La multitarea es algo que todos hacemos prácticamente todos los días. Ya sea hablando por teléfono mientras conduce o mirando televisión mientras almuerza. A pesar de esto, la multitarea humana no es tan efectiva como podría parecer. De hecho, puede causar más daño que bien en entornos profesionales. Si gestiona un equipo de empleados, evitar la multitarea puede ser una tarea de alta prioridad para usted.
Antes de adelantarnos, cubramos rápidamente los conceptos básicos: ¿qué es la multitarea?
¿Qué es la multitarea humana?
La multitarea es un concepto simple: es la idea de que una persona puede trabajar en varias cosas a la vez . Implica muchos cambios entre varias tareas y, como se mencionó anteriormente, es algo que hacemos todos los días. Pero el hecho de que esté muy extendido no significa que sea la mejor manera de abordar las responsabilidades.
¿Es eficaz la multitarea?
En resumen no , la multitarea no le ayudará a hacer más cosas en el mismo período de tiempo. La razón principal de esto es que cambiar de tarea requiere atención, que es un recurso limitado en el cerebro humano. Al realizar múltiples tareas, utilizará mal sus recursos mentales. En lugar de concentrarlo todo en sus tareas, desperdiciará algo haciendo malabarismos con las tareas. Como resultado, tu productividad disminuirá y terminarás haciendo las cosas mal.
Además, los efectos negativos de la multitarea empeoran a medida que las personas envejecen. En un estudio que comparó la multitarea durante la conducción simulada , las personas mayores obtuvieron resultados mucho peores que sus pares más jóvenes.
Dicho todo esto, es posible que te confunda una cosa: cómo se siente .
¿Por qué la multitarea parece efectiva?
Para muchas personas, hacer malabarismos con varias tareas a la vez puede resultar más productivo que concentrarse en una sola. A medida que cambias de tarea, sentirás que has logrado más de lo que lograste en realidad. Cuanto más cambies, mejor te sentirás, lo que te dejará con la falsa impresión de que la multitarea es efectiva . Esto puede convertirse en un problema especialmente después de las primeras experiencias positivas de multitarea. Luego se acostumbrará a la emoción y buscará más al decidir cómo asignar su atención a sus tareas.
Si bien esto puede hacer que su productividad disminuya, la multitarea puede ser particularmente perjudicial para los equipos. A continuación, exploremos los efectos de la multitarea en los equipos y expliquemos por qué es posible que desee detectarla y prevenirla .
Los efectos de la multitarea en los equipos
Los efectos negativos de la multitarea pueden ser innumerables según su gravedad. Los principales entre ellos son:
- Productividad reducida
- Más retrasos
- Aumento del estrés
- Reducción del compromiso laboral
Exploremos esto un poco más en profundidad ahora, comenzando con la productividad .
Reducción de productividad y rendimiento.
Como se mencionó anteriormente, cambiar de tarea requiere un poco de atención. Hacerlo también requiere tiempo, que al principio no parece mucho. Pero, a largo plazo, cada uno de estos períodos se sumará y ocupará porciones mensurables de las horas de trabajo de su equipo. La multitarea puede reducir efectivamente la cantidad de tiempo que su personal tiene en el trabajo, lo que ralentiza su producción.
Sin embargo, la multitarea también afectará la calidad de su trabajo. La atención ininterrumpida es un factor importante para evitar errores , lo cual es difícil de lograr cuando se cambia constantemente de tarea.
Mayor probabilidad de retrasos
A medida que quienes realizan múltiples tareas luchan contra la baja productividad, sus tareas tardarán más en finalizar. A su vez, esto provocará retrasos en tu equipo, lo que podría empezar a afectar a tu negocio en su conjunto. Esto puede ser especialmente malo si su personal trabaja en muchas tareas interdependientes, lo que significa que a menudo necesitan la opinión de un compañero de trabajo antes de poder continuar. En consecuencia, los proyectos y objetivos a largo plazo de su empresa podrían retrasarse si no se controlan los efectos negativos de la multitarea.
Aumento del estrés y la presión.
Siguiendo con el tema de los retrasos, una consecuencia importante de los mismos es el estrés . A medida que se acercan los plazos, su personal estará bajo presión para completar sus tareas a tiempo. Incluso podrían verse tentados a realizar múltiples tareas a la vez más de lo habitual, lo que reduciría aún más su productividad y empeoraría el problema.
