Cada vez son más las pequeñas empresas que se preocupan por entender e implementar el GDPR. Y con razón: esta normativa afecta directamente a la forma en que las organizaciones gestionan los datos personales de clientes y empleados. El GDPR aplica a cualquier empresa que procese o almacene datos personales de ciudadanos de la UE, sin importar su tamaño.
La Unión Europea puso en vigor el GDPR en mayo de 2018. Aunque puede parecer complicado de implementar, existen formas concretas de cumplir con la normativa y mantener la conformidad. Básicamente, regula cómo las empresas recopilan, gestionan y protegen los datos personales de las personas en cualquier parte del mundo. Además, exige que las organizaciones tengan un propósito claro y justificado para recopilar esa información.
¿Qué son los datos personales?
Se considera dato personal cualquier información que pueda usarse para identificar a una persona, directa o indirectamente, con cierto grado de precisión. Algunos ejemplos básicos son: nombre completo, dirección de correo electrónico, domicilio, número de teléfono móvil, datos de ubicación, dirección IP, entre otros.
La información sensible de una persona incluye creencias religiosas, datos biométricos, datos genéticos, orientación sexual, opiniones políticas, etc. Si esta información cae en manos de ciberdelincuentes, puede derivar en robo de identidad, pérdida de datos y fraude.
El GDPR para las empresas
Todas las empresas que procesen Información de Identificación Personal (PII) de residentes en la UE deben cumplir con el GDPR. Por eso, implementar soluciones de cumplimiento de seguridad es fundamental para garantizar la conformidad. Al hacerlo, las empresas refuerzan la confianza de sus clientes, lo que a su vez impulsa su crecimiento. En el pasado, muchas compañías utilizaban los datos de sus clientes como un recurso más, ignorando los derechos individuales y dejando esa información expuesta a ciberataques.
Además, las empresas que no cumplan con el GDPR se enfrentan a sanciones económicas severas y consecuencias legales. Cumplir con la normativa permite ganarse la confianza y fidelidad de los clientes. Asimismo, el cumplimiento del GDPR reduce el riesgo de brechas de datos que pueden causar daños económicos y reputacionales importantes. Por eso, implementar soluciones de cumplimiento de seguridad es clave, y también lo es integrar DevOps para bases de datos en esas soluciones. Al adoptar metodologías DevOps orientadas a la gestión de bases de datos, las empresas pueden optimizar procesos y reforzar las medidas de seguridad, minimizando así el riesgo de incumplimiento y posibles brechas.
Estrategia de cumplimiento del GDPR
La entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea ha obligado a todas las empresas que almacenan y procesan datos a garantizar que sus operaciones sean conformes con la normativa.
Las empresas deben revisar sus operaciones y actualizar sus procesos para proteger la privacidad de las personas cuyos datos gestionan. Contar con una estrategia de cumplimiento del GDPR bien definida es imprescindible para cualquier negocio que recopile, almacene o procese datos de ciudadanos de la UE.
Una estrategia de cumplimiento del GDPR completa comienza con una evaluación exhaustiva de las políticas y procedimientos actuales, para luego identificar las brechas existentes en las prácticas vigentes. También implica crear nuevas herramientas y tecnologías para gestionar la información de los clientes de forma responsable.
Por ejemplo, las empresas deberían considerar medidas como sistemas de almacenamiento de archivos cifrados, controles de acceso basados en roles y sistemas seguros de autenticación de usuarios, con el fin de proteger mejor la información sensible de los clientes ante accesos no autorizados o usos indebidos. Utilizar el mejor navegador privado puede ser un complemento valioso para estas medidas de seguridad, asegurando que los datos confidenciales permanezcan protegidos durante las interacciones en línea.
Como propietario de una pequeña empresa, tienes la responsabilidad de proteger los derechos de quienes te confían sus datos. A continuación, te presentamos algunos de los principios clave del GDPR que debes incorporar a tu estrategia de cumplimiento.
- Crear un Plan de Acción
- Establecer un Registro de Tratamiento (Procesamiento)
- Demostrar el Consentimiento Adecuado
- Gestionar las Solicitudes de Acceso de los Interesados
- Mitigación de Riesgos con Proveedores
- Notificación e Informe de Brechas de Datos
Crear un Plan de Acción
Desarrollar una estrategia que cumpla con los requisitos del GDPR implica varios pasos.
- Primero, dedica tiempo a comprender qué datos recopila tu organización y cómo se utilizan.
- Luego, analiza cómo puedes reducir los riesgos asociados al almacenamiento de esos datos.
- Por último, crea políticas y procedimientos para gestionar las solicitudes de los clientes sobre su información personal.
