Функция классического офиса уходит в прошлое. Всё больше компаний решают нанимать сотрудников из числа поставщиков, независимых подрядчиков и фрилансеров. Поэтому вопрос уже не в том, можно ли управлять компанией, используя фрилансеров, а в том, как это сделать. В этой статье рассматриваются лучшие практики управления фрилансерами . Она также содержит советы о том, как поддерживать их моральный дух, производительность и эффективность.
Установите точные ожидания
При назначении задач фрилансерам указывайте конкретные факты, источники и ожидания. Фрилансеры часто пропускают встречи команды. Поэтому опишите следующее, чтобы чётко обозначить их задачи и цели:
- Фокус
- Профили клиентов
- Ключевые слова
- Тон
- Голос
Чтобы сократить время и обеспечить высокий уровень производительности, заранее предоставьте подробную информацию. Если вы нанимаете много фрилансеров, вы можете повысить эффективность, выбрав программное обеспечение для подбора персонала для фрилансеров . Это отличный способ управления задачами, часовыми поясами и коммуникациями.
Будьте доступны для ответа на вопросы
Предлагайте сессии вопросов и ответов по телефону или видеочату, особенно для новых или крупных проектов . Одних лишь письменных спецификаций не всегда достаточно.
Перед началом проекта будьте готовы к общению в режиме реального времени . Это позволит вам уточнить детали и ответить на вопросы.
Рассмотрите возможность приглашения фрилансеров на информационные сессии для решения проблем и формирования ожиданий. Привлекайте других сотрудников, с которыми им предстоит сотрудничать. Покажите им примеры успешных проектов и расскажите, что в них сработало лучше всего. Обмен опытом в начале любого проекта предотвращает недопонимание. Больше никаких задержек и необходимости начинать всё сначала, когда времени на выполнение задачи меньше.
Отдавайте приоритет задаче, а не гонорару
В интернете компании часто говорят о том, что «фриланс пошёл не так». Некоторые клиенты сталкиваются с негативными ситуациями , особенно со срывами сроков и низким качеством обслуживания. В результате некоторые люди не решаются воспользоваться услугами фрилансеров .
Большинство этих плохих новостей основаны на одной и той же истине: вы получаете то, за что платите. Не стоит рассчитывать на отличный результат, выбрав самого дешевого поставщика услуг, будь то парикмахер или разработчик мобильных приложений. Помните: чтобы заработать на жизнь, фрилансерам приходится обслуживать множество клиентов одновременно.
Наём фрилансеров имеет свои преимущества и риски . Чем лучше вы справляетесь с этим, тем больше преимуществ и тем меньше рисков. При найме фрилансеров следует в первую очередь сосредоточиться на качестве работы, которую они могут для вас выполнить. Меньше думайте о минимально возможной цене (поскольку это не так важно, как качественное выполнение работы).
Имейте в виду, что независимые подрядчики сами платят налоги . Они не могут брать с вас зарплату ниже минимальной и при этом продолжать зарабатывать. Опытные фрилансеры устанавливают цены на свои услуги по методу «себестоимость плюс», и часть этой «себестоимости» приходится на их профессионализм.
Фрилансеры рассчитывают стоимость своих проектов на основе рыночных ставок и других расходов. К ним относятся накладные расходы , плата за подписку на инструменты, компьютерное оборудование, услуги резервного копирования, коммунальные услуги и местные налоги. Опытные фрилансеры знают, что эти расходы необходимо включать в стоимость своих услуг. В противном случае они потеряют деньги, работая на вас.
Расскажите им о своем бренде
Объясните новым фрилансерам стратегию вашего бренда , прежде чем доверить им выполнение ваших проектов и заданий.
Например , если они — графический дизайнер , вы можете сосредоточиться на своем руководстве по стилю; если они — копирайтер , убедитесь, что они улавливают ваш тон голоса.
В зависимости от их функций, вам потребуется уделить больше времени одним частям, чем другим. Конечно, вам также необходимо предоставить им доступ ко всем необходимым ресурсам . Это касается логотипов и других изображений и контента, связанных с брендом.
Хорошая идея — заплатить фрилансеру за час или два, чтобы он посмотрел обучающие видео и материалы для ваших сотрудников. Это включает в себя материалы, подготовленные вашим отделом кадров или маркетинга, которые знакомят новых сотрудников с брендом, продуктами и миссией компании. Когда вы найдете фрилансера, с которым готовы работать долгосрочно, эта небольшая инвестиция поможет ему быстро освоиться и избежать необходимости тратить время на доработку своей работы в будущем.
