¡Seamos honestos! Hay momentos en los que te sientes completamente desbordado por la cantidad de trabajo en la oficina y simplemente no sabes cómo organizarlo todo. Para colmo, hay mil cosas que te distraen y te impiden concentrarte en lo que realmente importa. De repente, te das cuenta de que el tiempo voló y te quedas paralizado sin saber por dónde empezar. Tranquilo, no eres el único. Muchas personas tienen dificultades con la gestión del tiempo en el trabajo y prueban distintas tácticas para hacerle frente.

En la práctica, una persona promedio utiliza hasta 13 métodos diferentes para controlar y administrar su tiempo. Pero hoy venimos a contarte las 5 estrategias más efectivas de gestión del tiempo en el trabajo. Las 5 están probadas y son las más eficaces para afrontar situaciones donde el tiempo escasea y el trabajo sobra. ¡Vamos a verlas!

Controla tu Uso de la Tecnología para No Perder Tiempo

Hoy en día, la tecnología tiene el poder de comerse nuestra productividad al acaparar gran parte de nuestra atención y tiempo durante la jornada laboral. Llamadas, correos, mensajes y los interminables feeds de redes sociales como Facebook, Twitter, LinkedIn… la lista sigue. Las distracciones tecnológicas pueden hacer un daño serio a tu gestión del tiempo en el trabajo. Según un estudio de CareerBuilder, el uso personal de la tecnología es la principal causa de tiempo desperdiciado por parte de los empleados. Es más, hablar por teléfono y enviar mensajes representa el 50% de las actividades que más tiempo consumen de forma improductiva.

Ahora bien, si aprendes a controlar tu uso de la tecnología, dejarás de malgastar tiempo. Considera desactivar las notificaciones del correo electrónico y los banners de tu móvil. Puedes revisarlos una vez por la mañana, otra después de comer y una última vez antes de salir de la oficina. Así, destinarás tiempo a lo que realmente importa. Y no olvides enviar las llamadas al buzón de voz: no tienes que contestar el teléfono cada vez que suena.

Además, puedes usar una herramienta de seguimiento de tiempo y monitoreo de productividad como WebWork para analizar cómo empleas tu tiempo y mejorar tus hábitos.

Toma Notas para No Olvidar Nada de lo que Tienes Pendiente

En medio del ruido mental del día a día, entre pensamientos, conversaciones y tareas, es fundamental que seas capaz de recordar todos esos pequeños detalles. Sobre todo, aquellos asuntos a los que necesitas volver más tarde. Dicho de otro modo: ¡recuerda las cosas que tienes que hacer! Eres responsable de todas ellas y, como profesional serio que eres, no puedes permitirte dejar ninguna sin atender.

Sé inteligente y toma notas. Aunque estés convencido de que lo vas a recordar, lo más probable es que no. Usa lo que prefieras: una nota adhesiva, una hoja de Excel, un software de productividad o gestión del tiempo, o cualquier otro método. Eres libre de elegir tus propias herramientas. Lo importante es que escribas todo lo que tienes en mente. Porque cuando hay que hacer algo, hay que hacerlo. Sin excusas.

Planifica tu Día con Antelación para Ir Siempre un Paso Adelante

Lo primero que debes hacer al comenzar un nuevo día de trabajo es planificarlo con antelación. Tengas pocas o muchas tareas, define cuándo vas a empezar cada una y cuánto tiempo te llevará. De esta forma, tendrás un horario organizado y equilibrado que te ayudará a sentirte menos estresado y a ser más productivo a lo largo del día. De hecho, según Brian Tracy en su libro «Eat The Frog», «10 o 12 minutos invertidos en planificar tu día te ahorrarán al menos 2 horas de tiempo perdido y esfuerzo innecesario durante la jornada.»

Como mencionamos antes, tomar notas es esencial en tu rutina diaria de gestión del tiempo. Ahora da el siguiente paso: coge esas notas y listas de tareas pendientes y asígnales un marco de tiempo concreto para completarlas. Mucha gente disfruta escribiendo listas pero nunca las revisa de verdad. ¡No seas como ellos! ¡Planifica tu día y tus tareas con antelación!

Cierra la Puerta para Minimizar las Distracciones

Cuando te cueste concentrarte y necesites sí o sí terminar un trabajo, no lo dudes: cierra la puerta. Las interrupciones de compañeros que aparecen sin avisar o los ruidos del pasillo pueden desconcentrarte por completo. De hecho, cada interrupción requiere de media entre 10 y 15 minutos para recuperar el hilo de pensamiento. Por eso, con tan solo 4 interrupciones al día puedes perder una hora de concentración. Está totalmente justificado cerrar la puerta durante una o dos horas para dedicarte de lleno a tu trabajo. Incluso puedes poner un cartel de «No molestar» si quieres garantizar que nadie te interrumpa. Bastante inteligente, ¿no?

Una vez que termines, lo lógico es volver a estar disponible para el resto del equipo. Eso sí, no te aísles de manera permanente. Usa este truco únicamente para sacar adelante ese trabajo que no puede permitirse ni un minuto de distracción.

Prioriza el Trabajo para Lograr una Mayor Productividad

Cuando tienes una cantidad enorme de trabajo por delante, no todo tiene el mismo peso. Algunas tareas son de máxima importancia, mientras que otras pueden consumir demasiado tiempo sin aportar el mismo valor en resultados. Aquí, la clave para una gestión del tiempo efectiva está en priorizar.

Hazte siempre esta pregunta: «¿Es esta la mejor manera de emplear mi tiempo ahora mismo?» Exacto. Tómate un momento para preguntártelo y analizar la respuesta. Mejor hacerlo antes que acabar atrapado en una montaña de trabajo innecesario que termina devorando tu tiempo valioso. Se trata de un excelente truco de productividad muy similar a planificar el día con antelación.

La diferencia es que primero debes pensar en las prioridades del trabajo antes de definir el horario en sí. En cuanto priorices las tareas según su criticidad, urgencia y valor en función de los recursos invertidos, la productividad estará garantizada.