La función de la oficina clásica está desapareciendo. Cada vez más empresas están decidiendo dotar su fuerza laboral de proveedores, contratistas independientes y autónomos. Por lo tanto, la pregunta ya no es si se puede gestionar su empresa con equipos autónomos, sino cómo. Este artículo examina las mejores prácticas para gestionar equipos independientes . También incluye consejos sobre lo que debe hacer para mantener su moral, rendimiento y eficiencia.
Establezca expectativas precisas
Al asignar tareas a autónomos , incluya hechos, fuentes y expectativas específicas. Es un hecho que los autónomos faltan frecuentemente a las reuniones de equipo. Entonces, describe lo siguiente para dejar claras sus tareas y objetivos:
- Enfocar
- Perfiles de clientes
- Palabras clave
- Tono
- Voz
Para reducir el tiempo y permitir altos niveles de producción, proporcione información detallada por adelantado. Si contratas a muchos trabajadores independientes, puedes ganar eficiencia eligiendo un software de dotación de personal independiente . Es una excelente manera de administrar tareas, zonas horarias y comunicaciones.
Sea accesible para abordar preguntas
Ofrezca sesiones de preguntas y respuestas por teléfono o video chat, especialmente para trabajos nuevos o más grandes . Las especificaciones escritas por sí solas no siempre son suficientes.
Antes de que comience un proyecto, prepárese para comunicarse en tiempo real . De esta manera podrás aclarar detalles y responder dudas.
Considere invitar a autónomos a sesiones informativas para gestionar problemas y establecer expectativas. Traiga a cualquier otro miembro del personal con el que necesiten colaborar. Muéstreles ejemplos de proyectos anteriores exitosos y dígales qué funcionó mejor en esos proyectos. Compartir sus conocimientos al comienzo de cualquier proyecto evita malentendidos. No más retrasos y tener que empezar de nuevo con menos tiempo disponible para completar la tarea.
Priorice la tarea, no la tarifa
En línea, las empresas hablan con frecuencia de "trabajar por cuenta propia que salió mal". Algunos clientes sufren encuentros desfavorables , especialmente incumplimiento de plazos y mala calidad del servicio. Como resultado, algunas personas dudan en utilizar el trabajo independiente .
La mayoría de estas malas noticias comparten una perogrullada: obtienes aquello por lo que pagas. No deberías esperar un gran resultado si eliges el proveedor de servicios más barato, ya sea un estilista o un desarrollador de aplicaciones móviles. Recuerde, para ganarse la vida, los autónomos tienen que atender a muchos clientes al mismo tiempo.
Existen beneficios y riesgos al contratar trabajadores independientes . Cuanto mejor lo haga, mayores serán los beneficios y menor el riesgo. Al contratar trabajadores autónomos, debes centrarte primero en la calidad del trabajo que pueden hacer por ti. Concéntrese menos en conseguir el precio más bajo posible (porque eso no es tan importante como hacer bien el trabajo).
Tenga en cuenta que los contratistas independientes son responsables de sus propios impuestos. No pueden cobrarte menos del salario mínimo y aun así ganarte la vida. Los autónomos experimentados valoran sus servicios utilizando el método de costo plus, y parte de ese "plus" se debe a su experiencia.
Los autónomos basan los cargos de sus proyectos en las tarifas vigentes en el mercado y otros gastos. Algunos de ellos son costos generales , tarifas de suscripción de herramientas, equipos informáticos, servicios de respaldo, servicios públicos e impuestos locales. Los autónomos experimentados saben que deben incluir estos costos en sus honorarios. De lo contrario, perderán dinero trabajando para usted.
Enséñeles sobre su marca
Guíe a sus nuevos autónomos a través de su estrategia de marca antes de dejarlos ir con sus diseños y asignaciones.
Por ejemplo , si es diseñador gráfico , podrías concentrarte en tu guía de estilo; Si es redactor , asegúrese de que comprenda su tono de voz.
Dependiendo de su función, querrás dedicar más tiempo a unas piezas que a otras. Naturalmente, también debes otorgarles acceso a todos los recursos que necesitarán . Esto significa logotipos y otras imágenes y contenidos relacionados con la marca.
Es una buena idea pagarle a un profesional independiente durante una o dos horas para que vea los videos y materiales de incorporación de sus empleados. Esto incluye cosas que su departamento de recursos humanos o marketing ha creado para enseñar a nuevas personas sobre la marca, los productos y la misión de la empresa. Cuando encuentre un profesional independiente que quiera trabajar para usted a largo plazo, esta pequeña inversión lo pondrá al día y evitará revisiones de su trabajo que requieren mucho tiempo en el futuro.
