Эффективно управлять проектами — задача не из простых. Нужно держать в голове огромное количество вещей, и чем крупнее становится бизнес, тем сложнее не упустить ни одну из них. К счастью, существует немало подходов, которые помогают выстроить управление проектами более системно. Сегодня мы поговорим об одном из менее известных — офисе управления проектами.

Мы разберём всё, что нужно знать об офисах управления проектами: их функции и разновидности. Но для начала — самое главное: что такое PMO?

Что такое офис управления проектами?

Офис управления проектами, или PMO — это подразделение внутри компании, которое отвечает за то, как в этой компании ведётся управление проектами. Проще говоря, PMO управляет самим процессом управления проектами. На первый взгляд это звучит как лишнее звено. Но у офисов управления проектами есть свои чёткие сценарии применения — о них мы поговорим позже, когда перейдём к главному вопросу статьи.

Если говорить о том, как именно PMO выполняет свои задачи, то в его арсенале — документация, стандарты и внедрение определённых методологий. Всё это и определяет ключевые функции офиса управления проектами — о них и поговорим следующим.

Ключевые обязанности офиса управления проектами

В зависимости от того, как PMO выстроен в конкретной компании, круг его обязанностей может быть очень широким. Но наиболее распространённые функции офисов управления проектами сводятся к следующему:

• Формирование стандартов управления проектами
• Разработка руководящей документации по управлению
• Использование эффекта повторяемости процессов

Формирование стандартов управления проектами

Первая важная функция PMO — задавать стандарты управления проектами в компании. Именно они определяют, как руководители проектов должны выполнять свою работу. Как правило, стандарты включают рекомендации по методологиям и инструментам, а также описывают типичные ошибки, которых следует избегать.

Разработка руководящей документации по управлению

PMO не только устанавливает правила, но и фиксирует их в документах. Казалось бы, очевидно — но за качественной документацией стоит куда больше работы, чем кажется на первый взгляд. PMO должен писать чётко и лаконично, при этом учитывая всё разнообразие проектов, с которыми работают менеджеры. Иначе те просто запутаются и в итоге начнут игнорировать любые инструкции.

Использование эффекта повторяемости процессов

Ещё одна распространённая функция PMO — обеспечивать единообразное применение одних и тех же подходов во всей компании. Этот принцип, известный как эффект повторяемости, помогает командам отточить свои процессы. Когда менеджеры проектов снова и снова используют одни и те же методологии, они доводят их до автоматизма — а это напрямую влияет на их производительность.

Разновидности PMO

Офисы управления проектами бывают разными. В зависимости от масштаба компании и типов проектов, которые она ведёт, в ней может одновременно работать несколько PMO с разными задачами. Вот наиболее распространённые разновидности:

• Корпоративные PMO — наиболее распространённый тип офисов управления проектами в крупных компаниях. Как правило, такой офис один на всю организацию, и он курирует все проекты вне зависимости от их масштаба. Помимо разработки стандартов, корпоративный PMO следит за тем, чтобы все проекты соответствовали стратегическим целям компании.
• Дивизиональные PMO — такой PMO сосредоточен на управлении проектами в рамках конкретного подразделения. Они востребованы в компаниях, где несколько бизнес-единиц работают достаточно независимо друг от друга. Классический пример — компания, которая одновременно производит принципиально разные продукты: например, электронику и автомобили.

Поддерживающий, контролирующий и директивный PMO

Помимо корпоративных и дивизиональных, офисы управления проектами различаются по степени контроля. Выделяют три основных модели:

• Поддерживающий — такой PMO выполняет роль внутреннего консультанта. Он даёт рекомендации руководителям проектов по лучшим практикам и стандартам, но не требует их обязательного соблюдения.
• Контролирующий — в отличие от поддерживающего, такой PMO требует соблюдения установленных стандартов. Подобные офисы проводят регулярные проверки практик управления проектами в компании и совместно с менеджерами разбираются с теми проектами, которые не отвечают требованиям.
• Директивный — директивные PMO берут на себя ещё более высокую степень контроля. Если проект не соответствует стандартам, они нередко вмешиваются напрямую, не дожидаясь инициативы со стороны менеджеров.

