A proposta foi aceita, a equipe está formada e sua grande ideia está pronta para ser colocada em prática. Mas primeiro, antes da implementação, você define as metas e os prazos como a estrela guia para o sucesso do seu projeto .
Cronogramas sólidos e marcos definidos são essenciais para uma gestão de projetos eficaz. Mas o controle do tempo do projeto é o segredo para um fluxo de trabalho tranquilo.
Ao final desta leitura, você finalmente poderá se despedir de projetos caóticos e horas não contabilizadas. Neste artigo, vamos ajudá-lo a entender como aproveitar o controle de tempo do projeto para estabelecer um ciclo de vida saudável para o projeto .
Tipos de projetos que se beneficiam do controle de tempo
Você pode usar o controle de tempo para aumentar a eficiência e otimizar o fluxo de trabalho. Isso pode ser feito em praticamente qualquer projeto, da construção civil ao design de um ônibus espacial. No entanto, as indústrias digitais e as equipes online são as que mais se beneficiam do software de controle de tempo. Vamos descobrir como.
Projetos de desenvolvimento de software
Projetos de desenvolvimento de software são o exemplo perfeito. Nesses projetos, um bom aplicativo de controle de tempo pode ser um divisor de águas na gestão. Você sabe como é difícil lidar com tarefas complexas e cronogramas dinâmicos. Um software de controle de tempo ajuda os desenvolvedores a entenderem o tempo como o recurso mais valioso.
Por exemplo, sua equipe está trabalhando em uma atualização de funcionalidade e o gerente de projeto definiu um prazo de dois dias para a fase de design da funcionalidade. Com um aplicativo de controle de tempo de projeto , você pode ver exatamente quanto tempo cada membro dedicou a diferentes partes do design. Se a equipe ultrapassar o prazo, você pode avaliar o que aconteceu nos bastidores. Talvez você tenha subestimado a tarefa. Ou talvez tenha encontrado obstáculos inesperados, o que permite um melhor planejamento para projetos futuros.
Projetos criativos
Quando se trata de projetos de design ou campanhas de marketing, a criatividade flui no caos. A capacidade de acompanhar o tempo e o progresso do projeto torna-se indispensável.
O trabalho criativo exige muitas iterações até que o resultado seja perfeito. É por isso que aplicativos de controle de tempo podem ajudar o processo criativo . Além disso, auxiliam no cumprimento de prazos e orçamentos, o que é essencial para o lançamento de campanhas de marketing.
Projetos de consultoria
Na consultoria, a transparência na gestão do tempo é fundamental para construir relacionamentos de qualidade com os clientes. Isso inspira confiança e estimula a fidelização.
É por isso que os recursos de análise e geração de relatórios são essenciais em um aplicativo de controle de tempo.
O melhor software de controle de tempo para consultores é aquele que permite registrar horas faturáveis. Se, além disso, você puder exportar dados e agendar relatórios, melhor ainda.
Melhores práticas para gerenciamento de tempo de projetos
Planejamento, equipe e ferramentas — esses são os 3 imperativos para o sucesso de qualquer projeto. No contexto do uso de aplicativos de controle de tempo, isso significa elaborar um plano sólido e realista. Também inclui treinar a equipe para registrar o tempo regularmente e escolher as ferramentas certas para facilitar o trabalho.
Defina metas e prazos claros
Um dos maiores problemas na gestão de projetos é o aumento descontrolado do escopo. Quanto maior e mais complexo o projeto, mais nos assusta o planejamento de sua execução.
A maneira mais eficiente de lidar com o grande escopo de um projeto é dividi-lo em tarefas menores. Além disso, realize reuniões de scrum regularmente para atualizar o cronograma do projeto.
Digamos que você esteja trabalhando em um projeto de reformulação de um site. O objetivo principal é redesenhar o site da empresa para melhorar a experiência do usuário e modernizar a identidade visual. Para otimizar o gerenciamento do projeto, divida esse objetivo em etapas menores:
Pesquisar
Criação de wireframes e prototipagem
Design visual
Transição de desenvolvimento
Testes e otimização
Cada uma dessas etapas pode então ser dividida em tarefas concretas. A pesquisa inclui pesquisa de usuários (entrevistas, questionários), que leva uma semana de trabalho. Em seguida, a análise da concorrência, que leva 3 dias. Por fim, a revisão das métricas do site existente, que você estima que levará 2 dias no total.
Dividir um projeto grande em etapas como esta garante que cada fase seja gerenciável, rastreável e concluída dentro do prazo. Dessa forma, você aumenta a eficiência e a responsabilidade. Certifique-se de que cada etapa tenha prazos claros com horas registradas. Isso garante que o projeto progrida de forma eficiente.
