Aunque el robo de tiempo no parece ser un problema muy extendido, muchas empresas en todo el mundo se ven afectadas por él. Sus consecuencias rara vez llevan a una empresa a la quiebra, pero sí pueden ser perfectamente medibles. Existen muchas estrategias para combatirlo, y una de las más efectivas es el uso de software de seguimiento de tiempo.
En este artículo, veremos cómo puedes usar rastreadores de tiempo para prevenir el robo de tiempo de forma eficaz. También profundizaremos en el tema y exploraremos algunos de los tipos más comunes de este problema.
¿Qué es el robo de tiempo?
El robo de tiempo es un concepto bastante sencillo: ocurre cuando los empleados engañan a sus empleadores para que les paguen por horas en las que no estaban trabajando realmente. Tanto los trabajadores por horas como los asalariados pueden incurrir en esta práctica. Sin embargo, es más fácil detectarlo en empresas que calculan las horas de nómina con precisión.
Robar tiempo es tan sencillo que puede ocurrir incluso sin intención. Por eso, este fenómeno seguirá existiendo de manera casi indefinida. Ahora bien, el robo accidental no es el que más preocupa a los managers. Hay muchas formas en que los empleados pueden robar tiempo a sus empleadores, y cada método tiene infinitas variaciones.
Tipos de robo de tiempo más comunes
Aunque hay muchas formas de robar tiempo, aquí exploraremos los tres tipos más habituales.
Registro de entradas y salidas incorrecto
Fichar la entrada o la salida sin estar realmente en el puesto de trabajo es uno de los tipos de robo de tiempo más frecuentes. Es relativamente fácil de hacer en empresas que usan tarjetas de control manual. Pero incluso las compañías que utilizan hojas de tiempo electrónicas son vulnerables a esta práctica. La forma más común de falsificar los horarios de entrada y salida es pedirle a un compañero que fiche por ti. Esta práctica tiene incluso su propio nombre: buddy punching. Las empresas pueden perder sumas considerables por este motivo, especialmente cuando se utiliza para inflar de forma significativa las horas registradas.
Descansos prolongados y tiempo personal no declarado
Tomar descansos es una parte fundamental del proceso de trabajo. Sin ellos, los profesionales no podrían rendir al máximo durante mucho tiempo. Sin embargo, registrar estos descansos con precisión puede ser igual de importante. Muchos trabajadores roban tiempo registrando sus pausas de forma incorrecta, haciéndolas aparecer más cortas de lo que realmente son. Dependiendo de la magnitud de esta diferencia, esta forma de robo de tiempo también puede tener un impacto significativo en las empresas.
Horas extra no autorizadas
Mientras que las dos formas anteriores de robo de tiempo agregan horas durante la jornada laboral estándar, esta lo hace en las horas extra. Si tu empresa no ofrece horas extra remuneradas, no tienes que preocuparte por esto. Pero si sí las ofreces, las horas extra no autorizadas son algo que debes vigilar. Por suerte, dada su naturaleza, esta estrategia no puede usarse para acumular cantidades muy grandes de tiempo. Esto es especialmente cierto si tienes un límite de horas extra que impide que tu equipo trabaje demasiado. Aun así, su impacto puede sentirse, sobre todo si tu equipo cobra una tarifa más alta durante las horas extra que durante la jornada normal.
Cómo combatir el robo de tiempo con rastreadores
Los rastreadores de tiempo pueden ayudarte a identificar el robo de tiempo de dos maneras clave: registrando las horas y permitiéndote verificar las horas registradas con datos adicionales.
Registro preciso del tiempo
La primera forma en que los rastreadores de tiempo ayudan con el robo de tiempo es a través de su funcionalidad principal. Al registrar las horas de trabajo de tu equipo en el ordenador, podrás ver cuándo empezaron a trabajar y cuándo terminaron. Estos datos serán mucho más precisos que las hojas de tiempo manuales, lo que facilita detectar horas robadas. El seguimiento de tiempo puede incluso desbaratar a los ladrones de tiempo más hábiles, ya que te permite detectar comportamientos sospechosos gracias a los datos de monitoreo adicionales.
Verificación con datos adicionales
Aunque los rastreadores de tiempo parecen herramientas simples, suelen hacer mucho más que simplemente registrar horas. La mayoría de las aplicaciones de alta calidad, como WebWork, ofrecen una variedad de funciones de monitoreo de productividad. Estas recopilan datos de tu equipo mientras trabajan, proporcionándote información sobre su rendimiento. Luego puedes usar esos datos para verificar las horas registradas, así como el avance en las tareas. La verificación de datos es fundamental para detectar el robo de tiempo.
