Existe uma razão pouco conhecida pela qual as startups falham.

Cerca de 90% das startups não sobrevivem aos primeiros cinco anos. Normalmente, porque ficaram sem dinheiro, contrataram as pessoas erradas, sobrestimaram a procura ou erraram no pricing.

Um problema de que pouco se fala é que estas startups não sabiam para onde ia o seu tempo.

Startups são, tipicamente, equipas pequenas, onde cada membro tem de vestir vários chapéus e fazer o trabalho de várias pessoas ao mesmo tempo. Os próprios fundadores dividem-se entre construir o produto e gerir o negócio. Estas equipas são muitas vezes remotas, e por vezes espalhadas pelo mundo em fusos horários diferentes.

Pode ser difícil acompanhar o que cada pessoa está a fazer e onde o esforço está a ser alocado, especialmente quando se está a criar um produto ou serviço do zero.

Assim, os fundadores acabam por não detetar o temido ralo invisível de produtividade. Estudos mostram que o trabalhador médio gasta 41% do seu dia de trabalho em tarefas com pouco ou nenhum valor. Knowledge workers, especificamente, desperdiçam dez horas por semana em trabalho improdutivo, gastando esse tempo em atividades como reuniões desnecessárias.

Para uma startup que está a queimar uma runway limitada, estas ineficiências não são apenas desperdício. São a razão pela qual o negócio acaba, depressa, e a concorrência ganha.

Por que as startups evitam o time tracking

Ainda assim, muitas startups hesitam ou até evitam por completo usar ferramentas de time tracking.

Pergunte a qualquer fundador de startup e ele vai dizer-lhe como se orgulha de ter uma equipa lean e eficiente que entrega resultados.

Startups são construídas com base em confiança e autonomia, centradas na clássica filosofia ‘Valorizamos resultados, não horas de trabalho’. Para os fundadores, implementar time tracking pode parecer burocracia, aquele overhead corporativo que deixaram para trás — mesmo que os time trackers certos complementem a sua abordagem orientada a resultados com dados concretos.

Depois, há a questão do preço. Software de time tracking empresarial pode custar entre $30 a $50 por utilizador por mês. Para uma startup de dez pessoas, isso traduz-se em cerca de $6.000 por ano — dinheiro que poderia ser alocado a outras necessidades.

Então as startups contentam-se com spreadsheets e timers manuais, ou simplesmente não se dão ao trabalho de registar o tempo.

Quanto à gestão de projetos, muitas startups optam por não investir em serviços pagos e, em vez disso, maximizam ferramentas gratuitas. Muitas destas ferramentas servem um único propósito: ou fazem time tracking, ou gerem projetos, ou tratam de faturação — mas raramente as três coisas.

Outras vezes, estes softwares oferecem funcionalidades premium, incluindo integração com IA, por trás de um paywall. Features de IA que ajudariam as startups a poupar tempo e aumentar a produtividade, como agentes automatizados e insights personalizados, estão bloqueadas em planos enterprise que não conseguem pagar.

E à medida que crescem, acabam por não ter uma solução centralizada para todas as suas necessidades de gestão de projetos. Funções críticas como faturação a clientes, processamento de salários e controlo de despesas estão separadas umas das outras, causando fricção desnecessária.

O que as startups precisam num time tracker

No fundo, a pergunta que muitas empresas em fase inicial fazem ao arrancar é: Como é que montamos um sistema para a nossa equipa?

Pode existir a perceção de que o time tracking é para corporações e empresas que valorizam horas de trabalho em vez de output, microgestão em vez de confiança e autonomia. Mas nada está mais longe da verdade.

Existem time trackers que permitem às empresas escolher o modo de registo de tempo preferido, seja automático, manual, ou outros. Há também time trackers que se ligam diretamente ao seu workflow, o que significa que payroll, faturação e orçamentos de projeto são processados num só lugar.

