В поисках способов повышения производительности руководители обращаются к различным стратегиям управления временем. Среди самых популярных — тайм-боксинг и тайм-блокинг . Помимо очень похожих названий, у них много общего. Это может заставить вас задуматься, в чём их различия.
В этой статье мы рассмотрим обе стратегии и их основные концепции. Мы также рассмотрим, как их можно использовать для повышения производительности вашей команды.
Что такое тайм-боксинг?
Начнём с тайм-боксинга . Чтобы использовать эту стратегию, вам нужно разделить период времени на количество задач. Необходимо назначить каждой задаче время начала и окончания, создав временные рамки . Эти интервалы позволят вам организовать свой график. Благодаря этому вы будете заранее знать, над чем будете работать. Тайм-боксинг обычно предполагает периоды в несколько дней или недель , но вы также можете планировать на месяц или больше вперёд.
Кому лучше всего подходит тайм-боксинг?
Тайм-боксинг идеально подходит, если вашей команде приходится выполнять небольшие задачи. Если ваши сотрудники часто работают над крупными проектами, вам нужно будет планировать заранее. Эта стратегия также наилучшая, если вашей команде не приходится часто работать над незапланированными задачами . Это особенно актуально для задач, которые одновременно спонтанны и срочны . По этой причине тайм-боксинг не подходит для команд с непредсказуемым графиком. Если вы заранее не знаете, над какими задачами будут работать ваши сотрудники, вы не сможете их организовать. Тайм-боксинг также не подходит для команд с гибким рабочим графиком . Ведь точное знание рабочего времени ваших сотрудников критически важно для стратегии.
Что такое блокировка времени?
Блокировка времени подразумевает разделение дня на блоки . Затем вам нужно будет назначить каждому блоку группу задач. Вы можете создавать эти группы разными способами. Один из популярных вариантов — объединение схожих задач. Другой вариант предполагает группировку задач по проектам. Более крупные задачи можно использовать даже сами по себе. Это делает блокировку времени похожей на тематизацию дня . Вместо того, чтобы тематизировать целые дни, вам нужно будет тематизировать блоки времени . Это даст вам свободу выбора продолжительности работы над каждой группой задач. Вы можете использовать это, чтобы помочь своей команде избежать периодов повторяющейся работы.
Кому следует использовать блокировку времени?
Благодаря своей жёсткости, блокировка времени лучше всего подходит командам с предсказуемым графиком . Это означает традиционный график работы без существенных отклонений. Наличие небольших задач также крайне важно, если вы хотите использовать эту стратегию. Поскольку блокировка времени обычно делит дни, вам потребуется разбивать более крупные задания. Если у вашей команды непредсказуемый график, блокировка времени может быть не лучшим вариантом. В этом смысле она очень похожа на ограничение времени. Давайте теперь рассмотрим различия между двумя стратегиями.
В чем разница между тайм-боксингом и блокировкой времени?
Основные различия между тайм-боксингом и тайм-блокингом незначительны, но они оказывают ощутимое влияние на стратегии.
Тип деления
Первое важное различие между двумя стратегиями заключается в том, как они распределяют ваше время. При тайм-боксинге обычно используются ваши задачи, тогда как при блокировании времени можно использовать группы задач.
Шкала времени
Блокирование времени обычно делит дни на более мелкие отрезки. С другой стороны, тайм-боксинг можно использовать для планирования более длительных периодов времени. Поэтому тайм-боксинг часто используется для управления целыми проектами, а не только временем.
Виды блокировки времени и тайм-боксинга: жесткий и мягкий
Некоторые делят эти две стратегии на два основных типа: жёсткий и мягкий . Они связаны со временем начала и окончания, назначенным для каждого рабочего периода. Как следует из названия, жёсткий вариант потребует от вас переключения между задачами, когда наступает срок их выполнения. Если вы не выполните задачу в установленное время, вам придётся перенести её. С другой стороны, мягкий вариант допускает некоторую вариативность. Мягкие временные блоки или рамки можно использовать в качестве подсказок для завершения работы над тем, над чем вы работаете, и переключения на другую задачу. Таким образом, ваш график не будет таким жёстким. Если вы выполните все свои задачи вовремя, это позволит вам выполнить дополнительные задачи .
Как использовать стратегии управления временем, будучи руководителем группы?
Хотите ли вы использовать тайм-боксинг или блокировку времени для своей команды? Для успеха вам нужно будет обратить внимание на несколько моментов.
Ставьте цели
Первый шаг в использовании стратегий тайм-менеджмента — это постановка целей . Это важно, если вы хотите внедрить любую стратегию для повышения производительности. Вам также потребуется правильно расставить приоритеты в выбранных задачах. Это не только сэкономит ваше время, но и поможет вашей команде избежать стресса.
Используйте приложения-календари
Блокирование времени и ограничение времени — это стратегии, основанные на календаре . Поэтому качественное приложение-календарь имеет решающее значение для успеха. Убедитесь, что вы используете приложение, которое отображает все задачи вашей команды в удобном для чтения виде. Это поможет вашим сотрудникам избежать путаницы и сократить потери времени.
Проверьте с помощью программного обеспечения для отслеживания времени
После внедрения стратегии тайм-менеджмента важно обеспечить её эффективность. Для этого можно использовать приложение для учёта времени. Эти приложения также могут помочь повысить производительность вашей компании благодаря множеству других функций. Примером приложения с такими функциями является WebWork .
Вы даже можете использовать WebWork для назначения своей команде задач с фиксированным или ограниченным по времени сроком. С помощью функции управления задачами вы можете организовать свои цели по срокам их выполнения. Таким образом, ваши сотрудники будут видеть, что им предстоит сделать в течение дня.
Обзор и исправление
Периодический пересмотр новых стратегий важен для обеспечения их положительного влияния. Если вы заметили негативные изменения, вам следует пересмотреть свою реализацию, чтобы она лучше соответствовала вашей команде.
Заключительные мысли
Тайм-боксинг и блокировка времени — популярные стратегии управления временем. У них много общего. Обе стратегии помогут вам организовать свой день и повысить продуктивность вашей команды. Они легко интегрируются, что делает их очевидными, если вы хотите развивать свой бизнес.
