Mira, lo entiendo. Si tienes un equipo pequeño, tiene sentido empezar con el plan gratuito de Clockify o la versión básica de Toggl. El software de control de tiempo es algo de lo que puedes prescindir, ¿verdad?

Pero entonces algo sucede. Tu empresa tiene entre 5 y 15 personas. Los proyectos se multiplican. Los clientes empiezan a exigir un desglose. Y, finalmente, ese software gratuito que funcionaba bien hace tan solo seis meses ya no satisface tus necesidades.

Y si esto es lo que te está pasando ahora mismo, no tienes mala compañía. La mayoría de las empresas en crecimiento se topan con este obstáculo en algún momento. El verdadero reto es saber cuándo es el momento de actualizar un registro de tiempo gratuito y cuándo simplemente estás teniendo una mala semana.

Una conversación sobre lo gratuito (en realidad no es gratuito).

El software libre es bueno al principio. Nadie lo discute. Pero esto es lo que nadie te dirá: lo gratuito tiene un precio. Simplemente está oculto.

¿Ese precio? Tu tiempo. La cordura de tu equipo. El tiempo que tu jefe de proyecto dedica a lidiar con las exportaciones CSV en lugar de, supongo, gestionar proyectos. La cantidad de horas facturables que se pierden porque tu sistema de informes se mantiene a flote con cinta adhesiva e ilusiones.

Pero ¿cuándo ya no vale la pena pagar el precio de lo gratuito?

Señales de que es hora de actualizar su rastreador de tiempo gratuito

1. Informar toma una eternidad (y eso te da miedo).

He aquí una pregunta sencilla: ¿cuánto tiempo te lleva preparar un informe para un cliente?

Cuando la solución consiste en descargar hojas de cálculo, copiar y pegar en pestañas y sumar horas manualmente, ya que el plan gratuito no lo permite, entonces sí. Eso es un problema.

He estado hablando con empresarios que dedican medio día solo los viernes a hacer informes . Eso no es gratis. Es carísimo si tenemos en cuenta el coste de esas horas.

Es posible que desee actualizar a herramientas que ofrezcan funciones como informes automáticos y actualizaciones del panel de control en tiempo real cuando haya alcanzado el límite de las herramientas gratuitas para el seguimiento del tiempo invertido. Se valorará más si la herramienta puede generar facturas , ya que muchas personas simplemente no tienen tiempo para hacerlo manualmente.

2. No tienes ni idea de lo que la gente está haciendo realmente.

Claro, tu personal registra su tiempo. Genial. Pero ¿sabes en qué están trabajando? ¿En serio?

Los planes gratuitos suelen incluir las horas mínimas de inicio y fin, e incluso pueden incluir un nombre de tarea oculto para los más afortunados. Sin embargo, cuando tienes que trabajar con 10 o más personas en varios proyectos, necesitas más que eso.

¿Quiénes son los miembros del equipo que se están estancando? ¿Qué proyectos están generando mayores gastos presupuestarios, más allá de la facturación? ¿Cuál es el cuello de botella que frena todo? Las herramientas gratuitas no te lo dirán.

El seguimiento de tiempo mejorado del equipo incluye seguimiento de actividades, capturas de pantalla (discretas, pero no inquietantes) y datos de productividad. Te importan los resultados, no solo las hojas de horas.

3. Los proyectos siguen superando el presupuesto (sorpresa)

Asignas un presupuesto de 40 horas a un proyecto, lo cual parece razonable. Sin embargo, dos semanas después, descubres que ya se han invertido 60 horas y el cliente cuestiona la factura inesperadamente alta. Confiar en herramientas gratuitas a menudo significa descubrir los sobrecostos demasiado tarde, como al revisar la cuenta bancaria después de unas compras. Este enfoque no es efectivo. Un software adecuado de seguimiento del tiempo proporcionará alertas oportunas.

Se aplica un presupuesto de 40 horas a un proyecto. Parece razonable. Luego, en dos semanas, se completan 60 horas, y el cliente se pregunta por qué su factura es tan elevada.

Al usar herramientas gratuitas, uno tiende a descubrir demasiado tarde que el presupuesto se va a exceder. Es como revisar la cuenta bancaria después de ir de compras. No sirve de nada.

El software adecuado te avisa antes de alcanzar el límite presupuestario. Otros incluso hacen predicciones basándose en el ritmo actual de sobrecostos. Esa distinción es lo que distingue un simple "oops" de tomar medidas proactivas para ajustar tu rumbo ahora.

4. Facturación de clientes: un completo desastre.

Tienes horas facturables, horas no facturables, diferentes tarifas para diferentes personas y, de alguna manera, se supone que debes convertir todo eso en una factura limpia.

5. ¿Y lo estás haciendo manualmente?

Y aquí es donde muchos comprenden que necesitan una alternativa a Clockify donde la facturación se gestione correctamente. No como una funcionalidad adicional, sino como un elemento más del sistema.

