Olha, eu entendo. Se você tem uma equipe pequena, faz sentido começar com o plano gratuito do Clockify ou a versão básica do Toggl. Um software de controle de tempo é algo dispensável, certo?

Mas então algo acontece. Sua empresa passa a ter de 5 a 15 funcionários. Os projetos se multiplicam. Os clientes começam a exigir uma análise detalhada. E, eventualmente, aquele software gratuito que funcionava bem há apenas seis meses deixa de atender às suas necessidades.

E se isso estiver acontecendo com você neste momento, saiba que não está sozinho. A maioria das empresas em crescimento se depara com esse obstáculo em algum momento. O verdadeiro desafio é saber quando é hora de investir em um aplicativo de controle de tempo melhor do que o gratuito e quando você está apenas tendo uma semana ruim.

Uma conversa sobre o que é grátis (na verdade, não é grátis).

Software livre é bom inicialmente. Ninguém discute isso. Mas eis o que ninguém lhe dirá: o gratuito tem um custo. Só que ele está escondido.

Qual o preço? Seu tempo. A sanidade da sua equipe. O tempo que seu gerente de projetos gasta lutando com exportações em CSV em vez de, imagino, gerenciar projetos. O número de horas faturáveis ​​que escapam por entre os dedos porque seu sistema de relatórios se mantém unido por gambiarras e ilusões.

Mas quando é que o que é gratuito deixa de valer a pena?

Sinais de que chegou a hora de trocar seu rastreador de tempo gratuito por um melhor

1. Fazer relatórios demora uma eternidade (e você detesta isso).

Eis uma pergunta simples: quanto tempo você leva para preparar um relatório para um cliente?

Quando a solução consiste em baixar planilhas, copiar e colar entre abas e somar as horas manualmente, já que o plano gratuito não permite isso, então sim, isso é um problema.

Tenho conversado com donos de empresas que passam metade do dia de sexta-feira só fazendo relatórios . Isso não é de graça. É extremamente caro quando se pensa no custo dessas horas.

Ao atingir as limitações das ferramentas gratuitas para controle de tempo, talvez seja interessante investir em ferramentas que ofereçam recursos como relatórios automáticos e atualizações de painel em tempo real. Um diferencial é a capacidade de gerar faturas , já que muitas pessoas simplesmente não têm tempo para fazer isso manualmente.

2. Você não tem ideia do que as pessoas realmente estão fazendo.

Claro, seus funcionários registram o tempo trabalhado. Ótimo. Mas você sabe no que eles estão trabalhando? Tipo, trabalhando de verdade?

Os planos gratuitos geralmente oferecem os horários mínimos de início e término, e podem até incluir um nome de tarefa oculto para os mais sortudos. No entanto, quando você precisa lidar com 10 ou mais pessoas em vários projetos, precisa de mais do que isso.

Quem são os membros da equipe que estão sobrecarregados? Quais projetos estão gerando aumentos no orçamento além da rotatividade de pessoal? Qual é o gargalo que está impedindo o progresso de tudo? Ferramentas gratuitas não vão te dizer isso.

O controle de tempo aprimorado da equipe inclui rastreamento de atividades, capturas de tela (discretas, mas não invasivas) e dados de produtividade. Você se importa com os resultados, não apenas com as planilhas de horas.

3. Projetos continuam a ultrapassar o orçamento (Surpresa)

Você aloca um orçamento de 40 horas para um projeto, o que parece razoável. No entanto, duas semanas depois, descobre que 60 horas já foram gastas e o cliente questiona a fatura inesperadamente alta. Depender de ferramentas gratuitas muitas vezes significa descobrir estouros de orçamento tarde demais, como verificar sua conta bancária depois de uma maratona de compras. Essa abordagem não é eficaz. Um software de controle de tempo fornecerá alertas em tempo real.

Você aloca um orçamento de 40 horas para um projeto. Parece razoável. Então, em duas semanas, você completou 60 horas, e o cliente questiona o valor da fatura.

Ao usar ferramentas gratuitas, você geralmente descobre tarde demais que o orçamento foi estourado. É semelhante a verificar sua conta bancária depois de uma maratona de compras. Nada útil.

O software certo avisa você antes de atingir o limite do orçamento. Outros chegam a fazer previsões com base na taxa atual de estouros de orçamento. Essa distinção é o que diferencia um simples "ops" de tomar medidas proativas para ajustar seu rumo agora.

4. Faturamento ao cliente: um completo desastre.

Você tem horas faturáveis, horas não faturáveis, tarifas diferentes para pessoas diferentes e, de alguma forma, precisa transformar tudo isso em uma fatura clara.

5. E você está fazendo isso manualmente?

E é aqui que muitos deles percebem que precisam de uma alternativa ao Clockify em que a cobrança seja gerenciada corretamente. Não como uma funcionalidade adicional, mas como um elemento do sistema.

