Современная рабочая среда, основанная на данных, предоставляет менеджерам доступ к большему объему информации, чем когда-либо, о том, как их отделы используют рабочее время. Однако парадокс заключается в том, что чем больше у нас данных, тем меньше вероятность принятия более эффективных решений. На самом деле, большинство руководителей попадают в ловушку, используя данные о времени для оценки эффективности работы команды, даже если они используют неверные временные показатели.

Никто не должен спрашивать, следует ли использовать данные о времени для оценки работы вашей команды. Вопрос в том, как это делать. Все учета времени доступны в современных приложениях для управления персоналом, таких как WebWork, но важно понимать, какие показатели ценны, а какие могут нанести вред производительности вашей команды.

Получение данных о времени в системе управления командой.

Данные о времени — это все данные о том, как ваша команда использует свое рабочее время. Это может включать записи в программах управления проектами Asana , или в приложениях для учета рабочего времени. В обычной офисной среде это может быть время, затраченное на совещания, личную работу, командную работу или даже отдых. Речь идет не о том, чтобы следить за каждой секундой, а скорее о получении значимой информации и принятии более эффективных решений.

Почему это важно? Данные о времени используются в управлении высшего звена для согласования работы команд с бизнес-целями. Например, если ваши сотрудники отдела продаж тратят слишком много времени на административную работу, это может быть причиной невыполнения плановых показателей. Тем не менее, неправильное использование данных о времени, например, акцентирование внимания на общем количестве отработанных часов, может привести к выгоранию и недовольству, а также к некорректной оценке работы. Вместо этого можно применить более разумное решение, основанное на качественных элементах, на учете рабочего времени. Это позволит оценивать эффективность, а не просто количество отработанных часов.

Мы можем разделить это на этапы, начиная с положительных моментов: что нужно измерять.

Выявление закономерностей в использовании времени.

Закономерности — это закономерности поведения или распределения времени, проведенного в вашей команде. Представьте их как привычные модели вашей работы. С их помощью вы можете выявить неэффективность или преимущества, которые могут быть скрыты за простыми цифрами.

Рассмотрим пример маркетинговой команды, которой вы руководите. Под временной информацией вы подразумеваете систематизацию деятельности, которая может включать такие направления, как разработка контента, взаимодействие с клиентами, разработка стратегического плана и анализ результатов. За месяц вы можете обнаружить тенденцию, что полдня вы тратите на совещания, но только 2 из 10 дней — на творческую работу. Это может быть следствием перегрузки или подавления инноваций.

Для эффективного измерения закономерностей:

• Собирайте данные систематически: используйте инструменты для автоматической регистрации времени или с помощью простых отметок. По возможности избегайте ручного ввода, так как это может быть обременительно.
• Классификация и анализ: Разделите время на основные и второстепенные виды деятельности. К основным видам деятельности может относиться работа с клиентами, а к второстепенным — переписка по электронной почте или административная работа.
• Визуализация для наглядности: создавайте столбчатые диаграммы или панели мониторинга, отображающие еженедельные закономерности. Если закономерность показывает всплески в переключении задач (например, перескакивание между проектами), это может свидетельствовать о неправильной расстановке приоритетов.

Подробнее, закономерности помогают диагностировать первопричины. Представьте себе команду разработчиков программного обеспечения, где закономерности показывают, что утро проходит в сосредоточенном кодировании (высокая производительность), а после обеда — в обработке разрозненных заявок в службу поддержки. Это может стать поводом для реструктуризации графика работы для улучшения эффективности. Проще говоря, закономерности подобны следам на песке. Они показывают путь, по которому движется ваша команда, позволяя вам направлять её к более ровной местности.

Развивая эту мысль: рассмотрим команду обслуживания клиентов. Может выявиться закономерность, когда агенты тратят 40% своего времени на повторные запросы из-за неадекватных разделов часто задаваемых вопросов. Для измерения этого показателя необходимо рассчитать проценты: (Время, затраченное на категорию А / Общее время) x 100. Сравните данные за несколько недель, чтобы убедиться, что это закономерность, а не случайность. Если игнорировать такие закономерности, это может привести к высокой текучести кадров; их устранение повышает моральный дух и эффективность.