Encuentre facturación integrada, tarifas por persona y por proyecto, y exportaciones compatibles con cualquier paquete de contabilidad que utilice. Su contable se lo agradecerá.

Gestionar tu equipo se ha vuelto complicado

Antes solo eras tú y otras tres personas, todo funcionaba. Ahora tienes 15 personas, algunas remotas, otras en la oficina, con diferentes roles, diferentes permisos y diferentes horarios.

Los planes gratuitos suelen limitar el número de usuarios o bloquear las funciones de gestión de equipos en los planes de pago. Necesita programación de turnos, control de asistencia, equilibrio de carga de trabajo y permisos basados ​​en roles.

Básicamente, necesitas un software que crezca contigo en lugar de obligarte a utilizar soluciones alternativas.

Lo que realmente importa en el seguimiento del tiempo del equipo

Si estás buscando opciones más allá de tu plan gratuito actual, esto es lo que importa para el seguimiento del tiempo (no solo para el trabajo autónomo individual):

Quieres una monitorización de la productividad que te muestre lo que está sucediendo sin ser invasiva. Funciones de gestión de proyectos como presupuestos e hitos. Herramientas de equipo para la colaboración y la comunicación. Facturación que no te haga llorar. Análisis que te digan algo útil. Y precios que no se dupliquen cada vez que contratas a tres personas.

¿Y lo más importante? Que todo funcione en conjunto. Una sola plataforma. No cinco herramientas unidas con cinta adhesiva.

Por qué WebWork es una buena opción para equipos con presupuesto limitado

Hablando en serio: sabes que necesitas actualizar, pero no estás precisamente a tope de dinero. Las herramientas más conocidas cobran entre 20 y 30 $por usuario al mes, lo cual se acumula rápidamente cuando gestionas un equipo de 15 personas.

Ahí es donde encaja WebWork. Es para equipos que necesitan funciones avanzadas pero no cuentan con presupuestos grandes.

Así es como funcionan realmente los precios

La mayoría de los planes gratuitos te ofrecen:

• Seguimiento básico del tiempo
• Informes limitados
• No hay información real sobre la productividad
• Gestión de proyectos básica
• Bloqueos de mayúsculas o funciones de usuario

WebWork te ofrece:

• Precios asequibles que no te penalizan por crecer
• Todo incluido (seguimiento, proyectos, facturación, colaboración)
• Sin cargos sorpresa
• Borrar ruta de actualización

Mientras que Clockify cobra por función y los costos de Toggl aumentan con el tamaño del equipo, WebWork lo simplifica todo. Sabes lo que pagas y, de hecho, es una solución conveniente para una empresa en crecimiento.

Lo que realmente estás obteniendo

Información en tiempo real sobre las aplicaciones y sitios que usa tu equipo (con niveles de actividad y capturas de pantalla opcionales si las necesitas). Monitorea la rentabilidad de tus proyectos para determinar qué clientes vale la pena conservar. Facturación que convierte el tiempo registrado en facturas en segundos. Gestión de la carga de trabajo para que nadie se agote. Gestión de asistencia y horarios, todo en un solo lugar. Informes que realmente responden a tus preguntas en lugar de generar nuevas.

Hacer el cambio sin romperlo todo

La idea de cambiar de software de control horario puede ser aterradora, pero no tiene por qué ser un desastre. Aquí te explicamos cómo hacerlo sin que tu equipo se rebele:

Empieza con un equipo a modo de prueba. Importa tus datos actuales (WebWork y la mayoría de sus alternativas pueden importar datos a Clockify y otros servicios). Implementa las funciones una por una en lugar de abrumar a los empleados con ellas a la vez. De hecho, aclara el motivo del cambio y qué les aportará (facturación sencilla, visibilidad del proyecto, lo que sea conveniente). Luego, verifica si está ayudando.

Conclusión

Por un lado, las herramientas gratuitas son todo lo que se necesita para empezar. Sin embargo, se consideran gratuitas. Simplemente no están diseñadas para equipos que gestionan múltiples clientes y plazos de entrega ajustados. Si te preguntas si es hora de actualizar tu sistema de registro de tiempo gratuito, la respuesta suele ser la pérdida de horas, el incumplimiento de presupuestos y una facturación desordenada.

No se trata de si actualizar tu rastreador de tiempo gratuito o no. Se trata más bien de: ¿cuánto te cuesta mantener el plan gratuito?

Cuando desperdicias horas a la semana haciendo trabajo manual, pierdes la oportunidad de cumplir con tu presupuesto hasta que es demasiado tarde, y estás aferrando tu proceso de facturación con tu esperanza y tu hoja de cálculo; no estás ahorrando dinero. Lo estás desperdiciando.

En este puesto, WebWork se creó para dar soporte a los equipos. El seguimiento del tiempo de los equipos es necesario, pero no se puede permitir gastar una fortuna en ello. Es justo.

Entonces, ¿cuál es la verdadera diferencia entre el seguimiento básico del tiempo y la gestión de la productividad? Es más importante de lo que crees.