O controle de tempo ajuda a identificar gargalos, como o tempo extra gasto em revisões ou ciclos de feedback. Também fornece dados para projetos futuros, permitindo que a equipe defina cronogramas mais realistas para tarefas semelhantes no futuro.
Use as ferramentas certas
Um bom software de controle de tempo é seu melhor aliado na gestão de projetos. O desafio é encontrar o software certo para o seu tipo de projeto.
Como designer freelancer, você pode usar um aplicativo simples que rastreia horas faturáveis e facilita a emissão de faturas. Algo fácil, como o Toggl. Mas se você gerencia uma grande equipe criativa, precisa de uma ferramenta mais robusta como o WebWork Time Tracker. Uma ferramenta capaz de lidar com projetos, membros da equipe e recursos de geração de relatórios simultaneamente.
O que significa encontrar o melhor aplicativo de controle de tempo para o seu projeto? Significa escolher o conjunto certo de recursos que você precisa em um aplicativo de controle de tempo fácil de usar. Por exemplo, para projetos menores, você pode usar um aplicativo gratuito de controle de tempo com recursos básicos de registro de tempo.
Se você trabalha sozinho com desenvolvimento ou consultoria, precisa de um aplicativo simples de controle de tempo. Um aplicativo que permita registrar horas faturáveis para facilitar a emissão de faturas. Existem outros recursos importantes que você pode precisar em um aplicativo de controle de tempo para consultores. Por exemplo, taxas de faturamento flexíveis, automação e relatórios de horas trabalhadas.
No entanto, para incluir usuários e projetos ilimitados, procure algo mais sofisticado. O ideal é um aplicativo para desktop que registre horas faturáveis e forneça relatórios completos. Além disso, escolha um formato de grade ou calendário que seja fácil de entender para todos os membros da equipe.
Dica profissional: Se você tem projetos complexos para gerenciar, procure ferramentas de controle de tempo que permitam o registro automático do tempo. Automatizar o controle de tempo significa uma preocupação a menos e mais foco no trabalho em si.
Incentive a responsabilidade da equipe
O controle de tempo como sistema só funciona se os membros da sua equipe estiverem engajados e souberem usar o aplicativo de controle de tempo de forma eficiente. Antes de implementar o controle de tempo para acompanhar o progresso do projeto, comece com uma reunião informal. Em seguida, explique por que a transparência e a responsabilidade são essenciais para um trabalho em equipe eficaz.
Promova uma cultura de transparência incluindo reuniões semanais de acompanhamento nas suas reuniões de scrum. Convide cada membro da equipe a revisar seus registros de tempo e corrigir quaisquer inconsistências.
Além disso, inspire um melhor desempenho da equipe demonstrando liderança intelectual. Apresente seu próprio exemplo de como você controla o tempo para diferentes projetos e tarefas sob sua responsabilidade.
Analise regularmente os dados de tempo
Aprender com suas análises é o maior trunfo para conhecer seus pontos fortes, bem como as áreas que precisam de melhoria. Compreender como os registros de tempo de cada membro da equipe correspondem ou divergem do cronograma estimado é fundamental. Afastar-se do planejamento do projeto ajuda você a alocar melhor o tempo para projetos futuros.
Digamos que certas tarefas levaram apenas 50% do tempo estimado. O resultado dessa situação é que você tem um membro da equipe disponível para novas tarefas, que poderia usar o tempo extra para ajudar outros colegas.
Mais importante ainda, às vezes uma fase do projeto enfrenta um desafio que atrasa o progresso. Com análises regulares da planilha de controle de tempo, você poderá identificar e mitigar o problema. Você também poderá se preparar para atrasos nas próximas etapas do desenvolvimento do projeto.
Por fim, você poderá tomar decisões baseadas em dados e planejar cronogramas de projetos mais eficazes no futuro.
Integre o controle de tempo com o software de gerenciamento de projetos
Algumas coisas são cruciais ao incorporar um software de controle de tempo ao seu fluxo de trabalho. Inicialmente, é importante integrá-lo naturalmente ao seu ambiente de trabalho atual. A melhor maneira de fazer isso é integrando um aplicativo de controle de tempo ao seu software de gerenciamento de projetos.
Por exemplo, digamos que você use o Asana para gerenciamento de projetos. Então, você o integra ao WebWork Time Tracker. Dessa forma, você poderá sincronizar automaticamente a conclusão de tarefas e os registros de tempo. Fica mais fácil acompanhar o progresso do projeto sem precisar ficar alternando entre as plataformas.
Aplicativos de controle de tempo, como o WebWork Time Tracker, integram-se a ferramentas populares de gerenciamento de projetos. Asana, Trello, ClickUp e muitas outras estão nessa lista.
Desafios comuns
Sua equipe tem dificuldades para aproveitar ao máximo o controle de tempo, mesmo com a melhor ferramenta disponível. Os motivos variam desde resistência à mudança, sobrecarga com múltiplos projetos ou esgotamento devido à carga de trabalho excessiva.
