¿Por qué registramos el tiempo y para qué necesitamos buenas prácticas al hacerlo?
Las razones son muchas. Algunos llevan el control de sus horas laborales por política interna de la empresa; otros lo hacen para mejorar su gestión del tiempo; y algunos monitorizan las horas de sus empleados para garantizar la productividad.
En todos estos casos —y en otros más— hay algo en lo que todos coinciden: el registro del tiempo es clave para mejorar la gestión del tiempo y la productividad, tanto a nivel profesional como personal.
En este artículo, exploraremos las buenas prácticas de registro de tiempo para empleados con WebWork.
Buenas Prácticas de Registro de Tiempo con WebWork
No hay mejor lugar para aprender sobre las mejores prácticas de registro de tiempo que en el blog de WebWork Time Tracker, con ejemplos concretos y aplicables.
Vamos al grano.
1. Prueba el rastreador antes de pedirle a tu equipo que lo use
Antes de presentarle el registro de tiempo a tu equipo, investiga y decide qué herramienta quieres usar. Luego, pruébala tú mismo. Siempre es recomendable explorarlo por cuenta propia para entender todos sus detalles, incluso si la plataforma —como WebWork— es fácil de usar.
Lo ideal es comenzar la prueba con un grupo reducido de empleados. Este enfoque te permitirá identificar qué áreas podrían requerir capacitación adicional.
Sobre todo al principio, es mucho más sencillo hacer seguimiento de cómo un grupo pequeño se adapta al registro de tiempo que lanzarse de lleno con toda la empresa.
Además, un grupo reducido tiende a probar la herramienta con más consciencia que una plantilla de decenas o cientos de personas.
2. Comunica el propósito a tu equipo con claridad
Registrar el tiempo de otra persona puede parecer una invasión del espacio personal, pero cuando se hace bien, no lo es.
Por eso es fundamental que prepares a tu equipo y expliques el motivo por el que la empresa ha decidido implementar el registro de tiempo.
Según el caso —ya sea una gestión ineficiente del tiempo, plazos incumplidos o señales de caída en la productividad— deja claro cómo el registro de tiempo ayudará a resolver esos problemas.
Si tienes empleados que cobran por hora, lo más probable es que reciban la noticia con agrado, ya que les beneficia directamente al garantizar una remuneración precisa. WebWork simplifica este proceso gracias a las horas facturables, convirtiendo el tiempo registrado directamente en ganancias.
Sin embargo, en otros modelos de negocio, la necesidad del registro de tiempo puede no ser tan evidente a primera vista.
Explícale a tu equipo que el registro de tiempo no solo beneficia al negocio, sino también a cada persona a título individual. Cada empleado podrá ver con exactitud cuánto tiempo dedica a sus actividades laborales y mejorar su gestión del tiempo en consecuencia.
WebWork también fomenta el equilibrio entre vida laboral y personal con recordatorios personalizables para prevenir el agotamiento. Esta es una de las funciones que definitivamente deberías animar a tus empleados a usar, tanto por su bienestar profesional como personal.
Pueden elegir qué tipos de recordatorios quieren recibir: desde recordatorios durante el horario laboral —como beber más agua o salir a caminar— hasta avisos sobre la vida personal, como pasar más tiempo en familia, descansar, cuidar la salud, y mucho más.
3. Capacita a tu equipo para obtener los mejores resultados
La capacitación es tan importante como la propia decisión de implementar el registro de tiempo.
Después de hablar sobre la necesidad del registro de tiempo y explicar sus beneficios, el siguiente paso es capacitar a tus empleados.
En lugar de pedirles que usen el rastreador sin ninguna instrucción previa, comienza con una formación adecuada. Este paso está directamente relacionado con el de probarlo tú mismo. Recuerda el tiempo que te llevó entender cómo funciona la herramienta y cuáles son sus características. Tus empleados pasarán por el mismo proceso.
La capacitación los preparará para el proceso de registro real. Sabrán con confianza cuándo usar el registro automático y cuándo añadir tiempo de forma manual.
En lugar de preocuparse porque el rastreador se desactivó o porque tuvieron que tomar un descanso más largo de lo habitual, sabrán exactamente qué hacer en cada caso gracias a la formación previa.
Por ejemplo, si están en una reunión y el rastreador se apaga al detectar inactividad, explícales que pueden añadir ese tiempo manualmente. O si olvidaron activar el rastreador, no es ningún drama: pueden registrar el tiempo igualmente sin preocuparse.
Al familiarizarlos con la herramienta y especialmente con las secciones que van a utilizar, harás que tu equipo se sienta seguro y cómodo usándola.
