Semi-monthly и biweekly расчёт зарплаты: что выбрать?

Как часто платить сотрудникам — на первый взгляд, это простое решение в вопросах расчёта зарплаты. Выбор между semi-monthly (два раза в месяц) и biweekly (раз в две недели) расчётом зарплаты может влиять на суммы выплат, обработку платёжной ведомости, учёт рабочего времени, планирование денежных потоков и то, как сотрудники управляют своим доходом. Хотя и biweekly, и semi-monthly графики означают, что сотрудники получают деньги регулярно, между ними есть важные различия. 

Единственно правильного или универсально лучшего графика выплат не существует. Стоит учитывать множество факторов: процесс учёта рабочего времени, ожидания сотрудников, характер вашей команды и нагрузку на отдел, который занимается расчётом зарплаты.

Semi-monthly и biweekly расчёт зарплаты: короткое сравнение  

Проще всего сравнить два графика, посмотрев, как работает каждый из них.

Это общие рекомендации, а не жёсткие правила. Компания может использовать любой из этих графиков как для сотрудников на окладе, так и для почасовиков.

Выбирайте тот вариант, который лучше всего подходит под ваше планирование графиков и обработку зарплаты.

Что такое semi-monthly расчёт зарплаты?  

Semi-monthly расчёт зарплаты означает, что сотрудники получают деньги два раза в месяц.

Дни выплат обычно приходятся на 15-е и последнее число месяца.

Для сотрудников на окладе это удобно, потому что годовую зарплату легко разделить на 24 выплаты.

Если хотите подробнее разобраться в отдельных расчётных периодах, загляните в наш  гайд по semi-monthly выплатам 

Что такое biweekly расчёт зарплаты? 

Biweekly расчёт зарплаты означает, что сотрудникам платят каждые две недели.

При стандартной biweekly системе обычно получается 26 выплат в год.

Каждый расчётный период длится 14 дней.

Когда календарь не совпадает идеально, в году может оказаться 27 выплат.
Подробнее об этом читайте в нашем гайде по biweekly выплатам.

24 против 26 выплат: в чём разница?

Biweekly выплаты не означают, что сотрудник в сумме зарабатывает больше — годовой доход одинаковый в любом случае.

Возьмём сотрудника с зарплатой $60 000 в год.

При semi-monthly системе:
$60 000 ÷ 24 = $2500

При biweekly системе:
$60 000 ÷ 26 = $2307,69

В этом случае каждая biweekly выплата меньше, но за обычный год сотрудник получает две дополнительные регулярные выплаты.

Годовой доход остаётся тем же: $60 000.

86,67 против 80 часов: почему важна математика

Понимание разницы полезно, когда вы анализируете графики выплат для почасовых сотрудников.

40-часовая рабочая неделя за 52 недели равна:
40 × 52 = 2080 часов

Отсюда получаем:
2080 / 26 = 80 часов на выплату при biweekly системе с 26 выплатами

или

2080 / 24 = 86,67 часа при semi-monthly системе с 24 выплатами.

Слово «в среднем» здесь очень важно.

В semi-monthly расчётном периоде не всегда ровно 86,67 рабочего часа. Фактическое количество часов может быть больше или меньше, потому что semi-monthly периоды привязаны к датам календаря.

Biweekly период, наоборот, всегда составляет 14 дней.

Поэтому 80 запланированных часов — это простая базовая величина для сотрудника на полной занятости с 40-часовой неделей.

Отработать 80 часов — не гарантия отсутствия сверхурочных. Согласно Министерству труда США, non-exempt сотрудники получают оплату за сверхурочные при работе свыше 40 часов в течение одной рабочей недели. Сотрудник, который отработал 45 часов на одной неделе и 35 на следующей, всё равно накапливает 5 часов сверхурочных.

Semi-monthly расчёт зарплаты: плюсы и минусы

Semi-monthly расчёт зарплаты может хорошо подойти компаниям, которые предпочитают фиксированные даты выплат в календаре и месячное финансовое планирование.

Плюсы semi-monthly расчёта зарплаты

• Фиксированные даты в календаре. Сотрудники, как правило, знают, в какие числа им заплатят.
• Понятный расчёт оклада. Годовую зарплату можно разбить на 24 равные выплаты.
• Меньшая частота расчётов.  Компания проводит расчёт зарплаты всего 24 раза в год.
• Удобное месячное бюджетирование. Расчёт проходит дважды в календарный месяц, поэтому расходы совпадают с месячными бюджетами.
• Часто удобно для сотрудников на окладе. Фиксированные даты выплат делают график простым в управлении.

