В поисках способов повысить продуктивность руководители обращаются к разным стратегиям управления временем. Среди самых популярных — таймбоксинг и тайм-блокинг. Помимо схожих названий, у них немало общего, и это невольно заставляет задуматься: а в чём вообще разница?

В этой статье мы разберём обе стратегии, рассмотрим их ключевые принципы и расскажем, как с их помощью можно повысить эффективность работы вашей команды.

Что такое таймбоксинг?

Начнём с таймбоксинга. Суть метода в том, чтобы разбить рабочее время на отрезки по количеству задач и назначить каждой из них чёткое время начала и окончания — так формируются тайм-боксы. Такой подход помогает структурировать расписание: вы заранее знаете, над чем будете работать в каждый конкретный момент. Обычно таймбоксинг применяется в горизонте дней или недель, хотя при желании можно планировать и на месяц вперёд и дольше.

Кому подходит таймбоксинг?

Таймбоксинг отлично работает, если команда занимается небольшими задачами. Если же сотрудники регулярно работают над крупными проектами, горизонт планирования придётся увеличивать. Ещё один важный момент: метод хорош там, где внеплановые задачи появляются редко — особенно те, что требуют немедленного реагирования. Именно поэтому таймбоксинг плохо подходит командам с непредсказуемым графиком: если заранее не знаешь, чем будут заняты сотрудники, организовать их работу по этому методу просто не получится. Кроме того, таймбоксинг несовместим с гибким графиком работы: для него критически важно знать точное рабочее время каждого сотрудника.

Что такое тайм-блокинг?

Тайм-блокинг предполагает деление рабочего дня на временны́е блоки, каждому из которых назначается группа задач. Группировать задачи можно по-разному: например, объединять похожие между собой или группировать по проектам. Крупную задачу можно оставить и в одиночестве — целым блоком. В этом тайм-блокинг напоминает тематическое планирование дней, только вместо тематических дней вы распределяете блоки времени. Это даёт свободу в выборе продолжительности работы над каждой группой задач и помогает избежать монотонности.

Кому подходит тайм-блокинг?

Из-за своей структурированности тайм-блокинг лучше всего работает в командах с предсказуемым расписанием — стандартными рабочими часами без существенных отклонений. Важно также, чтобы задачи были небольшими: поскольку метод предполагает деление дня на части, крупные задания придётся дробить. Если у вашей команды непредсказуемый график, тайм-блокинг, скорее всего, не подойдёт — здесь он ничем не отличается от таймбоксинга. А теперь давайте разберёмся, в чём же состоят различия между этими двумя методами.

Чем отличаются таймбоксинг и тайм-блокинг?

Различия между таймбоксингом и тайм-блокингом невелики, но они ощутимо влияют на то, как работает каждый из методов.

Принцип деления

Главное отличие — в том, как именно делится время. Таймбоксинг строится вокруг отдельных задач, тогда как тайм-блокинг оперирует группами задач.

Горизонт планирования

Тайм-блокинг, как правило, дробит конкретный день на более мелкие отрезки. Таймбоксинг же позволяет планировать на более длительные периоды, поэтому его нередко используют для управления проектами целиком, а не только для распределения времени.

Жёсткий и мягкий форматы: типы тайм-блокинга и таймбоксинга

Оба метода часто делят на два вида: жёсткий и мягкий. Речь идёт о том, насколько строго соблюдаются временны́е рамки каждого рабочего периода. При жёстком подходе, как следует из названия, переключение между задачами происходит строго по расписанию. Не успели завершить задачу в отведённое время — придётся её перенести. Мягкий формат предполагает определённую гибкость: временны́е блоки и боксы служат скорее ориентиром — сигналом завершить текущее дело и перейти к следующему. Расписание при этом остаётся менее жёстким, а если все задачи выполнены в срок, освободившееся время можно потратить на дополнительные задачи.

Как применять стратегии управления временем руководителю команды?

Хотите внедрить таймбоксинг или тайм-блокинг для своей команды? Чтобы всё получилось, стоит учесть несколько важных моментов.

Определите цели

Первый шаг при внедрении любой стратегии управления временем — постановка целей. Без чёткого понимания приоритетов любой метод будет работать вхолостую. Правильно расставив приоритеты, вы не только сэкономите время, но и убережёте команду от лишнего стресса.

Используйте приложения-календари

И тайм-блокинг, и таймбоксинг — это стратегии, основанные на календаре. Поэтому хорошее приложение-календарь здесь просто необходимо. Выбирайте инструмент, который отображает все задачи команды в удобном и наглядном виде — это поможет сотрудникам не запутаться и не тратить время впустую.

Контролируйте результаты с помощью трекера времени

После внедрения стратегии управления временем важно понять, насколько она работает на практике. В этом поможет приложение для отслеживания времени. Такие инструменты предлагают и множество других функций для повышения продуктивности компании. Один из подобных трекеров — WebWork.

С помощью WebWork можно назначать команде задачи, уже распределённые по блокам или боксам. Функция управления задачами позволяет организовать цели по срокам выполнения, и каждый сотрудник будет чётко понимать, что ему предстоит сделать в течение дня.

Анализируйте и корректируйте

Регулярно пересматривайте новые стратегии, чтобы убедиться в их эффективности. Если замечаете негативные изменения — корректируйте подход так, чтобы он лучше соответствовал особенностям вашей команды.

Подводя итог

Таймбоксинг и тайм-блокинг — популярные стратегии управления временем с большим количеством общих черт. Оба метода помогают структурировать рабочий день и повышать продуктивность команды. При этом они достаточно просты во внедрении, так что если вы нацелены на развитие бизнеса — это очевидный выбор.