Производительность и эффективность кажутся двумя сторонами одной медали. Но это не так. На самом деле, расстановка приоритетов между производительностью и эффективностью является узким местом для менеджеров в различных отраслях.
Если повышение производительности является одним из приоритетов вашей компании, вам, возможно, стоит пересмотреть свою стратегию. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое производительность и эффективность. Кроме того, вы узнаете, как измерять производительность и эффективность, одновременно максимизируя результат.
Готовы? Приступим к делу.
Понимание производительности и эффективности
Допустим, в понедельник ваша команда полна вдохновения. Они много работают — пишут код, запускают кампании, проводят встречи с клиентами. В общей сложности они тратят 15 рабочих часов. Но в пятницу вы понимаете, что их работа не приносит результатов. Производительность — это количество часов, затраченных на работу , но не все из них обязательно эффективны.
Многие компании пытаются повысить производительность, не понимая, как вдохновить на эффективную командную работу.
Что такое производительность труда?
Производительность труда измеряет объем выполненной работы за определенный период. Она связана с объемом — количеством завершенных проектов, продуктов или результатов.
Например, колл-центр может ставить перед собой цель обрабатывать 1000 звонков в день. Если каждый оператор выполняет свою норму, команда считается продуктивной. Но одной лишь продуктивности недостаточно для успеха, если клиенты уходят недовольными из-за спешки в разговоре.
Понимайте производительность как способность сделать больше за меньшее время . Речь идёт о результате — будь то отправка электронных писем, завершение отчётов или сборка продукции.
Менеджер, ориентированный на повышение производительности, задает следующие вопросы:
Сколько заданий вы выполнили?
Какой объем продукции вы доставили?
Как быстро вы закончили?
Но много работы не всегда означает её качественное .
Что такое эффективность?
Эффективность — это то, насколько хорошо одни и те же ресурсы используются для достижения одного и того же результата.
Эффективное распределение ресурсов означает оптимизацию операций и делегирование задач. Эффективное управление ресурсами приводит к высококачественным результатам – выполнению работы с меньшими затратами ресурсов.
Например, вместо того чтобы максимизировать производительность, вы можете расставить приоритеты. Делегируйте в первую очередь задачи, имеющие наибольшее значение, и проверяйте, насколько хорошо они выполняются. Это означает, что ваша команда вложит большую часть своей энергии в первую очередь в основные операции.
Это и есть эффективность — делать всё правильно . Речь идёт не просто о быстрой работе, а о том, чтобы каждое усилие приносило результат.
Если ваша приоритетная задача — повышение эффективности, вам следует сосредоточиться на следующем:
Использование меньшего количества ресурсов для достижения того же результата
Исключение ненужных шагов
Достижение высококачественных результатов
Разница между эффективностью и производительностью
В то время как производительность измеряет объем выполненной работы, эффективность измеряет качество ее выполнения. Вы можете быть очень продуктивным, но неэффективным. Представьте себе команду продаж, которая совершает 100 холодных звонков, не сгенерировав ни одного нового лида.
Важны как производительность, так и эффективность. Вы хотите добиться максимальных результатов, но не ценой растраты ресурсов или неудовлетворительных результатов.
Секрет заключается в целенаправленном сочетании производительности и эффективности. Это означает рациональное использование всех ваших ресурсов и грамотное управление временем .
Основные отличия – сравнительная таблица
В чём разница? Производительность измеряет , сколько вы делаете. Эффективность измеряет, насколько хорошо вы это делаете.
| Производительность | Эффективность |
Приоритет | Максимизация объема работы, выполненной в установленные сроки | Минимизация отходов и максимально эффективное использование ресурсов |
Лучше всего подходит для | Когда вам нужно выполнить большой объем задач или достичь целевых показателей | Когда качество имеет решающее значение, а ресурсы ограничены |
Заданные вопросы | Сколького нам удалось достичь и как быстро мы это сделали? | Достигли ли мы оптимальных результатов? |
Фокус | Количество — успеваемость | Качество — выполнение задач правильным способом |
Цель | Обеспечьте получение как можно большего количества результатов | Обеспечивайте высокое качество результатов при минимальных ресурсах (и вдвое меньших затратах) |
Измерение | Количество выполненных задач, произведенной продукции или отработанных часов | Затраты ресурсов на единицу продукции или качество результатов |
Подход | Высокоскоростной, ориентированный на выполнение задач | Оптимизированные процессы, рациональное использование ресурсов |
индикатор успеха | Достигнутый объем производства | Уровень сэкономленных ресурсов и поддерживаемое качество |
Идеальный инструмент | Инструменты для отслеживания задач и времени (например, WebWork Time Tracker для контроля выполнения задач) | Инструменты для улучшения процессов (например, программное обеспечение для автоматизации, позволяющее исключить избыточные шаги) |
Проблемы | Это может привести к спешке и ошибкам, если пренебречь качеством | Слишком много времени, затраченного на оптимизацию, может привести к снижению объёма производства |
Основы производительности
Теперь, когда мы знаем, что такое производительность, давайте научимся использовать формулы производительности и оценивать планирование производительности.
