Paie semi-mensuelle ou bimensuelle : laquelle choisir ?

La fréquence de paiement des salariés peut sembler une décision de paie facile à prendre. Le choix entre la paie semi-mensuelle et la paie bimensuelle peut influencer le montant des bulletins de salaire, le traitement de la paie, le suivi du temps, la planification de la trésorerie et la façon dont les salariés gèrent leurs revenus. Même si les cycles bimensuel et semi-mensuel se traduisent tous deux par un versement régulier aux salariés, ils présentent des différences importantes. 

Il n’existe pas de calendrier de paie unique, meilleur ou universellement correct. De nombreux facteurs doivent être pris en compte, notamment le processus de pointage, les attentes des salariés, la nature de l’effectif et la charge de travail du service paie.

Paie semi-mensuelle ou bimensuelle : la différence en bref  

La façon la plus simple de comparer les deux calendriers consiste à observer le fonctionnement de chacun.

Il s’agit de conseils généraux ; ce ne sont pas des règles absolues. Une entreprise peut utiliser l’un ou l’autre de ces calendriers pour ses salariés mensualisés ou horaires.

Choisissez l’option qui correspond le mieux à la planification de vos effectifs et à votre traitement de la paie.

Qu’est-ce que la paie semi-mensuelle ?  

La paie semi-mensuelle signifie que les salariés sont payés deux fois par mois.

Les jours de paie sont généralement fixés au 15 et au dernier jour du mois.

Pour les salariés mensualisés, c’est simple, car il est facile de répartir leur salaire annuel sur 24 bulletins de salaire.

Si vous souhaitez une explication détaillée des périodes de paie, consultez notre  guide sur la paie semi-mensuelle 

Qu’est-ce que la paie bimensuelle ? 

La paie bimensuelle consiste à payer les salariés toutes les deux semaines.

Avec un système de paie bimensuelle standard, il y a généralement 26 bulletins de salaire par an.

Chaque période de paie dure 14 jours.

Lorsque le calendrier ne s’aligne pas parfaitement, il peut y avoir 27 bulletins de salaire dans une année.
Pour plus d’informations, consultez notre guide sur la paie bimensuelle.

24 ou 26 bulletins de salaire : quelle différence ?

La paie bimensuelle ne signifie pas que les salariés gagnent plus au total ; le salaire annuel est le même dans les deux cas.

Prenons l’exemple d’un salarié gagnant 60 000 $ par an.

Avec un système de paie semi-mensuelle :
60 000 $ ÷ 24 = 2 500 $

Avec un système de paie bimensuelle :
60 000 $ ÷ 26 = 2 307,69 $

Dans ce cas, chaque bulletin bimensuel est plus faible, mais le salarié reçoit deux bulletins de salaire réguliers supplémentaires au cours d’une année typique.

Le revenu annuel reste le même : 60 000 $.

86,67 ou 80 heures : pourquoi le calcul compte

Comprendre cette différence est utile lorsqu’on analyse les calendriers de paie pour les salariés horaires.

Une semaine de travail de 40 heures sur 52 semaines équivaut à :
40 x 52 = 2 080 heures

Ce qui donne :
2 080 / 26 = 80 heures par bulletin dans un système bimensuel à 26 paies

ou

2 080 / 24 = 86,67 heures dans un système semi-mensuel à 24 paies.

L’emploi du mot « moyenne » est important.

Une période de paie semi-mensuelle ne compte pas exactement 86,67 heures de travail à chaque fois. Les heures réellement travaillées peuvent être plus ou moins longues, car les périodes de paie semi-mensuelles sont fixées en fonction des dates du calendrier.

Une période de paie bimensuelle, en revanche, dure toujours 14 jours.

Cela fait des 80 heures planifiées une base de référence simple pour un salarié à temps plein travaillant 40 heures par semaine.

