Поскольку все больше компаний переходят на удаленную работу , концепция асинхронной работы приобретает все большее значение. Несмотря на растущую популярность, вы, возможно, раньше о ней не слышали. В этой статье мы подробно рассмотрим эту концепцию.

Мы рассмотрим, что такое асинхронная работа, какие преимущества она предлагает и чем отличается от традиционного аналога — синхронной коммуникации. Мы также изучим, как вы можете использовать асинхронную работу в своем бизнесе с помощью учета рабочего времени.

Что такое асинхронная работа?

Начнем с основ: асинхронная работа — это стиль работы, который не предполагает общения в режиме реального времени. Она полностью зависит от расписания отдельных сотрудников компании. В асинхронных рабочих группах нет общего расписания — каждый сотрудник может выполнять свою работу, когда захочет. В результате асинхронная работа требует гораздо больше планирования, чем синхронное общение. Однако она может иметь ряд преимуществ по сравнению со своим более распространенным аналогом, таких как повышенная автономия сотрудников.

Преимущества, а также недостатки асинхронной работы мы рассмотрим чуть позже. Но прежде давайте сравним её с синхронной работой и изучим ключевые различия между ними.

Асинхронная и синхронная работа

Как уже упоминалось, асинхронная работа не предполагает обмена информацией в реальном времени. Это означает, что при использовании этой стратегии ваша команда не будет получать обратную связь в реальном времени. В результате ключевое различие между асинхронной и синхронной работой сводится к одному понятию — планированию. Это включает в себя не только объем планирования, но и то, насколько далеко вперед необходимо планировать.

Учитывайте это при определении того, когда асинхронная работа не является лучшим вариантом, о чем мы поговорим позже. А пока давайте рассмотрим несколько примеров каждого варианта, начиная с наиболее распространенной стратегии: синхронной связи .

Примеры синхронной работы

Синхронная работа может выполняться практически где угодно — как в офисе, так и при удаленной работе. Примерами могут служить:

• Видеоконференции
• Общение в чате в режиме реального времени
• Личные обсуждения

Примеры асинхронной работы

Хотя асинхронные каналы связи могут использоваться для синхронной работы, они, как правило, не предполагают немедленного ответа. Ключевой способ определить такие каналы — проверить наличие индикаторов активности. Если их нет, то, вероятно, они предназначены для асинхронной связи. Примеры таких каналов:

• Электронная почта
• Приложения для управления проектами и задачами (обычно с функцией комментирования)
• Обсуждения в чат-приложениях

Преимущества асинхронной работы для вашего бизнеса

Рассмотрев основы концепции, давайте теперь посмотрим, как асинхронная работа может помочь вашему бизнесу добиться успеха.

Повышение автономии и ответственности сотрудников

Повышение автономии является одновременно следствием и важнейшим требованием асинхронной работы. В конце концов, отсутствие связи в режиме реального времени означает, что вашим сотрудникам придется принимать гораздо больше решений самостоятельно. В противном случае они будут тратить время на ожидание инструкций. Это может немного нервировать, особенно новых сотрудников. Но повышение уровня автономии сотрудников может принести вашей компании множество преимуществ.

Примером таких преимуществ является повышение ответственности сотрудников. Ваша команда будет более ответственно относиться к своей работе, чаще стремясь к достижению наилучших результатов. Это само по себе имеет множество преимуществ, о которых вы можете узнать в нашей статье о повышении вовлеченности в профессиональную деятельность .

Улучшение концентрации внимания и производительности

Одним из последствий асинхронной работы является необходимость реже, но более вдумчиво общаться. В конце концов, ваши электронные письма, безусловно, длиннее и подробнее, чем переписки в чате. Сообщения могут отвлекать многих специалистов, мешая им сосредоточиться. Следовательно, уменьшение количества сообщений в вашей команде снизит вероятность отвлечения сотрудников.

Сокращение отвлекающих факторов и улучшение концентрации внимания приведут к одному ключевому результату: повышению производительности. Члены команды смогут дольше поддерживать высокую производительность, выполняя, как следствие, больше задач. 

Повышенная гибкость и баланс между работой и личной жизнью

Отсутствие связи в режиме реального времени означает, что ваша команда может работать, когда захочет. Они могут использовать часы пиковой производительности для выполнения своих задач, когда у них всё получается лучше всего. Следовательно, у ваших сотрудников также будет больше свободы для выполнения личных обязанностей, что улучшит баланс между работой и личной жизнью.