Формула производительности
Формула производительности: Производительность = Выпуск продукции / Вклад продукции
Одним из важнейших показателей производительности являются KPI (ключевые показатели эффективности). Эти показатели помогают понять, насколько быстро растет ваша компания и как часто вы достигаете поставленных целей.
Для компании, занимающейся разработкой программного обеспечения, это может означать измерение количества реализованных функций относительно затраченного времени.
Например, если компания реализует 25 функций или исправляет ошибки на сумму 50 000 долларов, затрачивая 1000 часов работы разработчиков, расчет производительности будет выглядеть следующим образом:
50 000 / 1000 = 50 единиц продукции в час работы
В данном контексте «результат» может представлять собой такие результаты, как завершенные функции, исправленные ошибки или выпущенные версии. Эта формула показывает, какая ценность создается за час разработки.
Фокус на повышении производительности
Сосредоточившись на повышении производительности, вы можете сделать это двумя способами:
Увеличение производительности при тех же ресурсах – Вы хотите повысить объем производства без найма новых сотрудников или увеличения бюджета.
Оптимизация ресурсов – Производительность – это не только скорость. Это использование технологий, процессов и людей для достижения большего результата в те же сроки.
Предположим, команда разработчиков программного обеспечения использует WebWork Time Tracker . Приложение помогает им понять, что разработчики тратят слишком много времени на совещания. Они корректируют свой график, ограничивают количество совещаний и больше сосредотачиваются на кодировании. Результат? Более быстрая сдача проекта.
Формулы и стратегии повышения эффективности
Общая формула эффективности выглядит следующим образом: Эффективность (%) = (Фактический объем производства / Ожидаемый объем производства) × 100
Предположим, что команда разработчиков программного обеспечения должна реализовать 10 функций за неделю. Эта оценка основана на имеющихся ресурсах (количество рабочих часов разработчиков, оценки проекта). Если они реализуют 8 функций, мы можем рассчитать эффективность следующим образом:
Эффективность = (8 / 10) × 100 = 80%
Проведя расчет эффективности, вы выяснили, что команда достигла 80% запланированного результата при имеющихся ресурсах. Это означает, что они работали с эффективностью 80% .
Стратегии повышения эффективности
Стратегии повышения эффективности направлены на совершенствование процессов и достижение лучших результатов при меньших инвестициях.
Вот несколько примеров повышения эффективности:
Автоматизация повторяющихся задач – маркетинговое агентство использует инструменты автоматизации для рассылки электронных писем, экономя часы, затрачиваемые на ручную работу.
Оптимизация процессов – логистическая компания исключает ненужные этапы обработки заказов, сокращая время доставки на 20%.
Оптимизация ресурсов команды – Компания реструктурирует свои команды, чтобы каждый член команды мог сосредоточиться на задачах, имеющих высокую ценность, что приводит к улучшению результатов проекта.
Эффективность заключается в сосредоточении усилий на самом важном и максимальном повышении качества.
Баланс между производительностью и эффективностью
Производительность и эффективность — это не противоположные понятия. Более того, оба они заслуживают высокого места в вашей бизнес-стратегии. Ключ к успеху — оптимизация процессов и поиск идеального баланса: расставляйте приоритеты более разумно и вносите соответствующие корректировки.
Речь идёт не столько о производительности против эффективности. Производительность и эффективность идут рука об руку, если их адекватно планировать и измерять.
Разработка оптимальной стратегии для вашего бизнеса
Успешный бизнес находит оптимальный баланс между количеством и качеством. Увеличение объёмов производства без учёта качества может привести к переделкам, задержкам и недовольству клиентов.
Давайте посмотрим, как консалтинговая фирма отслеживала оплачиваемые часы с помощью WebWork Time Tracker . Первоначально команда сосредоточилась на регистрации фактически отработанных часов. Их целью было увеличить количество часов и выставлять клиентам более высокие счета. Результат этой стратегии был очевиден – клиенты остались недовольны.
На основе полученных отзывов компания скорректировала свой подход. Теперь, вместо того чтобы сосредотачиваться на увеличении количества отработанных часов, они в первую очередь нацелены на достижение значимых результатов для клиентов. Первоначально они сократили время, затрачиваемое на ненужные задачи. Это позволило им выставлять клиентам счета на меньшие суммы.