Travailler 80 heures ne garantit pas l’absence d’heures supplémentaires. Selon le Département du Travail des États-Unis, les salariés non exemptés touchent des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 au cours d’une même semaine de travail. Un salarié qui travaille 45 heures une semaine et 35 la semaine suivante accumule tout de même 5 heures supplémentaires.

Paie semi-mensuelle : avantages et inconvénients

La paie semi-mensuelle peut convenir aux entreprises qui privilégient des jours de paie fixes dans le calendrier et une planification financière mensuelle.

Avantages de la paie semi-mensuelle

• Dates fixes dans le calendrier. Les salariés savent généralement à quelles dates du calendrier ils seront payés.
• Calculs de salaire clairs. Un salaire annuel peut être réparti en 24 bulletins de salaire égaux.
• Fréquence de paie réduite.  Les entreprises exécutent la paie seulement 24 fois par an.
• Budgétisation mensuelle facile. La paie est exécutée deux fois par mois civil, de sorte que les coûts s’alignent sur les budgets mensuels.
• Souvent pratique pour le personnel mensualisé. Des dates de paie fixes peuvent rendre le calendrier facile à gérer.

Inconvénients de la paie semi-mensuelle

• Les périodes de paie varient en durée. Le nombre de jours entre les jours de paie n’est pas toujours le même.
• Les calculs horaires demandent plus d’attention. Il faut suivre les heures réellement travaillées plutôt que de supposer un nombre d’heures fixe pour chaque période de paie.
• Les heures supplémentaires peuvent être mal comprises. La période de paie ne remplace pas la semaine de travail définie par l’employeur pour le calcul des heures supplémentaires.
• Les jours de paie tombant un jour férié ou un week-end nécessitent une planification. Les entreprises doivent disposer d’une politique cohérente pour gérer les jours de paie qui tombent en dehors des jours ouvrables.

Paie bimensuelle : avantages et inconvénients

La paie bimensuelle offre un rythme régulier de deux semaines, ce qui peut être utile pour les entreprises qui s’appuient fortement sur le suivi du temps.

Avantages de la paie bimensuelle

• Périodes de paie régulières. Chaque période habituelle couvre 14 jours.
• Pratique pour les salariés horaires. Un horaire standard de 40 heures produit 80 heures planifiées sur deux semaines.
• Jours de la semaine prévisibles. Les salariés reçoivent généralement leur bulletin de salaire le même jour de la semaine toutes les deux semaines.
• S’accorde naturellement avec le pointage. Les périodes de deux semaines peuvent bien fonctionner avec les feuilles de temps et les relevés de présence.
• Bulletins de salaire plus fréquents. Les salariés reçoivent généralement 26 bulletins de salaire réguliers au lieu de 24.

Inconvénients de la paie bimensuelle

• Davantage d’exécutions de paie. Les entreprises traitent généralement la paie 26 fois lors d’une année typique.
• Mois à trois bulletins. Certains mois comptent trois jours de paie, ce qui nécessite une planification de la trésorerie.
• Les jours de paie se déplacent dans le calendrier. Les salariés ne reçoivent pas leurs chèques aux mêmes dates chaque mois.
• Versements de salaire individuels plus faibles. Un salaire annuel est réparti sur 26 versements au lieu de 24.

Salariés horaires ou mensualisés : quel calendrier convient ?

La paie bimensuelle présente souvent un avantage net par rapport à la paie semi-mensuelle pour les entreprises comptant un grand effectif de salariés horaires.

La première raison est la prévisibilité.

Chaque période de paie bimensuelle couvre exactement deux semaines. Par conséquent, les salariés horaires peuvent facilement faire correspondre leurs saisies de temps à la paie, et les responsables disposent d’un cadre temporel cohérent pour valider les heures travaillées.

Même si la paie semi-mensuelle peut fonctionner pour les salariés horaires, ses périodes de paie sont liées aux dates du calendrier plutôt qu’à un cycle régulier de deux semaines.

Le système et les processus de paie de l’entreprise devraient guider le choix du calendrier de paie, plutôt que de supposer qu’un système est meilleur pour le personnel mensualisé sur la seule base de la commodité.

