Работа в режиме 24/7 открывает перед компаниями по всему миру огромные возможности. Для этого бизнес использует круглосуточные сменные графики — и если вы сталкиваетесь с ними впервые, организовать всё правильно может быть непросто. Один из лучших способов управлять такими графиками — воспользоваться популярным инструментом для повышения продуктивности: программой для учёта рабочего времени.
Именно об этом и пойдёт речь в статье. Мы разберём, зачем вообще переводить бизнес на режим 24/7 и чем в этом поможет учёт рабочего времени. Также рассмотрим основные трудности круглосуточных графиков и то, как трекер времени помогает с ними справляться.
Основы круглосуточных сменных графиков
Работа в режиме 24/7 — это, по сути, непрерывная деятельность компании. Поскольку один человек физически не способен работать 24 часа подряд, для этого нанимают несколько сотрудников. Сменный график как раз решает эту задачу: разные люди выходят на работу в разное время суток, закрывая все 24 часа.
Классическая схема предполагает трёх сотрудников, каждый из которых работает по 8 часов. Впрочем, можно обойтись и двумя людьми — при условии, что они готовы к 12-часовым сменам. С другой стороны, для той же цели можно нанять шестерых сотрудников на частичную занятость, хотя на практике такой подход встречается редко.
Примеры круглосуточных сменных графиков
Существует множество вариантов круглосуточных сменных графиков, и охватить их все в рамках одной статьи невозможно. Тем не менее среди наиболее распространённых можно выделить графики 4 через 3, 24 через 48 и континентальный график.
График 4 через 3
Схема 4 через 3 достаточно проста: сотрудник работает 4 дня подряд, затем отдыхает 3 дня. Когда он возвращается, его переводят на другую смену. Как правило, рабочий день при таком графике длится 8 часов, а смены делятся на дневные, вечерние и ночные.
График 24 через 48
График 24 через 48 по принципу похож на предыдущий, но здесь в названии отражено количество часов работы и отдыха, а не дней. Как можно догадаться, смена здесь длится целые сутки. Именно поэтому такой формат применяется только там, где нагрузка не является постоянной, — например, в экстренных службах. В перерывах между вызовами специалисты могут отдохнуть прямо на дежурстве.
Континентальный график
При континентальном графике сотрудник работает 7 дней подряд, после чего отдыхает 2–3 дня. Разброс в днях отдыха объясняется тем, что неделя делится на три части: каждая из них отводится под одну из смен или период отдыха, которые чередуются по ротации. Такой сменный график обеспечивает более плавный переход между сменами. У сотрудников остаётся больше времени на адаптацию перед каждой сменой — это особенно важно для нормального режима сна.
Преимущества круглосуточного сменного графика
Непрерывная работа бизнеса даёт ощутимые преимущества. Главные из них — рост объёмов производства, улучшение клиентского сервиса и максимальная эффективность использования ресурсов.
Рост объёмов производства
Первое преимущество круглосуточного режима очевидно. Чем дольше работает компания, тем больше она успевает произвести и продать. Команда сможет закрывать больше сделок и помогать большему количеству клиентов. Если за пределами стандартного рабочего дня есть возможности, которые нельзя упускать, ваши сотрудники будут готовы их реализовать.
Улучшение клиентского сервиса
Одна из ключевых областей применения круглосуточных сменных графиков — клиентская поддержка. Они позволяют оперативно отвечать на вопросы и решать проблемы клиентов вне зависимости от их часового пояса. Для компаний из сферы IT и разработки программного обеспечения это особенно важное конкурентное преимущество.
Максимальная эффективность использования ресурсов
Максимальная эффективность — приоритет прежде всего для производственных компаний. Многие предприятия, выпускающие физические товары в специализированных помещениях, арендуют эти площади — от небольших механических мастерских до крупных производственных цехов. Круглосуточная работа позволяет им выжать максимум из арендных платежей и улучшить денежный поток. Практика настолько широко распространена, что многие компании-собственники также работают без остановок. Для них вопрос стоит иначе: не об аренде, а об альтернативных издержках от простаивающего оборудования и производственных площадей.
Роль учёта рабочего времени в управлении сменными графиками 24/7
Разобравшись с основами круглосуточных сменных графиков, давайте поговорим о том, как учёт рабочего времени помогает ими управлять.
Планирование смен заранее
Одна из главных возможностей трекера времени в контексте круглосуточной работы — составление сменных графиков сотрудников. Главное, чтобы такая функция была предусмотрена в вашем инструменте. Если она есть, пользоваться ею довольно просто. Например, функция планирования смен в WebWork позволяет создавать несколько смен с различными параметрами — рабочими днями и часами — и назначать их любым участникам рабочего пространства. Трекер использует эти данные в том числе для того, чтобы за час до начала смены напоминать сотрудникам о выходе на работу.
Контроль посещаемости
Продолжая тему начала смен: трекер времени также позволяет отслеживать посещаемость. Качественные приложения фиксируют, в какое время сотрудники приступают к работе, и определяют, вышли ли они вовремя или с опозданием. WebWork, в частности, показывает и случаи раннего ухода, и ситуации, когда сотрудник отработал меньше положенного за день.
Как учёт рабочего времени помогает справляться с трудностями круглосуточных графиков
В завершение этого руководства рассмотрим, как трекер времени помогает решать типичные проблемы, возникающие при работе в режиме 24/7.
Рост операционных расходов
Одно из прямых следствий круглосуточной работы — увеличение операционных расходов. Поддерживать деятельность компании в то время, когда она раньше простаивала, стоит денег. В большинстве случаев возросшие доходы покрывают эти затраты, но работа в определённые часы может оказаться нерентабельной. Если у вас есть проекты с минимальной маржой, они рискуют выйти за рамки бюджета. В таких ситуациях очень кстати придётся функция вроде бюджетирования проектов в вашем трекере.
Необходимость расширения штата
Один из ключевых факторов при переходе на круглосуточные сменные графики — потребность в дополнительных сотрудниках. Управлять большой командой непросто, но и здесь трекер времени приходит на помощь. Качественные инструменты с развитыми функциями мониторинга и аналитики позволяют эффективнее руководить расширенным составом сотрудников.
Соответствие требованиям трудового законодательства
Соблюдение требований трудового законодательства — серьёзная задача, если вы хотите организовать круглосуточную работу с минимальным числом людей. Для этого сотрудникам нередко назначают 12-часовые смены, из-за чего они могут отрабатывать больше стандартных 40 часов в неделю. Во многих странах такие часы считаются сверхурочными и требуют повышенной оплаты. Трекер времени помогает точно рассчитывать рабочие часы и сверхурочные выплаты в соответствии с законодательством любой страны.
Благополучие сотрудников
Важнейший аспект при любом сменном графике — благополучие сотрудников. Такие графики могут негативно влиять на качество сна и баланс между работой и личной жизнью. Проблемы со сном решить труднее, но поддерживать здоровый баланс помогает учёт рабочего времени. Такие инструменты, как WebWork, предлагают специальные функции, которые сигнализируют о перегрузке или, напротив, недостаточной загрузке сотрудников.
Итоги
Перевод бизнеса в режим 24/7 может дать значительный положительный эффект. Для этого потребуются круглосуточные сменные графики — поначалу с ними бывает непросто разобраться. Качественный трекер времени помогает нивелировать большинство связанных с этим трудностей, что в итоге позволяет повысить продуктивность компании и не упускать новые возможности для роста.
