Отчеты о рабочем времени помогают командам интерпретировать рабочие процессы, повышать эффективность и производительность. Однако в реальности большинство команд неправильно интерпретируют отчеты о рабочем времени, используя полученную информацию для создания ложных сведений, что негативно сказывается на моральном духе и процессе принятия решений. В этой статье рассматривается, почему количество отработанных часов не равно производительности, освещаются распространенные ошибки в отчетности и объясняются практические способы точной интерпретации данных о рабочем времени. Кроме того, мы рассмотрим, как такие инструменты, как WebWork и другие, могут помочь решить эти проблемы.

Почему многие команды неправильно интерпретируют отчеты о рабочем времени.

Команды используют отчеты о затраченном времени как прямой показатель эффективности, однако они отражают только количество затраченного времени, а не созданную ценность.

Руководители склонны считать, что чем больше рабочих часов, тем больше объем работы, не принимая во внимание качество, концентрацию внимания или результаты.

В интеллектуальном труде, таком как программирование, дизайн и стратегия, результат не зависит от количества отработанных часов, в отличие от работы на заводе, где более длительный срок работы приводит к увеличению объема произведенной продукции.

Неправильное использование данных о рабочем времени руководством может привести к чрезмерной занятости вместо эффективной работы, что способствует снижению вовлеченности и выгоранию.

Вырванные из контекста сообщения создают ложные представления, например: «Этот человек отработал 10 часов. Следовательно, он продуктивен; однако большую часть этого времени он был занят отвлекающими факторами»

Большинство команд не обучены истинному значению данных о времени и, следовательно, в итоге приходят к ложным выводам, например, что малое количество отработанных часов может указывать на эффективность, невовлеченность или неполное отслеживание, в зависимости от контекста.

Ситуация еще хуже в случае удаленной или гибридной работы, когда менеджеры слишком сильно полагаются на количество отработанных часов для оценки усилий, поскольку не могут наблюдать за ними напрямую.

Основная проблема: количество отработанных часов ≠ производительность

Современная культура труда порождает одно из самых распространенных заблуждений.

  • Чем больше времени вы проводите на работе, тем продуктивнее вы становитесь.
  • Это предположение неверно.
  • Производительность в первую очередь определяется создаваемой ценностью, при этом время является одним из нескольких факторов, влияющих на нее.
  • Один сотрудник может работать 10 часов в день, но при этом выполнять работу низкого качества, совершать одни и те же ошибки или заниматься другими делами. Другой же сотрудник может работать 6 часов в день, сосредоточившись на одной задаче, и добиться отличных результатов.
  • Учет рабочего времени отражает фактическую активность, но не качество или результаты выполненной работы.

Когда менеджеры используют количество отработанных часов в качестве показателя эффективности, они не понимают истинной картины, стоящей за этими цифрами.

Распространенные ошибки в отчетности, которые вводят команды в заблуждение

Ошибка №1: Сравнение количества часов, затраченных на выполнение разных задач

Представьте, что вы сравниваете время, которое графический дизайнер тратит на создание логотипа, со временем, которое разработчик тратит на отладку кода. Это совершенно разные виды работы, требующие разных мыслительных процессов, навыков и творческой энергии.

Однако менеджеры постоянно так делают. Они смотрят на отчеты о рабочем времени и удивляются, почему дизайнер «всего лишь» отработал 6 часов, а разработчик — 9, не принимая во внимание, что творческая работа часто требует перерывов для обработки идей, в то время как отладка может потребовать постоянной концентрации.

WebWork и аналогичные платформы точно отслеживают рабочее время, но они не могут автоматически учитывать специфику самой работы. Это ваша задача как менеджера.

Ошибка №2: Игнорирование переменной качества

Два сотрудника службы поддержки могут работать по 8 часов в день. Но если один обрабатывает 30 заявок с 95% уровнем удовлетворенности, а другой — 15 заявок с 80%, одинаково ли они продуктивны? Отчеты о рабочем времени говорят об обратном. Реальность же говорит, что абсолютно нет.

Именно здесь многие команды допускают ошибку. Они предполагают, что равные затраты времени должны приводить к равным результатам, забывая, что уровень навыков, опыт, инструменты и даже настроение могут существенно повлиять на то, чего человек добьется за час.

Ошибка №3: ​​Использование времени в качестве наказания или системы поощрения

Некоторые менеджеры используют отчеты о рабочем времени как оружие. Мало часов? Значит, вы не преданы своему делу. Много часов? Значит, вы — выдающийся сотрудник. Это создает токсичную культуру, в которой люди начинают «работать» ради показателей, а не ради результатов.

Сотрудники быстро учатся. Если увеличение рабочего времени получает похвалу, они будут работать больше часов, даже если это означает перегрузку задачами, более длительные перерывы между периодами работы или просто поддержание таймера во время выполнения личных дел.

Проблема не в самом инструменте. Независимо от того, используете ли вы WebWork или любую другую платформу, вопрос заключается в том, как вы интерпретируете данные и реагируете на них.

Ошибка №4: Забывать, что творчество не является линейным процессом

Лучшие результаты достигаются вне рабочего стола. Разработчик, решающий сложную задачу в душе. Писатель, находящий решение замысловатой структуры сюжета во время прогулки с собакой. Дизайнер, чья лучшая идея приходит во время приготовления ужина.