Отслеживание тенденций за определенные периоды времени

Тренды строятся на основе закономерностей, демонстрируя изменения во времени, подобно фильму, а не моментальному снимку. Они показывают, улучшается ли работа вашей команды, стагнирует она или приходит в упадок, что позволяет принимать упреждающие меры.

В общих чертах, отслеживайте тенденции в таких показателях, как скорость выполнения задач в час или время решения проблем. Для финансового отдела можно отслеживать, сколько времени требуется для закрытия ежемесячных отчетов. Если тенденция показывает снижение с 20 до 15 часов за квартал, это указывает на рост квалификации или улучшение процессов.

Как измерять тенденции:

• Установите базовые показатели: используйте исторические данные в качестве отправной точки. Для новых команд проводите сравнительный анализ с отраслевыми стандартами (например, со средним временем выполнения проекта в вашей отрасли).
• Отслеживайте ключевые показатели: сосредоточьтесь на тенденциях в коэффициентах производительности, таких как объем работы за единицу времени. В этом могут помочь такие инструменты, как Google Analytics для внутренних рабочих процессов.
• Учитывайте переменные: тенденции могут колебаться из-за внешних факторов, таких как праздники или прием на работу новых сотрудников. Корректируйте данные, используя скользящие средние (например, среднее значение за последние четыре недели).

Давайте объясним подробнее: Тренды — это стрелки направления. Предположим, в отделе кадров данные показывают тенденцию к увеличению времени цикла найма с 30 до 45 дней за шесть месяцев. Это может быть связано с увеличением количества кандидатов или неэффективной процедурой отбора. Для количественной оценки постройте график: по оси X — месяцы, по оси Y — среднее время. Проведите более глубокий анализ, сегментируя данные, например, ухудшается ли тенденция для руководящих должностей? Проще говоря, тренды подобны прогнозам погоды: они предупреждают о штормах (росте неэффективности) или о ясном небе (улучшении показателей), помогая вам подготовиться.

Избегайте краткосрочных прогнозов: спад на одну неделю — это не тенденция; ищите устойчивые изменения в течение 4-8 недель. Это предотвратит чрезмерные реакции и будет способствовать стабильному управлению.

Обеспечение сбалансированности рабочей нагрузки

Баланс — это справедливое распределение времени между задачами, людьми и аспектами жизни, предотвращение перегрузки и обеспечение устойчивости. В управлении высшего звена это крайне важно для поддержания здоровья команды и долгосрочной эффективности.

Оцените баланс, проанализировав отклонения: насколько равномерно распределено время? В проектной команде проверьте, не тратят ли одни участники 60% своего времени на стрессовые задачи, а другие — на более легкую работу. Также оцените баланс между работой и личной жизнью, проанализировав графики сверхурочной работы или время на восстановление.

Практические этапы измерения:

• Индивидуальный баланс: Рассчитайте количество часов на человека и отметьте отклонения (например, если кто-то постоянно работает более 50 часов в неделю).
• Баланс задач: Необходимо обеспечить, чтобы ни одна категория задач не доминировала, например, 70% времени было уделено срочным решениям, а 70% — стратегическому планированию.
• Целостный подход: Учитывайте нерабочее время косвенно, посредством опросов вовлеченности, связанных с данными о затраченном времени.

Если говорить подробнее, баланс действует как весы, которые, перевесив, начинают ломаться. Для оперативной группы дисбаланс может проявляться в данных о времени, когда сотрудники логистики тратят 80% времени на управление кризисными ситуациями, не оставляя места для улучшения процессов. Измеряйте с помощью соотношений: идеальным вариантом может быть соотношение 50/30/20 для основных задач/поддержки/обучения. Инструменты могут создавать тепловые карты, показывающие очаги перегрузки. Проще говоря, баланс — это как сбалансированное питание для вашей команды: слишком много чего-то одного (например, совещаний) приводит к «несварению желудка» (усталости), в то время как разнообразие поддерживает энергию всех.

Почему это важно? Несбалансированные команды страдают от недовольства и ошибок. Измеряя результаты, вы можете перераспределить задачи, возможно, автоматизировать рутинные, что приведет к созданию более счастливых и инновационных коллективов.

Что не следует измерять: избегайте измерения количества отработанных часов.

