Вторник, 14:00, и у многих членов вашей команды в Teams статусы «Доступен» и «Занят». Календари заполнены. Ответы на электронные письма приходят быстро. Вы откидываетесь на спинку кресла. Какое продуктивное начало недели!. 

Или вы так думали. 

На еженедельном совещании по согласованию действий выясняется, что ключевой проект отстает от графика. « Нам нужно больше времени», — говорит один из членов команды. «Проект может быть отложен на неделю или около того».

Что же произошло? Раньше, казалось, никто не бездействовал. Но оказалось, что некоторые члены команды тратили время на поверхностную работу, такую ​​как переписка по электронной почте, координация и поддержание порядка (например, исправление электронных таблиц или организация файлов). Они откладывали сложную и важную работу, необходимую для завершения проекта.

Вы столкнулись с рабочей проблемой, называемой утечкой времени.

Обнаружение утечки времени

Утечка времени — это незаметная потеря продуктивных рабочих часов из-за неэффективности, отвлекающих факторов или, казалось бы, незначительных и безобидных действий, таких как чрезмерная проверка телефонных звонков и ненужные совещания. 

Иногда утечка времени скрывается за видимой активностью. В этом случае проблема заключается не в отсутствии работы, а в отсутствии прогресса, что является распространенной проблемой среди многих руководителей. Легко связать оперативность и видимые усилия с производительностью, пока задержки не начнут накапливаться.

Иногда прогресс всё же происходит, но медленнее, чем ожидалось, из-за нехватки времени. Это означает, что часть времени могла бы быть потрачена на следующий проект или достижение важной цели.

В других случаях утечка времени происходит из-за небрежности – например, обеденный перерыв затянулся слишком долго, или член команды записывает полчаса работы с клиентом, когда 10 минут было потрачено на социальные сети. 

Многие организации, работающие в офисе, в гибридном или удаленном режиме, в той или иной степени сталкиваются с утечкой времени – зачастую даже не осознавая этого. Утечка времени редко обсуждается на рабочем месте, но это реальная и насущная проблема, которая лишает компании концентрации, энергии и прибыли.

Итак, как же командам сократить потери времени? 

Не микроменеджмент, который снижает моральный дух команды. Не строгий учет рабочего времени, который сам по себе является трудоемкой задачей и может отвлекать членов команды от основной работы.

Вместо этого компаниям было бы выгодно инвестировать в эффективную платформу для учета рабочего времени.

Как эффективная платформа для учета рабочего времени сокращает потери времени

Существуют различные платформы для отслеживания производительности труда сотрудников. Но лучшие системы учета рабочего времени позволяют организациям:

Интегрируйте ИИ в рабочий процесс

Одно из чудес искусственного интеллекта (ИИ) — это способность получать представление о том, как работает ваша команда.

В частности, благодаря инструменту WebWork для управления персоналом на основе искусственного интеллекта , организации теперь могут отслеживать уровень активности каждого члена своей команды и проверять, насколько они сосредоточены на выполнении сложных задач.

Менеджеры могут даже взаимодействовать с решением WebWork на основе искусственного интеллекта, используя такие подсказки, как « Проанализируйте сегодняшнюю производительность Адама », « Как Дерек показал себя по сравнению с прошлой неделей? » или « Над чем работала моя команда в последнее время?».

После этого вы получаете подробный отчет. Вот пример разбивки рабочего дня от WebWork AI.

Составлять ежедневные отчеты

Ежедневные командные совещания или отчеты в конце дня/недели могут отнимать много времени.

Автоматизация процесса позволяет получать регулярные отчеты, которые вашей команде не нужно будет составлять вручную.

С помощью WebWork вы можете выбрать, получать ли эти отчеты по электронной почте или в канале Slack вашей команды. Вы также можете выбрать время, частоту, период времени, часовой пояс и многое другое.

WebWork предоставляет множество типов отчетов на выбор. К основным данным относятся:

• Мониторинг сотрудников в режиме реального времени . Возможность отслеживать ситуацию в режиме реального времени позволяет руководителям понимать, кто продуктивен, на чем сосредоточены усилия и где возникают пробелы. Больше не нужно полагаться на случайные данные.
• Уровень активности . Отчеты WebWork в режиме реального времени отслеживают уровень активности и время, затраченное на каждый проект ваших сотрудников. Организации также могут просматривать описания активности каждого сотрудника.
• Задачи . Посмотрите, когда член команды работал над задачей и сколько времени он на это потратил.

Все предоставленные данные получены из автоматизированной системы отчетности WebWork, что делает их точными, объективными и доступными в любое время. 

WebWork также упрощает восприятие данных, визуализируя их в виде круговых, столбчатых или линейных диаграмм.

Более эффективно управляйте задачами и сроками

Платформа для учета рабочего времени обеспечивает надлежащую систему мониторинга и управления прогрессом членов команды.

На WebWork вы можете создавать задачи и назначать их членам команды. Заполните все необходимые данные: срок выполнения, приоритет, статус и даже подзадачи для более крупных проектов. Как только ваша команда начнет работу над проектом, платформа отобразит, сколько времени она потратила на каждую задачу.

Система управления задачами сотрудников WebWork также отображает задачи по мере приближения сроков, что облегчает командам отслеживание сроков.

Кроме того, вы получаете общее представление о этапах проекта: какие задачи еще не начаты, какие находятся в процессе выполнения, а какие завершены.

WebWork также может отслеживать использование приложений и веб-сайтов, а также действия мыши и клавиатуры. Платформа идеально подходит для гибридных и удаленных команд, где доступ сотрудников к информации ограничен.

Мощные возможности анализа данных и защита конфиденциальности в одном устройстве

Разумеется, конфиденциальность является одним из главных факторов при инвестировании в программное обеспечение для учета рабочего времени. 

WebWork обладает мощной инфраструктурой, защищающей ваши данные. Все хранится на высокозащищенных облачных серверах, включая Amazon S3 и Contabo, которые обеспечивают самые современные меры защиты конфиденциальности.

Все данные, передаваемые между вашим устройством и серверами WebWork, шифруются с использованием SSL/TLS-сертификатов DigiCert. WebWork также использует хеширование паролей, контроль доступа и непрерывную проверку.

Доступ к конфиденциальным данным имеют только уполномоченные сотрудники. Аналогично, функция «Типы участников» предоставляет различные наборы разрешений и прав доступа для участников рабочего пространства.

Кроме того, WebWork сотрудничает с Cloudflare, передовой глобальной сетью безопасности, которая защищает платформу от киберугроз. 

Компания WebWork также регулярно проводит аудит своей системы на наличие уязвимостей и выполняет тесты на проникновение для обеспечения надежного мониторинга сотрудников, конфиденциальности и безопасности.

В конечном итоге, система учета рабочего времени, такая как WebWork, дает командам сильное чувство подотчетности, ответственности и срочности.

Это происходит не из-за микроменеджмента или давления, а благодаря системе, которая показывает, как усилия превращаются в результаты, перенаправляя внимание на работу, которую необходимо выполнить.

Потому что недостаточно знать, работают ли команды.

Важно то, способствует ли эта работа развитию бизнеса.