Vamos ser honestos! Há momentos em que você se sente completamente sobrecarregado com a quantidade de trabalho no escritório e simplesmente não sabe como dar conta de tudo. E, para piorar, uma série de coisas ainda desviam sua atenção do que realmente precisa ser feito. De repente, você percebe que o tempo voou e fica travado, sem saber por onde começar. Saiba que você não está sozinho. Muitas pessoas têm dificuldades com a gestão do tempo no trabalho e tentam estratégias diferentes para lidar com isso.

Na prática, a pessoa comum utiliza até 13 métodos diferentes para tentar controlar melhor o seu tempo. Mas estamos aqui para apresentar as 5 estratégias mais eficazes de gestão do tempo no trabalho. Todas elas são comprovadamente as melhores abordagens para lidar com situações em que o tempo é curto e o trabalho é longo. Vamos a elas!

Controle o Uso da Tecnologia para Não Desperdiçar Tempo

Hoje em dia, a tecnologia tem o poder de sugar nossa produtividade ao consumir grande parte da nossa atenção e do nosso tempo durante o expediente. Telefonemas, e-mails, mensagens e os feeds infinitos de redes sociais como Facebook, Twitter, LinkedIn, entre outras — tudo isso compete pela sua atenção. As distrações tecnológicas podem causar sérios prejuízos à sua gestão do tempo no trabalho. De acordo com um estudo da CareerBuilder, o uso pessoal da tecnologia é o principal motivo pelo qual os colaboradores desperdiçam tempo. Além disso, falar ao telefone e trocar mensagens corresponde a 50% das atividades que mais comprometem a produtividade.

No entanto, se você aprender a controlar o seu uso da tecnologia, vai parar de desperdiçar tempo. Considere desativar as notificações de e-mail e os alertas de banner no celular. Você pode verificá-los uma vez pela manhã, uma vez após o almoço e mais uma vez antes de sair do escritório. Assim, você reserva tempo para o que realmente importa. E não se esqueça de encaminhar as ligações para o correio de voz — você não precisa atender o telefone toda vez que ele tocar.

Além disso, você pode usar uma ferramenta de rastreamento de tempo e monitoramento de produtividade como o WebWork para visualizar seus hábitos de uso do tempo e melhorá-los progressivamente.

Anote Tudo para Nunca Esquecer o Que Precisa Ser Feito

Em meio ao caos de pensamentos, conversas e tarefas do dia a dia, é fundamental reconhecer a importância de lembrar de todos os pequenos detalhes. Principalmente aquelas coisas que você precisa retomar mais tarde. Em outras palavras: lembre-se das suas tarefas pendentes! Você é responsável por cada uma delas e, como profissional comprometido, não pode deixar nenhuma passar em branco.

Seja esperto e anote tudo. Mesmo que você ache que vai lembrar daquilo, não vai! Use o que preferir: um post-it, uma planilha no Excel, um software de produtividade ou gestão do tempo, ou qualquer outro método. A escolha das ferramentas é sua. O importante é registrar o que está na sua cabeça. Porque quando chegar a hora de fazer, precisa estar feito. Sem desculpas!

Planeje Seu Dia com Antecedência para Sempre Estar à Frente

A primeira coisa a fazer ao começar um novo dia de trabalho é planejá-lo com antecedência. Seja pouca ou muita coisa, defina quando você vai começar cada tarefa e quanto tempo cada uma vai levar. Dessa forma, você terá uma agenda organizada e equilibrada em mãos, o que vai te deixar menos estressado e mais produtivo ao longo do dia. Não por acaso, Brian Tracy afirma em “Eat The Frog” que “10 a 12 minutos investidos no planejamento do seu dia podem economizar pelo menos 2 horas de tempo e esforço desperdiçados ao longo do dia.”

Como mencionamos antes, anotar é essencial na sua rotina de gestão do tempo. Agora, pegue essas anotações e listas de tarefas e planeje de verdade como vai executar cada uma delas dentro de um prazo específico. Muita gente adora fazer listas, mas nunca realmente as consulta de volta. Não seja assim! Planeje seu dia e suas tarefas com antecedência!

Feche a Porta para Minimizar as Distrações

Sempre que estiver com dificuldade de se concentrar e precisar absolutamente entregar uma tarefa, vá em frente e feche a porta. Interrupções de colegas que aparecem de repente ou barulhos no corredor podem te tirar do foco. Na prática, cada interrupção leva em média 10 a 15 minutos para você retomar o raciocínio. Ou seja, apenas 4 interrupções por dia são capazes de te roubar uma hora inteira de concentração. Não há problema algum em fechar a porta por uma ou duas horas e dedicar esse tempo ao que o trabalho exige. Se quiser, coloque até uma plaquinha de “Não perturbe” para garantir que não haverá nenhuma distração. Inteligente, não é?

Assim que terminar o que precisava fazer, voltar a estar disponível para o restante do escritório faz todo sentido. Porém, tome cuidado para não se isolar das pessoas o tempo todo. Use essa dica apenas quando tiver uma tarefa que não pode se dar ao luxo de perder nem um minuto.

Priorize as Tarefas para Alcançar Maior Produtividade

Quando você tem uma montanha de trabalho para fazer, nem tudo é igualmente importante — isso é óbvio. Algumas tarefas são de importância crítica, enquanto outras consomem muito do seu tempo sem trazer o mesmo valor em resultados concretos. Nesse cenário, a chave para uma gestão do tempo eficaz é a priorização!

Pergunte sempre a si mesmo: “Será que essa é a melhor forma de usar o meu tempo agora?” Isso mesmo! Reserve um momento para se questionar e analisar a resposta internamente. É muito melhor fazer isso com antecedência do que se perder em um mar de tarefas desnecessárias que vão consumir o seu tempo precioso. Na prática, esse é um excelente hack de produtividade, bem parecido com o de planejar o dia com antecedência.

A diferença é que você precisa pensar nas prioridades do trabalho antes de montar a agenda de fato. Assim que você priorizar as tarefas com base na sua criticidade, urgência e valor em relação aos recursos envolvidos, uma produtividade maior estará garantida.