Но удовлетворенность клиентов повысилась, как и их лояльность. В конечном итоге, они сохранили ценного клиента.
В заключение, этот пример с эффективностью означает достижение баланса в двух аспектах:
Отслеживание как результатов, так и качества – используйте инструменты для мониторинга объема выполненной работы и ее влияния.
Сосредоточьтесь на результатах, а не только на действиях – убедитесь, что задачи способствуют достижению бизнес-целей.
Повышение производительности
Предыдущий пример также хорошо иллюстрирует проблему производительности. Высокая производительность бесполезна, если это просто чистая производительность, не приносящая результатов. Чтобы начать улучшать работу вашей команды, отслеживайте производительность и выявляйте узкие места для оптимизации.
Однако не следует отдавать приоритет производительности перед эффективностью. Качество не должно страдать по мере масштабирования.
Советы для бизнеса
Вот практические способы, с помощью которых предприятия могут повысить производительность:
Установите четкие цели – разбейте крупные проекты на более мелкие, достижимые этапы.
Используйте инструменты для отслеживания времени – такие инструменты, как WebWork Time Tracker, помогают контролировать время, затраченное на каждую задачу, и выявлять «узкие места».
Устраните отвлекающие факторы – избегайте многозадачности. Поощряйте сотрудников сосредотачиваться на одной задаче за раз.
Поощряйте прогресс – отмечайте и празднуйте достижения, чтобы поддерживать мотивацию команды.
Как повысить производительность труда
Повышение производительности труда — это не просто ускорение работы, это работа с умом.
Выявите потери – найдите повторяющиеся задачи, которые можно автоматизировать.
Отслеживайте прогресс – используйте программное обеспечение для учета времени , чтобы проанализировать, как распределяется время.
Перераспределите ресурсы – сосредоточьте усилия вашей команды на задачах, имеющих наибольшее значение.
«Узкое место»: Небольшой SaaS-стартап обнаружил, что его разработчики тратят слишком много времени на поддержку клиентов. Наняв специальную команду поддержки, разработчики смогли полностью сосредоточиться на обновлениях продукта.
Заключение
Производительность и эффективность являются важнейшими показателями успеха бизнеса. Производительность измеряет объем выполненной работы, а эффективность фокусируется на качестве и результатах этой работы.
Для оптимизации рабочих процессов предприятиям необходимо найти баланс между обоими аспектами. Используйте WebWork Time Tracker для отслеживания производительности и обеспечения соответствия ваших усилий целям бизнеса. С помощью правильных инструментов и стратегий ваш бизнес сможет добиться большего с меньшими затратами — обеспечивая как количество, так и качество в каждом проекте.
Готовы обрести баланс? Начните использовать WebWork Time Tracker уже сегодня, чтобы оптимизировать производительность без ущерба для качества.
Часто задаваемые вопросы
Что лучше: быть эффективным или продуктивным?
Эффективность помогает разумно использовать ресурсы, что часто приводит к повышению производительности. Например, команда, оптимизировавшая процесс кодирования, может быстрее завершать проекты, не тратя время на ненужные этапы. С другой стороны, продуктивность без эффективности может означать выполнение большого объема работы, но с большими затратами или пустой тратой времени.
В чём разница между эффективностью и производительностью команды?
Производительность — это количество, то есть объем работы, выполненной за определенное время. Эффективность — это качество, то есть насколько хорошо используются ресурсы для выполнения этой работы. Например, если команда выполняет 10 проектов за неделю, она продуктивна; но если она использует минимальное время и ресурсы для каждого проекта, она также эффективна.
Является ли производительность мерилом эффективности?
Производительность часто отражает эффективность, но в большей степени ориентирована на результат. Например, компания может измерять производительность по количеству завершенных функций программного обеспечения, в то время как эффективность оценивает, насколько хорошо были использованы время и ресурсы для их выполнения.
Возможна ли высокая производительность при низкой эффективности?
Да, можно быть высокопродуктивным, даже если эффективность низкая, но при этом качество может пострадать. Например, команда может выполнить 20 задач за день в спешке, но если ошибки накапливаются, они потратят дополнительное время на их исправление позже, что снизит общую эффективность.
Как рассчитать производительность и эффективность?
Для расчета производительности необходимо разделить общий объем работы на объем затраченных усилий (например, отработанные часы). Например, если разработчик выполняет 10 задач за 40 часов, производительность составляет 10 задач / 40 часов = 0,25 задач в час.
Для расчета эффективности разделите фактический результат на ожидаемый и умножьте на 100, чтобы получить процент. Если разработчик должен был выполнить 12 задач, а выполнил 10, то эффективность составит (10 / 12) × 100 = 83,3%.
