Традиционный офис постепенно уходит в прошлое. Всё больше компаний строят свою команду из подрядчиков, независимых специалистов и фрилансеров. Поэтому вопрос уже не в том, можно ли вести бизнес с командой фрилансеров, а в том, как делать это правильно. В этой статье мы разберём лучшие практики управления командой фрилансеров и поделимся советами, которые помогут поддерживать их мотивацию, продуктивность и вовлечённость.
Чётко формулируйте ожидания
Когда ставите задачи фрилансерам, указывайте конкретные факты, источники и требования. Фрилансеры нередко пропускают общие командные встречи — это реальность. Поэтому, чтобы сделать задачи и цели понятными, опишите следующее:
- Фокус
- Профили клиентов
- Ключевые слова
- Тон
- Голос бренда
Чтобы сэкономить время и обеспечить высокую продуктивность, давайте исчерпывающую информацию заранее. Если вы работаете с большим количеством фрилансеров, стоит присмотреться к специализированному ПО для управления фрилансерами. Это удобный способ управлять задачами, часовыми поясами и коммуникациями в одном месте.
Будьте доступны для вопросов
Проводите сессии вопросов и ответов по телефону или в видеочате — особенно для новых или крупных проектов. Письменного технического задания зачастую недостаточно.
Ещё до старта проекта будьте готовы к общению в реальном времени. Так вы сможете оперативно уточнять детали и отвечать на возникающие вопросы.
Подумайте о том, чтобы приглашать фрилансеров на информационные встречи — это помогает снять вопросы и сразу обозначить ожидания. Подключите к ним тех сотрудников, с которыми им предстоит взаимодействовать. Покажите удачные примеры прошлых проектов и расскажите, что именно сработало. Делиться знаниями в самом начале работы — значит избегать недопонимания. Никаких лишних задержек и необходимости переделывать всё с нуля, когда времени уже почти не осталось.
Ориентируйтесь на задачу, а не на цену
В интернете полно историй о том, как «всё пошло не так с фрилансером». Некоторые заказчики сталкиваются с неприятным опытом: сорванные дедлайны, низкое качество работы. Именно поэтому часть компаний с осторожностью относится к найму фрилансеров.
У большинства таких историй есть общая закономерность: получаешь ровно то, за что платишь. Если выбирать самого дешёвого исполнителя — будь то парикмахер или разработчик мобильного приложения — на отличный результат рассчитывать не стоит. И не стоит забывать: чтобы зарабатывать на жизнь, фрилансеры работают сразу с несколькими клиентами.
В найме фрилансеров есть и плюсы, и риски. Чем лучше вы умеете это делать, тем больше пользы и тем меньше рисков. При выборе фрилансера в первую очередь оценивайте качество работы, которую он способен выполнить. И не гонитесь за минимальной ценой — это куда менее важно, чем получить результат, который реально работает.
Помните: независимые специалисты сами платят налоги. Они не могут работать ниже прожиточного минимума и при этом нормально зарабатывать. Опытные фрилансеры формируют цену по принципу «себестоимость плюс маржа», и эта маржа — в том числе оплата их экспертизы.
Стоимость проекта фрилансер рассчитывает исходя из рыночных ставок и сопутствующих расходов. Среди них — накладные расходы: подписки на инструменты, компьютерное оборудование, резервное копирование, коммунальные услуги, налоги. Опытные фрилансеры знают, что всё это нужно закладывать в стоимость услуг. Иначе они просто будут работать в минус.
Познакомьте их с вашим брендом
Прежде чем отдавать новым фрилансерам дизайн-задачи или рабочие материалы, проведите их через вашу стратегию бренда.
Например, если перед вами графический дизайнер — сделайте акцент на гайдлайне по стилю; если копирайтер — убедитесь, что он понимает ваш tone of voice.
В зависимости от роли специалиста одни аспекты потребуют больше времени, другие — меньше. И конечно, необходимо предоставить им доступ ко всем нужным ресурсам: логотипам, брендовым изображениям и контентным материалам.