Определить точки соприкосновения
Выберите члена команды , который станет контактным лицом для ваших фрилансеров — того, кому они будут звонить и писать по электронной почте. Детали проекта могут быть легко поняты неправильно. Это происходит, когда в процессе участвует слишком много людей. При возникновении вопросов фрилансеры хотят чувствовать, что у них есть представитель компании. Этот человек поможет им поддерживать своевременную коммуникацию по проекту.
Вашим основным контактным лицом должен быть человек, который занимается поиском внутренних ресурсов для фрилансера и отвечает на его вопросы. Он является связующим звеном, предоставляя всё необходимое для выполнения проекта силами фрилансеров. Хотите быть уверенными, что все фрилансеры получают необходимые материалы? Рассмотрите возможность привлечения нескольких специалистов по управлению контентом в зависимости от имеющихся ресурсов.
Дайте фрилансерам почувствовать поддержку и уважение
Важно, чтобы каждый член команды чувствовал себя ценным вдохновлять своих фрилансеров и вовлекать их в свою работу. Делайте это, делясь своими знаниями, энтузиазмом, уважением и благодарностью.
Конечно, фрилансеры — это не штатные сотрудники. Существуют HR-инструменты, которые помогут вам стать хорошим руководителем фрилансеров. автоматизации HR-процессов помогают в планировании, организации рабочего процесса и обучении.
Некоторые HR-тактики также могут быть полезны, например, коучинг, наставничество и поощрение давать вам честную обратную связь. Лояльные, хорошо информированные фрилансеры могут стать ценным активом для вашей компании. Но помните, что фрилансеры очень легко уходят, если они недовольны, поэтому используйте доступные инструменты, чтобы поддерживать их готовность работать на вас.
Используйте программное обеспечение для отслеживания времени
Фрилансеры — сами себе хозяева, и компании не могут указывать им, сколько часов им работать. Однако значительная часть фриланс-работы основана на почасовой оплате, поэтому учёт времени крайне важен.
Работаете ли вы в крупной организации, где работает множество фрилансеров? Возможно, вам пригодится программа для учёта рабочего времени. Она позволяет сотрудникам фиксировать своё рабочее время, запуская электронные часы. Это подходит тем, кто отвечает на звонки или отвечает за поддержку в чате.
Другие фрилансеры занимаются творческой работой, например, дизайном, копирайтингом или консалтингом. Им нецелесообразно входить в систему отслеживания вашей компании, поскольку они не числятся в штате. Поэтому существуют специальные приложения для отслеживания времени, разработанные для фрилансеров . Они позволяют им отслеживать количество времени, потраченного на вас и других клиентов, и обычно данные напрямую поступают в их систему выставления счетов. Тем, кто не использует интегрированные инструменты, бесплатный онлайн-генератор счетов поможет гарантировать, что счета будут отправлены в понятном и профессиональном формате, обеспечивая бесперебойность и согласованность процесса оплаты.
Предоставляйте быстрые ответы
Нет ничего более раздражающего для фрилансера, чем радиомолчание от клиента. Особенно когда дедлайн приближается. Постарайтесь ответить в течение 24 часов, предоставив актуальную и исчерпывающую информацию. Старайтесь давать чёткие ответы на вопросы и избегайте корпоративного жаргона или пустых слов, особенно когда сроки поджимают.
Вам нужно что-то сделать за три часа? Никому не поможет, если фрилансер потратит целый час на изучение «иностранных» терминов, которые вы используете в своих сообщениях, или будет ломать голову, что такое «промежуточный отчёт о ходе работ по XYZ» и где его получить.
Установите рациональные сроки
Устанавливайте реалистичные и справедливые сроки для фрилансеров. Регулярно проверяйте, насколько первоначальный план реален. Фрилансеры хотят быть полезными. Но они также хотят избежать офисной суеты. Это включает в себя чрезмерное давление дедлайнов — на то они и фрилансеры.
Поэтому сообщайте своим фрилансерам об изменениях в графике. Особенно о задержках или других факторах, которые могут повлиять на сроки. Предложите им поделиться с вами подобными новостями. Вместе определите, смогут ли обе стороны эффективно учесть эти изменения.