Quando se trata de time tracking, as startups têm necessidades diferentes das grandes empresas e corporações, nomeadamente:

Deploy imediato

Startups não têm tempo para configurar software de time tracking ou produtividade durante semanas. Precisam de uma plataforma que funcione no imediato.

Configuração manual, formação extensiva ou processos complexos vão atrasar as startups.

Integração de IA

Se há um negócio que conhece o valor da Inteligência Artificial e da inovação tecnológica, é uma startup. O software de time tracking que precisam já deve ter capacidades de IA integradas no preço base, não trancadas atrás de um paywall.

Em particular, a IA agêntica ou agentes autónomos representam o futuro das operações de startups. Ao contrário da IA tradicional que responde a prompts, os sistemas de IA agêntica conseguem agir de forma independente e executar tarefas sem supervisão humana constante.

Ter agentes de IA a tratar de tarefas de baixo nível e administrativas é exatamente o tipo de workflow de que as startups precisam.

Flexibilidade para mudanças rápidas

Empresas em fase inicial mudam de direção constantemente. Ao investir num time tracker, as startups devem escolher um sistema ágil que consiga suportar um pivot de um modelo de negócio para outro de um dia para o outro.

Se um time tracker é demasiado rígido ou precisa de ser refeito cada vez que a equipa se reestrutura, pode não ser a melhor solução para startups.

Orçamentação de projetos e controlo de despesas unificados

Gerir o burn rate exige ver os custos de payroll e de projetos em conjunto. Quando estes dados estão em sistemas separados, há mais margem para erros e decisões de cash management desastrosas.

Um time tracker com funcionalidades integradas de payroll e faturação poupa dinheiro às startups, porque já não precisam de procurar software separado para essas funções.

Visibilidade de dados em tempo real

Quando se é uma startup, os resultados devem ser instantâneos — não algo que se espera trimestralmente. As startups precisam de detetar imediatamente se estão a gastar tempo em trabalho de baixo valor para poderem corrigir o rumo rapidamente.

Funcionalidades de gestão de projetos

Quando se está a construir um produto ou serviço do zero, é fundamental que os fundadores consigam ver o progresso de relance. E muitas vezes, o progresso está diretamente ligado a horas de trabalho e tempo.

Os melhores time trackers não se limitam a registar tempo — dão contexto por trás dele. Que tarefas foram concluídas? Quais estão atrasadas? Os melhores time trackers oferecem funcionalidades de gestão de projetos como quadros Kanban para máxima produtividade.

Privacidade em primeiro lugar

Há várias razões pelas quais a privacidade é crítica para startups, para além de construir confiança com os clientes. Estes pequenos negócios são frequentemente alvo de ciberataques, e uma única violação de dados pode ser fatal para toda a operação. Os investidores também procuram, e por vezes exigem, práticas sólidas de segurança e privacidade. As startups devem escolher time trackers que levem a privacidade a sério para responder a esta necessidade.

Construir confiança dentro da equipa também é crucial. Há time trackers que tendem a inclinar-se para a vigilância, enquanto outros permitem às empresas configurar o que e quanta informação é recolhida com base nas suas necessidades.

Algumas startups podem achar o time tracking manual mais empoderador, enquanto outras preferem automatizar o processo — esse tipo de flexibilidade é o que as startups devem procurar numa solução de time tracking.

O preço certo

O preço será sempre um ponto sensível quando as startups investem em ferramentas, e por isso acabam por optar pelo que é grátis ou barato, comprometendo a qualidade ou a experiência de utilizador.

Mas no time tracking, as melhores soluções não são necessariamente as mais caras. No topo da lista está o WebWork.

A partir de apenas $3.99 por utilizador, o WebWork oferece um conjunto completo de funcionalidades de time tracking, incluindo gestão de projetos, payroll e faturação.

Entre trackers de vigilância que monitorizam cada movimento por $15 a $30, e timers básicos que apenas registam horas sem insights, o WebWork posiciona-se no meio — onde se obtém capacidades profissionais e monitorização configurável a preços de startup.

Não deixe a sua startup ‘ficar sem tempo’. Invista num time tracker agora.