours d’affilée, puis à bénéficier de 2 ou 3 jours de repos. Cette variation dans les jours de repos provient du découpage de la semaine en trois parties. Chaque partie correspond à un shift ou à une période de repos, que les employés effectuent en rotation. Ce planning 24h/24 offre une transition plus progressive entre les shifts. Les collaborateurs disposent de plus de temps pour s’adapter avant chaque changement, ce qui est particulièrement important pour la qualité de leur sommeil.

Les avantages d’un planning de travail 24h/24

Faire tourner une entreprise en continu peut s’avérer très bénéfique. Parmi les principaux avantages, on retrouve une production accrue, un service client amélioré et une efficacité maximisée.

Une production accrue

Le premier avantage des plannings sur 24 heures est assez évident. Si votre entreprise fonctionne plus longtemps, elle sera en mesure de produire et de vendre davantage. Votre équipe pourra conclure plus de ventes et accompagner plus de clients dans leurs achats. De manière générale, si des opportunités se présentent en dehors des horaires de bureau classiques, vos collaborateurs seront là pour en tirer parti.

Un service client amélioré

Le service client est l’un des domaines où les plannings 24h/24 sont le plus utilisés. Ils vous permettent de répondre aux questions et de résoudre les problèmes rapidement, peu importe où se trouvent vos clients. C’est un atout majeur pour les entreprises de nombreux secteurs, notamment l’IT et le logiciel.

Une efficacité maximisée

Maximiser l’efficacité est une priorité dans des secteurs comme la fabrication industrielle. De nombreuses entreprises qui produisent des biens physiques dans des espaces dédiés louent leurs locaux. Cela va des petits ateliers de mécanique aux grandes usines de production. Les plannings sur 24 heures maximisent la valeur de leurs loyers et améliorent la trésorerie. Cette pratique est tellement répandue que même de nombreuses entreprises propriétaires de leurs locaux continuent de fonctionner en continu. Pour elles, la question n’est pas tant la trésorerie que le coût d’opportunité lié au fait de laisser équipements et ateliers inutilisés.

Le rôle du suivi du temps dans les plannings 24h/24

Maintenant que nous avons exploré en détail les plannings 24h/24, voyons quel rôle joue le suivi du temps dans leur gestion.

Planifier les shifts à l’avance

L’un des atouts d’un logiciel de suivi du temps pour faire tourner votre entreprise en continu, c’est la possibilité de planifier les shifts de vos collaborateurs. Bien entendu, votre outil de suivi doit disposer de cette fonctionnalité en natif. Si c’est le cas, la prise en main est assez intuitive. Par exemple, la fonctionnalité de planification des shifts de WebWork vous permet de créer plusieurs rotations avec des paramètres personnalisés, comme les jours et les horaires de travail. Vous pouvez ensuite les attribuer aux membres de votre espace de travail selon vos besoins. L’outil s’appuiera sur ces plannings pour diverses actions, comme rappeler à votre équipe le début de leur shift une heure à l’avance.

Suivre les présences

Dans la continuité des horaires de prise de poste, vous pouvez également utiliser cela pour suivre les présences. Les applications de qualité surveillent l’heure à laquelle les membres de l’équipe commencent à travailler et déterminent s’ils sont à l’heure ou en retard. WebWork vous permet même de voir quand un employé part en avance ou ne comptabilise pas suffisamment d’heures dans la journée.

Comment le suivi du temps aide à surmonter les défis des plannings 24h/24

Pour conclure ce guide, voyons comment le suivi du temps peut vous aider à relever les défis propres aux plannings de travail en continu.

L’augmentation des coûts opérationnels

L’un des effets directs d’une activité non-stop est une hausse des coûts opérationnels. Vous devrez investir pour maintenir votre entreprise en activité à des moments où elle aurait normalement été à l’arrêt. Si la hausse de production couvre ces coûts dans la plupart des cas, certaines plages horaires peuvent s’avérer peu rentables. Si vous gérez des projets avec des marges serrées, il y a un risque de dépassement de budget. Dans ce type de situation, un outil de suivi du temps avec une fonctionnalité comme la gestion du budget de projet peut s’avérer très précieux.

La nécessité de recruter du personnel supplémentaire

L’une des conditions essentielles des plannings 24h/24 est de disposer d’une équipe étoffée. Gérer un grand nombre de collaborateurs peut être complexe, mais le suivi du temps peut aussi vous y aider. Les outils de qualité, dotés de nombreuses fonctionnalités de supervision et de reporting, vous permettront de piloter une équipe plus large avec bien plus d’efficacité.

La conformité réglementaire

La conformité réglementaire est un enjeu majeur si vous souhaitez fonctionner en continu avec le moins de personnel possible. Pour ce faire, vous pourriez envisager des shifts de 12 heures pour vos employés. Cela implique souvent de dépasser les 40 heures de travail hebdomadaires standard. Dans de nombreuses juridictions, ces heures supplémentaires sont soumises à une majoration de salaire. Un outil de suivi du temps peut vous aider à calculer précisément les heures travaillées et les heures supplémentaires, afin de rester en conformité avec la législation en vigueur partout dans le monde.

Le bien-être des collaborateurs

Un enjeu central de tout planning sur 24 heures est le bien-être des collaborateurs. Ces plannings peuvent avoir des effets négatifs sur le sommeil et même sur l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle des travailleurs en rotation. S’il est difficile d’agir directement sur les troubles du sommeil, le suivi du temps peut vous aider à maintenir un équilibre sain. Des applications de qualité comme WebWork proposent des fonctionnalités dédiées pour vous indiquer si votre équipe est en surcharge ou, au contraire, en sous-activité.

En conclusion

Faire fonctionner votre entreprise 24h/24 peut avoir de nombreux effets positifs. Cela nécessite de mettre en place des plannings sur 24 heures, qui peuvent sembler complexes au départ. Avec un bon outil de suivi du temps, vous serez en mesure de surmonter la plupart des défis liés à ce type d’organisation. Vous pourrez ainsi booster la productivité de votre entreprise et saisir davantage d’opportunités de croissance.