Не ждите чудес
Успешный проект часто требует участия множества специалистов , как и при строительстве дома. Вряд ли кто-то ожидает, что дизайном интерьера займётся электрик.
Вам нужен кто-то, кто спланирует, разработает и оптимизирует ваш сайт? Не нанимайте фрилансера-разработчика и не ждите, что он сделает всю работу.
Чтобы это было чётко прояснить, опишите объём проекта, который вы поручаете фрилансеру. Это может быть просто краткий список пунктов и целевая дата. Какую бы форму вы ни приняли, это должно предотвратить изменения объёма и его нежелательное «расползание миссии», когда проект немного меняется, но так часто, что он никогда не заканчивается.
Сделайте процесс редактирования понятным
Соблюдайте установленное количество черновиков и правок, указанное в контракте и ставке фрилансера. Зачастую фрилансер предоставляет заранее оговоренное количество черновиков и правок за указанную цену. Соблюдайте это количество и установленные им ограничения. Если проект меняется настолько, что первые черновики становятся неактуальными, добросовестно договоритесь с фрилансером о расширении объёма и повышении гонорара.
Кроме того, чтобы все были в курсе событий, четко определите процесс редактирования для внутренних сотрудников и фрилансеров. Если для проверки контента требуется участие небольшого количества членов команды, поручите фрилансеру финальную итерацию группового редактирования. Возможно, вам будет полезно использовать надежный управления задачами на протяжении всего процесса.
Воспользуйтесь преимуществами инструментов
Используйте технологии , чтобы упростить себе жизнь, ведь именно они делают концепцию виртуальной команды осуществимой. Когда вы являетесь частью виртуальной команды, эффективная коммуникация и командная работа имеют решающее значение.
Например , вы можете подумать об использовании для управления проектами . Используйте Skype или Zoom для видеочата. Онлайн-конструктор слайд-шоу поможет вам легко создавать видеопрезентации.
Старайтесь общаться друг с другом как можно больше, ведь электронные письма и текстовые сообщения часто могут быть поняты неправильно. Найдите разумные решения , чтобы сделать командную работу проще и приятнее!
Регулярно и своевременно осуществляйте платежи
Выплачивайте фрилансерам зарплату по регулярному графику. Его должны установить и утвердить как компания, так и фрилансер. Или, если фрилансер выполнил для вас один проект, платите сразу после его завершения. Ваша репутация поставщика услуг, «платящего быстро», важна, поскольку она может повлиять на то, насколько легко вам будет найти фрилансеров в будущем.
Чтобы получить оплату, ваши внешние сотрудники будут выставлять счета за услуги фрилансеров . Их также следует оплачивать своевременно. Помните, что фрилансеры — это не корпорации. Обычно это отдельные лица со своим бюджетом, расходами и обязательствами. Когда контракт с оплатой по факту выполнения превращается в 30 дней, это становится проблемой, а когда контракт с оплатой через 30 дней растягивается до 90 дней, это становится болезненным.
Если ваш успешный бизнес не выплачивает деньги вовремя, фрилансеры могут прекратить работать с вами или повысить расценки, чтобы компенсировать задержку. Возникла проблема, затрудняющая оплату? Сообщите об этом фрилансеру как можно скорее и договоритесь хотя бы о частичной оплате за этот период.
Фрилансеры составляют бюджеты и несут расходы . Сложно продолжать работать, когда 30-дневный цикл оплаты растягивается до 90 дней.
Всегда давайте обратную связь
Давайте фрилансерам обратную связь по поводу их работы. В противном случае они могут почувствовать неуверенность в ценности или эффективности своих усилий.
Поэтому старайтесь связываться с фрилансерами хотя бы раз в квартал. Так вы сможете выразить свою признательность за их работу. Или узнать, как оптимизировать процесс. Это поможет поддерживать интерес и мотивацию фрилансеров к работе, которую они для вас выполняют.
Нанимайте!
Возможно, потребуется некоторое планирование и усилия, чтобы оптимизировать работу с фрилансерами. Однако это обеспечит вам полезный и опытный сотрудник . Это также позволит вам эффективно работать вместе над созданием высококачественных проектов. Если вы будете следовать приведенным здесь советам, у вас всё получится.
Автор биография:
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/nina-petrov/
