Gestionar proyectos de forma eficaz no es tarea fácil. Hay muchísimas cosas que controlar, y esa carga se vuelve cada vez mayor a medida que tu empresa crece. Por suerte, existen muchas estrategias que puedes aplicar para optimizar tu trabajo de gestión. Hoy vamos a hablar de una de las menos conocidas: la oficina de gestión de proyectos.
Vamos a explorar todo lo relacionado con las oficinas de gestión de proyectos, incluyendo sus funciones y los distintos tipos que existen. Pero primero, empecemos por lo básico: ¿qué es una PMO?
¿Qué es una oficina de gestión de proyectos?
Una oficina de gestión de proyectos, o PMO por sus siglas en inglés, es una división dentro de una empresa que se encarga de definir y supervisar cómo se gestionan los proyectos en esa organización. En pocas palabras, una PMO gestiona la gestión de proyectos de tu empresa. A primera vista, puede parecer una capa innecesaria o redundante. Sin embargo, las oficinas de gestión de proyectos tienen casos de uso muy concretos, que exploraremos más adelante cuando lleguemos a la pregunta central de este artículo.
Centrándonos en el propósito principal de las PMO, estas cumplen sus responsabilidades a través de varios mecanismos: la documentación, el establecimiento de estándares y la implementación efectiva de determinadas estrategias. Todo esto da forma a las funciones principales de una oficina de gestión de proyectos, que es precisamente lo que veremos a continuación.
Principales responsabilidades de una oficina de gestión de proyectos
Dependiendo de cómo implementes una PMO en tu empresa, sus responsabilidades pueden ser prácticamente ilimitadas. Aun así, las funciones más habituales de las oficinas de gestión de proyectos son las siguientes:
- Establecer estándares de gestión de proyectos
- Crear documentación con directrices de gestión
- Aprovechar las economías de repetición
Establecer estándares de gestión de proyectos
La primera función clave de una PMO es definir los estándares de gestión de proyectos dentro de la organización. Estos estándares guían a los gestores de proyectos sobre cómo deben desempeñar su trabajo. Generalmente incluyen las metodologías y herramientas que deben utilizar, así como los errores comunes que deben evitar.
Crear documentación con directrices de gestión
Una PMO no solo establece las reglas, también las pone por escrito. Puede parecer algo obvio, pero documentar correctamente va mucho más allá de simplemente redactar un texto. Las PMO deben hacerlo con claridad y concisión, y además tener en cuenta la diversidad de proyectos con los que pueden trabajar sus gestores. De lo contrario, estos pueden acabar confundidos e ignorar por completo las directrices establecidas.
Aprovechar las economías de repetición
Otra función habitual de una PMO es asegurarse de que las mismas estrategias se apliquen de forma consistente en toda la empresa. Este concepto, conocido como economías de repetición, ayuda a los equipos a optimizar sus procesos. Al utilizar las mismas metodologías de forma reiterada, los gestores de proyectos adquieren mayor dominio sobre ellas, lo que se traduce directamente en una mayor productividad.
Tipos de PMO
Las oficinas de gestión de proyectos no son todas iguales. Dependiendo del tamaño de tu empresa y del tipo de proyectos que gestione, es posible que necesites varias PMO con funciones distintas operando al mismo tiempo. Algunos de los tipos más comunes son:
- PMO empresarial – Es el tipo más frecuente en grandes corporaciones. Normalmente existe una sola en toda la organización y supervisa todos los proyectos, independientemente de su envergadura. Además de establecer las directrices de gestión, este tipo de PMO se asegura de que todos los proyectos estén alineados con la estrategia general de la empresa.
- PMO divisional – Una PMO divisional se enfoca en gestionar los proyectos dentro de una unidad de negocio específica. Se utiliza habitualmente en empresas que tienen varias divisiones que operan de forma bastante independiente entre sí. Un ejemplo claro sería una compañía que fabrica productos muy distintos al mismo tiempo, como electrónica y automóviles.
PMO de apoyo vs. PMO de control vs. PMO directiva
Más allá de la distinción entre empresarial y divisional, las oficinas de gestión de proyectos también se diferencian por su nivel de control. Las tres modalidades principales son:
- De apoyo – Una PMO de apoyo actúa de forma similar a una consultoría. Asesora a los gestores de proyectos sobre las buenas prácticas y directrices que deben seguir, pero no va más allá: no exige cumplimiento ni impone sanciones.