Хорошая идея — оплатить фрилансеру час-два на просмотр ваших онбординговых видео и материалов. Речь идёт о том, что HR или маркетинговая команда создаёт для новых сотрудников: о бренде, продуктах и миссии компании. Если вы видите в фрилансере долгосрочного партнёра, эта небольшая инвестиция позволит ему быстро войти в курс дела и сэкономит вам часы на правках в будущем.
Определите контактных лиц
Назначьте конкретного члена команды ответственным за коммуникацию с фрилансерами — одного человека, которому они звонят и пишут. Детали проекта легко теряются, когда в процессе участвует слишком много голосов. Когда возникает вопрос, фрилансер хочет чувствовать, что у него есть надёжный представитель со стороны заказчика, который поможет поддерживать своевременную коммуникацию по проекту.
Ваш основной контакт должен быть тем, кто получает внутренние ресурсы для фрилансера и находит ответы на его вопросы. Это центральная точка, через которую проходит всё необходимое для выполнения проекта. Хотите быть уверены, что все фрилансеры получают нужные материалы вовремя? Подумайте о том, чтобы назначить нескольких ответственных менеджеров — в зависимости от ваших ресурсов.
Дайте фрилансерам почувствовать поддержку и уважение
Важно, чтобы каждый участник команды чувствовал свою ценность. Особенно если вы нашли хорошего специалиста и хотите сохранить долгосрочные отношения. (Да и просто если хотите быть нормальным работодателем и порядочным человеком.) Вы можете вдохновлять своих фрилансеров и вовлекать их в вашу идею — через знания, энтузиазм, уважение и признание их вклада.
Конечно, фрилансеры — не штатные сотрудники. Но есть HR-инструменты, которые помогут вам стать хорошим руководителем для них. Инструменты автоматизации HR упрощают управление расписанием, рабочими процессами и обучением.
Некоторые HR-практики тоже хорошо работают: коучинг, менторство, запрос честной обратной связи. Лояльные и хорошо погружённые в контекст фрилансеры могут стать настоящим активом для вашего бизнеса. Но помните: фрилансеру ничего не стоит уйти, если что-то не устраивает — поэтому используйте все доступные инструменты, чтобы они хотели работать именно с вами.
Используйте программы для учёта рабочего времени
Фрилансеры сами себе хозяева, и диктовать им, в какие часы работать, нельзя. Тем не менее значительная часть фриланс-работы оплачивается почасово, поэтому учёт времени имеет принципиальное значение.
Работаете в крупной организации, которая активно привлекает фрилансеров? Возможно, стоит внедрить программу для учёта рабочего времени. Она позволяет специалистам фиксировать начало и конец рабочей сессии одним кликом. Это особенно актуально для тех, кто обрабатывает ваши звонки или занимается чат-поддержкой.
Другие фрилансеры занимаются творческими задачами — дизайном, копирайтингом, консалтингом. Для них логиниться в корпоративную систему учёта времени неуместно, ведь они не в штате. Поэтому существуют специально разработанные приложения для отслеживания времени фрилансеров. Они позволяют фиксировать время, потраченное на ваш проект и на работу с другими клиентами, и, как правило, напрямую связаны с системой выставления счетов. Для тех, кто не использует интегрированные инструменты, хорошим решением станет бесплатный онлайн-генератор счетов — он поможет отправлять счета в чётком и профессиональном формате, не нарушая ваш платёжный процесс.
Отвечайте оперативно
Для фрилансера нет ничего хуже, чем тишина в ответ на сообщение клиенту. Особенно когда дедлайн на носу. Старайтесь отвечать в течение 24 часов с чёткой и исчерпывающей информацией. Давайте конкретные ответы, избегайте корпоративного жаргона и пустых фраз — особенно когда времени мало.
Нужно что-то сделать за три часа? Никому не поможет ситуация, когда фрилансер тратит один из этих часов на расшифровку «корпоративного языка» или пытается понять, что такое «промежуточный отчёт XYZ» и где его вообще найти.
Ставьте реалистичные дедлайны
Устанавливайте реалистичные и справедливые сроки для фрилансеров. Регулярно уточняйте, актуален ли изначальный план. Фрилансеры хотят помогать и делать хорошую работу. Но они также хотят избегать лишнего стресса — в том числе давления со стороны жёстких дедлайнов. Собственно, именно поэтому они и стали фрилансерами.
