Управление командами, работающими на аутсорсинге, сопряжено с уникальными трудностями, которых нет при работе с внутренними сотрудниками. Компании, сотрудничающие с удаленными подрядчиками, внештатными разработчиками или внешними агентствами, часто испытывают проблемы с отслеживанием хода работы и оплачиваемых часов. В этом руководстве рассматриваются практические подходы к эффективному мониторингу команд, работающих на аутсорсинге.
Почему командам, работающим на аутсорсинге, необходимы иные подходы к управлению?
Когда компании нанимают подрядчиков или агентства, они, как правило, работают в иных условиях, чем штатные сотрудники. Подрядчики обслуживают множество клиентов, работают в разных часовых поясах и имеют разный уровень вовлеченности в каждый проект, поэтому использование конвертера военного времени может помочь поддерживать четкость и согласованность графиков. В отличие от штатных сотрудников, которые выстраивают долгосрочные отношения с одной компанией, подрядчики оптимизируют свое время, распределяя его между несколькими источниками дохода.
Компания-разработчик программного обеспечения, сотрудничающая с зарубежными разработчиками, может получать еженедельные отчеты о выполненных задачах, но без надлежащих инструментов мониторинга сложно проверить, действительно ли заявленные 40 часов были отработаны продуктивно. Маркетинговые агентства сталкиваются с аналогичными проблемами при координации работы с внештатными дизайнерами, копирайтерами и разработчиками, которые выставляют счета почасово, но работают независимо.
Географическая и культурная удаленность добавляет еще один уровень сложности. Менеджер проекта в Нью-Йорке не может просто так подойти и проверить, как дела у разработчика в Бангладеш или дизайнера в Украине. Именно здесь удаленного мониторинга сотрудников становятся необходимыми для обеспечения прозрачности работы распределенных команд. Традиционные методы управления, такие как ежедневные совещания, усложняются, когда команды работают в условиях 12-часовой разницы во времени.
Основные компоненты мониторинга работы аутсорсинговой команды
Для эффективной работы систем мониторинга для команд, работающих на аутсорсинге, необходимы несколько ключевых элементов, работающих согласованно. Программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников составляет основу, но его необходимо дополнить мониторингом активности и отчетностью по проектам для обеспечения полной прозрачности.
Отслеживание времени и активности
Базовая система учета рабочего времени показывает, когда сотрудник приходил и уходил, но отслеживание активности раскрывает, что происходило в течение этих часов. Использование комплексного программного обеспечения для мониторинга компьютеров сотрудников помогает определить, какие среды разработки и инструменты были активны. Для команд разработчиков программного обеспечения это означает мониторинг того, какие среды разработки и инструменты были активны. Разработчик, работающий над вашим проектом, должен в основном использовать IDE, окна терминала и сайты с документацией, а не тратить чрезмерное время на несвязанные веб-сайты.
Возможности создания скриншотов
Периодические скриншоты служат визуальным подтверждением выполняемой работы. Надежная система учета рабочего времени со скриншотами может делать 2-3 скриншота в час через случайные промежутки времени, обеспечивая достаточный контроль без ощущения навязчивости. Эти скриншоты становятся особенно ценными при проверке спорных часов или выяснении причин, по которым выполнение определенных задач заняло больше времени, чем ожидалось.
Визуализация на уровне проекта
Подрядчики часто работают над несколькими проектами одновременно. Ваша система мониторинга должна четко разделять время, затраченное на ваши проекты, и время, затраченное на работу для других клиентов. Такое детальное отслеживание помогает обеспечить точное выставление счетов и дает представление об эффективности выполнения ваших проектов.
Обнаружение времени простоя
Функция автоматического определения времени простоя приостанавливает отсчет времени, когда подрядчики отходят от своих компьютеров. Только эта функция обычно сокращает расхождения в счетах на 15-20%, поскольку исключает начисление платы за обеденные перерывы, телефонные звонки или другие перерывы, не являющиеся фактическим рабочим временем.
Стратегия внедрения для различных типов команд
Для разных типов аутсорсинговых команд требуются индивидуальные подходы к мониторингу:
Для разработчиков программного обеспечения настольная программа для учета рабочего времени может сосредоточиться на отслеживании времени, проведенного в средах разработки, внесении изменений в код и работе с документацией. Настройте мониторинг таким образом, чтобы он учитывал продуктивные приложения, такие как Visual Studio Code, IntelliJ, Terminal и GitHub. Отслеживайте активность в репозитории вместе с журналами учета времени, чтобы убедиться, что сообщаемые часы соответствуют фактическому результату работы над кодом.
Команды разработчиков часто работают в спринтах, поэтому согласуйте периоды мониторинга с циклами спринтов. Анализируйте данные о производительности во время ретроспектив, чтобы выявить узкие места и повысить точность оценок для будущих спринтов.
Дизайнерским и творческим командам необходима гибкость в рабочем процессе, но при этом важна и ответственность. Необходимо отслеживать время, проведенное в профессиональных инструментах, таких как Adobe Creative Suite, Figma или Sketch, по сравнению с обычным просмотром веб-страниц. Творческая работа часто требует исследований и поиска вдохновения, поэтому следует выделять разумное время на просмотр веб-страниц, отмечая при этом чрезмерное время, не связанное с работой.