Минусы semi-monthly расчёта зарплаты

• Расчётные периоды разной длины. Количество дней между выплатами не всегда одинаковое.
• Почасовые расчёты требуют больше внимания. Нужно учитывать фактически отработанные часы, а не предполагать фиксированное число часов в каждом периоде.
• Сверхурочные легко понять неправильно. Расчётный период не заменяет установленную работодателем рабочую неделю при расчёте сверхурочных.
• Выплаты в выходные и праздники требуют планирования. У компании должна быть чёткая политика для случаев, когда день выплаты выпадает на нерабочий день.

Biweekly расчёт зарплаты: плюсы и минусы

Biweekly расчёт зарплаты задаёт стабильный двухнедельный ритм, что может быть полезно компаниям, которые сильно зависят от учёта рабочего времени.

Плюсы biweekly расчёта зарплаты

• Стабильные расчётные периоды. Каждый обычный период охватывает 14 дней.
• Удобно для почасовых сотрудников. Стандартный 40-часовой график даёт 80 запланированных часов за две недели.
• Предсказуемые дни недели. Сотрудники, как правило, получают деньги в один и тот же день недели раз в две недели.
• Естественно вписывается в учёт времени. Двухнедельные периоды хорошо сочетаются с табелями и записями посещаемости.
• Больше выплат. Сотрудники, как правило, получают 26 регулярных выплат вместо 24.

Минусы biweekly расчёта зарплаты

• Больше расчётов. Компании обычно проводят расчёт зарплаты 26 раз в обычный год.
• Месяцы с тремя выплатами. В некоторые месяцы будет три дня выплат, что требует планирования денежных потоков.
• Дни выплат смещаются по календарю. Сотрудники не получают деньги в одни и те же числа каждого месяца.
• Меньшие отдельные выплаты оклада. Годовая зарплата делится на 26 выплат вместо 24.

Почасовые сотрудники против сотрудников на окладе: какой график подходит?

Для компаний с большим числом почасовых сотрудников biweekly расчёт зарплаты часто имеет явное преимущество перед semi-monthly.

Первая причина — предсказуемость.

Каждый biweekly период охватывает ровно две недели. В результате почасовые сотрудники легко соотносят свои записи о времени с выплатами, а у руководителей есть стабильный отрезок для проверки отработанных часов.

Хотя semi-monthly расчёт может работать и для почасовых сотрудников, его периоды привязаны к датам календаря, а не к стабильному двухнедельному циклу.

Решение о графике выплат должны определять система и процессы расчёта зарплаты компании, а не предположение, что одна система лучше для сотрудников на окладе просто из соображений удобства.

А как насчёт двух дополнительных biweekly выплат?  

Структура из 26 выплат при biweekly расчёте может требовать более тщательного планирования денежных потоков на год. 

Сотрудники на biweekly графике получают 26 выплат в год, поэтому в двух месяцах обычно оказывается три выплаты вместо двух. Однако работодатель должен учитывать дату, на которую приходятся расходы на зарплату.

Чтобы определить лучший график выплат, компаниям нужно рассматривать весь календарь целиком.

Калькулятор расчётных периодов от WebWork позволяет сравнивать частоту выплат, расчётные периоды, часы, суммы выплат и даты выплат.

Вместо того чтобы просто смотреть на «24 против 26», менеджеры по графикам видят, как каждая система влияет на расписание в течение целого года.

Как учёт рабочего времени влияет на решение?

Точный расчёт зарплаты требует не просто выбора частоты выплат.

Командам, которые считают зарплату почасовым сотрудникам, нужна надёжная система учёта времени, потому что они опираются на точные записи о том, когда и сколько часов работали сотрудники.

Неполные записи означают, что проблемы с зарплатой не исчезнут только оттого, что вы перешли с semi-monthly на biweekly.

Хорошая система учёта времени должна помогать с:

• Проверкой отработанных часов
• Выявлением пропущенного времени
• Учётом сверхурочных
• Сравнением запланированных и фактически отработанных часов
• Подготовкой данных для расчёта зарплаты

Когда система расчёта зарплаты поддерживает такой уровень учёта, её точность растёт.

Employee Payroll Tracker от WebWork помогает компаниям упорядочить рабочие часы сотрудников и связанную с зарплатой информацию.

Важный вопрос не только:

«Когда мы платим сотрудникам?»

Но и:

«Можем ли мы стабильно получать данные, необходимые для точной выплаты?»

Semi-monthly и biweekly расчёт зарплаты: что выбрать? 

Лучший выбор зависит от того, как работает ваш бизнес.

