Gestionar un proyecto correctamente puede ser una tarea difícil. Sin embargo, es vital para el éxito de su negocio. Aquí es donde entra en juego ciclo de vida del proyecto

Utilizar el ciclo de vida del proyecto en su empresa puede requerir cierto esfuerzo. Una excelente manera de dominarlo es mediante un software de seguimiento del tiempo , que puede potenciar los efectos de la estrategia.

En este artículo, exploraremos cómo usarlo en su empresa. Analizaremos la función de un sistema de seguimiento del tiempo en las etapas del ciclo de vida del proyecto y veremos qué priorizar en un sistema de seguimiento para la estrategia.

¿Qué es el ciclo de vida del proyecto: una descripción general?

El ciclo de vida del proyecto consiste en una serie de pasos que un proyecto puede seguir de principio a fin. Esto divide los proyectos en etapas más pequeñas, cada una con sus propios objetivos. Como resultado, con esta estrategia, avanzar en un proyecto puede ser más fácil.

El ciclo de vida típico de un proyecto consta de cinco etapas: Inicio , Planificación , Ejecución , Monitoreo y Control , y Cierre . Cada etapa es única y contribuye a optimizar la gestión de diferentes maneras. Al igual que en estas etapas, el software de seguimiento del tiempo también desempeñará funciones específicas en cada una, lo que ayudará a impulsar la eficacia de la estrategia.

La importancia del seguimiento del tiempo en las etapas del ciclo de vida de un proyecto

Exploremos ahora qué papel juega un rastreador de tiempo en el ciclo de vida del proyecto, comenzando con la primera etapa: iniciación .

Iniciación

En la etapa inicial, debe definir los objetivos y el alcance de su proyecto. Esto incluirá detalles clave como el presupuesto y las estimaciones de tiempo , y es aquí donde el seguimiento del tiempo puede ser muy útil. En concreto, un gestor de tiempo como WebWork puede ser muy útil gracias a su de Presupuesto de Proyecto . Esto le ayuda a garantizar que sus proyectos cumplan con los objetivos a lo largo de su ciclo de vida.

Planificación

La planificación implica evaluar cómo su equipo alcanzará los objetivos establecidos en la fase inicial. Un sistema de seguimiento de tiempo le permite dividir los objetivos principales de su proyecto en varias tareas pequeñas. A continuación, debe estimar la duración de cada una y organizarlas con una estrategia como el timeboxing o el time blocking . Además, puede optimizar esta organización mediante el uso de subtareas en sus proyectos. Necesitará un sistema de seguimiento de tiempo que ofrezca esta función, como WebWork.

Ejecución

El ciclo de vida del proyecto comienza a intensificarse en la etapa de ejecución. Aquí, se termina la planificación y se comienza a trabajar en el proyecto. El papel de los rastreadores de tiempo es uno de los más importantes. Pueden ayudar a gestionar el tiempo del equipo eficazmente para completar las tareas con prontitud. Un rastreador de tiempo también puede contribuir al progreso de las tareas, impulsando la productividad. Aplicaciones de alta calidad como WebWork lo hacen de diversas maneras, incluyendo el seguimiento de métricas importantes de productividad . Estos datos permiten detectar distracciones y ayudar al personal a evitar aplicaciones improductivas en el trabajo.

Monitoreo y control

La etapa de supervisión y control se desarrolla junto con la ejecución. Implica la comprobación continua del progreso del proyecto y la rápida implementación de los cambios necesarios. Un software de seguimiento del tiempo, especialmente uno con amplias funciones de generación de informes, es ideal para esto. Puede ayudarle a controlar tanto el tiempo que su equipo ha dedicado al proyecto como su progreso. Como se mencionó anteriormente, un sistema de seguimiento puede ayudarle a detectar distracciones y eliminarlas. También es excelente para detectar muchos otros obstáculos a la productividad, como en el ámbito de la colaboración remota .

Cierre

La etapa de cierre marca el final . Es donde debes finalizar todas las tareas y entregar los resultados. Un registro de tiempo es excelente para evaluar el éxito de tu proyecto. Puede ser útil para ver si lograste tus objetivos y cuánto tiempo y recursos invirtió. Además, debes utilizar los datos recopilados para mejorar tus procesos . Esto ayudará a que tu próximo proyecto logre mejores resultados, impulsando el crecimiento de tu negocio.

Cómo elegir el mejor rastreador de tiempo para dominar el ciclo de vida del proyecto

Como probablemente pueda deducir, un simple sistema de seguimiento de tiempo no funcionará bien durante el ciclo de vida del proyecto. Exploremos qué debe buscar en un software de seguimiento de tiempo para dominarlo fácilmente.

Funciones de gestión de tareas y proyectos

Nuestro primer punto es bastante obvio. Después de todo, no se puede dominar el ciclo de vida de un proyecto si no se gestionan los proyectos en el sistema de seguimiento de tiempo. Sin embargo, algo más que la simple gestión de proyectos puede ser beneficioso. Como se mencionó anteriormente, usar software de seguimiento con subtareas puede permitir una mayor organización . Otras funciones clave que se deben considerar son las fechas límite , la compatibilidad con múltiples colaboradores en las tareas y la personalización de los estados de las tareas .

Integraciones con software de terceros

Si estás pensando en aumentar la productividad de tu equipo, probablemente ya uses varias aplicaciones para este propósito. Integrarlas te facilitará la organización, ya que no tendrás que gestionar tus proyectos y tareas en varios programas. La organización es clave en el ciclo de vida de un proyecto, y cualquier herramienta que facilite la organización puede ser una inversión rentable.

Sistemas de informes detallados

Una de las principales funciones de los rastreadores de tiempo en el ciclo de vida del proyecto está relacionada con los datos . Los datos de productividad son vitales para el progreso eficiente de los proyectos. Por ello, un rastreador de tiempo con numerosos informes le proporcionará los mejores resultados. También debe prestar atención a la precisión de los datos recopilados y elegir un rastreador que le permita verificar diversa información. Un ejemplo común es la comprobación de de nivel de actividad con capturas de pantalla y del uso de aplicaciones y sitios web .

Dominar el ciclo de vida del proyecto con revisiones periódicas

Dominar cualquier estrategia nueva requiere numerosas revisiones periódicas para evaluar eficacia . Esto ocurre lo mismo con el ciclo de vida del proyecto, un proceso que solo se beneficia de pequeños ajustes. Un software de seguimiento del tiempo también puede ser útil en este sentido. Puede usarlo para asegurarse de no experimentar una caída en la productividad después de empezar a usar la estrategia de gestión de proyectos.

Pensamientos finales

Dominar el ciclo de vida de un proyecto requiere esfuerzo y las herramientas adecuadas. Pero, si se ejecuta correctamente, puede mejorar la gestión de proyectos y permitir que su equipo rinda al máximo. Un software de seguimiento del tiempo puede ser fundamental en la estrategia, especialmente uno con numerosas funciones que recopile una gran cantidad de datos. Con una solución de alta calidad como WebWork, puede llevar su conocimiento del ciclo de vida de un proyecto al siguiente nivel.