¿Por qué hacemos un seguimiento del tiempo y por qué necesitamos prácticas de seguimiento del tiempo?

Por diversas razones. Algunos controlan las horas de trabajo por política laboral; otros lo hacen para mejorar su gestión del tiempo; y otros supervisan las horas de sus empleados para garantizar su productividad. 

En todos estos y otros casos, hay algo que es unánime: el seguimiento del tiempo es fundamental para mejorar la gestión del tiempo y la productividad, tanto a nivel profesional como personal.

En este artículo, exploraremos las mejores prácticas de seguimiento del tiempo con WebWork.

Mejores prácticas de seguimiento del tiempo con WebWork

No hay mejor lugar para aprender sobre las mejores prácticas de seguimiento del tiempo que el blog de WebWork Time Tracker, con ejemplos prácticos.

Ahora vamos a las prácticas.

1. Pruebe el rastreador de tiempo antes de que su equipo lo use

Antes de implementar el seguimiento de tiempo en tu equipo, investiga y elige el sistema de seguimiento que quieres usar. Luego, pruébalo. Pruébalo siempre tú mismo para comprender todos los aspectos, incluso si la plataforma, como WebWork, es intuitiva.

Lo ideal es empezar a probar el rastreador con un número reducido de empleados. Este método revelará posibles áreas que podrían requerir capacitación.

Especialmente al principio, es mucho más fácil supervisar cómo un pequeño número de empleados se adapta al seguimiento del tiempo que involucrar a toda la empresa. 

Además, es más probable que un número reducido de empleados pruebe el rastreador de forma concienzuda que toda la empresa, con decenas o incluso cientos de personas. 

2. Comunica claramente el propósito a tu equipo

Hacer un seguimiento del tiempo de otra persona puede parecer cruzar la línea del espacio personal, pero cuando se hace correctamente, no lo es.

Por eso es fundamental que prepares a tu equipo y le expliques la lógica de la empresa para el seguimiento del tiempo. 

Dependiendo del motivo, ya sean casos de gestión ineficiente del tiempo, plazos incumplidos o signos de disminución de la productividad, aclare cómo el seguimiento del tiempo resolverá estos problemas. 

Si su equipo cobra por hora, probablemente recibirán con agrado la decisión, ya que les beneficia directamente recibir un pago preciso. WebWork simplifica este proceso mediante horas facturables y convierte el tiempo registrado directamente en ingresos.

Pero en otros modelos de negocio, la necesidad de seguimiento del tiempo puede no ser tan obvia al principio.

Explique a su equipo que el control de tiempo beneficia no solo a la empresa, sino también a ellos personalmente. Cada empleado verá exactamente cuánto tiempo dedica a actividades laborales y podrá mejorar su gestión del tiempo en consecuencia. 

WebWork también promueve la conciliación de la vida laboral y personal de los empleados con recordatorios personalizables para prevenir el agotamiento. Esta es una de las funciones que sin duda debe animar a sus empleados a usar tanto para su bienestar profesional como personal.

Pueden seleccionar qué tipo de recordatorios desean recibir, incluidos recordatorios durante el horario laboral, como beber más agua o salir a caminar, o recordatorios sobre la vida personal, como pasar más tiempo con la familia, descansar, salud, etc.

3. Entrena a tu equipo para obtener los máximos resultados 

La capacitación es tan importante como la decisión de implementar el seguimiento del tiempo.

Después de analizar la necesidad del seguimiento del tiempo y explicar sus beneficios, el siguiente paso es capacitar a sus empleados. 

En lugar de enseñarles a usar el registrador de tiempo sin instrucción previa, comience por capacitarlos. Este paso se conecta directamente con el de probarlo usted mismo. Recuerde cuánto tiempo le llevó comprender el funcionamiento del registrador y sus propiedades. Sus empleados pasarán por el mismo proceso.

La capacitación los preparará para el proceso de seguimiento. Sabrán cuándo usar el seguimiento automático del tiempo y cuándo añadir tiempo manualmente.

En lugar de preocuparse de que el rastreador esté apagado o de que tengan que tomar un descanso más prolongado, sabrán qué hacer en tales casos basándose en la capacitación o la discusión previa. 

Por ejemplo, si están en una reunión y el rastreador se desactiva al detectar inactividad, explíqueles que pueden añadir tiempo ellos mismos. O incluso si olvidaron iniciar el rastreador, no pasa nada, pueden añadir tiempo sin preocuparse.

Al familiarizarlos con el rastreador y especialmente con las secciones que utilizará, hará que su equipo tenga más confianza en su uso. 