¿Por qué ocurre el robo de tiempo?
Después de explorar los tipos de robo de tiempo y cómo los rastreadores pueden combatirlo, quizás te preguntes por qué ocurre en primer lugar. En pocas palabras, se reduce a dos factores: la deshonestidad y la insatisfacción laboral. Lamentablemente, poco puedes hacer con el primero. Pero el segundo sí es algo que puedes mejorar de varias formas.
Cómo prevenir el robo de tiempo con rastreadores
Además de detectar el robo de tiempo, el software de seguimiento también puede ayudarte a prevenirlo.
Ofrecer horarios de trabajo flexibles
Como mencionamos antes, uno de los principales motivos del robo de tiempo es la insatisfacción. Una excelente forma de mejorar la satisfacción laboral es ofrecer beneficios muy valorados, como los horarios de trabajo flexibles. Esta ventaja es especialmente adecuada para equipos que ya utilizan software de seguimiento de tiempo. Puedes controlar cuántas horas trabajan tus empleados y dejar que completen sus tareas cuando prefieran. Así pueden hacerlo cuando se sienten más productivos, dejando el resto del día libre para sus asuntos personales y actividades propias.
Mayor compromiso del equipo
El compromiso profesional está directamente relacionado con la satisfacción laboral y es un indicador clave para cualquier empresa. Mejorar el compromiso de los empleados puede hacer que el equipo se involucre más con su rol. Esto los motivará a dar lo mejor de sí mismos, lo que impulsará el rendimiento general del equipo a largo plazo. Y lo más importante: un alto nivel de compromiso profesional también reduce la probabilidad de que ocurra el robo de tiempo. Si tu equipo está a gusto con su puesto y su entorno laboral, será menos probable que roben tiempo ellos mismos o que ayuden a compañeros a hacerlo. Existen muchas estrategias para mejorar el compromiso que también te ayudan a combatir el robo de tiempo. Según investigaciones, ofrecer retroalimentación sobre el crecimiento y el desarrollo profesional puede ser especialmente efectivo.
Cómo elegir un rastreador de tiempo para prevenir el robo
Hay una cantidad enorme de rastreadores de tiempo disponibles en el mercado. Todos ofrecen funcionalidades distintas, algunas de las cuales son más relevantes para prevenir el robo de tiempo que otras. Veamos qué deberías buscar en un rastreador de tiempo para combatir esta práctica de forma eficaz.
Seguimiento de tiempo automático
El seguimiento de tiempo automático puede ser una herramienta invaluable en tu lucha contra el robo de tiempo. Elimina la necesidad de que tu equipo fiche la entrada o la salida manualmente, así como declarar los descansos en las hojas de tiempo. Para que funcione de la mejor manera posible, deberías usarlo en dispositivos dedicados exclusivamente al trabajo. De esta forma, la aplicación comenzará a registrar el tiempo en cuanto el empleado encienda su dispositivo laboral. El seguimiento automático puede ser más complicado para equipos que trabajan en modalidad remota o teletrabajo. Aun así, destinar recursos para tener dispositivos exclusivos para el trabajo puede valer la pena a largo plazo.
Funciones de monitoreo y gestión
Como mencionamos antes, las funciones adicionales te ayudan a verificar los datos de tiempo registrado. Con información como los niveles de actividad, puedes asegurarte de que los miembros de tu equipo comenzaron a trabajar cuando ficharon la entrada. También puedes usar esos mismos datos para comprobar que no se fueron antes de tiempo. Muchas aplicaciones de seguimiento incluso ofrecen funcionalidades de gestión de proyectos y tareas. Además de prevenir el robo de tiempo, gestionar las tareas de tu equipo puede ayudarte a aumentar la productividad.
Por todo esto, deberías buscar un rastreador de tiempo con muchas funcionalidades. Un ejemplo excelente es WebWork, que gracias a sus capacidades puede convertirse en una poderosa herramienta de productividad.
Conclusión
El robo de tiempo puede afectar a las empresas de manera tangible. Incrementa los costos de nómina y dificulta el crecimiento de las empresas más pequeñas. Sin embargo, puedes combatirlo y prevenirlo eficazmente con un rastreador de tiempo. Monitorear las horas de trabajo de tu equipo y verificar esos datos con funciones de seguimiento adicionales será clave en tu estrategia contra esta práctica. Erradicarla le permitirá a tu empresa alcanzar todo su potencial y acelerar su crecimiento.
