La gestión eficiente del tiempo es la columna vertebral de un lugar de trabajo productivo con una política de trabajo remoto o híbrido. Ayuda a mejorar la gestión de equipos y la retención de empleados al tiempo que fomenta una cultura empresarial saludable.
En este artículo, exploraremos los beneficios del software de seguimiento del tiempo. También aprenderá cómo realizar un seguimiento del tiempo de las horas facturables y qué buscar en el software de seguimiento del tiempo para su empresa.
Vamos a sumergirnos.
¿Qué es el software de seguimiento del tiempo?
El software de seguimiento del tiempo es una herramienta digital que permite a las empresas realizar un seguimiento del tiempo de los empleados en diferentes tareas y proyectos. Ayuda tanto al empleador como al empleado a obtener una descripción general y registrar el tiempo dedicado a cada proyecto de forma diaria, semanal y mensual.
Los beneficios clave de adoptar un software de seguimiento del tiempo para su negocio son
Productividad mejorada : la automatización del seguimiento del tiempo ayuda a identificar cuellos de botella y mejorar los flujos de trabajo, lo que aumenta la productividad de los empleados .
Facturación precisa : el seguimiento preciso de las horas facturables garantiza que se le facture correctamente, minimizando la pérdida de ingresos.
Mejor gestión de costos : reduzca los costos y administre su presupuesto realizando un seguimiento de todas las horas y gastos facturables en una base de datos.
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Seguimiento de horas facturables con software de seguimiento de tiempo
En pocas palabras, las horas facturables son la cantidad de tiempo dedicado a tareas y proyectos que sus empleados pueden facturarle. Las herramientas de seguimiento del tiempo le permiten realizar un seguimiento del tiempo y garantizar que se le facture con precisión, lo que garantiza la transparencia tanto para usted como para sus empleados.
Por el contrario, las horas no facturables se refieren al tiempo que un empleado dedica a otras tareas relacionadas con la empresa, de forma gratuita. Estas tareas pueden incluir trabajo administrativo, trámites, formación de empleados, asistencia a reuniones, asistencia a eventos de empresa o networking, etc.
Al realizar un seguimiento de las horas facturables, su administración puede realizar un seguimiento del tiempo y el dinero invertido en un proyecto. Esta información permite la optimización de procesos y una mejor gestión financiera para proyectos futuros.
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Funciones clave del software de seguimiento del tiempo para horas facturables
¿Listo para adoptar una herramienta de seguimiento de horas facturables en su empresa? Estas son las características más importantes que debes buscar.
Seguimiento de cronometraje y asistencia
En primer lugar, su herramienta de seguimiento del tiempo debe permitir el seguimiento en tiempo real de la asistencia y las horas facturables. Además de la capacidad de realizar un seguimiento automatizado del tiempo, debería tener opciones para ingresar y editar el tiempo manualmente. Por ejemplo, puede diversificar manualmente las horas facturables de las no facturables.
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Presupuesto y gestión de costes.
Además de la capacidad de realizar un seguimiento del tiempo, una solución de software perfecta incorpora la capacidad de realizar un seguimiento del estado del proyecto y de su presupuesto general. Esto le permitirá realizar un seguimiento de los gastos y costos relacionados con el proyecto. Con base en estos informes, los empleados pueden facturar sus horas facturables que sean iguales a la cantidad esperada.
Planificación y programación
El monitoreo de proyectos en tiempo real le permite administrar sus recursos y capacidad. Además, mejora la coordinación y permite una planificación y programación de tareas eficientes.
¿Por qué es útil esta característica? Con la ayuda de esta función, un buen director de proyectos puede delegar tareas de manera óptima, garantizando que ningún empleado se sienta abrumado por el trabajo. Al mismo tiempo, se asegurará de que todos los empleados alcancen el umbral salarial deseado para el mes.
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Informes y análisis
Los informes y los análisis integrales son características que le ayudan a mirar hacia el futuro y optimizar la planificación estratégica. Utilice los números para comprender las áreas de mejora y asigne su presupuesto para aumentar su margen.
