Semi-monthly или biweekly начисление зарплаты: что выбрать?

Как часто платить сотрудникам — может показаться простым решением в организации начисления зарплаты. Но выбор между semi-monthly и biweekly начислением влияет на размер выплат, сам процесс расчёта зарплаты, учёт рабочего времени, планирование денежного потока и то, как сотрудники распоряжаются своими доходами. Хотя и biweekly, и semi-monthly графики означают, что сотрудники получают выплаты регулярно, между ними есть важные различия. 

Единственно правильного или универсально лучшего графика начисления зарплаты не существует. Нужно учитывать множество факторов, включая процесс учёта рабочего времени, ожидания сотрудников, характер персонала и нагрузку на отдел, который занимается расчётом зарплаты.

Semi-monthly или biweekly начисление зарплаты: главное различие вкратце  

Проще всего сравнить два графика, посмотрев, как работает каждый из них.

Это общие рекомендации, а не жёсткие правила. Компания может использовать любой из этих графиков как для сотрудников на окладе, так и для почасовых.

Выбирайте тот вариант, который лучше всего подходит под ваш график работы персонала и процесс расчёта зарплаты.

Что такое semi-monthly начисление зарплаты?  

Semi-monthly начисление означает, что сотрудники получают зарплату дважды в месяц.

Дни выплат обычно приходятся на 15-е и последнее число месяца.

Для сотрудников на окладе это удобно, потому что годовую зарплату легко разделить на 24 выплаты.

Если хотите разобраться в отдельных расчётных периодах, загляните в наш  гайд по semi-monthly выплатам 

Что такое biweekly начисление зарплаты? 

Biweekly начисление означает выплату зарплаты каждые две недели.

При стандартной biweekly системе в году обычно 26 выплат.

Каждый расчётный период длится 14 дней.

Когда календарь не совпадает идеально, в году может оказаться 27 выплат.
Подробнее об этом читайте в нашем гайде по biweekly выплатам.

24 против 26 выплат: в чём разница?

Biweekly выплаты не означают, что сотрудник в итоге зарабатывает больше — годовой доход в любом случае одинаковый.

Возьмём сотрудника с зарплатой $60 000 в год.

При semi-monthly системе:
$60 000 ÷ 24 = $2 500

При biweekly системе:
$60 000 ÷ 26 = $2 307,69

В этом случае каждая biweekly выплата меньше, но за обычный год сотрудник получает две дополнительные регулярные выплаты.

Годовой доход остаётся тем же: $60 000.

86,67 против 80 часов: почему важна математика

Понимание этой разницы пригодится при анализе графиков начисления зарплаты для почасовых сотрудников.

40-часовая рабочая неделя на протяжении 52 недель даёт:
40 × 52 = 2 080 часов

Отсюда:
2 080 / 26 = 80 часов на выплату в 26-выплатной biweekly системе

или

2 080 / 24 = 86,67 часа в 24-выплатной semi-monthly системе.

Слово «среднее» здесь очень важно.

В semi-monthly расчётном периоде не всегда ровно 86,67 рабочих часа. Фактическое число рабочих часов может быть больше или меньше, потому что semi-monthly периоды привязаны к календарным датам.

А вот biweekly период всегда составляет 14 дней.

Поэтому 80 запланированных часов — это простой ориентир для сотрудника с полной занятостью, работающего 40 часов в неделю.

При этом 80 часов не гарантируют отсутствие сверхурочных. По данным Министерства труда США, non-exempt сотрудники получают оплату за сверхурочные за часы, отработанные сверх 40 в течение одной рабочей недели. Сотрудник, отработавший 45 часов на одной неделе и 35 на следующей, всё равно накапливает 5 часов сверхурочных.

Semi-monthly начисление: плюсы и минусы

Semi-monthly начисление может хорошо подойти компаниям, которые предпочитают фиксированные календарные дни выплат и месячное финансовое планирование.

Плюсы semi-monthly начисления

• Фиксированные даты в календаре. Сотрудники обычно точно знают, в какие календарные даты им заплатят.
• Понятный расчёт оклада. Годовую зарплату можно разбить на 24 равные выплаты.
• Меньшая частота расчётов.  Компания проводит расчёт зарплаты всего 24 раза в год.
• Удобное месячное планирование бюджета. Зарплата начисляется дважды за каждый календарный месяц, поэтому расходы совпадают с месячными бюджетами.
• Часто удобно для сотрудников на окладе. Фиксированные даты выплат упрощают управление графиком.

