Умение правильно распоряжаться временем — жизненно важный навык для каждого. Несмотря на это, многие люди испытывают с этим трудности, особенно на работе. К счастью, существует множество стратегий для преодоления этих трудностей, включая ту, которую мы рассмотрим в этом руководстве: составление тайм-карт .

В этом подробном руководстве по составлению тайм-карт вы найдете все, что нужно знать об этой стратегии. Мы рассмотрим не только то, как самостоятельно составлять тайм-карты, но и как внедрить эту методику в вашей команде. 

Основы составления временных карт 

Начнём наше углубленное изучение с основ планирования времени . Как следует из названия, эта техника предполагает составление плана того, как вы будете использовать своё время в течение определённого периода. Это включает не только рабочее время, но и личное время. Это ключевая часть стратегии и главное отличие от других подобных методов. Мы обсудим это подробнее чуть позже.

Вы можете использовать планирование времени, чтобы составить план на день, неделю или даже месяц вперед. Это поможет вам оставаться организованным и точно знать, что вас ждет в любой момент в ближайшем будущем.

Преимущества составления временных карт 

Главное преимущество составления тайм-карт аналогично другим методам управления временем. С его помощью вы сможете организовать свою работу и сделать больше за то же время.

Хотя эти преимущества превосходны для любого человека, они могут быть особенно полезны, если вы управляете командой профессионалов. Внедрите эту стратегию в своей команде, и вы поможете своим сотрудникам работать с максимальной отдачей . Более подробно о том, как вы можете использовать этот метод в своем бизнесе, мы поговорим чуть позже в этом руководстве.

Принципы и компоненты картирования времени 

Типичная временная карта состоит из трех основных компонентов:

• Категории задач – Поскольку вы также можете планировать личное время, вам понадобятся категории, чтобы оставаться организованным.
• Список приоритетов – Временная карта – это не жесткий график, которому нужно следовать. Вместо этого она должна быть гибкой, чтобы допускать отклонения, включая неожиданные задачи.
• Временные интервалы – это то место, где вы будете записывать свои задачи. Чаще всего временные интервалы составляют часовые промежутки. Однако вы можете использовать более длинные или короткие интервалы в зависимости от того, насколько вам необходим контроль над своим расписанием.

Основные методы составления временных карт 

Чтобы получить максимальную отдачу от стратегии, следует придерживаться нескольких лучших практик планирования времени.

Выделение времени для сосредоточенной работы 

При планировании своего времени обязательно включите в него сессии для глубокой работы . Выделите себе немного времени, чтобы отдохнуть от отвлекающих факторов и полностью сосредоточиться на конкретной важной задаче.

Отслеживание ваших усилий по планированию времени 

После внедрения системы планирования времени, будь то для себя или для своей команды, следует начать отслеживать эффективность для конкретных задач. Для этого можно использовать программное обеспечение для учета времени, например, WebWork . Такие приложения помогут сравнить запланированное на определенный промежуток времени с фактически выполненной работой. Если задача заняла больше времени, чем ожидалось, вы можете использовать эту информацию для более точного планирования в следующий раз.

Узнайте, как отслеживание времени помогает в планировании рабочего времени 

Ищете программное обеспечение для планирования рабочего времени, которое позволит максимально эффективно использовать стратегию вашего бизнеса? Закажите демонстрацию WebWork и убедитесь сами, почему это лучший инструмент для планирования рабочего времени ваших сотрудников.

Заказать демонстрацию | Начать 14-дневный бесплатный пробный период

Разница между планированием времени и блокированием времени 

Планирование времени и планирование временных блоков — две очень похожие стратегии. Однако они не совсем идентичны. Ключевое различие заключается в двух аспектах: для чего вы их используете и как вы следуете временным рамкам .

Метод планирования времени обычно используется только для рабочих заданий . Как упоминалось выше, вы можете планировать время и вне работы, что позволяет вам заранее спланировать практически все часы бодрствования.

Еще одно отличие метода временных блоков от планирования заключается в его строгости. Как правило, временные интервалы в расписании не просто указывают, когда следует начинать работу над той или иной задачей. Они также устанавливают ограничение по времени, которое можно потратить на каждое задание. Эта меньшая степень гибкости означает, что метод временных блоков менее подходит для задач, с которыми вы не знакомы. Следовательно, метод временных блоков также не идеален для планирования на более длительные периоды.

Как составление тайм-карт улучшает управление временем в команде 

Хотя преимущества планирования времени очевидны для отдельных сотрудников, это отличная стратегия для внедрения в масштабах всей команды. Поощряйте своих сотрудников использовать эту стратегию, и вы сможете получить ряд преимуществ. Ваши сотрудники смогут:

• Сохраняйте организованность и правильно расставляйте приоритеты в задачах
• Эффективнее избегайте усталости от принятия решений
• Повышение эффективности достигается за счет увеличения производительности труда

Внедрите метод временного планирования в вашей команде поэтапно 

Как уже упоминалось, внедрение этой стратегии во всей вашей команде может помочь вашим сотрудникам работать с максимальной эффективностью. Давайте теперь рассмотрим, как это можно сделать поэтапно.

Помогите своим сотрудникам определить и классифицировать свои задачи 

Во-первых, помогите своим сотрудникам определить, над какими задачами им нужно работать в течение дня. Если вы используете специализированный инструмент, такой как управления задачами , этот шаг не составит труда.

Попросите свою команду выделить временные блоки для каждого задания 

Второй шаг — основная часть стратегии. Проще всего начать составлять план рабочего времени с помощью электронной таблицы или шаблона, чтобы вашим сотрудникам нужно было просто заполнить свои задачи. 

Отслеживайте прогресс в планировании рабочего времени и корректируйте процессы соответствующим образом 

Заключительным этапом реализации любой стратегии является непрерывный анализ прогресса. Используя инструмент мониторинга производительности, такой как WebWork, вы можете убедиться, что планирование времени приносит пользу вашей команде, а не вредит ей.