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Integración de nómina y facturación
Un software integral de seguimiento del tiempo puede integrarse perfectamente con su software de nómina y facturación. Los empleados pueden generar facturas basadas en la información de la aplicación de seguimiento del tiempo, mientras que usted puede automatizar la nómina para todas las facturas que coincidan con los montos esperados.
Elegir el software de seguimiento del tiempo adecuado
En el mar de herramientas que puede utilizar para realizar un seguimiento del tiempo y registrar las horas facturables, ¿cómo elegir la aplicación de seguimiento del tiempo que se adapte a las necesidades de su negocio?
Estos son los factores clave para evaluar y determinar si necesita una herramienta básica de seguimiento del tiempo o algo más sofisticado:
Evalúe su flujo de trabajo actual : identifique las áreas para mejorar los flujos de trabajo de su proyecto. A veces, todo lo que necesitas es una mejor herramienta de gestión de proyectos.
Considere las funciones de seguimiento del tiempo que necesita : comprender las funciones específicas que necesita le ayudará a elegir la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades.
Solicite recomendaciones : consulte a sus gerentes. Quizás tengan experiencia previa que pueda resultarle útil.
Una vez que sepas lo que estás buscando, investiga y compara diferentes programas de seguimiento del tiempo. Considere explorar versiones de prueba, leer reseñas y evaluar las funciones e integraciones de las herramientas disponibles en el mercado.
Aquí hicimos precisamente eso. A continuación se muestra nuestra selección de los 5 mejores programas de seguimiento del tiempo para ayudarle a realizar un seguimiento del tiempo facturable y optimizar su proceso de facturación.
Los 5 mejores programas de seguimiento del tiempo para horas facturables
Ahora, revisemos las 5 principales aplicaciones de seguimiento del tiempo y le ayudemos a encontrar la mejor solución de seguimiento del tiempo para su negocio.
#1 trabajo web
WebWork es una aplicación de seguimiento del tiempo con un conjunto exhaustivo de funciones que la hacen adecuada para empresas de todos los tamaños. Su rastreador de horas facturables le permite establecer tarifas cobradas para los miembros y proyectos de su equipo, garantizando pagos precisos.
Además, ofrece informes completos, la capacidad de generar facturas y automatizar procesos de facturación y nómina. WebWork es una solución óptima para empresas y autónomos que necesitan una solución de facturación basada en datos en tiempo real.
Características clave
Horas facturables personalizables: establezca tarifas de horas facturables para los miembros del equipo y los proyectos.
Informes detallados : más de 15 tipos de informes, incluidos registros de tiempo, asistencia y gestión de tareas.
Automatización de facturas : genere facturas automáticamente en función de las horas facturables.
Monitoreo de la productividad : capture capturas de pantalla, realice un seguimiento del uso de la web y supervise los niveles de actividad.
Integración : funciona a la perfección con Asana, Trello, Slack y otras herramientas de gestión de proyectos.
Precios
Desde $3,99 por usuario/mes con una prueba gratuita disponible.
Calificaciones de usuarios
Las calificaciones de WebWork son una calificación G2 alta de 4,6 y una calificación de Capterra de 4,7.
# 2 alternar
Toggl es conocido por su interfaz sencilla y su seguimiento del tiempo flexible. Ofrece opciones de seguimiento del tiempo tanto automáticas como manuales. Toggl está diseñado para autónomos y equipos pequeños.
Características clave
Seguimiento manual y en tiempo real: realice un seguimiento de las horas mientras trabaja o agregue entradas manualmente después.
Informes personalizables: cree informes de tiempo registrado que se puedan exportar.
Información del equipo: supervise el rendimiento de todo el equipo.
Integraciones: Toggl se integra con Asana, Trello y Jira.
Precios
Comienza en $10 por usuario/mes para el plan Starter, y hay una versión gratuita que no incluye el seguimiento de las horas facturables.
Calificaciones de usuarios
Toggle tiene una calificación general de 4,6 en G2 y 4,7 en Capterra.#3
# 3 Haga clic
ClickUp es una plataforma de productividad todo en uno que ofrece una gama de herramientas para la gestión de tareas. Su función de seguimiento del tiempo, combinada con la capacidad de registrar horas facturables, lo convierte en el puesto número 3 de nuestra lista. Es una buena opción para corporaciones que necesitan una solución integral con todas las funciones de administración en un solo lugar.