Ничто из этого не отражается в отчётах о рабочем времени. И всё же зачастую именно эта работа оказывается наиболее ценной.

Когда команды зацикливаются на отслеживании рабочего времени, они упускают из виду эту невидимую работу. Время на обдумывание, время на обработку информации, подсознательное решение проблем, которое происходит, когда мы «не работаем»

Как правильно считывать данные о времени

Итак, если количество отработанных часов не отражает всей картины, как же следует интерпретировать отчеты о рабочем времени? Вот более понятная схема.

Сосредоточьтесь на закономерностях, а не на отдельных точках данных

Не стоит оценивать производительность по одному дню или одной неделе. Ищите закономерности во времени. Завершает ли кто-то проекты стабильно быстрее, чем предполагалось? Это ценные данные. Регулярно ли он перевыполняет смету по аналогичным задачам? Это может указывать на недостаток навыков, нечеткие требования или нереалистичное планирование.

Платформы для учета рабочего времени, такие как WebWork, отлично выявляют подобные закономерности, если знать, на что обращать внимание. Тенденция важнее, чем отдельные показатели.

Сочетание временных данных с показателями результатов

Отчеты о затраченном времени никогда не должны использоваться сами по себе. Всегда используйте их в сочетании с показателями эффективности:

  • Сколько заданий было выполнено?
  • Какой уровень качества был достигнут?
  • Соответствовала ли работа требованиям?
  • Какие отзывы клиентов или заинтересованных сторон были получены?

Для получения полной картины необходимы как входные данные (время), так и выходные данные (результаты). Одно без другого вводит в заблуждение.

Используйте табели учета рабочего времени для улучшения процессов, а не для наказания

Наилучшее применение данных, полученных в результате учета рабочего времени, заключается в выявлении узких мест и неэффективности в ваших процессах, а не в ваших сотрудниках.

Если задача, которая должна занимать 2 часа, на самом деле выполняется за 6 часов несколькими членами команды, это не проблема людей. Это проблема процесса. Возможно, требования нечеткие. Возможно, инструменты неадекватные. Возможно, существует зависимость, которая постоянно вызывает задержки.

WebWork и аналогичные им могут выявлять подобные закономерности, но только если вы ищете системные проблемы, а не отдельных козлов отпущения.

Учитывайте различные стили работы

Некоторые люди лучше всего работают в течение длительных, сосредоточенных периодов. Другие преуспевают в коротких периодах интенсивной работы с последующими перерывами. Одни лучше всего думают рано утром, другие достигают пика своей работы поздно вечером.

В отчётах о рабочем времени могут быть видны разные закономерности, но они не могут сказать, какая из них «правильная». Перестаньте пытаться всех вписать в одну и ту же схему.

Задавайте более качественные вопросы

Вместо того чтобы спрашивать: «Почему у вас ушло всего 4 часа?», спросите: «Что позволило вам выполнить это так эффективно?»

Вместо вопроса «Почему это заняло 10 часов?» спросите: «С какими препятствиями вы столкнулись?»

Задаваемые вами вопросы показывают, что вы цените. Задавайте вопросы, направленные на обучение и совершенствование, а не на обвинения и контроль.

почему большинство команд неправильно интерпретируют отчеты о рабочем времени

Истинное предназначение учета рабочего времени

Вот что на самом деле должны делать для вашей команды отчеты о рабочем времени:

  • Помощь в точной оценке стоимости проекта. Исторические данные помогут лучше планировать будущие проекты.
  • Определите потребности в обучении. Если кто-то тратит гораздо больше времени на задачи, которые другие выполняют быстро, возможно, ему требуется специальное обучение или наставничество.
  • Выявите проблемы с производительностью. Если ваша команда постоянно перегружена, отчеты о рабочем времени предоставляют объективные доказательства, обосновывающие необходимость найма новых сотрудников или перераспределения работы.
  • Поддерживайте справедливую систему выставления счетов. При работе с клиентами точный учет рабочего времени гарантирует правильность выставления счетов и позволяет обосновать правильность ваших платежей.
  • Обеспечьте более эффективную расстановку приоритетов. Понимание того, куда на самом деле уходит время, помогает командам решать, что автоматизировать, делегировать или исключить.

Обратите внимание, чего нет в этом списке: слежки, микроменеджмента или нагнетания страха.

Заключение 

Отчеты о рабочем времени часто неправильно понимаются большинством команд, поскольку они, как правило, фокусируются на количестве затраченного времени, а не на его качестве, уделяют недостаточно внимания контексту и попадают в распространенные ловушки, такие как ручная запись или несправедливые сравнения. Процесс начинается с признания того, что количество отработанных часов не равнозначно производительности, а затем переходит к правильной интерпретации данных с учетом контекста, тенденций и результатов. Такие инструменты, как WebWork, облегчают этот процесс, автоматизируя отслеживание, предоставляя ценную аналитическую информацию и поддерживая принятие более эффективных решений.

Эти изменения следует вносить постепенно: обучите персонал, пересмотрите существующие отчеты, внедрите более логичные инструменты и проводите периодические оценки. Это уменьшит количество ошибок в интерпретации, повысит моральный дух, улучшит использование ресурсов и приведет к реальному росту производительности. Отчеты о рабочем времени — не злодеи; они могут быть очень эффективными, если их правильно интерпретировать.



Категории:

Учет времени,