Determinar puntos de contacto
Elija un miembro del equipo para que sea el punto de contacto de sus trabajadores independientes: la única persona a la que llaman y envían correos electrónicos. Los detalles del proyecto pueden malinterpretarse fácilmente. Esto sucede cuando demasiadas voces aportan información durante el proceso. Cuando surge una pregunta, los autónomos quieren sentir que tienen un representante firme. Se trata de alguien que les ayudará a mantener una comunicación oportuna sobre el proyecto.
Su principal punto de contacto debe ser la persona que obtiene recursos internos para el profesional independiente y obtiene respuestas a sus preguntas. Son el centro y proporcionan todo lo necesario para realizar el proyecto con talento independiente. ¿Quiere asegurarse de que todos los autónomos reciban los materiales que necesitan? Piense en utilizar más de una persona de gestión de contenidos , dependiendo de sus recursos.
Haga que los autónomos se sientan apoyados y respetados
Hacer que cada miembro del equipo se sienta valorado es fundamental. Especialmente si encuentras un buen autónomo y quieres que se quede. (O incluso si simplemente quiere ser un buen empleador y una persona amable). Puede inspirar a sus trabajadores independientes e involucrarlos en su visión. Haga esto compartiendo su conocimiento, entusiasmo, respeto y aprecio.
Por supuesto, los autónomos no son empleados. Existen algunas herramientas de recursos humanos que pueden ayudarte a ser un buen gestor de autónomos. de automatización de recursos humanos ofrecen ayuda con la programación, el flujo de trabajo y la capacitación.
Algunas tácticas de recursos humanos también pueden ser útiles, como entrenarlos, asesorarlos y alentarlos a que le brinden comentarios honestos. Los autónomos leales y bien informados pueden ser un gran activo para su empresa. Pero recuerde, es muy fácil para los autónomos irse si no están contentos, así que utilice las herramientas disponibles para mantenerlos listos para trabajar para usted.
Utilice el software de seguimiento del tiempo
Los autónomos son sus propios jefes y las empresas no pueden decirles qué horas trabajar. Sin embargo, gran parte del trabajo independiente se basa en trabajo por horas, por lo que llevar un control del tiempo es esencial.
¿Está usted en una organización grande que utiliza muchos trabajadores independientes? Es posible que desee utilizar un software de seguimiento del tiempo. Permite a las personas registrarse cuando están "en el trabajo" iniciando un reloj digital. Esto es apropiado para las personas que contestan sus teléfonos o manejan su soporte por chat.
Otros trabajadores independientes hacen trabajo creativo, como diseño, redacción o consultoría. No es apropiado para ellos iniciar sesión en el sistema de seguimiento de su empresa porque no están en la nómina. Por lo tanto, hay aplicaciones de rastreo de tiempo especialmente diseñadas para trabajadores independientes . Les permite rastrear la cantidad de tiempo que dedican a usted y a sus otros clientes, y generalmente se alimenta directamente a su sistema de facturación. Para aquellos que no usan herramientas integradas, ofrecer un generador de facturas gratuito en línea como recurso puede ayudar a garantizar que las facturas aún se envíen en un formato claro y profesional, manteniendo su flujo de trabajo de pago sin problemas y consistentes.
Proporcionar respuestas rápidas
Nada es más molesto para un autónomo que el silencio de radio de su cliente. Especialmente cuando se acerca la fecha límite. Haga todo lo posible para responder dentro de las 24 horas con información pertinente y completa. Concéntrese en respuestas claras a las preguntas y evite la jerga de la empresa o las palabras vacías, especialmente cuando los plazos son ajustados.
¿Necesitas algo terminado en tres horas? No ayuda a nadie si un profesional independiente pasa una de esas horas buscando los términos "extranjeros" que utiliza en sus comunicaciones, o rascándose la cabeza para descubrir qué es el "Informe de respuesta provisional XYZ" y dónde conseguir una copia.
Establecer plazos racionales
Establecer plazos realistas y equitativos para los autónomos. Verifique con frecuencia para asegurarse de que el plan original aún sea plausible. Los autónomos quieren ser de ayuda. Pero también quieren evitar el drama en la oficina. Esto incluye una presión demasiado intensa en los plazos; por eso son autónomos.
