Muitas empresas utilizam horários de turnos dos funcionários para operar 24 horas por dia . Eles podem desempenhar um papel crítico no sucesso ou no fracasso de empresas em muitos setores. Se você deseja usar turnos de equipe em sua organização, talvez esteja se perguntando como fazê-lo de maneira eficaz .

Neste artigo, nos aprofundaremos no tópico de agendamento de turnos de funcionários . Veremos como você pode configurá-lo usando um rastreador de tempo e exploraremos pontos-chave, como diferentes tipos de turno.

Os princípios básicos dos horários de turnos dos funcionários

Vamos começar com o básico do assunto. Um cronograma de turnos de funcionários permite que uma empresa permaneça operacional por mais tempo do que o normal, normalmente até 24 horas por dia. São essencialmente planos sobre como você manterá sua empresa funcionando em horários específicos do dia no futuro. Os horários de turnos dos funcionários podem até desempenhar um papel importante na gestão do tempo da sua equipe . Este é particularmente o caso ao planejar tarefas colaborativas, como reuniões.

Para implementar esses cronogramas, você precisará levar em conta algumas considerações. Uma das mais importantes delas é ter pessoal suficiente disponível para todos os seus turnos. Se você estiver configurando horários de turnos de funcionários pela primeira vez, pode ser necessário contratar mais pessoas.

Antes de se comprometer a expandir sua equipe, é importante identificar se a programação de turnos é adequada para sua empresa.

Para quem os horários de turnos dos funcionários são mais adequados?

Embora os horários de turnos dos funcionários possam ser usados ​​para praticamente todas as profissões, eles são mais adequados para aqueles que estão sempre em demanda. Isso inclui especialistas em cuidados de saúde e de suporte ao cliente . As empresas que não precisam ficar abertas o dia todo, mas se beneficiam de horários de funcionamento mais longos, muitas vezes também usam a programação de turnos. Isso inclui empresas físicas em todos os tipos de setores, como varejo, hotelaria e serviços de alimentação.

Além disso, as empresas que utilizam horários tradicionais também precisarão, às vezes, ampliar seu horário de funcionamento. Você pode querer fazer isso em sua empresa durante uma época de alta demanda . Um exemplo típico disso é a época de festas de fim de ano, durante a qual as pessoas compram presentes em todo o mundo. Nesses casos, você deve usar uma programação de turnos sazonais para funcionários, que abordaremos com mais detalhes em breve.

Configurando um cronograma de turnos de funcionários com um rastreador de tempo

Agora, vamos explorar como você pode configurar um cronograma de turnos de funcionários usando uma ferramenta de produtividade popular: software de controle de tempo .

Identifique suas necessidades

O primeiro passo para implementar qualquer coisa em sua empresa envolve identificar suas necessidades. Especificamente para o agendamento de turnos de funcionários, você deve determinar por quanto tempo deseja manter sua empresa funcionando e quando. Por exemplo, você pode precisar manter as luzes acesas 24 horas por dia, 7 dias por semana ou apenas precisar de um pequeno aumento na produção de sua equipe durante a alta temporada . Seus requisitos orientarão muitas decisões importantes em sua estratégia de agendamento de turnos, como se você precisará contratar pessoal adicional ou não.

Atribua turnos com um rastreador de tempo

Depois de determinar seus objetivos, você pode começar a atribuir turnos. Para fazer isso com um rastreador de tempo, você precisará usar uma solução que ofereça um recurso adequado, como o agendamento de turnos de funcionários do WebWork . Basta criar os turnos que deseja oferecer à sua equipe e começar a atribuí-los. Você pode criar horários de turnos de várias maneiras. Uma das práticas mais populares envolve atribuir turnos rotativos à sua equipe, o que significa que a equipe trabalhará em turnos variados de um dia para o outro.

Revise e revise periodicamente

Depois de configurar o horário de turnos dos funcionários, você deve analisar seus efeitos em seus negócios. Fazer isso periodicamente ajudará você a garantir que sua empresa esteja se beneficiando da programação de turnos. Se notar alguma mudança negativa, é importante rever a sua estratégia desde o início para evitar qualquer dano a longo prazo para o seu pessoal e organização. 

Diferentes tipos de turnos de funcionários

A programação de turnos dos funcionários pode envolver muitos tipos de turnos diferentes. Vamos explorar brevemente alguns dos mais populares.

Turnos diurnos, noturnos e noturnos

Esses três são os turnos de trabalho mais comuns usados ​​em todo o mundo. Seus nomes são bastante autoexplicativos, descrevendo o período que cobrem. Não há horários padronizados de início e término, mas os turnos diurnos geralmente começam por volta das 8h00 às 10h00 . Os turnos noturnos começam por volta das 16h00 às 18h00 , enquanto os turnos noturnos começam à meia-noite ou um pouco mais tarde.