Четко определите, что считается оплачиваемым временем, затраченным на исследования, а что — на обычный просмотр веб-страниц. Многие агентства выставляют счета за «конкурентный анализ» или «исследование тенденций» — мониторинг с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников должен подтверждать, что эти действия действительно имели место.
Команды по контенту и маркетингу
Создатели контента и специалисты по маркетингу распределяют время между инструментами для создания контента, аналитическими платформами и каналами коммуникации. Отслеживайте время, затраченное на редактирование документов, использование платформ для управления социальными сетями и активность в аналитических инструментах. Это помогает отличить собственно создание контента от второстепенных задач.
Специалистам по SEO и цифровому маркетингу следует отслеживать время, проведенное в таких инструментах, как Google Analytics, SEMrush или Google Ads, по сравнению с обычным просмотром веб-страниц. Это гарантирует, что вы платите за реальную работу по оптимизации, а не просто за чтение отчетов.
Укрепление доверия при сохранении контроля
Наиболее успешные отношения с командами, работающими на аутсорсинге, сочетают в себе ответственность и доверие. Начните с прозрачности в отношении методов мониторинга с самого начала. Включите требования к отслеживанию в первоначальные контракты и объясните, как будут использоваться данные – в первую очередь для управления проектом и справедливого выставления счетов, а не в качестве карательных мер.
Регулярно делитесь данными о производительности с подрядчиками. Когда команды видят свои собственные показатели, они часто самостоятельно исправляют неэффективность без вмешательства руководства. Такой подход, основанный на сотрудничестве, дает лучшие результаты, чем внезапные проверки или скрытый мониторинг.
Рассмотрите возможность поэтапного внедрения. Начните с базового учета рабочего времени, а затем добавьте мониторинг активности после того, как команды освоятся с первоначальной системой. Такой поэтапный подход снижает сопротивление и позволяет подрядчикам соответствующим образом корректировать свои рабочие процессы.
Практические показатели и критерии оценки
Установление реалистичных показателей производительности помогает сформировать адекватные ожидания. Исследования показывают, что работники интеллектуального труда в среднем тратят 5-6 часов на сосредоточенную работу в течение 8-часового рабочего дня. Для команд, работающих на аутсорсинге, следует ожидать аналогичных показателей – сотрудник, выставляющий счета за 8 часов работы, в реальности может потратить 6 часов на концентрированную работу.
Отслеживайте тенденции во времени, а не зацикливайтесь на ежедневных колебаниях. Разработчик может быть менее продуктивен в понедельник, пока осваивается, но затем демонстрировать исключительные результаты со вторника по четверг. Еженедельные и ежемесячные закономерности предоставляют более полезные аналитические данные, чем ежедневные снимки.
Отслеживайте ключевые показатели эффективности, специфичные для каждой роли. Разработчиков можно оценивать по количеству внесенных изменений в код и исправлений ошибок, дизайнеров — по количеству завершенных макетов и доработок, а писателей — по количеству слов и опубликованных работ. Объедините эти показатели с учетом затраченного времени для получения полной картины производительности.
Распространенные ошибки и способы их решения
Многие компании допускают предсказуемые ошибки при внедрении системы мониторинга, управляемой сторонними командами:
Чрезмерный мониторинг с самого начала перегружает подрядчиков и создает атмосферу слежки. Вместо этого внедряйте функции мониторинга постепенно и объясняйте обоснование каждого добавления.
Игнорирование культурных различий может привести к недопониманию. В одних культурах мониторинг скриншотов рассматривается как крайне навязчивое вмешательство, в других — как стандартная практика. Открыто обсуждайте, насколько это комфортно, и находите компромиссы, которые устраивают всех.
Сосредоточение внимания исключительно на количестве отработанных часов, а не на результате, упускает суть. Подрядчик, который выполняет отличную работу за 5 часов, приносит больше пользы, чем тот, кто тратит 10 часов на посредственные результаты. Используйте учет времени как один из многих показателей, а не как единственный критерий успеха.
Интеграция с существующими рабочими процессами
Ваша система мониторинга должна дополнять, а не усложнять существующие рабочие процессы. Выбирайте инструменты, которые интегрируются с вашими платформами управления проектами, каналами связи и системами выставления счетов. Чем проще подрядчикам отслеживать свое время, тем точнее будут ваши данные.
WebWork интегрируется с популярными инструментами управления проектами, предоставляя комплексные функции мониторинга на единой платформе. Это избавляет подрядчиков от необходимости использовать несколько приложений для отслеживания, повышая соответствие требованиям и точность данных.
Двигаясь вперед
Начните с пилотной программы с участием небольшой группы подрядчиков. Соберите отзывы, доработайте свой подход, а затем расширьте программу на более крупные команды. Помните, что эффективный мониторинг, при продуманном внедрении, улучшает результаты проекта и отношения с подрядчиками.
Цель состоит не в том, чтобы выявлять безделья, а в создании прозрачности, которая выгодна всем. Подрядчики получают справедливую оплату за свою работу, а компании обретают уверенность в своих инвестициях в аутсорсинг. При правильном подходе к мониторингу аутсорсинговые команды становятся конкурентным преимуществом, а не головной болью для руководства.
Готовы внедрить эффективный мониторинг для ваших аутсорсинговых команд? WebWork предоставляет все инструменты, упомянутые в этом руководстве, — от мониторинга скриншотов до детального отслеживания активности — на одной интегрированной платформе. Начните бесплатную пробную версию сегодня и получите полную информацию о производительности ваших удаленных подрядчиков.
