Operar sin interrupciones puede traer enormes beneficios a cualquier empresa. Para lograrlo, muchas organizaciones recurren a los turnos 24/7, aunque implementarlos por primera vez puede resultar todo un desafío. Una de las mejores herramientas para gestionar este tipo de horarios es una que ya conocen bien los equipos productivos: el software de seguimiento de tiempo.
En este artículo exploraremos exactamente eso. Veremos por qué puede interesarte mantener tu negocio activo las 24 horas y cómo el seguimiento de tiempo puede ayudarte a hacerlo de manera eficiente. También repasaremos los principales desafíos de los turnos 24/7 y el papel que juega el control de tiempo en resolverlos.
Los fundamentos de los turnos 24/7
Como seguramente ya sabes, operar un negocio las 24 horas simplemente implica mantenerlo funcionando sin parar. Para lograrlo, las empresas suelen contratar a varias personas, ya que ningún profesional puede trabajar 24 horas seguidas. Un esquema de turnos 24/7 resuelve esto dividiendo el día en bloques horarios, de modo que diferentes empleados trabajen en distintos momentos dentro de las 24 horas.
Por lo general, este tipo de esquema implica que tres personas trabajen 8 horas cada una. Pero también es posible cubrir las 24 horas con tan solo 2 personas, siempre que estén dispuestas a hacer turnos de 12 horas. En el otro extremo, podrías contratar a 6 personas con jornadas parciales para lograr el mismo resultado, aunque esta opción no es tan habitual en la práctica.
Ejemplos de turnos de 24 horas
Hay muchas formas de estructurar un horario de turnos de 24 horas en tu empresa. De hecho, son tantas que en este artículo solo cubriremos las más populares: el esquema 4 días trabajados, 3 de descanso, el de 24 horas trabajadas, 48 de descanso, y el llamado patrón continental.
El turno 4 días trabajados, 3 de descanso
El esquema de 4 días trabajados y 3 de descanso es bastante sencillo: los empleados trabajan durante 4 días consecutivos en un mismo turno y luego descansan 3 días. Al reincorporarse, pasan a un turno diferente. Este esquema suele utilizar jornadas de 8 horas distribuidas en turnos de mañana, tarde y noche.
El turno 24 horas trabajadas, 48 de descanso
El esquema de 24 horas trabajadas y 48 de descanso es similar al anterior, pero su nombre hace referencia a las horas de trabajo y descanso en lugar de los días. Como ya habrás intuido, este esquema implica turnos de 24 horas continuas. Por eso, solo se aplica en profesiones donde el trabajo no es constante, como en los servicios de emergencias. Cuando no hay llamadas activas, estos profesionales pueden aprovechar para descansar.
El patrón continental
El patrón continental consiste en trabajar 7 días seguidos y luego descansar entre 2 y 3 días. La variación en los días de descanso surge de dividir la semana en tres partes, cada una correspondiente a un turno o a un período de descanso, que los empleados van rotando. Este esquema de turnos 24/7 ofrece una transición más gradual entre horarios, dándole más tiempo a los equipos para adaptarse a cada cambio, algo especialmente importante para sus rutinas de sueño.
Las ventajas de los turnos 24/7
Mantener un negocio activo todo el día puede ser muy beneficioso. Entre las principales ventajas destacan el aumento de la producción, una mejor atención al cliente y una mayor eficiencia operativa.
Mayor producción
El primer beneficio de los turnos de 24 horas es bastante evidente. Si tu empresa opera durante más tiempo, podrá producir y vender más productos. Tu equipo podrá cerrar más ventas y atender a más clientes en sus procesos de compra. En términos generales, si hay oportunidades esperando fuera del horario laboral estándar, tu personal estará ahí para aprovecharlas.
Mejor atención al cliente
Uno de los ámbitos donde más se utilizan los turnos 24/7 es en atención al cliente. Con este modelo puedes responder preguntas y resolver incidencias de forma inmediata, sin importar en qué zona horaria se encuentren tus clientes. Esto puede ser una ventaja competitiva clave para empresas de sectores como IT y software.