Turnos de fim de semana

Os turnos de fim de semana também são bastante comuns em vários setores. Como o nome indica, estes turnos estendem o horário de trabalho dos funcionários aos sábados e domingos . Não envolvem necessariamente horários não tradicionais, como turnos noturnos ou noturnos. Porém, eles podem ser combinados se o seu negócio exigir uma operação 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Mudanças temporárias

Mudanças temporárias são bastante simples. Eles são usados ​​para atender ao aumento da demanda, normalmente sazonalmente. Conforme mencionado anteriormente, um exemplo comum disso acontece durante a temporada de férias no início do ano. As empresas de varejo serão as que mais aproveitarão isso.

Outros tipos de horários de trabalho

Além dos turnos mencionados acima, sua empresa pode utilizar alguns outros horários de trabalho para atingir suas metas de produtividade.

Horário de trabalho flexível

Horários de trabalho flexíveis permitem que seus funcionários trabalhem quando quiserem. Isso pode ajudá-los a concluir suas tarefas quando são mais produtivos ao longo do dia, o que varia de pessoa para pessoa.

Horários de meio período

Contratar funcionários em meio período pode ser uma excelente forma de aumentar a produção geral da sua empresa. Você pode atribuir turnos fora do padrão à sua equipe de meio período para estender o horário de funcionamento da sua empresa com bastante facilidade.

Turnos duplos

O conceito de turnos duplos é bastante simples. Envolve funcionários que trabalham em dois turnos consecutivos, como turno diurno e noturno. Esses cronogramas também podem ajudar com suas metas de produtividade, mas trazem algumas preocupações.

Desafios comuns dos horários de turnos dos funcionários

A implementação de qualquer nova estratégia em seu negócio terá seus desafios. Este também é o caso da programação de turnos dos funcionários, com uma das maiores preocupações relacionadas à saúde dos funcionários.

Preocupações com a saúde dos funcionários

As preocupações com a saúde normalmente surgem quando os funcionários precisam trabalhar à noite. Isso perturba o ciclo sono-vigília do corpo humano, também conhecido como ritmo circadiano. Além de afetar negativamente o sono, esse tipo de trabalho por turnos pode prejudicar a saúde de outras maneiras.

Para minimizar esses efeitos, tente reduzir o número de dias que cada membro da sua equipe trabalha à noite. Além disso, você também deve fornecer um maior grau de flexibilidade aos trabalhadores do turno noturno.

Equilibrando preferências e necessidades

Equilibrar as necessidades da sua empresa com as preferências da equipe pode ser um desafio. Muitos profissionais preferem trabalhar durante o dia por vários motivos, um deles são os já mencionados problemas de saúde . Isto levará então a dificuldades no cumprimento de certas mudanças, que você deve planejar com antecedência. Felizmente, isso não deve ser muito desafiador. A maioria das empresas experimenta a maior demanda por suas ofertas durante o horário de trabalho convencional. Isso significa que a falta de pessoal à noite não deve afetar suas operações na maioria dos casos.

Mudanças de última hora

Lidar com mudanças de última hora é outro desafio comum na programação de turnos. Um exemplo popular disso são os funcionários que ligam dizendo que estão doentes , o que torna os planos alternativos vitais para garantir a operação 24 horas por dia, 7 dias por semana. Você deve sempre ter uma lista de pessoas que estão dispostas a substituir o pessoal fora de serviço em determinados horários do dia.

Gestão de folha de pagamento

Se seus funcionários trabalham em horários variados, gerenciar a folha de pagamento pode ser bastante desafiador. Este é especialmente o caso se você combinar turnos com regimes de trabalho flexíveis. Você precisará calcular as horas da folha de pagamento para pagar os funcionários com precisão nesses casos. Felizmente, você também pode fazer isso com um software de controle de tempo.

Os benefícios de uma programação eficaz de turnos de funcionários

Antes de encerrar este artigo, vamos explorar os benefícios de uma estratégia eficaz de agendamento de turnos de funcionários.

Melhor desempenho empresarial

Um benefício óbvio de um cronograma de turnos eficaz dos funcionários é o aumento do desempenho geral . Ao permanecer operacional por mais tempo, você poderá vender mais produtos. Sua equipe trabalhará com mais clientes e aumentará a receita da sua empresa em um valor mensurável.

Maior satisfação dos funcionários

Embora isto pareça contra-intuitivo à primeira vista, alguns profissionais podem preferir modalidades de trabalho não convencionais. Afinal, estar fora do trabalho enquanto a maioria das outras pessoas está trabalhando certamente tem seus benefícios. O aumento da satisfação também afetará positivamente o envolvimento dos funcionários , o que proporcionará à sua empresa muitos outros benefícios.

Pensamentos finais

Os horários de turnos dos funcionários podem desempenhar um papel importante em algumas empresas. Eles podem permitir que você permaneça operacional 24 horas por dia, 7 dias por semana ou por qualquer outro período prolongado. Por sua vez, sua organização terá a capacidade de aproveitar mais oportunidades, gerando mais vendas e receitas. Embora existam alguns desafios no uso da programação de turnos dos funcionários, seus benefícios fazem com que valha a pena no longo prazo.