Gestionar proyectos en una empresa puede ser todo un desafío. Hay muchos factores que controlar para garantizar que un proyecto llegue a buen puerto, incluido el tema central de este artículo: los entregables. Los entregables en gestión de proyectos existen en distintos tipos y variantes, que exploraremos a lo largo de este artículo. Pero antes, repasemos los conceptos fundamentales.
¿Qué son los entregables en gestión de proyectos?
Los entregables son los resultados que debes producir en las distintas etapas del ciclo de vida del proyecto. Se trata de productos o resultados que pueden adoptar muchas formas distintas, dependiendo en gran medida del tipo de trabajo que estés desarrollando. Cada proyecto que inicies en tu empresa deberá tener al menos un entregable. Sin embargo, pueden existir muchos más resultados esperados, especialmente en proyectos de larga duración.
Por ejemplo, imagina que estás desarrollando un sitio web. En ese caso, los resultados del proyecto podrían incluir un mockup de diseño, páginas individuales concretas y un elemento de encabezado.
Los entregables en gestión de proyectos te permiten mantenerte más organizado durante todo el proceso y, con ello, alcanzar tus objetivos de forma más efectiva. Hablando de objetivos, estos y los entregables son dos conceptos muy similares que los profesionales suelen confundir. A continuación, veremos en qué se diferencian.
Entregables vs objetivos en gestión de proyectos
La diferencia principal entre los objetivos y los entregables de un proyecto tiene que ver con el momento en que se alcanzan. Por lo general, los objetivos se logran cerca del final del proyecto y representan hitos de mayor envergadura. Los entregables, en cambio, pueden aparecer en cualquier momento a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde el inicio hasta el cierre. Esto nos lleva directamente al siguiente tema: los distintos tipos de entregables en gestión de proyectos.
Los Tipos de Entregables en Gestión de Proyectos
Los entregables en gestión de proyectos pueden clasificarse de muchas formas. Aquí exploraremos tres categorías principales:
- Internos vs externos
- Tangibles vs intangibles
- De proceso vs de producto
Entregables internos vs externos
Los entregables internos y externos simplemente se refieren a quién va dirigido el resultado esperado. La nomenclatura es bastante intuitiva: los internos están pensados para uso dentro de la organización, mientras que los externos están destinados a un cliente. Un ejemplo de entregable interno serían las guías de soporte de un producto. Los externos, por su parte, pueden ser cualquier cosa, desde software hasta productos físicos. Y hablando de lo físico, ese es precisamente nuestro siguiente punto.
Entregables tangibles vs intangibles
Existen varias formas de definir los entregables tangibles e intangibles en gestión de proyectos. La más común sigue el significado original de la palabra tangible: algo que se puede tocar. Bajo esta lógica, un prototipo físico sería un entregable tangible, mientras que el software sería intangible.
Otras definiciones clasifican como tangibles los resultados no medibles, es decir, los productos finales de las distintas fases del proyecto. Los entregables intangibles, en cambio, serían aquellos que te permiten medir el progreso hacia una meta específica, como el incremento de ingresos.
Entregables de proceso vs entregables de producto
Al igual que los entregables internos y externos, los de proceso y de producto son bastante autoexplicativos. Un entregable de proceso es algo que debes completar durante el ciclo de vida del proyecto. Un entregable de producto, en cambio, suele aparecer al final del proyecto, cuando estás listo para entregar el resultado definitivo.
Por Qué Deberías Definir los Entregables en Gestión de Proyectos
Definir resultados esperados con claridad ayuda a tu equipo a mantenerse organizado. A su vez, esto te facilitará los siguientes pasos clave mientras trabajas en tu proyecto:
- Hacer seguimiento del progreso mientras tu equipo trabaja en el proyecto
- Mejorar la transparencia con clientes y socios
- Garantizar los estándares de calidad finales y corregir cualquier deficiencia a tiempo
Hacer seguimiento del progreso
Monitorear el avance de tus proyectos es fundamental para garantizar su éxito. Ya sea que lo hagas de forma manual o mediante una herramienta de gestión de proyectos, definir entregables claros simplificará mucho tu trabajo. Puedes establecer fechas límite para cada resultado esperado y hacer seguimiento de su entrega. Si lo haces a lo largo de toda la vida del proyecto, podrás detectar cuellos de botella en el rendimiento a tiempo. Como consecuencia, tus proyectos tendrán muchas más probabilidades de completarse bien antes de la fecha de vencimiento.
