A folha de pagamento precisa do pessoal é importante para todas as empresas. Porém, sua importância e dificuldade aumentam quando se trata de trabalhadores horistas. Se você gerencia uma equipe com esses profissionais, deve calcular as horas de folha de pagamento. 

Existem algumas maneiras de fazer isso: manualmente e com uma automatizada . A maioria dos gerentes escolhe a primeira opção para economizar nos custos do software de folha de pagamento. Mas, como abordaremos em breve, um rastreador de tempo de qualidade com recurso de folha de pagamento pode ajudar você a economizar muito tempo.

Quem precisa calcular as horas da folha de pagamento?

Antes de comparar as formas manuais e automatizadas de calcular as horas da folha de pagamento, vamos explorar quem precisa fazer isso. A maioria das empresas emprega profissionais com fixo periódico. Este é o tipo de emprego mais comum em todo o mundo. Porém, você deve calcular as horas da folha de pagamento se tiver funcionários que são pagos por hora .

Geralmente, isso se aplica a profissionais autônomos e contratados independentes. Você pode querer contratar profissionais nessas condições para um projeto único. As empresas que oferecem horários de trabalho flexíveis a funcionários permanentes também podem utilizar pagamentos por hora. Dessa forma, eles podem pagar aos membros da sua equipe proporcionalmente à quantidade de trabalho concluído.

Se sua empresa corresponder a uma dessas descrições, você deverá calcular as horas da folha de pagamento. Vamos explorar o processo agora, começando pelos requisitos.

O que você precisa para calcular as horas da folha de pagamento?

Você precisa de duas coisas importantes para calcular as horas da folha de pagamento: dados de tempo de trabalho e taxas horárias.

Dados de tempo de trabalho

Superficialmente, coletar dados sobre tempo de trabalho é simples. Porém, garantir sua precisão é bastante desafiador. Isto é especialmente verdadeiro para profissionais remotos. Seus funcionários devem acompanhar quanto gastam trabalhando e reportar essas informações aos seus gerentes. Fazer isso manualmente levanta preocupações em duas áreas principais: confiança e precisão. O primeiro é significativo para funcionários mais novos que você talvez não conheça bem o suficiente. Porém, este último pode afetar até mesmo membros antigos da equipe. Rastrear o tempo manualmente está sujeito a erros humanos. É uma tarefa tediosa que pode se tornar repetitiva rapidamente. Este é o primeiro lugar onde um rastreador de tempo de qualidade como o WebWork pode ajudá-lo a calcular as horas da folha de pagamento.

Taxas horárias

Determinar as taxas horárias de seus funcionários é uma tarefa mais simples. Porém, pode se tornar um pouco desafiador se você quiser pagar taxas variadas para projetos diferentes. Você pode querer fazer isso para ajudar seus trabalhadores horistas a priorizar suas tarefas com mais facilidade. Isso exigirá não apenas dados precisos de controle de tempo, mas também um gerenciamento eficaz de tarefas.

Como calcular horas de folha de pagamento manualmente: passo a passo

Agora, vamos repassar as etapas de cálculo manual das horas da folha de pagamento, começando pelo cálculo do tempo.

1. Subtraia o tempo não remunerado

Para calcular o tempo de trabalho, você deve subtrair as pausas não remuneradas do tempo monitorado de sua equipe. Ou você pode instruir seus funcionários a fazerem isso sozinhos e mostrar seus cálculos. Dessa forma, você só precisará verificar os dados dos seus funcionários, reduzindo um pouco a sua carga de trabalho.

2. Hora da rodada

Para facilitar o cálculo das horas da folha de pagamento, você pode arredondar o tempo. Certifique-se de verificar os regulamentos locais, pois eles podem variar em todo o mundo. Por exemplo, em muitos estados dos EUA, você pode arredondar para os 15 minutos mais próximos. Mas, em muitos outros locais, o arredondamento não é permitido.

3. Converta horas e minutos em horas com decimais

Neste ponto do processo, você terá monitorado o tempo em horas e minutos. Você deve converter isso em um único número que representa o tempo monitorado para calcular as horas da folha de pagamento. Basta dividir seus minutos por 60 e adicionar esse número às horas monitoradas.

Por exemplo: 30/60 = 0,5 horas.

4. Determine a taxa horária

Determinar a taxa horária de seus funcionários deve ser simples. Uma exceção a isso é se você pagar taxas diferentes aos membros da sua equipe para determinados projetos. Nesse caso, você deve separar o tempo monitorado por projetos e calcular as horas de folha de pagamento de cada um com suas taxas atribuídas.

5. Calcule horas de folha de pagamento

Finalmente, você pode completar seu cálculo. Basta multiplicar as horas de trabalho pelas taxas horárias da sua equipe.

Por exemplo, se um funcionário trabalhou 31,5 horas com uma taxa de US$ 20/hora e 9 horas com uma taxa de US$ 25/hora :

• 31.5 × 20 = 630 

• 9 × 25 = 225 

• 630 + 225 = 855

Como calcular horas de folha de pagamento com rastreador de tempo: passo a passo

Agora, vamos explorar como um rastreador de tempo pode ajudá-lo no cálculo das horas da folha de pagamento.

1. Defina taxas horárias

Primeiro, você deve definir as taxas horárias de sua equipe em seu rastreador. A maioria dos aplicativos permite atribuir uma taxa a cada um de seus funcionários. Porém, um rastreador avançado permitirá taxas diferentes para membros e projetos do espaço de trabalho. Por exemplo, o WebWork faz isso com seu recurso de horas faturáveis . Conforme mencionado anteriormente, taxas diferentes podem ajudar os funcionários a priorizar tarefas.

2. Faça com que sua equipe controle o tempo

Depois de definir as taxas horárias, sua equipe pode começar a monitorar o tempo de trabalho. Isso pode ser tão fácil quanto clicar em um botão no início do dia. Se você usar taxas horárias diferentes para projetos, certifique-se de que seus funcionários acompanhem o que estão fazendo.

3. Verifique os relatórios da folha de pagamento

Após monitorar o tempo, o rastreador de tempo gerará relatórios de folha de pagamento periodicamente. Por exemplo, o WebWork fornecerá informações sobre quanto ganhou cada um dos membros da sua equipe. Também lhe dirá o quanto eles trabalharam e quais tarefas completaram.

Como pagar os funcionários após o cálculo das horas de folha de pagamento?

A última etapa do gerenciamento da folha de pagamento é sempre pagar seus funcionários. Se você estiver fazendo isso manualmente, basta transferir os valores ganhos para os membros da sua equipe. Mas, se você estiver usando um rastreador de tempo, muitos deles oferecem pagamentos integrados. Você pode gerar faturas baseadas em horas com WebWork e fazer um pagamento direto a partir do rastreador de tempo usando um método de pagamento compatível. Isso o ajudará a simplificar ainda mais a folha de pagamento da sua empresa.

Observações finais

O cálculo das horas da folha de pagamento é uma tarefa importante para empresas com trabalhadores horistas. Você pode fazer isso manualmente ou usar uma ferramenta de automação para agilizar o processo. Se você usa o controle de tempo para aumentar a produtividade de sua equipe, também deve usá-lo para agilizar a folha de pagamento dos funcionários de sua empresa.