Así que informe a sus autónomos si hay cambios en el horario. Especialmente retrasos u otros factores que puedan afectar los plazos. Invítelos a compartir noticias similares con usted. Juntos, identifiquen si cada parte puede adaptarse efectivamente a esas modificaciones.
No esperes milagros
Un proyecto exitoso suele necesitar numerosos especialistas , al igual que cuando se construye una casa. No esperaría que su diseño interior estuviera a cargo de un electricista.
¿Necesita que alguien planifique, desarrolle y optimice su sitio web? No contrate a un desarrollador web independiente y espere que haga todo el trabajo.
Para que esto quede claro, describe el alcance del proyecto que estás asignando a un profesional independiente. Esto puede ser tan simple como una breve lista de viñetas y una fecha objetivo. Cualquiera que sea la forma que adopte, debería evitar cambios en el alcance y su primo no deseado, el “desplazamiento de la misión”, donde un proyecto cambia un poco, pero con tanta frecuencia, que nunca termina.
Aclare el proceso de edición
Respeta un número predeterminado de borradores y ediciones en función del contrato y tarifa del autónomo. Con frecuencia, un profesional independiente proporcionará una cantidad predeterminada de borradores y cambios por el precio que ofrece. Respete ese número y observe sus restricciones. Si el proyecto cambia tanto que los primeros borradores ya no se aplican, renegocie de buena fe con el profesional independiente para ampliar el alcance y aumentar la tarifa.
Además, para que todos estén en sintonía, defina el proceso de edición entre el personal interno y los autónomos. Ofrezca al profesional independiente la versión final de las ediciones grupales si se requiere que un pequeño número de miembros del equipo participe en una revisión de contenido. Puede que le resulte útil utilizar una de gestión de tareas durante todo el proceso.
Aprovecha las herramientas
Utilice la tecnología para simplificar sus vidas, ya que eso hace posible el concepto de equipo virtual. Cuando formas parte de un equipo virtual, la comunicación efectiva y el trabajo en equipo son cruciales.
Por ejemplo , es posible que desee pensar en utilizar una de gestión de proyectos . Utilice Skype o Zoom para chatear por vídeo. Un creador de presentaciones de diapositivas en línea puede ayudar a crear presentaciones de video fácilmente.
Intente comunicarse entre sí tanto como pueda, porque los correos electrónicos y los mensajes de texto con frecuencia pueden malinterpretarse. Encuentre soluciones inteligentes para hacer que el trabajo en equipo sea más simple y agradable!
Realice pagos regulares y oportunos
Pague a sus autónomos de acuerdo con un cronograma regular. Tanto la empresa como el autónomo deberán establecerlo y aprobarlo. O, si han realizado un solo proyecto para usted, pague inmediatamente al finalizar. Su reputación como fuente de trabajo que “paga con prontitud” es importante, ya que puede afectar la facilidad con la que podrá encontrar trabajadores independientes en el futuro.
Para cobrar, sus trabajadores externos generarán facturas de autónomos . Estos también deben pagarse puntualmente. Recuerde, los autónomos no son corporaciones. Suelen ser personas con presupuestos, gastos y obligaciones. Es un desafío cuando un contrato de “pago al finalizar” se convierte en 30 días, y doloroso cuando un contrato de “pago en 30 días” se extiende a 90 días.
Si tiene una empresa exitosa que no paga puntualmente, los trabajadores independientes pueden dejar de trabajar para usted o aumentar sus tarifas para compensar el retraso en el pago. ¿Tuviste algún problema que te dificulta pagar? Informe a su autónomo lo antes posible y calcule al menos un pago parcial para el ínterin.
Los autónomos crean presupuestos y tienen gastos . Es un desafío continuar cuando un ciclo de pago de 30 días se extiende a 90 días.
Siempre da tu opinión
Brinde a sus autónomos comentarios sobre su desempeño. De lo contrario, podrían sentirse inseguros del valor o la eficacia de sus esfuerzos.
Por lo tanto, intente conectarse con autónomos al menos una vez cada trimestre. Así es como puedes expresar tu agradecimiento por su trabajo. O preguntar sobre formas de agilizar el proceso. Eso mantendrá a los autónomos interesados y motivados en el trabajo que hacen para usted.
¡Alquile lejos!
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Mejores prácticas para introducir el seguimiento del tiempo en su equipo.