Qu’en est-il des deux bulletins de salaire bimensuels supplémentaires ?  

La structure à 26 bulletins de la paie bimensuelle peut nécessiter une planification annuelle de la trésorerie plus rigoureuse. 

Les salariés payés de façon bimensuelle reçoivent 26 bulletins de salaire par an, si bien que deux mois contiennent généralement trois bulletins au lieu de deux. Cependant, les employeurs doivent tenir compte de la date à laquelle le coût de la paie est engagé.

Pour déterminer le meilleur calendrier de paie, les entreprises doivent considérer l’ensemble du calendrier.

Le calculateur de période de paie de WebWork permet aux utilisateurs de comparer la fréquence de la paie, les périodes de paie, les heures, les montants des bulletins de salaire et les dates de paie.

Plutôt que de simplement regarder « 24 contre 26 », les responsables de la planification peuvent voir comment chaque système impacte le calendrier sur une année entière.

Comment le suivi du temps s’intègre-t-il dans la décision ?

Une paie précise nécessite plus que la simple définition d’une fréquence de paiement.

Les équipes de paie ayant des salariés horaires ont besoin d’un système de pointage robuste, car elles doivent s’appuyer sur des relevés précis indiquant quand les salariés ont travaillé et combien d’heures ils ont effectuées.

Des relevés incomplets signifient que les problèmes de paie ne disparaîtront pas simplement parce que vous passez d’une paie semi-mensuelle à une paie bimensuelle.

Un bon système de pointage devrait aider à :

• Vérifier les heures travaillées
• Identifier les heures manquantes
• Suivre les heures supplémentaires
• Comparer les heures planifiées et les heures réellement travaillées
• Préparer les relevés de paie

Lorsqu’un système de paie prend en charge ce niveau de suivi, la précision de la paie s’améliore.

L’Employee Payroll Tracker de WebWork peut aider les entreprises à organiser les heures des salariés et les informations liées à la paie.

La question importante n’est pas simplement :

« Quand payons-nous les salariés ? »

C’est aussi :

« Pouvons-nous produire de façon fiable les informations nécessaires pour les payer avec précision ? »

Paie semi-mensuelle ou bimensuelle : laquelle devriez-vous choisir ? 

Le meilleur choix dépend de la façon dont votre entreprise fonctionne.

Choisissez la paie semi-mensuelle si :  

• La majeure partie de votre effectif est mensualisée.
• Les salariés planifient leur budget en fonction de dates de paie prévisibles.
• Vous préférez 24 cycles de paie par an.
• La paie semi-mensuelle est déjà traitée efficacement par votre système de paie.

Choisissez la paie bimensuelle si :

• Vous avez un grand effectif de salariés horaires.
• Les salariés maintiennent généralement des horaires de travail réguliers.
• Vous voulez que chaque période de paie couvre deux semaines.
• Un suivi précis du temps est très important pour la paie.
• Les salariés préfèrent être payés toutes les deux semaines.

Conservez votre calendrier actuel si :

• Votre système de paie fonctionne bien tel quel.
• Les salariés préfèrent fortement le cycle de paie existant.
• Changer les calendriers créerait un travail administratif inutile.
• Il n’y a aucune raison commerciale impérieuse d’effectuer un changement.

Questions à se poser avant de changer la fréquence de paie

Avant de choisir un calendrier de paie, considérez l’aspect pratique de la décision.

Combien de salariés sont horaires ?

Certains salariés horaires trouveront un calendrier de paie bimensuel avantageux, surtout si leurs heures et leur pointage sont réguliers sur un cycle de deux semaines.
Un jour de paie semi-mensuel fixe peut être pratique pour les salariés mensualisés.

Comment fonctionne votre processus de pointage ? 

Réfléchissez à la facilité avec laquelle votre équipe peut vérifier les heures, approuver les feuilles de temps et identifier les heures supplémentaires.

