El software de control de tiempo puede ser una poderosa . Ayuda a las empresas a aumentar la productividad y a sacar el máximo provecho de sus equipos. Sin embargo, si se usa incorrectamente, puede resultar más perjudicial que beneficioso. Si bien se pueden cometer muchos errores de control de tiempo , algunos son más comunes que otros.

En esta guía, exploraremos seis de los errores más comunes en el seguimiento del tiempo. También te ayudaremos a corregirlos e incluso a evitarlos por completo en tu empresa.

Errores comunes en el seguimiento del tiempo que debes evitar en tu empresa

Vamos a sumergirnos directamente en nuestro tema principal, comenzando con uno de los problemas más extendidos en el seguimiento del tiempo: la inconsistencia .

1. No realizar un seguimiento del tiempo de forma consistente

La consistencia es importante al usar cualquier estrategia para el crecimiento de su negocio. Esto también aplica al software de control de tiempo , donde un registro inconsistente le proporcionará datos inexactos. Puede tener estos problemas si su personal olvida iniciar sus registradores al comenzar a trabajar. Los datos inexactos le darán una comprensión incompleta de la productividad de su equipo. También le será más difícil identificar áreas de mejora. Esto también afectará negativamente la toma de decisiones basada en datos , lo cual puede ser vital para tomar las decisiones correctas para su negocio.

Afortunadamente, corregir este error es bastante sencillo. Puedes pedir a tus empleados que configuren recordatorios para que comiencen a registrar el tiempo al comenzar el trabajo. Pero existe una solución aún mejor: el seguimiento automático del tiempo . Aplicaciones de alta calidad como WebWork pueden activarse cuando los miembros de tu equipo encienden sus dispositivos de trabajo. Esto eliminará los errores humanos y ayudará a mejorar la precisión de tus datos.

2. Elegir el rastreador de tiempo incorrecto

Existen muchas opciones de software de control horario en el mercado. Muchas son aplicaciones sencillas que solo registran las horas de trabajo de los empleados. Sin embargo, muchas otras son herramientas de productividad completas. Dependiendo de sus objetivos al usar software de control horario, un tipo podría ser mucho más adecuado para su equipo que otro. Esto resalta la importancia de elegir el software de control horario adecuado para su empresa para obtener los mejores resultados.

Por ejemplo, podría querer monitorizar la productividad de sus empleados mediante el uso de aplicaciones y sitios web, así como la monitorización del nivel de actividad. En este caso, necesitará un software que ofrezca dicha funcionalidad. Asegúrese de investigar las ofertas de varios sistemas de seguimiento de tiempo para elegir el mejor.

3. Usar incorrectamente el rastreador de tiempo

Siguiendo con nuestro último punto, es fácil cometer errores de seguimiento del tiempo, incluso con la herramienta adecuada . Es importante que su personal utilice el rastreador correctamente. Esto incluye detenerlo a tiempo, introducir descripciones precisas de las actividades y asignar los estados correctos a las tareas. Sin todo esto, los datos registrados serán inexactos.

Otra forma de usar incorrectamente el seguimiento de tiempo está relacionada con la funcionalidad de su software. Por ejemplo, podría querer usar el seguimiento de ubicación para sus trabajadores in situ o de campo. Muchos sistemas de seguimiento de tiempo de alta calidad, como WebWork, ofrecen esta función. Sin embargo, debe usar la aplicación móvil del software para recopilar estos datos. Si los miembros de su equipo no lo saben, podrían terminar sin registrar su ubicación.

4. Ignorar los datos de tiempo registrados

Otro error común en el seguimiento del tiempo es no usar los datos registrados . Solo podrá disfrutar de los beneficios reales del seguimiento del tiempo después de analizar los datos de su espacio de trabajo. Debe buscar diversos patrones, como tareas que se demoran demasiado o proyectos que superan el presupuesto. Esto último es aún más sencillo de solucionar con funciones dedicadas a la presupuestación de proyectos , como la que ofrece WebWork. Después, debe identificar la causa de los problemas y realizar ajustes en sus procesos.

5. No ser transparente sobre el propósito del seguimiento del tiempo

La transparencia es clave al tomar decisiones empresariales importantes. Si desea empezar a usar un sistema de registro de tiempo, debe comunicar claramente a su equipo por qué lo desea. Esto puede ayudar a disipar las preocupaciones sobre la microgestión o la desconfianza. Ambos factores reducirán el compromiso de los empleados . Por si no lo sabe, el compromiso profesional es una métrica vital para el crecimiento de cualquier empresa.

6. Dedicar demasiado tiempo a la gestión

Dedicar demasiado tiempo a la gestión es otro error común al controlar el tiempo. Las aplicaciones de seguimiento están diseñadas para optimizar la gestión, lo que debería liberar mucho tiempo para ti y tus gerentes. No deberías dedicarle más tiempo. En cambio, deja que el sistema de seguimiento del tiempo haga su trabajo. Luego, revisa periódicamente los datos registrados de tu espacio de trabajo, incluyendo la productividad de tu personal.

Cómo evitar los problemas del seguimiento del tiempo en el futuro

Ahora exploraremos cómo puedes evitar caer en otros errores de seguimiento del tiempo en el futuro.

Establecer objetivos claros

Una excelente manera de evitar errores con el seguimiento del tiempo es definir claramente lo que se quiere lograr . Esto es especialmente importante al elegir un sistema de seguimiento del tiempo y comunicar a su equipo por qué lo necesita. También ayudará a su personal a utilizarlo correctamente para recopilar datos precisos que serán útiles para su empresa.

Revise sus estrategias periódicamente

Al igual que muchas estrategias para mejorar el rendimiento empresarial, el seguimiento del tiempo no es algo que se pueda implementar y olvidar . Debe evaluar periódicamente sus efectos en su empresa y asegurarse de que sean positivos. Debe verificar la precisión de sus datos y hacer un seguimiento de cómo ayuda a su equipo a alcanzar su máximo rendimiento. Si identifica áreas donde puede mejorar sus procesos, debería considerar hacerlo. Esto le ayudará a sacar el máximo provecho de cualquier sistema de seguimiento del tiempo que elija.

Pensamientos finales

El seguimiento del tiempo puede ser una herramienta poderosa para impulsar la productividad y mejorar los resultados empresariales si se utiliza correctamente. Al evitar estos errores comunes y ser consciente de las dificultades, puede garantizar la eficacia . Mantenga sus objetivos claros, sea coherente y aproveche al máximo sus datos. Con el enfoque adecuado, el seguimiento del tiempo puede acelerar significativamente el crecimiento de su empresa.