Управление проектами в бизнесе может быть сложной задачей. Для обеспечения успеха проекта необходимо отслеживать множество факторов, включая тему этой статьи: результаты работы . Результаты работы в управлении проектами бывают разных типов и видов, которые мы сегодня и рассмотрим. Но сначала давайте разберемся в основах этого понятия.
Что представляют собой результаты работы в управлении проектами?
Результаты — это то, что необходимо получить на разных этапах жизненного цикла проекта . Эти результаты могут принимать самые разные формы, в значительной степени зависящие от типа разрабатываемого продукта. Каждый проект, который вы начинаете в своем бизнесе, должен иметь как минимум один результат. Однако, особенно в долгосрочных проектах, ожидаемых результатов может быть гораздо больше.
В качестве примера предположим, что вы работаете над веб-сайтом. В этом случае результаты вашего проекта могут включать макет дизайна, отдельные страницы и элемент заголовка.
Результаты управления проектом позволяют поддерживать порядок на протяжении всего процесса. В свою очередь, это поможет вам более эффективно достигать поставленных целей. Кстати, цели и результаты — это два очень похожих понятия. В результате специалисты часто путают их. Давайте теперь рассмотрим различия между ними.
Результаты управления проектом против целей
Основное различие между целями и результатами проекта заключается в моменте их достижения. Как правило, цели достигаются ближе к концу проекта. В результате это относительно значимые достижения. Результаты же, напротив, могут быть достигнуты на любом этапе жизненного цикла проекта — от начала до конца. Это плавно подводит нас к следующей теме обсуждения: различным типам результатов в управлении проектами.
Типы результатов управления проектами
В управлении проектами результаты работы могут иметь множество различных вариаций. Мы рассмотрим три способа их классификации:
- Внутренний против внешнего
- Материальные и нематериальные активы
- Процесс против продукта
Внутренние и внешние результаты
Внутренние и внешние результаты проекта просто указывают на то, для кого предназначен ожидаемый результат. Эти два понятия интуитивно понятны: внутренние предназначены для внутреннего использования, а внешние — для клиента. Примером внутреннего результата могут служить конкретные рекомендации по поддержке продукта. Внешние результаты, в свою очередь, могут быть любыми — от программного обеспечения до материальных продуктов. Кстати, о материальных продуктах — это наш следующий пункт обсуждения.
Материальные и нематериальные результаты
В управлении проектами существует несколько способов определения материальных и нематериальных результатов. Наиболее распространенный метод следует первоначальному значению слова «материальный»: то, что можно потрогать. Следуя этой логике, физический прототип будет считаться материальным результатом. Программное обеспечение же, напротив, будет нематериальным.
Другие определения материальных и нематериальных результатов относят неизмеримые результаты к материальным. К материальным результатам относятся конечные продукты различных этапов вашего проекта. Нематериальные результаты, с другой стороны, позволяют измерять прогресс в достижении конкретной цели, например, в увеличении выручки.
Процесс против результатов продукта
Как и внутренние и внешние результаты, результаты процесса и продукта говорят сами за себя. Результат процесса — это то, что вам может потребоваться выполнить на протяжении всего жизненного цикла проекта. Результат продукта, с другой стороны, обычно достигается в конце проекта — когда вы готовы предоставить конечный продукт.
Почему в управлении проектами необходимо определять результаты работы
Четко определенные ожидаемые результаты помогут вашим сотрудникам оставаться организованными. В свою очередь, это поможет вам на следующих важных этапах работы над проектом:
- Отслеживание прогресса в работе вашей команды над проектом
- Повышение прозрачности во взаимодействии с клиентами и партнерами
- Обеспечение соответствия конечным стандартам качества и устранение любых недостатков
Отслеживание прогресса
Мониторинг хода выполнения проектов имеет решающее значение для обеспечения их успеха. Независимо от того, делаете ли вы это вручную или с помощью инструмента управления проектами , установление четких целей упростит вашу работу. Вы можете установить сроки для различных ожидаемых результатов и отслеживать даты их выполнения. Делая это на протяжении всего жизненного цикла проекта, вы сможете своевременно выявлять узкие места в производительности. Следовательно, ваши проекты с большей вероятностью будут завершены задолго до установленных сроков.