Выбирайте semi-monthly, если:  

• Большинство ваших сотрудников на окладе.
• Сотрудники планируют бюджет исходя из предсказуемых дат выплат.
• Вы предпочитаете 24 расчётных цикла в год.
• Semi-monthly выплаты уже эффективно обрабатываются в вашей системе расчёта зарплаты.

Выбирайте biweekly, если:

• У вас много почасовых сотрудников.
• Сотрудники обычно работают по стабильному графику.
• Вы хотите, чтобы каждый расчётный период охватывал две недели.
• Точный учёт рабочего времени очень важен для расчёта зарплаты.
• Сотрудники предпочитают получать деньги каждые две недели.

Оставьте текущий график, если:

• Ваша система расчёта зарплаты и так работает хорошо.
• Сотрудники явно предпочитают существующий цикл выплат.
• Смена графика создаст лишнюю административную работу.
• Нет весомой деловой причины что-то менять.

Вопросы, которые стоит задать перед сменой частоты выплат

Перед выбором графика выплат обдумайте практическую сторону решения.

Сколько у вас почасовых сотрудников?

Некоторым почасовым сотрудникам biweekly график будет удобен, особенно если их часы и учёт времени стабильны в двухнедельном цикле.
Фиксированный semi-monthly день выплаты может быть удобен для сотрудников на окладе.

Как устроен ваш процесс учёта рабочего времени? 

Подумайте, насколько легко ваша команда может проверять часы, утверждать табели и выявлять сверхурочные.

График выплат должен дополнять вашу существующую систему учёта времени — как уже действующую, так и планируемую.

Как отреагируют сотрудники? 

Частота выплат волнует сотрудников.

При переходе с semi-monthly на biweekly сотрудники будут получать на выплаты другие суммы  и в другие дни  выплат, даже если их годовая зарплата остаётся прежней.

Эти изменения нужно объяснить сотрудникам до того, как переход будет реализован.

Как выглядит годовой календарь выплат? 

Выпишите реальные дни выплат.

Обратите внимание на месяцы с тремя выплатами, выходные, праздники и на переход с одного графика выплат на другой.

Semi-monthly и biweekly расчёт зарплаты: решение в сравнении 

Лучший вариант — тот график, который максимально соответствует команде и процессам расчёта зарплаты компании.

Заключительные мысли

Semi-monthly и biweekly расчёты зарплаты выполняют одни и те же базовые функции, но по-разному. Semi-monthly привязан к календарю. Сотрудники получают деньги 24 раза в год, в фиксированные даты. Biweekly основан на двухнедельном цикле. Сотрудники получают деньги 26 раз в обычный год, при этом каждый расчётный период охватывает 14 дней.

Для компании, где преобладают сотрудники на окладе, фиксированные semi-monthly даты в календаре и месячное финансовое планирование могут сделать semi-monthly лучшим выбором. Для компании с большим числом почасовых сотрудников фиксированные двухнедельные периоды и интеграция учёта времени с расчётом зарплаты могут сделать biweekly более подходящим вариантом. Рассматривая изменения, изучите свою команду, систему учёта времени, схему сверхурочных, денежные потоки, нагрузку по расчёту зарплаты и потребности сотрудников.

Оптимальный график выплат для бизнеса — тот, который компания может вести стабильно и точно, который сохраняет расчёт зарплаты простым и не создаёт лишней закулисной административной нагрузки.

Часто задаваемые вопросы

Что лучше — semi-monthly или biweekly расчёт зарплаты? 

У обоих графиков есть свои плюсы и минусы. При semi-monthly дни выплат у компании более фиксированы, тогда как при biweekly выплаты распределяются более равномерно — каждые 14 дней.

Зарабатывают ли сотрудники больше при biweekly выплатах?

Нет. Если сотрудник на окладе, годовая зарплата одинакова независимо от того, semi-monthly или biweekly расчёт. Biweekly распределяет зарплату на 26 выплат вместо 24, поэтому каждая выплата меньше.

Сколько выплат получают сотрудники при semi-monthly и biweekly расчёте?

Semi-monthly даёт 24 выплаты в год. При biweekly расчёте 26 циклов выплат, но в некоторые календарные годы возможны 27 выплат. 

Лучше ли biweekly расчёт для почасовых сотрудников?

Поскольку biweekly период всегда одинаковой длительности (две недели), у сотрудников есть стабильный цикл выплат, по которому удобно отслеживать и планировать свой доход. Однако, даже если компания использует semi-monthly систему, такой подход тоже может работать для почасовых сотрудников.

Означает ли 80-часовой biweekly период, что сверхурочные начинаются после 80 часов?

Нет. Сверхурочные обычно определяются по часам, отработанным non-exempt сотрудниками в течение одной рабочей недели, а не по общему числу часов за biweekly период.