Por que controlamos o tempo e por que precisamos de práticas de controle de tempo?

Por diversos motivos. Alguns controlam o horário de trabalho devido às políticas da empresa; outros o fazem para aprimorar suas habilidades de gestão de tempo; e alguns monitoram as horas trabalhadas de seus funcionários para garantir a produtividade. 

Em todos esses e em outros casos, uma coisa é unânime: o controle do tempo é fundamental para melhorar a gestão do tempo e a produtividade, tanto profissional quanto pessoalmente.

Neste artigo, exploraremos as melhores práticas de controle de tempo com o WebWork.

Melhores práticas de controle de tempo com o WebWork

Não há lugar melhor para aprender sobre as melhores práticas de controle de tempo do que no blog do WebWork Time Tracker, com exemplos práticos.

Agora vamos aos treinos.

1. Teste o rastreador de tempo antes de pedir para sua equipe usá-lo

Antes de implementar o controle de tempo na sua equipe, pesquise e escolha a ferramenta que deseja usar. Em seguida, teste-a. Sempre teste você mesmo para entender todos os detalhes, mesmo que a plataforma, como o WebWork, seja fácil de usar.

Idealmente, comece testando o rastreador com um pequeno grupo de funcionários. Esse método revelará áreas potenciais que podem exigir treinamento para os funcionários.

Principalmente no início, é muito mais fácil monitorar como um pequeno grupo de funcionários se adapta ao controle de ponto do que mergulhar de cabeça com toda a empresa. 

Além disso, é mais provável que um número reduzido de funcionários teste o rastreador de forma diligente do que toda a empresa, com dezenas ou até centenas de pessoas. 

2. Comunique o objetivo à sua equipe de forma clara

Monitorar o tempo de outra pessoa pode parecer uma invasão de espaço pessoal, mas, quando feito corretamente, não é.

Por isso, é essencial que você prepare sua equipe e explique a lógica da empresa para o controle de horas trabalhadas. 

Dependendo do motivo, seja por casos de gestão ineficiente do tempo, prazos perdidos ou sinais de queda de produtividade, esclareça como o controle de tempo resolverá esses problemas. 

Se você tem uma equipe que recebe por hora, é muito provável que eles vejam a mudança com bons olhos, já que receber o pagamento corretamente os beneficia diretamente. O WebWork simplifica esse processo com a ajuda das horas faturáveis ​​e converte o tempo registrado diretamente em ganhos.

Mas em outros modelos de negócio, a necessidade de controle de tempo pode não ser tão óbvia à primeira vista.

Explique à sua equipe que o controle de tempo beneficia não apenas a empresa, mas também cada um individualmente. Cada funcionário poderá ver exatamente quanto tempo dedica a atividades relacionadas ao trabalho e, assim, aprimorar suas habilidades de gestão do tempo. 

O WebWork também promove o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos funcionários com lembretes personalizáveis ​​para prevenir o esgotamento. Este é um dos recursos que você definitivamente deve incentivar seus funcionários a usar, tanto para o bem-estar profissional quanto pessoal.

Eles podem selecionar os tipos de lembretes que desejam receber, incluindo lembretes durante o horário de trabalho, como beber mais água ou dar uma caminhada, ou lembretes sobre a vida pessoal, como passar mais tempo com a família, descansar, cuidar da saúde e assim por diante.

3. Treine sua equipe para obter resultados máximos 

O treinamento é tão importante quanto a decisão de implementar o controle de tempo.

Após discutir a necessidade do controle de tempo e explicar seus benefícios, o próximo passo é treinar seus funcionários. 

Em vez de pedir que usem o rastreador de tempo sem nenhuma instrução prévia, comece treinando-os. Esta etapa está diretamente ligada à etapa de teste prático. Lembre-se de quanto tempo você levou para descobrir como o rastreador funciona e suas funcionalidades. Seus funcionários passarão pelo mesmo processo.

O treinamento os preparará para o processo real de controle de tempo. Eles se sentirão confiantes em saber quando usar o controle automático de tempo e quando adicionar o tempo manualmente.

Em vez de se preocuparem com a possibilidade do rastreador estar desligado ou de terem que fazer uma pausa mais longa, eles saberão o que fazer nesses casos, com base em treinamento ou discussão prévia. 

Por exemplo, quando estiverem em uma reunião e o rastreador desligar por inatividade, explique que eles podem adicionar tempo manualmente. Ou mesmo se esquecerem de iniciar o rastreador, não tem problema, eles ainda podem adicionar tempo sem se preocupar.

Ao familiarizá-los com a ferramenta de rastreamento e, principalmente, com as seções que serão utilizadas, você aumentará a confiança da sua equipe em usá-la. 