Повышение прозрачности во взаимодействии с клиентами
Если вы работаете над проектом для конкретного клиента, четкое определение сроков выполнения имеет ключевое значение. Это позволит вашему клиенту чувствовать себя более уверенно на протяжении всего процесса. Он сможет запросить любые корректировки до того, как будет слишком поздно, что также будет весьма полезно для вашей команды. Четкий график выполнения задач приведет к улучшению общего впечатления ваших клиентов и повысит их лояльность к вашей компании.
Обеспечение соответствия конечным стандартам качества
Определение результатов на разных этапах проекта упростит оценку качества конечных результатов. Анализируя качество каждого из этих результатов, вы сможете разбить работу вашей команды контроля качества на более мелкие части. Помимо упрощения работы ваших сотрудников, проверка качества на нескольких этапах поможет вам своевременно выявлять и устранять любые недостатки.
Типичные проблемы, возникающие при достижении результатов в управлении проектами
Разобравшись с тем, почему важно определять результаты работы, давайте теперь рассмотрим несколько проблем, с которыми вы можете столкнуться при этом. К ним относятся:
- Нечетко сформулированные ожидания : клиенты часто не могут четко сформулировать свои ожидания от проекта. Это может привести к дублированию работы для вашей команды и замедлить ее выполнение.
- Недостаток коммуникации со стороны клиента : продолжая тему коммуникации, следует отметить, что некоторые клиенты плохо справляются с ней как на начальном этапе, так и на протяжении всего жизненного цикла своих проектов. Как и в предыдущем случае, это может замедлить работу вашей команды.
- Расширение масштаба проекта : вы, вероятно, знакомы с концепцией расширения масштаба проекта. То, что начинается как относительно небольшой проект, может быстро перерасти в нечто гораздо большее.
К счастью, минимизировать последствия этих проблем довольно просто с помощью некоторых инструментов повышения производительности: программного обеспечения для учета рабочего времени .
Определение результатов управления проектом с учетом времени выполнения
Системы учета рабочего времени, интегрированные в решения для управления проектами, могут значительно упростить определение результатов. Вот несколько этапов на пути к успешному завершению проекта, где учет рабочего времени может быть полезен:
- Определение и формулирование результатов работы
- Установление сроков и ожиданий
- Назначение сотрудников, ответственных за выполнение поставленных задач
Определение и формулирование результатов работы
Первый шаг к выполнению проектных задач — их определение. Это предполагает разделение проекта на более мелкие части и назначение каждой из них конечной цели. Также следует определить ключевые детали каждого ожидаемого результата. Они будут значительно различаться для разных типов результатов. Например, вы можете установить целевую длину и формат для отчета или плана действий. С другой стороны, вы можете установить крайний срок только для конкретной функции программного обеспечения. Кстати, крайние сроки — это тема нашего следующего обсуждения.
Установление сроков и ожиданий
После определения целей и способов их достижения, следует установить сроки. Это позволит определить временные рамки выполнения проектных задач, которые затем можно будет использовать для отслеживания прогресса команды. Важно, чтобы все члены команды знали о сроках. Это поможет им понимать, чего ожидать в повседневной работе, и обеспечит успешное завершение проекта.
Назначение сотрудников, ответственных за выполнение поставленных задач.
В самых успешных компаниях мира за результаты управления проектами часто отвечает ответственный сотрудник. Этим сотрудникам отводится роль владельца. Это означает, что они координируют работу над конкретным результатом. Однако владелец не обязательно должен непосредственно работать над достижением поставленных целей.
Заключительные мысли
Четко определенные результаты в управлении проектами помогут вашей команде оставаться организованной. Они позволят отслеживать ход выполнения проектов и гарантировать своевременное достижение целей. Вы можете еще больше упростить свою работу, используя систему учета рабочего времени с мощными функциями управления проектами и задачами, например, WebWork. Это поможет вам завершать проекты вовремя и ускорить рост вашей организации.