Все три модели имеют право на существование, но большинству компаний не нужен такой высокий уровень контроля, как у директивного или контролирующего PMO. Он оправдан лишь тогда, когда бизнес настолько большой, что поддерживающий PMO уже не справляется. Это плавно подводит нас к следующему вопросу: а нужен ли вашей компании офис управления проектами вообще?

Нужен ли вашему бизнесу офис управления проектами?

Ответ на этот вопрос во многом зависит от двух факторов: размера компании и разнообразия её проектов.

Размер компании

Небольшие компании, как правило, не сталкиваются с серьёзными трудностями в управлении. Но по мере роста бизнеса координировать всё большее число людей и проектов становится действительно сложно. В какой-то момент PMO начнёт приносить ощутимую пользу. Скорее всего, стоит начать с поддерживающей модели. А по мере дальнейшего роста компании — при необходимости переходить к контролирующей или директивной.

Разнообразие проектов

Ещё один важный фактор при оценке необходимости PMO — насколько разнородны проекты вашей компании. Если бизнес развивается сразу в нескольких совершенно разных направлениях, PMO поможет наладить управление всеми подразделениями. Как уже упоминалось, хороший пример здесь — компании, которые одновременно производят электронику и автомобили, как Xiaomi или Sony.

Причины не создавать PMO в своей компании

Мы разобрали, зачем PMO может понадобиться. Теперь посмотрим на обратную сторону — почему от него иногда лучше отказаться. И здесь тоже два ключевых фактора: рост управленческой нагрузки и дополнительные расходы.

Рост управленческой нагрузки

Внедрение PMO означает расширение команды. А значит — больше людей, которыми нужно управлять. Для крупной компании это не критично, но для стартапа такая нагрузка может оказаться ощутимой.

Дополнительные расходы

Расширение команды за счёт офиса управления проектами влечёт за собой прямые финансовые затраты. Помимо увеличения фонда оплаты труда, руководители проектов будут тратить время на соблюдение стандартов PMO. Как и в предыдущем случае, для крупных команд эти издержки вполне оправданы. Но для небольших компаний они могут попросту не окупиться.

Как программное обеспечение для учёта рабочего времени помогает управлять проектами эффективнее

Прежде чем завершить статью, поговорим о том, как можно выстроить управление проектами более эффективно — независимо от того, есть у вас PMO или нет. Программное обеспечение для учёта рабочего времени поможет лучше контролировать работу команды. Инструменты с функциональностью управления проектами и задачами позволяют сотрудникам работать с максимальной отдачей. Вот несколько конкретных примеров:

Выявление узких мест в производительности: трекеры времени помогают быстро обнаружить, что мешает работе — будь то отвлекающие факторы или неравномерная загрузка.

Более грамотное распределение ресурсов: сразу видно, кто перегружен, и можно равномерно распределить задачи по команде.

Точные оценки сроков и бюджетов: анализ рабочих процессов команды позволяет ставить более реалистичные дедлайны и рассчитывать бюджеты с куда меньшей погрешностью.

Заключение

Офис управления проектами способен систематизировать работу благодаря чётко прописанным стандартам и регламентам. Он помогает руководителям проектов не терять нить и работать продуктивнее. Однако у PMO есть и обратная сторона: на его создание может уйти немало ресурсов. Именно поэтому он менее актуален для небольших команд, где проблемы с управлением пока не стоят остро.

Решите вы создать PMO или нет — программное обеспечение для учёта рабочего времени в любом случае сделает вашу работу более организованной. Качественные инструменты вроде WebWork помогут команде оставаться собранной и продуктивной.