Хотя приведенные выше показатели ориентированы на получение ценной информации, они не измеряют общее количество отработанных часов, то есть совокупное количество часов, отработанных без учета контекста. Многие менеджеры попадают в эту ловушку, полагая, что чем больше времени, тем выше будет производительность.

Почему бы и нет? При подсчете отработанных часов не учитываются качество и контекст. Один из членов команды может работать 10 часов, но не добиться многого из-за отвлекающих факторов, в то время как другой может многого достичь за 6 часов сосредоточенной работы. Сосредоточение внимания на количестве отработанных часов приведет к увеличению объема работы за счет качества, например, к неоправданным сверхурочным работам.

Конкретные подводные камни:

• Отсутствие индивидуальных рейтингов: не используйте таблицы лидеров по количеству часов игры; это способствует конкуренции, а не сотрудничеству.
• Контекст имеет решающее значение: 40 часов могут быть ценны на творческом этапе, но они бесполезны на этапе, когда работа идёт медленно.
• Риски демотивации: команды будут чувствовать, что за ними следят, что может привести к подделке данных или выгоранию.

Подробное описание: Отслеживание отработанных часов приводило к завышенным результатам в отчетах ; для достижения целей добавлялись ненужные задачи, а фактический объем работы сокращался в одной компании, которую я посетил. Вместо этого следует соотносить время с результатами: были ли эти часы оплачены достигнутыми целями? Отработанные часы, простыми словами, — это подсчет шагов без указания направления: вы можете много ходить и никуда не продвинуться.

Переверните ситуацию: анализируйте данные, а не принуждайте к действию, используя временные показатели. Это способствует укреплению доверия и фокусируется на результатах.

Эффективное внедрение измерения временных данных

Теперь, когда вы понимаете, что нужно измерять, а чего следует избегать, вот как реализовать этот подход:

• Будьте прозрачны : объясните своей команде, какие именно данные вы собираете и зачем. Расскажите, что вы анализируете закономерности и тенденции для улучшения процессов, а не для того, чтобы выявлять случаи безделья.
• Сосредоточьтесь на системах, а не на отдельных людях : когда вы обнаруживаете проблемы в данных, рассматривайте их как проблемы процесса, а не как личные недостатки. Если кто-то работает сверхурочно, это проблема распределения рабочей нагрузки, а не проблема управления временем.
• Используйте данные для поддержки, а не для слежки : пусть анализ времени помогает в коучинговых беседах, распределении ресурсов и улучшении процессов. Не используйте их для придирок к индивидуальным графикам.
• Привлекайте команду к обсуждению : поделитесь с командой обобщенными результатами и попросите их интерпретацию. Зачастую они могут подсказать, почему существуют те или иные закономерности, и предложить идеи для улучшения.
• Оценивайте результаты наряду со временем : данные о времени приобретают смысл, когда их сопоставляют с показателями результатов. Создают ли команды, уделяющие больше времени разработке, код более высокого качества? Коррелирует ли сбалансированный график с более высокими показателями удовлетворенности клиентов?

Заключение

Освоение методов измерения эффективности работы команды с помощью временных данных – это развитие мудрости, а не просто сбор цифр. Правильный подход фокусируется на закономерностях, которые показывают состояние рабочего процесса, тенденциях, предсказывающих будущие проблемы, и сбалансированных показателях, обеспечивающих устойчивость.

Такие инструменты, как WebWork, обеспечивают инфраструктуру данных, но руководство занимается их интерпретацией и принятием решений. Используйте анализ времени, чтобы устранить препятствия, защитить время, отведенное на концентрацию, справедливо распределить рабочую нагрузку и создать условия, в которых ваша команда сможет работать максимально эффективно.

Помните: цель не в том, чтобы максимизировать отработанные часы или добиться идеальных показателей активности. Цель — создать высокоэффективную команду, которая добивается исключительных результатов, поддерживая при этом здоровые и устойчивые методы работы. Когда вы измеряете правильные показатели и игнорируете неправильные, данные о времени становятся мощным союзником в достижении этой цели.

В современных условиях работы преуспевают не те команды, которые работают дольше всех, а те, чьи лидеры понимают, что данные о времени действительно говорят о том, как выполняется работа.