Mejorar la transparencia con los clientes
Si estás desarrollando un proyecto para un cliente en particular, definir entregables claros es fundamental. Esto le permitirá al cliente sentirse más seguro durante todo el proceso. Podrá solicitar ajustes antes de que sea demasiado tarde, lo cual también beneficia enormemente a tu equipo. Un cronograma de entregables bien definido se traduce en una mejor experiencia general para tus clientes y refuerza su fidelidad hacia tu negocio.
Garantizar los estándares de calidad finales
Establecer entregables en las distintas etapas del proyecto facilita la evaluación de la calidad de los resultados finales. Al revisar la calidad de cada entregable de forma individual, podrás dividir el trabajo de tu equipo de QA en partes más manejables. Además de simplificar las tareas de tu equipo, revisar la calidad en más de una etapa te ayudará a detectar y corregir cualquier problema a tiempo.
Desafíos Comunes con los Entregables en Gestión de Proyectos
Ahora que ya vimos por qué deberías definir entregables, exploremos algunos de los desafíos más frecuentes al hacerlo. Entre ellos se encuentran:
- Expectativas mal definidas: los clientes muchas veces no logran comunicar con claridad lo que esperan de un proyecto. Esto puede generar trabajo duplicado para tu equipo y ralentizar el avance.
- Falta de comunicación por parte del cliente: siguiendo con el tema de la comunicación, algunos clientes no son buenos en esto, ni al inicio ni durante el ciclo de vida del proyecto. Al igual que el punto anterior, esto puede frenar a tu equipo.
- Scope creep: seguramente ya conoces este concepto. Lo que empieza como un proyecto relativamente acotado puede crecer rápidamente hasta convertirse en algo mucho más grande de lo planeado.
Afortunadamente, reducir el impacto de estos desafíos es bastante sencillo con las herramientas de productividad adecuadas: el software de seguimiento de tiempo.
Definición de Entregables en Gestión de Proyectos con Seguimiento de Tiempo
Las herramientas de seguimiento de tiempo con funcionalidades de gestión de proyectos pueden hacer que definir entregables sea pan comido. Aquí te mostramos algunos pasos clave en los que el seguimiento de tiempo puede marcar la diferencia:
- Identificar y definir los entregables
- Establecer plazos y expectativas
- Asignar responsables para cada entregable
Identificar y definir los entregables
El primer paso para completar los entregables del proyecto es identificarlos. Esto implica dividir el proyecto en partes más pequeñas y asignar metas concretas a cada una. También debes definir los detalles clave de cada resultado esperado, que variarán considerablemente según el tipo de entregable. Por ejemplo, para un informe o un plan de acción quizás quieras establecer una extensión y un formato objetivo. Para una funcionalidad de software específica, en cambio, puede que solo necesites fijar una fecha límite. Y precisamente de eso hablamos a continuación.
Establecer plazos y expectativas
Una vez que hayas definido qué quieres lograr y cómo, es momento de establecer los plazos. Estos te permitirán construir el cronograma de entregables del proyecto, que luego usarás para hacer seguimiento del avance de tu equipo. Es fundamental que todos los integrantes del equipo conozcan los plazos establecidos. Así sabrán qué se espera de ellos en el día a día para garantizar que el proyecto se complete con éxito.
Asignar responsables para cada entregable
En muchas de las empresas más exitosas del mundo, los entregables en gestión de proyectos suelen tener una persona responsable asignada. A estos empleados se les otorga el rol de «propietario» del entregable, lo que significa que coordinan el trabajo asociado a ese resultado en particular. Sin embargo, el propietario no necesariamente tiene que trabajar directamente en el entregable.
Conclusión
Definir entregables con claridad en la gestión de proyectos ayuda a tu equipo a mantenerse organizado. Te permiten hacer seguimiento del avance del proyecto en tu empresa y asegurarte de que los objetivos se cumplan a tiempo. Puedes simplificar aún más tu trabajo utilizando una herramienta de seguimiento de tiempo con potentes funciones de gestión de proyectos y tareas, como WebWork. Esto te ayudará a completar proyectos en los plazos establecidos y a acelerar el crecimiento de tu organización.