Un calendrier de paie devrait compléter votre système de pointage existant, qu’il soit déjà en place ou prévu.

Comment les salariés vont-ils réagir ? 

La fréquence de la paie est une préoccupation pour les salariés.

Les salariés recevront des montants différents sur leurs bulletins de salaire  et auront des jours de paie différents  lorsque la fréquence de paie passera du semi-mensuel au bimensuel, même si leur salaire annuel reste le même.

Ces changements doivent être expliqués aux salariés avant leur mise en œuvre.

À quoi ressemble le calendrier de paie annuel ? 

Dressez la liste des jours de paie réels.

Repérez les mois à trois bulletins, les week-ends, les jours fériés et le passage d’un calendrier de paie à un autre.

Paie semi-mensuelle ou bimensuelle : décision côte à côte 

La meilleure option est le calendrier qui s’aligne le plus étroitement avec l’effectif et les processus de paie de l’entreprise.

Conclusion

Les paies semi-mensuelle et bimensuelle remplissent les mêmes fonctions de base, mais de manières différentes. La paie semi-mensuelle est alignée sur le calendrier. Les salariés sont payés 24 fois par an, à des dates fixes du calendrier. La paie bimensuelle repose sur un cycle de deux semaines. Les salariés sont payés 26 fois lors d’une année typique, chaque période de paie s’étalant sur 14 jours.

Pour une entreprise composée majoritairement de salariés mensualisés, les dates fixes semi-mensuelles du calendrier et la planification financière mensuelle peuvent faire de la paie semi-mensuelle le meilleur choix. Pour une entreprise comptant de nombreux salariés horaires, les périodes de paie fixes de deux semaines et l’intégration du suivi du temps et de la paie peuvent faire de la paie bimensuelle une meilleure option. Lorsque vous envisagez un changement, examinez l’effectif, le système de pointage, les modalités d’heures supplémentaires, la trésorerie, la charge de travail de paie et les besoins des salariés.

Le calendrier de paie optimal pour une entreprise est celui qu’elle peut gérer de façon cohérente et précise, qui simplifie la paie et ne crée pas de charges administratives supplémentaires en coulisses.

Foire aux questions

La paie semi-mensuelle ou bimensuelle est-elle meilleure ? 

Les deux calendriers de paiement ont leurs avantages et leurs inconvénients. Sur une base semi-mensuelle, les jours de paie d’une entreprise peuvent être plus fixes, tandis que les bulletins de salaire peuvent être répartis plus uniformément tous les 14 jours avec un calendrier de paiement bimensuel.

Les salariés gagnent-ils plus d’argent avec la paie bimensuelle ?

Non. Si un travailleur est mensualisé, le salaire annuel est le même que la paie soit semi-mensuelle ou bimensuelle. La paie bimensuelle répartit le salaire sur 26 bulletins de salaire au lieu de 24, de sorte que chaque bulletin est plus faible.

Combien de bulletins de salaire les salariés reçoivent-ils avec la paie semi-mensuelle et bimensuelle ?

La paie semi-mensuelle fournit 24 bulletins de salaire par an. Avec la paie bimensuelle, il y a 26 cycles de paie, mais certaines années civiles à 27 bulletins de salaire sont possibles. 

La paie bimensuelle est-elle meilleure pour les salariés horaires ?

Comme une période de paie bimensuelle est toujours de la même durée (deux semaines), les salariés disposent d’un cycle de paie régulier sur lequel ils peuvent suivre et gérer leur rémunération. Cependant, même si une entreprise adopte un système de paie semi-mensuelle, cette approche peut tout de même fonctionner pour les salariés horaires.

Une période de paie bimensuelle de 80 heures signifie-t-elle que les heures supplémentaires commencent après 80 heures ?

Non. Les heures supplémentaires sont généralement déterminées par les heures travaillées par les salariés non exemptés concernés au cours d’une même semaine de travail, et non par le total des heures d’une période de paie bimensuelle.