Características clave
Seguimiento del tiempo basado en tareas : registre con precisión las horas de trabajo dedicadas a cada tarea.
Tarifas facturables personalizables : establezca diferentes tarifas para diversas tareas, miembros del equipo o clientes.
Informes de tiempo : genere informes detallados que desglosen las horas facturables y no facturables.
Integraciones : se integra con herramientas como QuickBooks y el software de contabilidad Xero.
Precios
El seguimiento del tiempo está disponible en todos los planes ClickUp; sin embargo, en el plan Free Forever y Unlimited, las funciones de horas facturables tienen 100 usos. Cada vez que se realiza un seguimiento del tiempo de instancia o se ingresa manualmente cuenta como un uso. Las horas facturables están disponibles en el plan Business que cuesta desde $12 por usuario al mes.
Calificaciones de usuarios
ClickUp está calificado por sus usuarios como 4.4 en G2 y 4.5 en Capterra.
# 4 oportuno
Timely es un rastreador de tiempo que utiliza IA para reducir el riesgo de horas perdidas. Es una solución creada para consultores, creativos y bufetes de abogados que desean un seguimiento automatizado para reducir la entrada manual.
Características clave
Automatización impulsada por IA: realiza un seguimiento automático de las actividades laborales, lo que permite a los usuarios revisarlas y ajustarlas.
Informes detallados: informes personalizables que se pueden compartir con clientes o gerentes.
Integración de herramientas de gestión de proyectos: se integra con herramientas como Asana y Trello.
Precios
Comienza en $11 por usuario/mes para el plan Starter.
Calificaciones de usuarios
Timely tiene una calificación de 4,7 en G2 y 4,8 en Capterra.
# 5 tiempo de escritorio
Desktime ofrece funciones automatizadas de seguimiento del tiempo y es una opción sólida para empresas centradas en monitorear la productividad además del seguimiento de las horas facturables, como las agencias.
Características clave
Seguimiento automatizado del tiempo: realiza un seguimiento automático del tiempo dedicado a las tareas.
Información sobre la productividad: realiza un seguimiento de los sitios web y las aplicaciones utilizadas durante las horas de trabajo, ofreciendo información detallada sobre la productividad.
Integraciones: se integra con herramientas como Basecamp, Trello y Jira.
Precios
Comienza en $7 por usuario/mes para el plan Pro.
Calificaciones de usuarios
Desktime recibió una calificación de 4,5 en G2 y 4,6 en Capterra.
Seguimiento y gestión eficaz del tiempo
A continuación se ofrecen algunos consejos adicionales sobre cómo aprovechar al máximo su solución de seguimiento del tiempo y mejorar la gestión de las horas facturables:
Integre el seguimiento del tiempo de las horas facturables en su flujo de trabajo existente : elija un software que se adapte perfectamente a sus procesos existentes.
Capacite a sus empleados para que realicen un seguimiento del tiempo de manera eficiente : proporcione instrucciones claras y capacitación sobre el uso del software, mientras los anima a hacer preguntas y buscar ayuda.
Revise y ajuste periódicamente el proceso de seguimiento : analice los datos de tiempo para identificar ineficiencias e implementar mejoras.
Establezca expectativas y límites claros : cumpla con una política de comunicación transparente que garantice que sus empleados estén en sintonía con la gerencia. Tenga una política clara sobre qué actividades califican como horas facturables.
Comenzando con el seguimiento del tiempo
Elegir el rastreador de tiempo adecuado es esencial para gestionar las horas facturables de manera eficiente. Al seleccionar una herramienta que satisfaga sus necesidades específicas y se integre bien con su flujo de trabajo, puede mejorar la productividad, garantizar una facturación precisa y mejorar el rendimiento general del negocio.
¿Listo para optimizar el seguimiento de su tiempo y mejorar la gestión de horas facturables? Descubra las características de WebWork y vea cómo puede beneficiar a su negocio.