Минусы semi-monthly начисления

• Расчётные периоды разной длины. Количество дней между выплатами не всегда одинаковое.
• Почасовые расчёты требуют больше внимания. Нужно учитывать фактически отработанные часы, а не исходить из фиксированного числа часов в каждом расчётном периоде.
• Сверхурочные легко понять неправильно. Расчётный период не заменяет определённую работодателем рабочую неделю для целей учёта сверхурочных.
• Выплаты в выходные и праздники нужно планировать. У компании должна быть чёткая политика на случай, когда день выплаты попадает на нерабочий день.

Biweekly начисление: плюсы и минусы

Biweekly начисление даёт стабильный двухнедельный ритм, что бывает полезно для компаний, которые сильно зависят от учёта рабочего времени.

Плюсы biweekly начисления

• Стабильные расчётные периоды. Каждый регулярный период охватывает 14 дней.
• Удобно для почасовых сотрудников. Стандартный 40-часовой график даёт 80 запланированных часов за две недели.
• Предсказуемые дни недели. Сотрудники обычно получают выплату в один и тот же день недели каждые две недели.
• Естественно сочетается с учётом времени. Двухнедельные периоды хорошо работают с таймшитами и данными о посещаемости.
• Более частые выплаты. Сотрудники обычно получают 26 регулярных выплат вместо 24.

Минусы biweekly начисления

• Больше расчётов зарплаты. Компании обычно проводят расчёт 26 раз в обычный год.
• Месяцы с тремя выплатами. В некоторых месяцах будет три дня выплат, что требует планирования денежного потока.
• Дни выплат смещаются по календарю. Сотрудники не получают выплаты в одни и те же числа каждого месяца.
• Меньшие суммы отдельных выплат по окладу. Годовая зарплата делится на 26 выплат вместо 24.

Почасовые сотрудники против сотрудников на окладе: какой график подходит?

Biweekly начисление часто имеет явное преимущество перед semi-monthly для компаний с большим числом почасовых сотрудников.

Первая причина — предсказуемость.

Каждый biweekly расчётный период охватывает ровно две недели. Благодаря этому почасовые сотрудники легко соотносят свои записи о времени с расчётом зарплаты, а руководители имеют постоянный интервал для проверки отработанных часов.

Хотя semi-monthly начисление тоже работает для почасовых сотрудников, его расчётные периоды привязаны к календарным датам, а не к стабильному двухнедельному циклу.

При выборе графика выплат стоит опираться на систему и процессы расчёта зарплаты в компании, а не исходить из предположения, что одна система лучше для сотрудников на окладе только из-за удобства.

А что насчёт двух дополнительных biweekly выплат?  

Структура из 26 выплат в biweekly начислении может потребовать более тщательного годового планирования денежного потока. 

Сотрудники на biweekly графике получают 26 выплат в год, поэтому в двух месяцах обычно будет три выплаты вместо двух. Однако работодателю нужно учитывать дату, на которую приходятся расходы на зарплату.

Чтобы определить оптимальный график выплат, компаниям нужно рассматривать весь календарь целиком.

Калькулятор расчётных периодов от WebWork позволяет сравнить частоту выплат, расчётные периоды, часы, суммы выплат и даты начисления.

Вместо того чтобы просто смотреть на «24 против 26», ответственные за график руководители могут увидеть, как каждая система влияет на график в течение всего года.

Как учёт рабочего времени влияет на выбор?

Для точного расчёта зарплаты недостаточно просто задать частоту выплат.

Командам, которые рассчитывают зарплату почасовым сотрудникам, нужна надёжная система учёта времени, ведь им приходится опираться на точные данные о том, когда сотрудники работали и сколько часов отработали.

Неполные данные означают, что проблемы с расчётом зарплаты не исчезнут только из-за перехода с semi-monthly на biweekly.

Хорошая система учёта времени должна помогать с:

• Проверкой отработанных часов
• Выявлением пропущенного времени
• Учётом сверхурочных
• Сравнением запланированных и фактически отработанных часов
• Подготовкой данных для расчёта зарплаты

Когда система расчёта зарплаты поддерживает такой уровень учёта, точность начислений повышается.

Employee Payroll Tracker от WebWork помогает компаниям упорядочить часы сотрудников и связанную с зарплатой информацию.

Важный вопрос не только:

«Когда мы платим сотрудникам?»

Но и:

«Можем ли мы надёжно получить информацию, необходимую для точной оплаты их труда?»

Semi-monthly или biweekly начисление: что выбрать? 

Лучший выбор зависит от того, как устроена работа вашей компании.

Выбирайте semi-monthly, если:  

• Большинство ваших сотрудников на окладе.
• Сотрудники планируют свой бюджет, исходя из предсказуемых дат выплат.
• Вы предпочитаете 24 цикла расчёта зарплаты в год.
• Semi-monthly выплаты уже эффективно обрабатываются вашей системой расчёта зарплаты.