Как и многое другое, что мы здесь исследовали, это тоже имеет свои положительные последствия. Узнайте о них в нашем руководстве о том, как баланс между работой и личной жизнью сотрудников может способствовать росту бизнеса .

Доступ к более широкому кругу талантов

Поскольку в асинхронной рабочей среде рабочее время не имеет большого значения, вы можете нанимать специалистов со всего мира. Это может открыть перед вашим бизнесом множество возможностей — независимо от того, нужны ли вам высококвалифицированные или более доступные специалисты. Предоставление гибкого графика также сделает вашу компанию более привлекательной для лучших специалистов в вашей отрасли.

Проблемы внедрения асинхронной работы

Хотя у этой концепции много преимуществ, она не лишена и некоторых недостатков. Давайте рассмотрим их подробнее, начиная с очевидного, но в то же время запутанного: коммуникации.

Коммуникация

Хотя отсутствие связи в реальном времени является главной особенностью синхронной работы, это также может быть ключевым недостатком для некоторых команд . Асинхронная среда требует уровня ясности коммуникации, которого некоторым командам трудно достичь. Неясная коммуникация приведет к недопониманию , которое, в свою очередь, вызовет задержки . В результате, эта стратегия может не подойти некоторым командам.

Управление и доверие

Управление командой профессионалов без возможности общаться в режиме реального времени может быть непростой задачей. В конце концов, вы не сможете в режиме реального времени предоставлять своей команде обратную связь или определять, правильно ли они поняли ваш запрос.

Ещё один тесно связанный с этим аспект — доверие. В конце концов, вам не придётся управлять сотрудниками, которым вы очень доверяете. Формирование доверия обычно занимает время, но в условиях асинхронной работы это может занять ещё больше времени.

Взаимозависимые задачи

Задания со множеством взаимозависимостей будет сложнее выполнять при асинхронной коммуникации. В частности, такие задачи будут продвигаться медленнее. К счастью, этот недостаток можно смягчить тщательным планированием. Заранее определив, что именно нужно будет сделать каждому специалисту, вы сможете избежать ненужных задержек.

Использование преимуществ асинхронной работы с помощью трекера времени

Рассмотрев проблемы асинхронной работы, мы теперь перейдем к тому, как их можно преодолеть. Мы воспользуемся инструментом повышения производительности, который вы, вероятно, уже используете в своей компании: программным обеспечением для учета рабочего времени .

Обеспечьте повышение производительности труда с помощью отслеживания времени и уровня активности

Поскольку асинхронная работа выполняется удаленно, как она, так и удаленные рабочие графики сталкиваются с одной и той же ключевой проблемой для руководителей: производительностью . Точнее, многие руководители опасаются, что их сотрудники могут начать работать меньше, чем положено. Однако предотвратить это легко с помощью приложений для учета рабочего времени. В целом, они незаменимы для любого гибкого графика работы — независимо от стиля общения. Разнообразные отслеживаемые данные, такие как время и уровень активности, также помогут вам укрепить доверие со своими сотрудниками.

Управляйте проектами и задачами в одном месте

Многие высококачественные приложения позволяют управлять проектами и задачами в том же месте, где вы отслеживаете время. Это может быть очень полезно для того, чтобы члены вашей рабочей группы были в курсе того, над чем работают другие. В результате они смогут правильно расставлять приоритеты в своих задачах для максимальной эффективности.

Отслеживайте выполненную работу

Продолжая тему заданий, следует отметить, что система управления задачами также поможет вам отслеживать выполненную работу. Используя качественное приложение с настраиваемыми статусами , вы даже можете систематизировать выполненные задачи. Например, в WebWork у вас есть возможность создавать отдельные статусы для заданий, которые:

• Полностью завершено
• Ожидаем дополнительной информации
• Ожидание чужой работы
• Ожидается рассмотрение

Помимо задач, еще один отличный способ отслеживать прогресс — это ежедневные совещания (стендапы) . Если вы не знаете, что такое стендап, это короткое собрание, цель которого — обсудить достигнутый прогресс . Стендап, в свою очередь, является виртуальной версией таких совещаний. Некоторые высококачественные приложения для отслеживания времени предлагают автоматические стендапы, которые можно настроить всего несколькими кликами. Например, WebWork может отправлять несколько стендапов каждому подразделению вашей компании через WebWork Chat или Slack. Подробнее об интеграции со Slack можно узнать здесь.