Vamos analisar alguns dos desafios mais comuns e ver a solução mais eficiente para superá-los.
Desafio nº 1: Resistência ao controle do tempo
Alguns membros da equipe podem encarar o controle de tempo como microgerenciamento. Outros, como um fardo adicional em sua carga de trabalho. Ambos os casos levam à resistência ou a registros incompletos.
Solução: Enfatize os benefícios do controle de tempo para melhorar os resultados do projeto. Destaque as vantagens em relação às desvantagens do monitoramento. Ofereça sessões de treinamento e explique como o controle de tempo pode tornar o trabalho mais eficiente. Dê exemplos de como identificar gargalos e melhorar o fluxo de trabalho.
Desafio nº 2: Registros de tempo imprecisos
O registro manual do tempo pode levar a erros ou entradas imprecisas, especialmente quando os membros da equipe se esquecem de registrar o tempo em tempo real.
Solução: As melhores ferramentas de controle de tempo oferecem registro automático ou lembretes. Isso reduz a necessidade de entrada manual de dados e garante a precisão. Incentive os membros da equipe a atualizarem seus registros regularmente, idealmente ao final de cada tarefa ou jornada de trabalho.
Desafio nº 3: Ferramentas excessivamente complexas
Aplicativos de controle de tempo muito complexos ou com muitos recursos podem sobrecarregar as equipes. Consequentemente, elas evitam usar a ferramenta de forma consistente.
Solução: Escolha um aplicativo de controle de tempo fácil de usar. Encontre um aplicativo que se integre perfeitamente ao fluxo de trabalho existente da equipe. Opte por um software que permita a entrada de dados de forma simples. Um aplicativo com cronômetros de um clique ou integração com plataformas de gerenciamento de projetos é a melhor opção.
Desafio nº 4: Rastreamento de horas não faturáveis
As equipes podem negligenciar as horas não faturáveis. Essas são horas dedicadas a tarefas como reuniões internas ou pesquisas. Isso leva a uma visão incompleta do tempo real investido em um projeto.
Solução: Incentive as equipes a registrar todas as horas, incluindo o tempo não faturável. Isso proporcionará uma compreensão mais precisa da alocação de tempo do projeto. Em última análise, ajudará a aprimorar o planejamento futuro e a identificar desperdícios ocultos de tempo.
Desafio nº 5: Falta de responsabilidade
Às vezes, os membros da equipe não são responsabilizados pelo registro de suas horas trabalhadas. Consequentemente, os dados se tornam inconsistentes, afetando o acompanhamento do projeto e a precisão da faturação.
Solução: Promova uma cultura de transparência e responsabilidade. Realize revisões periódicas dos dados de controle de tempo. Defina expectativas claras para o registro de tempo e ofereça feedback quando os dados parecerem inconsistentes ou incompletos.
Desafio nº 6: Dificuldade em analisar dados temporais
Sem uma análise adequada, os dados de controle de tempo podem ser apenas números sem qualquer significado prático. Isso dificulta a identificação de áreas para melhoria ou ineficiências em relação ao tempo.
Solução: Utilize um software de controle de tempo que ofereça ferramentas de visualização de dados (gráficos e relatórios). Essas informações ajudarão os gerentes de projeto a identificar tendências, como tarefas que consistentemente ultrapassam o tempo previsto, e ajustar os recursos de acordo.
Conclusão
A gestão eficaz de projetos depende de mais do que apenas definir cronogramas e atribuir tarefas. O controle do tempo do projeto é a chave secreta para fluxos de trabalho mais fluidos. Além disso, contribui para uma maior responsabilização e melhor gestão de recursos.
Tente dividir os grandes objetivos do projeto em etapas gerenciáveis. Selecione as ferramentas certas e incentive a responsabilidade da equipe. Garantimos que você pode transformar projetos caóticos em máquinas bem azeitadas.
Claro, existem alguns desafios comuns no controle de tempo — como resistência à mudança, registros imprecisos ou complexidade. Mas todos são administráveis com a abordagem e o software certos. Com insights de controle de tempo, você pode otimizar projetos futuros e evitar gargalos. Além disso, defina prazos realistas.
Lembre-se de que consistência e revisões regulares são essenciais para aprimorar sua estratégia de controle de tempo. Se ainda não o fez, avalie seu sistema atual e pergunte-se se ele está ajudando ou atrapalhando o progresso do seu projeto. E, se você busca uma solução mais eficiente, considere experimentar o WebWork Time Tracker. Veja em primeira mão como essas boas práticas podem otimizar os resultados do seu projeto.
Assuma o controle do tempo gasto em seus projetos hoje mesmo — experimente o WebWork e veja a diferença na eficiência do seu projeto.