Поэтому сообщайте фрилансерам об изменениях в графике. Особенно о задержках и других факторах, которые могут повлиять на дедлайны. Приглашайте их делиться с вами аналогичными новостями. Вместе определяйте, может ли каждая из сторон эффективно адаптироваться к этим изменениям.
Не ждите чудес
Успешный проект, как правило, требует участия множества специалистов, — как и строительство дома. Вы же не ожидаете, что электрик займётся интерьерным дизайном.
Нужен кто-то, кто спланирует, разработает и оптимизирует ваш сайт? Не стоит нанимать фриланс-разработчика и рассчитывать, что он сделает всё сам.
Чтобы избежать недопонимания, чётко обозначьте объём задач, которые вы поручаете фрилансеру. Достаточно короткого списка пунктов и целевой даты. В любом виде это поможет предотвратить расширение scope и его нежелательного спутника — «расползания задач» (mission creep), когда проект понемногу меняется, но так часто, что никогда не завершается.
Чётко выстройте процесс правок
Соблюдайте заранее оговорённое количество черновиков и правок, исходя из договора и ставки фрилансера. Как правило, фрилансер закладывает в свою цену определённое число итераций и изменений. Уважайте это ограничение. Если проект настолько изменился, что первоначальные черновики утратили актуальность, честно переговорите с фрилансером о расширении scope и увеличении вознаграждения.
Кроме того, чтобы все участники понимали процесс одинаково, чётко определите порядок внесения правок между штатными сотрудниками и фрилансерами. Если в review контента участвует небольшая группа коллег — передавайте фрилансеру итоговую версию после всех их правок. В этом процессе вам поможет надёжный инструмент управления задачами.
Используйте инструменты по максимуму
Используйте технологии, чтобы упростить работу — именно это делает концепцию распределённой команды реально работающей. Когда вы часть виртуальной команды, эффективная коммуникация и слаженная работа становятся критически важными.
Например, стоит рассмотреть использование инструмента управления проектами. Для видеозвонков подойдут Skype или Zoom. Online slideshow maker поможет легко создавать видеопрезентации.
Старайтесь общаться как можно больше: письма и сообщения легко поддаются неверной интерпретации. Ищите нестандартные решения, которые сделают командную работу проще и приятнее!
Платите регулярно и вовремя
Платите фрилансерам в соответствии с согласованным графиком. Его должны установить и утвердить обе стороны. Если фрилансер выполнил разовый проект — оплатите сразу по завершении. Ваша репутация заказчика, который «платит вовремя», важна: от неё зависит, насколько легко вы сможете находить фрилансеров в будущем.
Для получения оплаты внештатные специалисты будут выставлять счета. Оплачивайте их также своевременно. Помните: фрилансеры — не корпорации. Как правило, это люди с собственным бюджетом, расходами и обязательствами. Непросто, когда договор «оплата по завершении» превращается в 30-дневное ожидание, и болезненно, когда «оплата через 30 дней» растягивается до 90.
Если вы успешная компания, но платите с задержками, фрилансеры могут просто перестать с вами работать или поднять ставки, чтобы компенсировать ожидание. Возникли проблемы с оплатой? Сообщите фрилансеру как можно скорее и договоритесь хотя бы о частичной выплате на переходный период.
У фрилансеров есть бюджеты и расходы. Когда 30-дневный платёжный цикл растягивается до 90 дней — это очень серьёзная проблема.
Всегда давайте обратную связь
Давайте фрилансерам обратную связь по результатам их работы. Иначе они могут не понимать, насколько их усилия ценны и эффективны.
Поэтому старайтесь выходить на связь с фрилансерами не реже одного раза в квартал. Это возможность выразить признательность за их работу или обсудить, как оптимизировать процесс. Такой подход поддерживает вовлечённость фрилансеров и мотивирует их работать на вас с полной отдачей.
Действуйте!
Выстроить эффективную работу с фрилансерами потребует определённых усилий и планирования. Однако это гарантирует, что у вас появится ценный и квалифицированный участник вашей постоянной команды. А значит, вы сможете продуктивно работать вместе и создавать по-настоящему качественные проекты. Следуйте советам из этой статьи — и всё получится.
Об авторе:
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/nina-petrov/