4. Sé transparente sobre qué datos registras y por qué
Como empleador y como persona, tienes la obligación ética de informar a cada empleado que vas a registrar sus datos y especificar exactamente cuáles: registros de tiempo, tiempo rastreado automáticamente, uso de aplicaciones y sitios web, seguimiento de URLs, frecuencia de clics y pulsaciones de teclado, y cualquier otro dato adicional.
Hacerlo evitará sentimientos de desconfianza y confusión entre tus empleados. Y construir un entorno de confianza mutua es la base del éxito y el bienestar de cualquier equipo.
5. Garantiza la transparencia
Si bien los datos personales como las capturas de pantalla deben mantenerse en privado, compartir información sobre el avance de tareas puede motivar un trabajo más responsable.
WebWork resuelve esto con sus 5 roles de miembro: propietario del espacio de trabajo, gerente ejecutivo, gerente de proyecto, gerente de equipo y empleado. Cada uno de estos tipos de miembro tiene permisos y acceso diferenciados a los datos registrados, lo que se traduce en un proceso de gestión más ordenado y eficiente.
6. Respeta la privacidad
Aunque la mayoría de los rastreadores de tiempo ofrecen capturas de pantalla —incluido WebWork—, es mejor utilizarlas únicamente en situaciones donde sean realmente necesarias. Ya estás registrando el tiempo e incluso el uso de aplicaciones o sitios web, y añadir capturas de pantalla puede generar resentimiento o provocar un registro de tiempo poco preciso.
Para generar confianza y construir una buena relación con tu equipo, respeta su privacidad en la medida de lo posible.
De hecho, este punto va más allá de las capturas de pantalla: se trata de encontrar el equilibrio entre el monitoreo y el respeto a la privacidad.
Crea un ambiente donde los miembros de tu equipo se sientan en libertad de expresar sus inquietudes sobre el proceso de seguimiento, y escúchalos con atención.
7. Acepta un margen de imprecisión en el registro de tiempo
Cuando el registro de tiempo no se utiliza para calcular pagos por hora, no exijas a tus empleados que sean exactos al milímetro. Al fin y al cabo, es imposible registrar cada segundo del día. Ten en cuenta que obsesionarse con la precisión puede generar estrés en el equipo y afectar negativamente la calidad del trabajo.
Si bien WebWork ofrece un registro de tiempo muy detallado que incluye el seguimiento del tiempo inactivo, usa esta función con criterio, enfocándote en los patrones generales más que en un control minuto a minuto.
8. No uses los datos registrados como la única fuente para evaluar el desempeño
Vale la pena repetirlo cuantas veces sea necesario: los datos registrados no deben ser el único criterio para evaluar el rendimiento de un empleado.
Si bien son muy valiosos para medir la duración de los proyectos o detectar cuellos de botella en el proceso de ejecución, no deberían ser la única fuente para las evaluaciones de desempeño.
¿Te preguntas por qué? Especialmente si el registro de tiempo es una solución para mejorar la productividad, ¿no debería serlo?
El simple hecho de implementar el registro de tiempo ya tiene un efecto positivo sobre el rendimiento de los empleados. Cada persona trabaja de manera diferente, y más horas registradas no equivalen automáticamente a más trabajo realizado.
9. Monitoriza el equilibrio entre vida laboral y personal para prevenir el agotamiento
Registrar el tiempo es beneficioso para mejorar la gestión del tiempo y la productividad del equipo, pero hacer seguimiento del equilibrio entre vida laboral y personal beneficia a cada empleado individualmente.
Por eso, el bienestar de tus empleados debe ser igual de importante para ti como empleador.
Aquí va mi cita favorita sobre el tema:
Los empleados felices son empleados productivos.
Las métricas de equilibrio entre vida laboral y personal de WebWork indican visualmente las horas de trabajo saludables y las excesivas mediante categorías con códigos de color.
Con un solo vistazo, puedes identificar quién necesita reducir su carga de trabajo y quién necesita mejorar sus hábitos de gestión del tiempo. Esto es especialmente útil si tienes empleados en remoto, ya que son más propensos a caer en la trampa de trabajar demasiadas horas, a veces incluso hasta la medianoche.
Asegúrate de identificar los casos de exceso de trabajo a tiempo y evitar que tus empleados lleguen al agotamiento.
Recuerda: siempre es más fácil prevenir el burnout que recuperarse de él.
Conclusión
El registro de tiempo es mucho más que una herramienta de eficiencia; es un medio para lograr el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Seguir las buenas prácticas de registro de tiempo es esencial para adoptar la actitud y el método correctos a la hora de registrar las horas de tus empleados. Las prácticas recopiladas en esta guía, elaboradas con base en investigación y datos de usuarios reales de WebWork, buscan hacer que tu equipo sea más productivo y esté mejor preparado para sacar el máximo partido al registro de tiempo.
Al fin y al cabo, es su tiempo el que vas a registrar.