Выбирайте biweekly, если:

• У вас большой штат почасовых сотрудников.
• Сотрудники обычно придерживаются стабильных рабочих графиков.
• Вы хотите, чтобы каждый расчётный период охватывал две недели.
• Точный учёт рабочего времени очень важен для расчёта зарплаты.
• Сотрудники предпочитают получать выплаты каждые две недели.

Оставьте текущий график, если:

• Ваша система расчёта зарплаты и так работает хорошо.
• Сотрудники явно предпочитают существующий цикл выплат.
• Смена графика создала бы лишнюю административную работу.
• Нет весомой бизнес-причины что-то менять.

Вопросы, которые стоит задать перед сменой частоты выплат

Прежде чем выбрать график выплат, продумайте практическую сторону этого решения.

Сколько у вас почасовых сотрудников?

Некоторым почасовым сотрудникам biweekly график будет удобен, особенно если их часы и учёт времени стабильны в рамках двухнедельного цикла.
Фиксированный semi-monthly день выплат может быть удобен для сотрудников на окладе.

Как устроен ваш процесс учёта времени? 

Подумайте, насколько легко вашей команде проверять часы, утверждать таймшиты и выявлять сверхурочные.

График выплат должен дополнять вашу существующую систему учёта времени — будь она уже внедрена или только планируется.

Как отреагируют сотрудники? 

Частота выплат — важный вопрос для сотрудников.

При переходе с semi-monthly на biweekly сотрудники будут получать на руки другие суммы  и в другие дни выплат , даже если их годовая зарплата остаётся прежней.

Эти изменения нужно объяснить сотрудникам до того, как они вступят в силу.

Как выглядит годовой календарь выплат? 

Выпишите фактические дни выплат.

Обратите внимание на месяцы с тремя выплатами, выходные, праздники и переход с одного графика на другой.

Semi-monthly или biweekly начисление: решение в сравнении 

Оптимальный вариант — это график, который лучше всего соответствует персоналу компании и её процессам расчёта зарплаты.

Заключение

Semi-monthly и biweekly начисления выполняют одни и те же базовые функции, но по-разному. Semi-monthly привязано к календарю. Сотрудники получают выплаты 24 раза в год, в фиксированные календарные даты. Biweekly основано на двухнедельном цикле. Сотрудники получают выплаты 26 раз в обычный год, и каждый расчётный период охватывает 14 дней.

Для компании, где преобладают сотрудники на окладе, фиксированные semi-monthly даты и месячное финансовое планирование могут сделать semi-monthly начисление более удачным выбором. Для компании с большим числом почасовых сотрудников фиксированные двухнедельные расчётные периоды и интеграция учёта времени с расчётом зарплаты могут сделать biweekly начисление более подходящим вариантом. Прежде чем менять график, изучите персонал, систему учёта времени, договорённости по сверхурочным, денежный поток, нагрузку по расчёту зарплаты и потребности сотрудников.

Оптимальный график выплат для компании — тот, который она может вести стабильно и точно, который делает расчёт зарплаты простым и не создаёт лишней административной нагрузки за кулисами.

Часто задаваемые вопросы

Что лучше — semi-monthly или biweekly начисление? 

У обоих графиков есть свои плюсы и минусы. При semi-monthly дни выплат компании более фиксированы, тогда как при biweekly выплаты распределяются равномернее — каждые 14 дней.

Зарабатывают ли сотрудники больше при biweekly выплатах?

Нет. Если сотрудник на окладе, годовая зарплата одинакова независимо от того, semi-monthly у него начисление или biweekly. Biweekly начисление распределяет зарплату на 26 выплат вместо 24, поэтому каждая выплата меньше.

Сколько выплат получают сотрудники при semi-monthly и biweekly начислении?

Semi-monthly начисление даёт 24 выплаты в год. При biweekly начислении бывает 26 циклов выплат, но в некоторых календарных годах возможны 27 выплат. 

Лучше ли biweekly начисление для почасовых сотрудников?

Поскольку biweekly расчётный период всегда одинаковой длительности (две недели), у сотрудников есть стабильный цикл выплат, по которому удобно отслеживать и планировать доход. Однако, даже если компания использует semi-monthly систему, этот подход тоже может работать для почасовых сотрудников.

Означает ли 80-часовой biweekly период, что сверхурочные начинаются после 80 часов?

Нет. Сверхурочные часы обычно определяются по часам, отработанным подпадающими под требования non-exempt сотрудниками в течение одной рабочей недели, а не по общему числу часов в biweekly расчётном периоде.