Encontre faturas integradas, tarifas por pessoa, tarifas por projeto e opções de exportação compatíveis com qualquer sistema de contabilidade que você utilize. Seu contador agradecerá.

Gerenciar sua equipe ficou complicado

Quando eram apenas você e mais três pessoas, o sistema simples funcionava. Agora você tem 15 pessoas, algumas remotas, outras no escritório, com funções diferentes, permissões diferentes e horários diferentes.

Os planos gratuitos geralmente limitam o número de usuários ou restringem recursos de gerenciamento de equipe a planos pagos. Você precisa de agendamento de turnos, controle de frequência, balanceamento de carga de trabalho e permissões baseadas em funções.

Basicamente, você precisa de um software que cresça com você, em vez de te forçar a usar soluções improvisadas.

O que realmente importa no controle de tempo da equipe

Se você está buscando opções além do seu plano gratuito atual, aqui está o que importa para o controle de tempo (e não apenas para freelancers individuais):

Você quer um monitoramento de produtividade que mostre o que está acontecendo sem ser invasivo. Recursos de gerenciamento de projetos, como orçamentos e marcos. Ferramentas de equipe para colaboração e comunicação. Cobrança transparente e sem complicações. Análises que realmente ajudem. E preços que não dobrem a cada três pessoas contratadas.

E o mais importante? Tudo deve funcionar em conjunto. Uma única plataforma. Não cinco ferramentas improvisadas com fita adesiva.

Por que o WebWork faz sentido para equipes com orçamento limitado?

Sendo sincero: você sabe que precisa atualizar, mas não está nadando em dinheiro. As ferramentas mais conhecidas custam de US$ 20 a $30 por usuário por mês, o que pesa bastante no bolso quando se tem uma equipe de 15 pessoas.

É basicamente aí que o WebWork se encaixa. Ele é para equipes que precisam de recursos avançados, mas não têm orçamentos corporativos.

Eis como funciona o sistema de preços na prática

A maioria dos planos gratuitos oferece:

• Registro básico de tempo
• Relatórios limitados
• Nenhuma informação realmente útil sobre produtividade
• Gestão de projetos básica
• Limites de usuário ou bloqueios de recursos

O WebWork oferece:

• Preços acessíveis que não te penalizam pelo crescimento
• Tudo incluído (monitoramento, projetos, faturamento, colaboração)
• Sem cobranças surpresa
• Limpar o caminho de atualização

Enquanto o Clockify cobra por recurso e os custos do Toggl aumentam exponencialmente com o tamanho da equipe, o WebWork mantém tudo transparente. Você sabe exatamente quanto está pagando, e isso faz todo o sentido para uma empresa em crescimento.

O que você realmente vai receber

Informações em tempo real sobre quais aplicativos e sites sua equipe usa (com níveis de atividade e capturas de tela opcionais, se necessário). Acompanhe a rentabilidade do projeto para determinar quais clientes valem a pena manter. Faturamento que transforma o tempo registrado em contas em segundos. Gerenciamento de carga de trabalho para que ninguém se esgote. Controle de frequência e gestão de horários, tudo em um só lugar. Relatórios que realmente respondem às suas perguntas, em vez de criar novas.

Fazendo a transição sem quebrar tudo

A ideia de trocar de software de controle de tempo pode ser assustadora, mas não precisa ser um desastre. Veja como fazer isso sem causar revolta na sua equipe:

Comece com uma equipe para teste. Importe seus dados atuais (o WebWork e a maioria de suas alternativas podem importar dados para o Clockify e outros serviços). Implemente os recursos um a um, em vez de sobrecarregar todos com eles ao mesmo tempo. Aliás, esclareça o motivo da mudança e o que ela trará para a equipe (facilidade de faturamento, visibilidade do projeto, o que for mais adequado). Depois, acompanhe se a mudança está sendo útil.

Conclusão

Por um lado, as ferramentas gratuitas são tudo o que você precisa para começar. No entanto, elas são chamadas de gratuitas, mas não foram projetadas para equipes que precisam lidar com vários clientes e prazos reais. Se você está se perguntando se é hora de migrar de um rastreador de tempo gratuito, a resposta geralmente se resume a horas perdidas, orçamentos estourados e faturamento confuso.

Na verdade, não se trata de decidir se deve ou não atualizar seu aplicativo de controle de tempo gratuito. A questão principal é: quanto está lhe custando permanecer no plano gratuito?

Quando você desperdiça horas por semana fazendo trabalho manual, perde a oportunidade de cumprir seu orçamento até que seja tarde demais, e seu processo de faturamento se sustenta na esperança e em planilhas; você não está economizando dinheiro. Está perdendo dinheiro.

Neste contexto, o WebWork foi criado para dar suporte às equipes. O controle de tempo das equipes é necessário, mas você não pode se dar ao luxo de gastar uma fortuna com isso. Justo.

Qual é, então, a verdadeira diferença entre o controle básico de tempo e a gestão efetiva da produtividade? É maior do que você imagina.