Máxima eficiencia operativa
Maximizar la eficiencia es una prioridad en sectores como la manufactura. Muchas empresas que producen bienes físicos en instalaciones dedicadas alquilan sus espacios, desde pequeños talleres de maquinaria hasta grandes plantas de producción. Los turnos de 24 horas permiten sacarle el máximo provecho a ese gasto y mejorar el flujo de caja. La práctica está tan extendida que incluso muchas empresas que son dueñas de sus instalaciones siguen operando sin parar. En su caso, la preocupación no es tanto el flujo de caja, sino el coste de oportunidad de dejar equipos y espacios inactivos.
El papel del seguimiento de tiempo en los turnos 24/7
Ahora que ya conocemos en profundidad los turnos 24/7, veamos qué rol juega el seguimiento de tiempo en su gestión.
Planifica los turnos con antelación
Una de las formas más útiles en que el software de seguimiento de tiempo puede ayudarte a mantener tu negocio activo las 24 horas es mediante la planificación de turnos de empleados. Eso sí, tu herramienta de seguimiento necesitará tener esta funcionalidad integrada. Si la tiene, usarla es muy sencillo. Por ejemplo, la función de Planificación de Turnos de WebWork te permite crear múltiples turnos con parámetros personalizados, como días laborables y horarios. Luego puedes asignarlos a cualquier miembro del equipo. El sistema utilizará esos turnos para distintas acciones, como recordarle a tu equipo el inicio de su jornada con una hora de antelación.
Controla la asistencia
Siguiendo con el tema de las horas de inicio de turno, también puedes usar esta funcionalidad para controlar la asistencia. Las herramientas de calidad registran cuándo los miembros del equipo comienzan a trabajar y determinan si llegaron a tiempo o con retraso. WebWork incluso te permite ver cuándo los empleados salen antes de tiempo o no registran suficientes horas durante el día.
Cómo el seguimiento de tiempo ayuda a superar los desafíos de los turnos 24/7
Para cerrar esta guía, veamos cómo el seguimiento de tiempo puede ayudarte a afrontar los principales retos de los turnos 24/7.
Aumento de los costes operativos
Uno de los efectos directos de operar un negocio las 24 horas es el aumento de los costes operativos. Necesitarás invertir dinero para mantener tu empresa en marcha en horarios en los que antes estaba inactiva. Aunque el incremento en la producción suele compensar estos gastos, hay momentos del día en que operar puede ser menos rentable. Si tienes proyectos con márgenes ajustados, podrían superar el presupuesto con facilidad. En estos casos, un rastreador con funcionalidades como Presupuesto de Proyectos puede ser de gran ayuda.
La necesidad de contratar más personal
Uno de los requisitos más importantes de los turnos 24/7 es contar con personal adicional. Gestionar a más personas puede ser complicado, pero el seguimiento de tiempo también ayuda en este punto. Las herramientas de calidad, con funciones avanzadas de monitoreo e informes, te permiten gestionar equipos más grandes de forma mucho más eficiente.
Cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo es una preocupación importante si quieres operar sin parar con el mínimo de personal posible. Para ello, puede que quieras asignar turnos de 12 horas a tus empleados, lo que probablemente signifique que trabajen más de las 40 horas semanales estándar. En muchas jurisdicciones, esas horas adicionales se consideran horas extra y suelen requerir una compensación mayor. Un rastreador de tiempo puede ayudarte a calcular las horas trabajadas y el pago de horas extra con precisión, para cumplir con la legislación vigente en cada país.
Bienestar del equipo
Una de las mayores preocupaciones de cualquier esquema de turnos de 24 horas es el bienestar de los empleados. Estos horarios pueden tener efectos negativos sobre el sueño e incluso sobre el equilibrio entre la vida laboral y personal de quienes trabajan por turnos. Si bien los problemas de sueño son más difíciles de abordar, mantener un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal sí es posible con el seguimiento de tiempo. Herramientas como WebWork ofrecen funciones específicas que te indican si tu equipo está sobrecargado o, por el contrario, infrautilizado.
Reflexiones finales
Mantener tu negocio activo las 24 horas puede tener un impacto muy positivo en tus resultados. Para lograrlo, necesitarás implementar turnos de 24 horas, lo que al principio puede parecer complicado. Con un buen software de seguimiento de tiempo podrás mitigar muchos de los desafíos que conlleva este tipo de esquema, impulsar la productividad de tu empresa y aprovechar más oportunidades de crecimiento.