- De control – A diferencia de la anterior, una PMO de control sí exige el cumplimiento de sus estándares. Este tipo de oficina realiza auditorías periódicas de las prácticas de gestión de proyectos en la empresa y trabaja directamente con los gestores de los proyectos que no cumplen con los criterios establecidos.
- Directiva – Las PMO directivas van un paso más allá en cuanto al nivel de control. Intervienen de forma directa y autónoma para asegurarse de que todos los proyectos de la organización cumplan con sus estándares.
Aunque las tres opciones son válidas, la mayoría de las empresas no necesitan los niveles de control más elevados que ofrecen las PMO directivas o de control. Estas solo serán necesarias si tu empresa es lo suficientemente grande como para que una PMO de apoyo resulte insuficiente. Esto nos lleva directamente a la siguiente pregunta: ¿realmente tu empresa necesita una oficina de gestión de proyectos?
¿Tu empresa necesita una oficina de gestión de proyectos?
La respuesta depende principalmente de dos factores: el tamaño de tu empresa y la variedad de sus proyectos.
Tamaño de la empresa
Las empresas pequeñas generalmente no enfrentan grandes desafíos en su gestión. Sin embargo, a medida que el negocio crece, gestionar un número cada vez mayor de personas y proyectos se vuelve complicado. Llega un punto en el que una oficina de gestión de proyectos empieza a generar un beneficio real y medible. Lo habitual es comenzar con una PMO de apoyo y, conforme la empresa siga creciendo, ir evolucionando hacia un modelo de control o directivo.
Variedad de proyectos
Otro factor importante a considerar es la diversidad de proyectos que gestiona tu empresa. Si ofreces varios productos muy distintos entre sí, una PMO puede ser la clave para gestionar todas tus divisiones de forma efectiva. Como mencionamos antes, un ejemplo claro sería una empresa que fabrica electrónica y automóviles a la vez, como Xiaomi o Sony.
Razones para no crear una PMO en tu empresa
Ahora que hemos visto las razones para implementar una PMO, veamos también por qué podrías querer evitarlo. Esto también se reduce a dos factores: el aumento de la carga operativa y los costes.
Mayor carga operativa
Implementar una PMO en tu organización implica ampliar tu equipo. Y con más personas, aumenta también la carga de gestión. Para una empresa grande, esto puede ser perfectamente asumible, pero en el caso de una startup, puede representar un incremento significativo de la carga de trabajo.
Mayores costes
Ampliar el equipo con una oficina de gestión de proyectos conlleva costes directos. Además del aumento en la nómina, los gestores de proyectos deberán dedicar tiempo a garantizar el cumplimiento de los estándares de la PMO. Al igual que en el punto anterior, este impacto puede ser perfectamente manejable en equipos grandes, pero en empresas pequeñas puede no justificarse en absoluto.
Cómo el software de seguimiento de tiempo puede ayudarte a gestionar mejor tus proyectos
Antes de cerrar este artículo, veamos cómo puedes gestionar tus proyectos de forma más eficaz, tanto si tienes una PMO como si no. El software de seguimiento de tiempo puede ayudarte a supervisar el trabajo de tu equipo de manera más efectiva. Utilizar una herramienta con funcionalidades de Gestión de Proyectos y Tareas permitirá a tu equipo rendir al máximo. Estas son algunas formas en que puede lograrlo:
Identificar cuellos de botella en el rendimiento: Las herramientas de seguimiento de tiempo facilitan la detección de bloqueos como distracciones u otras interrupciones.
Distribuir los recursos de forma más eficiente: Identifica a los miembros del equipo con mayor carga de trabajo y redistribuye las tareas de manera equitativa.
Establecer estimaciones más precisas: Monitorizar los flujos de trabajo de tu equipo te permitirá hacer estimaciones más ajustadas a la realidad, tanto en plazos como en presupuestos.
Conclusión
Una oficina de gestión de proyectos puede optimizar tu trabajo de gestión gracias a estándares y directrices claramente definidos. Ayuda a tus gestores a mantenerse organizados y, con ello, a ser más productivos. Sin embargo, las PMO también tienen sus desventajas: requieren una cantidad significativa de recursos para ponerse en marcha, lo que las hace menos adecuadas para equipos pequeños, donde los desafíos de gestión no son tan acuciantes para empezar.
Independientemente de si decides crear una PMO en tu empresa o no, el software de seguimiento de tiempo puede optimizar tu trabajo de forma considerable. Herramientas de calidad como WebWork ayudarán a tu equipo a mantenerse organizado y productivo en todo momento.