Elabora un plan de acción que defina roles y responsabilidades para implementar estos cambios y mantener el rumbo hacia el cumplimiento del GDPR.
En otras palabras, el primer paso para crear una estrategia es evaluar los programas de privacidad existentes en tu organización. Realiza una evaluación de riesgos y una evaluación de preparación. El objetivo es identificar qué áreas ya cumplen con el GDPR y cuáles necesitan mejoras.
Establecer un Registro de Tratamiento (Procesamiento)
Según el Artículo 30 del GDPR, los responsables del tratamiento deben mantener un registro de las actividades de procesamiento. Por eso, la empresa debe establecer un registro de tratamiento adecuado que permita monitorear el flujo de datos dentro de la organización y controlar quién los utiliza.
Demostrar el Consentimiento Adecuado
Las pequeñas empresas deben poder demostrar que han obtenido el permiso de los interesados mediante un consentimiento válido. Los formularios de consentimiento utilizados no deben inducir a error y deben ser claros sobre lo que se solicita. El formulario debe permitir a los interesados retirar su consentimiento en cualquier momento. Si un cliente retira su consentimiento, estás legalmente obligado a eliminar su información personal de tu base de datos.
Gestionar las Solicitudes de Acceso de los Interesados
Como pequeña empresa, debes estar preparado para gestionar las DSAR (Solicitudes de Acceso de los Interesados). Uno de los derechos principales que el GDPR otorga a los clientes es el de acceder, rectificar, eliminar o exportar sus datos de la base de datos de la empresa. La empresa puede decidir cómo gestionar estas solicitudes, ya sea de forma automatizada o manual. Los pasos para gestionar una DSAR son los siguientes:
- Envío de la solicitud
- Verificación del cliente
- Cumplimiento de la solicitud
Envío de la solicitud
Los clientes pueden enviar la solicitud tanto de forma manual como electrónica. El formulario de solicitud debe ser breve y recopilar únicamente la información necesaria para tramitarla.
Verificación del cliente
Asegúrate de validar la solicitud mediante procesos de verificación. Esto garantiza que los datos se entreguen únicamente a la persona a quien realmente pertenecen.
Cumplimiento de la solicitud
Las pequeñas empresas deben proporcionar la información requerida al cliente en un plazo máximo de un mes desde la solicitud inicial. Según el GDPR, este plazo puede extenderse hasta 90 días en casos en que se reciban solicitudes excesivas.
Mitigación de Riesgos con Proveedores
Las pequeñas empresas deben establecer acuerdos de tratamiento para garantizar el cumplimiento de los mandatos del GDPR. Según el Artículo 28 del GDPR, estos acuerdos se firman entre los responsables y los encargados del tratamiento. Para lograrlo, es necesario asegurarse de que los proveedores externos que participan en los procesos del negocio cumplan con el mismo nivel de conformidad con el GDPR.
Para ello, deberás elaborar una lista de todos los proveedores que reciben datos. Una vez recopilada esa información, podrás determinar si cada proveedor actúa como responsable o encargado del tratamiento. La estrategia de cumplimiento del GDPR se construirá garantizando que ambas partes cuenten con un plan de acción para prepararse ante la normativa.
Notificación e Informe de Brechas de Datos
En caso de producirse una brecha de datos, debes notificarlo a las autoridades de supervisión en un plazo máximo de 72 horas. El Artículo 4 del GDPR define una brecha de datos personales como una violación de la seguridad que implica la destrucción accidental o ilícita, la pérdida, alteración, comunicación no autorizada o el acceso a datos personales transmitidos, conservados o tratados de cualquier otra forma.
Las pequeñas empresas deben incluir los siguientes cuatro datos en su notificación de brecha: la naturaleza de la brecha, el nombre y datos de contacto del Delegado de Protección de Datos (DPO), las posibles consecuencias de la brecha y las medidas adoptadas para reducir sus efectos adversos.
Conclusión
El Reglamento General de Protección de Datos es una normativa compleja que las pequeñas empresas deben tomar muy en serio. Requiere una preparación y comprensión profundas, pero implementar el GDPR correctamente puede proteger a tu empresa de costosas consecuencias legales mientras salvaguarda los datos de tus clientes.
Las pequeñas empresas pueden alcanzar el cumplimiento del GDPR formándose en la normativa y utilizando las herramientas adecuadas. El GDPR, que otorga a las personas el poder de controlar cómo las empresas utilizan sus datos, tiene implicaciones muy relevantes para los negocios de menor escala.
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Biografía del autor:
Muhammad es un escritor freelance con 3 años de experiencia. Escribe principalmente sobre tecnología y desde casa. Cuando no está escribiendo, disfruta de la lectura y la aventura. Salúdalo en FB @abbasceey