4. Sea transparente sobre qué datos rastrea y por qué

Como empleador y como persona, debe seguir las normas de conducta ética e informar a cada empleado que rastreará sus datos y cuáles exactamente. Esto incluye registros de tiempo, tiempo registrado automáticamente, uso de aplicaciones y sitios web, rastreo de URL, rastreo de la frecuencia de pulsaciones del ratón y del teclado, y más, si corresponde.

Hacerlo ayudará a evitar la desconfianza y la confusión entre sus empleados. Y crear un ambiente de confianza mutua es la garantía del éxito y el bienestar de cualquier equipo.

5. Garantizar la transparencia

Si bien los datos personales, como las capturas de pantalla, deben permanecer privados, compartir datos sobre la finalización de tareas puede motivar un trabajo consciente. 

WebWork soluciona este problema con la ayuda de cinco roles de miembro : propietario del espacio de trabajo, gerente ejecutivo, gerente de proyecto, gerente de equipo y empleado. Cada uno de estos tipos de miembro tiene permisos y acceso específicos a los datos rastreados, lo que resulta en un proceso de gestión más organizado.

6. Respetar la privacidad 

Aunque la mayoría de los rastreadores de tiempo ofrecen capturas de pantalla, incluyendo WebWork, es mejor usarlas solo en situaciones críticas. Ya estás registrando el tiempo e incluso el uso de aplicaciones o sitios web, y añadir capturas de pantalla puede generar resentimiento o un registro de tiempo inexacto.

Para generar confianza y construir una buena relación con su equipo, respete su privacidad tanto como sea posible. 

De hecho, este punto no se refiere sólo a las capturas de pantalla, sino a equilibrar la vigilancia respetando la privacidad.

Cree un entorno donde los miembros de su equipo se sientan libres de compartir sus preocupaciones sobre el proceso de seguimiento y escúchelos. 

7. Permitir margen de inexactitud en el seguimiento del tiempo

Si no utiliza el seguimiento horario para el pago por hora, no obligue a los miembros de su equipo a ser tan precisos como un reloj suizo. Al fin y al cabo, es imposible registrar cada segundo. Recuerde que un énfasis excesivo en la precisión puede estresar a los empleados y afectar la calidad del trabajo.

Si bien WebWork ofrece un seguimiento del tiempo preciso al rastrear incluso el tiempo de inactividad , utilice esta función con prudencia, centrándose en patrones generales en lugar de en la contabilidad minuto a minuto.

8. No utilice datos rastreados como fuente principal de evaluación del desempeño

Un punto que vale la pena mencionar una y otra vez es que los datos rastreados no deben ser el único criterio para la evaluación del desempeño.

Si bien es bastante valioso para medir la duración del proyecto o encontrar obstáculos en el proceso de implementación, no debería ser la única fuente para la revisión del desempeño de los empleados.

Quizás te preguntes por qué. Sobre todo porque el seguimiento del tiempo es una solución para mejorar la productividad, ¿verdad?

Es muy probable que el mero hecho de implementar el seguimiento del tiempo tenga un efecto positivo en el rendimiento de los empleados. Cada persona trabaja de forma diferente; más horas registradas no significan más trabajo realizado.

9. Vigila el equilibrio entre la vida laboral y personal para evitar el agotamiento en tus empleados

El seguimiento del tiempo es beneficioso para mejorar la gestión del tiempo y la productividad en el equipo, pero el seguimiento del equilibrio entre el trabajo y la vida personal es beneficioso para cada empleado.

Es por eso que el bienestar de los empleados debe ser igualmente importante para usted como empleador.

Insertaré aquí mi cita favorita de todos los tiempos sobre el tema, que es:

Los empleados felices son empleados productivos.

Las métricas de equilibrio entre vida laboral y personal de WebWork indican visualmente las horas de trabajo saludables y excesivas con la ayuda de categorías de colores.

Con solo un vistazo, puedes ver quién necesita reducir el ritmo y quién necesita mejorar sus hábitos de gestión del tiempo. Especialmente si tienes un empleado remoto , podría ser propenso a caer en la trampa de trabajar demasiadas horas, a veces incluso hasta la medianoche.

Asegúrese de ocuparse de los casos de exceso de trabajo y evitar que sus empleados se agoten. 

Recuerde que es más fácil prevenir el síndrome de burnout que tratarlo. 

Conclusión

El seguimiento del tiempo es más que una herramienta para la eficiencia; es un medio para equilibrar el trabajo y la vida.

Seguir las mejores prácticas de control de tiempo es fundamental para adoptar la actitud y el método adecuados para el seguimiento del tiempo de los empleados. Las mejores prácticas para el control de tiempo con WebWork, seleccionadas con base en investigaciones y datos de usuarios reales, buscan que su equipo sea productivo y esté bien informado sobre el control de tiempo.

Después de todo, es su tiempo el que vas a rastrear.