Выявлять и устранять отвлекающие факторы

Одно из главных преимуществ асинхронной работы — это снижение количества отвлекающих факторов . Качественный трекер времени поможет вам вывести это на новый уровень. Например, WebWork позволяет устанавливать для различных приложений и веб-сайтов статус « продуктивный» , «нейтральный » или «непродуктивный» . Когда ваши сотрудники работают за компьютерами, трекер включен, он будет обнаруживать непродуктивные платформы. Затем WebWork предупредит вашу команду, чтобы они не тратили время на такие веб-сайты и приложения, помогая избежать негативных последствий отвлекающих факторов.

Улучшить коммуникацию и создать каналы экстренной связи

Возможно, вы об этом не задумывались, но программы для отслеживания времени могут значительно улучшить совместную работу . Некоторые более качественные программы предлагают встроенные инструменты связи, такие как чат и видеоконференции. Но лучшие программы для отслеживания времени, например WebWork, предлагают еще больше функций, включая несколько каналов .

Одна из главных причин, почему вам следует иметь разные каналы чата, — это готовность к чрезвычайным ситуациям . В таких ситуациях вашей команде потребуется возможность быстро реагировать. Это идеально подводит нас к следующему пункту обсуждения — случаям, когда асинхронная работа не является оптимальным решением.

В каких случаях асинхронная работа не является оптимальным вариантом?

В некоторых случаях коммуникацию в режиме реального времени ничем заменить нельзя. К счастью, таких примеров не так много. Сейчас мы рассмотрим следующие:

• Чрезвычайные ситуации
• Сложные разговоры

Чрезвычайные ситуации

Если на вашем предприятии произойдет чрезвычайная ситуация, вам потребуется, чтобы сотрудники действовали незамедлительно . В отличие от почти всех других задач, чрезвычайные ситуации невозможно спланировать заранее. Это подчеркивает важность выделенных синхронных каналов связи — даже если использовать их следует лишь изредка.

Сложные разговоры

Если вам нужно провести сложный разговор с сотрудником, личная встреча, вероятно, будет лучшим вариантом. Это может быть разговор о низкой производительности, поведении или другой сложной ситуации. Обратная связь в режиме реального времени, которую обеспечивает синхронное общение, особенно в плане эмоций , в таких случаях бесценна.

Установление руководящих принципов для обеспечения эффективной асинхронной коммуникации

Прежде чем завершить эту статью, давайте рассмотрим еще один момент, который может помочь улучшить асинхронную коммуникацию: рекомендации .

рекомендации по времени ответа

Хотя асинхронная работа не всегда выполняется мгновенно, задержка также не должна быть слишком большой . При внедрении этой стратегии в вашей компании установите правила относительно того, сколько времени допустимо для ответа. Конечно, это будет во многом зависеть от того, насколько сильно разбросаны графики вашей команды. Если у вас есть сотрудники, работающие в разных концах земного шара, хорошим началом может стать 8-12 часов. Если все ваши сотрудники находятся в одном часовом поясе, можно попробовать 4-6 часов или меньше.

Контекстуальные рекомендации

Как уже упоминалось, асинхронная работа предполагает меньшее количество, но более продуманных сообщений. Если вы забудете какие-либо важные детали в своих сообщениях, это может привести к серьезным проблемам . Серьезность этих проблем, конечно же, будет зависеть от ваших рекомендаций по времени ответа, что еще раз подчеркивает их важность. Поэтому разумно установить правила относительно того, сколько информации каждый должен включать в свои сообщения. Однако, как правило, предпочтительнее избыточная коммуникация

Заключительные мысли

Хотя синхронная работа широко распространена по всему миру, асинхронная коммуникация обладает огромным потенциалом . Для многих компаний она может предложить множество преимуществ, способствуя ускорению их роста.

Однако у этой концепции есть и недостатки. Ее интеграция может быть сложной, причем управление персоналом является одной из самых трудных частей перехода.

Но, используя правильные инструменты и эффективный подход, вы сможете извлечь из этого выгоду для своего бизнеса. Высококачественные приложения для учета рабочего времени станут бесценным инструментом, если вы захотите перейти на них. Они предоставят вам множество дополнительных преимуществ, что сделает их выгодным вложением — независимо от того, как ваша команда будет общаться в долгосрочной перспективе.