4. Seja transparente sobre quais dados você rastreia e por quê

Como empregador e ser humano, você deve seguir as regras de conduta ética e informar a cada funcionário que seus dados serão rastreados, especificando quais dados exatamente. Isso inclui registros de tempo, tempo rastreado automaticamente, uso de aplicativos e da web, rastreamento de URLs, frequência de cliques do mouse e do teclado, e outros, se houver.

Isso ajudará a evitar sentimentos de desconfiança e confusão entre seus funcionários. E criar um ambiente baseado na confiança mútua é a garantia de sucesso e bem-estar em qualquer equipe.

5. Garantir a transparência

Embora dados pessoais como capturas de tela devam permanecer privados, compartilhar informações sobre a conclusão de tarefas pode motivar um trabalho mais diligente. 

O WebWork resolve isso com a ajuda de 5 funções de membro : proprietário do espaço de trabalho, gerente executivo, gerente de projeto, gerente de equipe e funcionário. Cada um desses tipos de membro possui permissões distintas e acesso aos dados rastreados, resultando em um processo de gerenciamento mais organizado.

6. Respeite a privacidade 

Embora a maioria dos aplicativos de controle de tempo ofereça capturas de tela, incluindo o WebWork, é melhor usá-las apenas em situações críticas. Você já está monitorando o tempo e até mesmo o uso de aplicativos ou sites, e adicionar capturas de tela pode gerar ressentimento ou registros de tempo imprecisos.

Para gerar confiança e criar um bom relacionamento com sua equipe, respeite a privacidade deles o máximo possível. 

Na verdade, esse ponto não se refere apenas a capturas de tela, mas ao equilíbrio entre monitoramento e respeito à privacidade.

Crie um ambiente onde os membros da sua equipe se sintam à vontade para compartilhar suas preocupações sobre o processo de rastreamento e ouça-os. 

7. Permita uma margem de imprecisão no registro de tempo

Quando você não utiliza o controle de tempo para fins de pagamento por hora, não force sua equipe a ser tão precisa quanto um relógio suíço. Afinal, é impossível controlar cada segundo. Lembre-se de que dar ênfase excessiva à precisão pode estressar os funcionários, afetando a qualidade do trabalho.

Embora o WebWork ofereça um controle preciso do tempo, registrando até mesmo o tempo ocioso , use esse recurso com cautela, concentrando-se em padrões gerais em vez de contabilizar minuto a minuto.

8. Não utilize dados rastreados como principal fonte de avaliação de desempenho

Um ponto que vale a pena mencionar repetidamente é que os dados monitorados não devem ser o único critério para avaliação de desempenho.

Embora seja bastante útil para medir a duração do projeto ou identificar gargalos no processo de implementação, não deve ser a única fonte para a avaliação de desempenho dos funcionários.

Você pode estar se perguntando por quê? Principalmente porque o controle de tempo é uma solução para melhorar a produtividade, certo?

O simples fato de você implementar o controle de horas trabalhadas provavelmente terá um efeito positivo no desempenho dos funcionários. As pessoas trabalham de maneiras diferentes; mais horas registradas não significam mais trabalho realizado.

9. Monitore o equilíbrio entre vida profissional e pessoal para prevenir o esgotamento profissional em seus funcionários

Controlar o tempo é benéfico para melhorar a gestão do tempo e a produtividade da equipe, mas monitorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal é benéfico para cada funcionário individualmente.

Por isso, o bem-estar dos funcionários deve ser igualmente importante para você como empregador.

Vou inserir aqui minha citação favorita de todos os tempos sobre o assunto, que é:

Funcionários felizes são funcionários produtivos.

As métricas de equilíbrio entre vida profissional e pessoal da WebWork indicam visualmente horas de trabalho saudáveis ​​e excessivas com a ajuda de categorias coloridas.

Com uma simples olhada, você consegue perceber quem precisa diminuir o ritmo e quem precisa melhorar seus hábitos de gestão de tempo. Principalmente se você tem um funcionário remoto , ele pode estar propenso a cair na armadilha de trabalhar muitas horas, às vezes até a meia-noite.

Certifique-se de lidar com casos de excesso de trabalho e evitar que seus funcionários entrem em colapso. 

Lembre-se de que é mais fácil prevenir a síndrome de burnout do que tratá-la. 

Conclusão

O controle do tempo é mais do que uma ferramenta para aumentar a eficiência; é um meio de equilibrar trabalho e vida pessoal.

Seguir as melhores práticas de controle de tempo é fundamental para adotar a atitude e o método corretos para registrar o tempo dos funcionários. As melhores práticas para controle de tempo com o WebWork, elaboradas com base em pesquisas e dados de usuários reais, visam tornar sua equipe produtiva e bem informada sobre o controle de tempo.

Afinal, é o tempo deles que você vai monitorar.