Честно говоря, бывают моменты, когда ты настолько захлёбываешься в потоке рабочих задач, что просто не понимаешь, за что хвататься. При этом вокруг постоянно что-то отвлекает — и не даёт сосредоточиться на том, что действительно важно. В какой-то момент осознаёшь, что время пролетело незаметно, а ты так и стоишь на месте, не зная, что делать дальше. Ты не один такой. Многие сталкиваются с проблемой управления временем на работе и пробуют разные тактики, чтобы справиться с этим.

По статистике, среднестатистический человек использует 13 различных методов управления временем. Но мы расскажем тебе о 5 самых эффективных стратегиях тайм-менеджмента на работе. Все пять проверены на практике и реально помогают в ситуациях, когда времени в обрез, а задач — завались. Давай разберём их прямо сейчас!

Контролируй использование технологий, чтобы не терять время

Сегодня технологии способны поглощать нашу продуктивность, отбирая внимание и время в течение рабочего дня. Звонки, письма, сообщения, бесконечные ленты новостей в Facebook, Twitter, LinkedIn и прочих соцсетях — всё это незаметно съедает часы. Технологические отвлечения наносят серьёзный удар по ежедневному управлению временем на работе. Согласно исследованию CareerBuilder, личное использование технологий — это главная причина потери рабочего времени сотрудниками. Причём звонки и переписка занимают 50% всех действий, которые приводят к существенным потерям времени.

Однако если научиться держать технологии под контролем, время перестанет утекать сквозь пальцы. Попробуй отключить уведомления от почты и баннерные уведомления на телефоне. Проверяй их три раза в день: утром, после обеда и перед уходом из офиса. Так ты будешь выделять время на действительно важные дела. И не забывай переводить звонки на голосовую почту — отвечать на каждый звонок вовсе не обязательно.

Кроме того, можно использовать инструмент отслеживания времени и контроля продуктивности, например WebWork, чтобы видеть, на что уходит твоё время, и формировать более здоровые рабочие привычки.

Записывай всё, чтобы ничего не упустить

В ежедневном потоке мыслей, разговоров и действий крайне важно уметь удерживать в голове детали — особенно те вещи, к которым нужно вернуться позже. Проще говоря, помни о своих задачах, дорогой коллега! Ты за них отвечаешь. И как ответственный профессионал ты явно не хочешь что-то пропустить.

Будь умнее — записывай. Даже если кажется, что точно запомнишь — не запомнишь. Используй что угодно: стикер, таблицу в Excel, приложение для продуктивности или любой другой удобный способ. Выбор инструментов за тобой. Главное — фиксируй мысли и задачи. А когда придёт время их выполнять — просто бери и делай. Никаких отговорок!

Планируй день заранее, чтобы всегда быть на шаг впереди

Первое, что стоит делать в начале каждого нового рабочего дня, — это планировать его заранее. Неважно, много у тебя задач или мало — определи, когда ты начнёшь каждую из них и сколько времени она займёт. Так у тебя под рукой будет чёткое и сбалансированное расписание, которое помогает меньше нервничать и быть продуктивнее на протяжении всего дня. По словам Брайана Трейси из книги «Съешьте лягушку», «10–12 минут, вложенных в планирование дня, сэкономят не менее 2 часов потраченного впустую времени и усилий».

Как мы уже говорили, записи — это основа ежедневного тайм-менеджмента. Теперь возьми свои заметки и списки дел и реально распланируй выполнение каждого пункта в конкретные временные рамки. Многие с удовольствием составляют списки, но никогда не возвращаются к ним. Не будь одним из них. Планируй свой день и список задач заранее!

Закрой дверь, чтобы свести отвлечения к минимуму

Когда тебе трудно сосредоточиться, а работу нужно сделать во что бы то ни стало, — просто закрой дверь. Коллеги, которые заходят без предупреждения, или шум из коридора способны выбить из колеи. Причём каждое отвлечение в среднем отнимает 10–15 минут на то, чтобы снова войти в рабочий ритм. Таким образом, уже 4 прерывания в день могут забрать у тебя целый час концентрации. Закрыться на час-другой и сфокусироваться на работе — это абсолютно нормально. Можно даже повесить табличку «Не беспокоить», чтобы полностью исключить любые отвлечения. Просто и эффективно, не правда ли?

Как только работа будет завершена, ты снова станешь доступен для коллег — это вполне логично. Главное — не изолируй себя постоянно. Используй этот приём точечно: для задач, где нельзя потерять ни минуты.

Расставляй приоритеты, чтобы достигать большей продуктивности

Когда задач накапливается огромное количество, очевидно, что не все они одинаково важны. Одни требуют немедленного внимания, другие при этом могут отнять уйму времени, не принося сопоставимой пользы и результата. Именно здесь ключ к эффективному управлению временем — это расстановка приоритетов!

Всегда задавай себе вопрос: «Это лучшее применение моего времени прямо сейчас?» Именно так! Останови мысли на секунду, задай себе этот вопрос и честно ответь на него. Лучше сделать это заранее, чем увязнуть в горе второстепенных задач, которые поглотят твоё ценное время. По сути, это отличный приём для повышения продуктивности, который очень близок к заблаговременному планированию дня.

Только сначала нужно определить приоритеты задач, и уже потом составлять само расписание. Как только ты расставишь задачи по степени важности, срочности и ценности с точки зрения затраченных ресурсов, высокая продуктивность не заставит себя ждать.