El estrés resultante de los plazos inminentes traerá consigo una variedad de efectos negativos. Será más probable que su personal trabaje demasiado en un esfuerzo por realizar las tareas a tiempo, lo que provocará un equilibrio deficiente entre el trabajo y la vida privada y agotamiento . Si no lo sabes, el agotamiento es otro concepto que debes evitar para asegurarte de que tu equipo pueda rendir al máximo. Uno de sus principales efectos es una reducción del compromiso profesional, que es también nuestro siguiente punto de discusión.
Compromiso profesional reducido
A medida que sus multitareas trabajen demasiado y se agoten, se comprometerán menos con su trabajo. En consecuencia, se esforzarán menos en completar sus tareas correctamente, lo que dará lugar a un trabajo de menor calidad. Las bajas tasas de compromiso profesional también provocarán una alta rotación de empleados: su personal comenzará a buscar nuevas oportunidades. Esto resultará costoso para su empresa, ya que reemplazar al personal puede ser un proceso largo.
Todos estos puntos resaltan la importancia de gestionar la multitarea en su empresa, algo que puede ser complicado. Sin embargo, detectarlo es bastante sencillo con el software de seguimiento del tiempo , que es lo que cubriremos a continuación.
Cómo detectar la multitarea con un rastreador de tiempo
El primer paso para afrontar la multitarea en tu equipo es detectarla . Afortunadamente, esto es bastante sencillo con rastreadores de tiempo de alta calidad, que es lo que exploraremos ahora.
Seguimiento del uso de aplicaciones y sitios web
El seguimiento del uso de la aplicación y el sitio web por parte de su personal le ayudará a ver cuándo alguien está utilizando más de una plataforma a la vez. Por supuesto, algunas tareas pueden involucrar múltiples aplicaciones o sitios web, pero la mayoría no. En consecuencia, si detecta que un empleado cambia constantemente entre algunas plataformas, es posible que esté intentando realizar múltiples tareas . Sin embargo, la multitarea también puede realizarse de una manera menos productiva: distracciones.
Detecta distracciones y utiliza capturas de pantalla periódicas
Detectar distracciones puede ser muy fácil con rastreadores de tiempo de alta calidad. Por ejemplo, WebWork le permite configurar diferentes aplicaciones y sitios web como productivos, neutrales o no productivos. A medida que su personal realiza un seguimiento de sus horas de trabajo, la aplicación controlará cuánto tiempo dedican a cada etiqueta.
Además de este seguimiento automatizado, incluso puedes detectar distracciones en aplicaciones productivas con capturas de pantalla . Esto le ayudará a asegurarse de que su personal esté trabajando en sus tareas, en lugar de hacer clic o escribir sin rumbo debido a la falta de concentración.
Gestionar proyectos y tareas.
Gestionar los proyectos y tareas de su empresa puede facilitar que su personal mantenga el rumbo. Estos sistemas pueden incluso simplificar el inicio de tareas más grandes dividiéndolas en otras más pequeñas. Algunas tareas importantes pueden parecer desalentadoras al principio, lo que puede hacer que su personal comience a realizar múltiples tareas como una forma de procrastinación . Esto resalta la importancia de sistemas eficaces de gestión de tareas.
Utiliza técnicas de gestión del tiempo.
Una variedad de técnicas de gestión del tiempo en equipo pueden ayudar a sus empleados a rendir al máximo. Un ejemplo popular es el bloqueo de tiempo y el timeboxing, que dividen los días laborales de su personal en sesiones planificadas previamente. Por lo general, estos también incluyen períodos de descanso, lo que ayuda a su equipo a recargarse después de un poco de trabajo intensivo.
Pensamientos finales
Si bien las computadoras modernas son excelentes en eso, la multitarea humana no es ideal. Si bien puede parecer productivo, tiene una variedad de efectos negativos que pueden frenar el crecimiento de su empresa. Afortunadamente, detectarlo es bastante sencillo con una herramienta de productividad popular: el software de seguimiento del tiempo. Con un ejemplo de alta calidad, podrá asegurarse de que su personal solo realice una única tarea: dedicar el 100 % de su atención a una tarea importante.
